Este increíble software de administración de proyectos de agencias puede ayudarlo si encuentra que administrar proyectos de agencias es un desafío.
El marketing digital se ha convertido en el estándar de oro del marketing para cualquier producto y servicio. Es posible que la mayoría de las empresas que requieren marketing digital no administren funcionalmente el marketing en línea porque carecen de un equipo dedicado.
Para llenar el vacío, han surgido muchas agencias de marketing digital. En consecuencia, las herramientas de gestión de proyectos de la agencia se han convertido en imprescindibles para dichas agencias.
Este artículo le presentará algunos software de gestión de agencias líderes y asequibles que su equipo de marketing puede utilizar.
Tabla de contenido
Problemas comunes que enfrentan las agencias de marketing
#1. Gestión de clientes
La mayoría de las agencias de marketing informan que la gestión de clientes en tiempo real es el principal desafío. Cuando su agencia crezca, administrará de 5 a 10 clientes a la vez. Eso también es necesario para los ingresos y la rentabilidad. Pero supervisar los proyectos de todos los clientes diariamente y reportar el progreso es desalentador.
#2. Gestión de proyectos
Cuando tu clientela crece, también lo hace el número de proyectos activos. Ya no puede administrar estos proyectos en una hoja de cálculo. Sin mencionar los errores humanos, la eliminación accidental de tareas, las tareas pendientes durante mucho tiempo, la falta de recursos para las tareas, etc., hacen que la gestión de su agencia sea una pesadilla.
#3. Colaboración
Cuando inicia una agencia de marketing digital y acepta proyectos de clientes, pronto verá que el equipo del proyecto está trabajando en silos.
Los propietarios de agencias a menudo notan que el equipo se ocupa de las tareas que les gustan, principalmente las fáciles. Y les resulta difícil comunicarse con todo el equipo sobre la finalización de tareas, el desarrollo de contenido, etc.
#4. Gestión de recursos de marketing
Administrar varios clientes significa que terminará mezclando el contenido de un cliente con el de otro. Sin mencionar que almacenar todo en las PC de distintos creadores de contenido dificulta el acceso a los recursos multimedia cuando el equipo de administración de redes sociales o PPC necesita publicar contenido.
#5. Entrega a tiempo de los entregables del proyecto
Los miembros de su equipo de proyecto pueden postergar la entrega de los entregables del proyecto a tiempo ya que usted carece de una supervisión clara del proyecto.
Alternativamente, su activo de medios, contenido, publicaciones en redes sociales, anuncios de PPC, etc., están listos, pero el equipo en cuestión no avanza con sus tareas.
Sin mencionar que descubre que se ha creado un contenido solicitado, pero nadie pensó en enviarlo por correo electrónico al cliente.
Cualquiera sea el motivo, es probable que experimente retrasos en los proyectos de los clientes cuando mantiene una agencia de marketing digital.
¿Qué es el software de gestión de proyectos de agencias?
Las herramientas de gestión de proyectos de agencias son aplicaciones especiales para el lugar de trabajo que ayudan a las agencias de marketing digital.
Un software de gestión de proyectos de agencia generalmente viene con las siguientes características:
- Un centro de comando o panel de control de la agencia para una vista holística de todos los proyectos en una pantalla
- Entrada automática de hojas de tiempo para proyectos por hora
- Un repositorio de contenido seguro y centralizado para todos los activos creativos
- Pizarras digitales para sesiones de lluvia de ideas
- Herramienta de análisis de datos para crear informes de proyectos
- Acceso a herramientas basado en funciones para una colaboración externa e interna fluida
- Acceda a aplicaciones de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo sin comprometer la seguridad
- Herramientas de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, gestión de dependencias, matriz de prioridades, etc.
Cuando mueve los proyectos de su agencia a una aplicación de este tipo e implementa su uso para todos los proyectos de clientes en todos los equipos, elimina la mayoría de los cuellos de botella en la gestión de un proyecto.
¿Cómo ayuda el software de gestión de proyectos de agencias?
- Obtiene un control completo sobre todos los proyectos de los clientes con la vista del panel de control de los proyectos en curso.
- Supervise la utilización de la jornada laboral de los recursos del proyecto y asigne tareas de manera racional.
- Cree un inventario de habilidades, de modo que no se comprometa con un proyecto de cliente para el cual no se dispone de las habilidades necesarias.
- Proporcione al equipo del proyecto un fácil acceso a las aplicaciones empresariales, los activos multimedia, el contenido, etc. desde un software centralizado.
- Registrar actividades de todos los recursos del proyecto para auditoría y evaluación de desempeño.
- No te pierdas ninguna hora o contenido facturable de un proyecto de cliente.
- Ofrezca a los miembros de su equipo un espacio de trabajo accesible para colaborar fácilmente en ideas, activos creativos, contenido, códigos, etc.
Hasta ahora, ha repasado los conceptos básicos del software de gestión de proyectos de agencias. Ahora, encuentre a continuación algunas aplicaciones de administración de agencias sobresalientes que las agencias de marketing digital exitosas usan en todo el mundo:
Lunes
Si eres una agencia creativa, monday.com te permite administrarlo todo: proyectos, campañas de marketing, canales de ventas, calendarios de eventos y más. Aquí, las agencias pueden realizar un seguimiento de los proyectos de los clientes, gestionar el historial de los clientes, planificar tareas internas, colaborar en proyectos y gestionar facturas y pagos.
En monday.com, las empresas pueden asignar fácilmente tareas a los compañeros de equipo y realizar un seguimiento de ellos. Tras la asignación de una nueva tarea, se notifica a la persona, lo que aumenta la propiedad y la responsabilidad. Uno puede ver todos los proyectos y tareas en las vistas de línea de tiempo y calendario.
monday.com te ayuda a cumplir con los plazos con éxito, mostrando el estado del proyecto y la fecha de vencimiento de un vistazo. Así, los equipos pueden saber qué proyectos van por buen camino y cuáles están atrasados. Un tablero para compartir y varias plantillas también están disponibles aquí.
Esta plataforma también tiene una función de seguimiento del tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que dedica a cada tarea y proyecto. Además, si los clientes te pagan por hora, puedes utilizar esta misma herramienta para registrar el tiempo total invertido en un proyecto a efectos de facturación.
wrike
Wrike es un software eficaz para la gestión de proyectos de agencias que te permite realizar más proyectos en menos tiempo. Ofrece una vista de 360° de cada tarea y proyecto que tiene entre manos para maximizar las ganancias.
Esta plataforma es un espacio de trabajo unificado que almacena todos sus recursos para aumentar su eficiencia y agilizar la comunicación del equipo. Como los colegas pueden colaborar sin problemas, no habrá obstáculos y habrá más productividad.
Además, esta herramienta lo ayuda a brindar visibilidad y transparencia para que pueda hacer felices a todas las partes interesadas y esperar su lealtad. Sus otras características destacadas incluyen:
- Herramienta de marcado visual en tiempo real
- vista de carga de trabajo
- Calendarios de equipo compartidos
- Diagrama de Gantt con un solo clic
- rastreador de tiempo
- Personalización del flujo de trabajo
Si usa este software, no hay necesidad de cambiar entre otras aplicaciones diferentes que usa. Admite la integración con Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox y HubSpot.
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics es una herramienta fiable para las agencias de marketing. Le permite ampliar su negocio con características como informes de clientes automatizados y paneles personalizables. Las agencias también obtendrán los siguientes atributos de esta herramienta:
- Plantillas de informes de marketing personalizables
- Generador de informes de arrastrar y soltar para la automatización
- Tablero personalizado con métricas personalizadas, objetivos, widgets y contenido integrable
- Característica para seguir el progreso hacia las metas
- Conjunto de herramientas SEO para auditorías de sitios, clasificaciones de palabras clave y monitoreo de backlinks
Además, puede conectarse a más de 70 canales de marketing de AgencyAnalytics, incluidos Ahrefs, Amazon ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe , Youtube, Vimeo, WooCommerce.
Productivo
Productive es un destino integral para todas las agencias que buscan rentabilidad y un fuerte control sobre sus operaciones. Esta plataforma escalable se puede utilizar para la consolidación de datos, la planificación de recursos, la elaboración de presupuestos complejos y más.
Además, las empresas de marketing también pueden usarlo para almacenar datos financieros, administrar clientes potenciales, crear presupuestos y comunicarse en equipo. Si desea entregar sus proyectos más rápido, use esta plataforma para mantener a todos sus compañeros de equipo enfocados en sus prioridades y así agilizar el trabajo de su proyecto.
Productive también puede realizar un seguimiento del tiempo facturable para ahorrar tiempo al generar facturas automáticamente. Además, la misma plataforma puede monitorear su presupuesto y márgenes de ganancia en tiempo real.
whatagraph
Cada agencia de marketing tiene que crear muchos informes para equipos cruzados y clientes. Whatagraph facilita esta tarea al automatizar los procesos de creación y entrega de informes. Esta plataforma no solo es fácil de usar y escalable, sino que también puede extraer datos de más de 40 fuentes para presentarlos de manera transparente.
Las agencias pueden usar cualquiera de sus plantillas prediseñadas o crear un informe desde cero. Sus widgets de arrastrar y soltar permiten flexibilidad para los usuarios. Además, puede combinar datos en Whatagraph usando fórmulas personalizadas.
Además, esta plataforma admite el intercambio de informes en vivo a través de enlaces y la programación de informes para que se envíen automáticamente. También le brinda una descripción general de su desempeño por equipos, cuentas o regiones.
Colmena
Hive le ofrece todas las herramientas que una agencia de marketing necesita para sobresalir en la gestión de proyectos. Aquí puede planificar y organizar muchos proyectos y tareas complejos. También es adecuado para establecer líneas base de proyectos y asignar tareas a diferentes miembros del equipo.
Puede etiquetar y categorizar actividades aquí para obtener una visibilidad completa de sus actividades en tiempo real. Se puede usar la misma plataforma para registrar el tiempo y las horas facturables. Hive también puede centralizar las aprobaciones, los comentarios y las solicitudes de los clientes.
ganaraplicación
Gainapp es particularmente adecuado para agencias de marketing digital con un enfoque prioritario en los compromisos de las redes sociales. En las campañas de redes sociales, su agencia debe colaborar con el cliente y el equipo creador de contenido en tiempo real.
Los diseños y las copias de texto deben pasar del creador de contenido al cliente y viceversa para obtener comentarios sobre el diseño, sugerencias creativas y aprobaciones. Puede hacer todo esto en Gainapp sin esfuerzo.
Gainapp crea el siguiente flujo de trabajo fácil de usar para su agencia de marketing en redes sociales:
- Cree, importe y cargue contenido creativo y copias
- Ponga todo el contenido en un almacenamiento seguro en la nube en compartimentos
- Comparta el compartimento requerido con el cliente para recibir comentarios y sugerencias.
- Los gerentes de agencias y clientes pueden aprobar el contenido automáticamente
- Publicar el contenido en los identificadores de las redes sociales.
Puede comenzar su prueba gratuita para conocer su interfaz antes de pasar por sus planes pagos.
Trabajo en equipo
Puede usar Teamwork para dividir proyectos complejos en múltiples tareas y subtareas. Luego, organícelos en una línea de tiempo de acuerdo con el tiempo presupuestado para completarlos, los plazos y las dependencias.
Eso no es solo para un proyecto. Puede hacer esto para tantos proyectos como sea posible, ya sea recurrente, facturado por hora o único.
Las siguientes son las características clave de este software de gestión de proyectos de agencia:
- Administre proyectos de clientes simples o complejos ilimitados
- Seguimiento y control de todas las horas facturables
- Los clientes también pueden acceder a una versión de pared de la aplicación.
- Escalar hacia arriba y hacia abajo a medida que los proyectos de los clientes aumentan o disminuyen
En el momento de escribir este artículo, más de 6000 agencias globales utilizan Teamwork para una gestión de proyectos eficiente y asequible para agencias remotas, físicas e híbridas.
Accelo
Accelo se ha convertido en un desarrollador líder de software de automatización empresarial de una agencia digital. Por lo tanto, comprende los puntos débiles de la gestión de agencias de marketing digital.
Con su experiencia en el sector ha creado la herramienta de gestión de agencias Accelo que te beneficia en los siguientes puntos:
- Reúne a su personal, facturación y clientes en una aplicación central
- Capture todas las horas facturables con precisión
- Sincronice los horarios de todo el personal de su agencia de marketing digital para utilizar la jornada laboral del personal de manera eficiente
- Cree un medio de comunicación con el cliente sin esfuerzo para mantenerlo contento
- Mantenga los proyectos de los clientes dentro del presupuesto
- Gestión de proyectos en línea para proyectos de clientes únicos, por hora y recurrentes
- Haga que su agencia sea rentable desde el primer día al reducir el desperdicio y las fugas de horas facturables
mejorado
Improvado aplica la técnica de extracción, transformación y carga o las herramientas ETL para la integración de datos. Con la ayuda de ETL, la herramienta agrega datos de marketing de la agencia de varios proyectos, equipos, empleados individuales y aplicaciones comerciales para brindarle una vista ordenada del estado de la agencia.
La herramienta le permite conectar fuentes de datos de terceros de varias plataformas de campaña como Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing ads, LinkedIn, YouTube, Facebook Ads, etc.
Una vez que haya recopilado los datos del proyecto de las fuentes anteriores, puede crear visualizaciones de datos en plataformas como Google Data Studio, Tableau, Power BI y Looker directamente desde la aplicación web de Improvado.
También puede almacenar los datos de su agencia de marketing digital en sólidas plataformas de bases de datos como PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake y más.
Ultimas palabras
Según una encuesta reciente sobre el negocio global de marketing digital, Expert Market Research (EMR) informó que el marketing digital creó un gran negocio de aproximadamente $ 305 mil millones en 2020.
El informe también dice que la industria debería ver una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 17,6% de 2021 a 2026 y acumulará aproximadamente $ 807 mil millones en ingresos para fines de 2026.
En pocas palabras, las agencias de marketing digital llegaron para quedarse. Sin embargo, necesitan adoptar un software de gestión de proyectos de agencia para facilitar la gestión de clientes.
A continuación, puede consultar las herramientas de marketing digital para aumentar los ingresos y la participación.