Una cosa es consistente en sus operaciones comerciales: el requisito para la generación de documentos.
En la era impulsada por la tecnología, las empresas han hecho la transición de documentos en papel a archivos electrónicos basados en la nube que no solo reducen el consumo de papel sino que también agilizan el proceso de generación de documentos.
Sus procesos de trabajo diarios dependerán aún más de la generación de documentos si trabaja en las industrias legal, de seguros o bancaria.
Facturas, propuestas, contratos, presentaciones de clientes, presupuestos y declaraciones de políticas internas son documentos cruciales en los que su empresa siempre se basará para ejecutar sus operaciones y comunicarse con los clientes, el personal y los proveedores.
Deberá trabajar rápidamente para preparar y entregar documentos de póliza, divulgaciones de cuentas, presentaciones judiciales y otras comunicaciones cruciales.
En este artículo, explicaremos por qué la generación de documentos es esencial y cómo puede ayudarlo a aumentar la eficiencia en su empresa. ¡Así que empecemos ahora sin más preámbulos!
Tabla de contenido
Por qué necesita un software de generación de documentos
El uso de software de generación de documentos se ha vuelto vital para las empresas debido a las siguientes razones.
Su equipo se beneficiará del ahorro de tiempo
Diseñar, editar, crear e importar documentos son solo algunas de las tareas aceleradas por un excelente sistema automatizado de generación de documentos. Esto libera recursos humanos críticos y reduce la necesidad de obligar al equipo de desarrollo a crear y solucionar problemas del proceso.
Elimina errores y omisiones.
La automatización de cualquier procedimiento que incluya numerosos pasos de entrada manual de datos reduce automáticamente la probabilidad de un error humano. Lo mismo es cierto para la creación de documentos.
Los empleados aprenden más rápidamente y pueden producir documentos de mayor calibre con regularidad cuando se ofrece una solución fácil de usar para crear documentos de alta calidad dentro de la plataforma de ventas.
Su marca se vuelve consistente
Una apariencia y sensación uniformes en todas las comunicaciones corporativas es esencial para una marca empresarial eficaz. Esto se aplica a la documentación impresa y electrónica de su empresa, no solo a los materiales de marketing.
Los empleados pueden producir resultados altamente personalizables para un cliente específico mientras conservan una imagen corporativa consistente utilizando un sistema sólido de generación de documentos.
Características del software de generación de documentos
Un buen software de generación de documentos incluye las siguientes características:
Formato automático y formato múltiple
Puede modificar rápidamente cualquier documento para alterar la fuente, el tamaño o el tipo de documento (PDF, Docx, CSV) y no comprometerá la integridad del documento.
Como muchos clientes tienen preferencias específicas sobre el tipo de formato de documento que emplean, esta es una función crucial. Asegúrese de que la solución que seleccione proporcione una amplia gama de opciones de formato.
Integración sencilla
Puede fusionar rápidamente documentos de muchas aplicaciones diferentes, incluidos JSON y XML, e integrarlos con otros programas que usa con frecuencia.
Como resultado, el enrutamiento de datos se vuelve más superficial y rápido, y es más fácil producir un producto terminado sabiendo que todo se ha hecho correctamente.
Contenido dinámico
Uno de los elementos cruciales de una herramienta de creación de documentos es la capacidad de combinar rangos dinámicos para crear su documento. Para personalizar el mensaje según sea necesario y llegar a la audiencia adecuada, debe optar por una herramienta para recopilar los datos correctos e incluirlos en su documento.
Cumplimiento y seguridad
Las mejores soluciones ofrecerán la opción de protocolos de seguridad y cumplimiento según sea necesario o por documento. Asegúrese de que la solución que elija emplee conexiones SSL seguras y cortafuegos fiables y fiables.
Ahora que sabe cómo es el sofisticado software de generación de documentos, a continuación se incluye una lista de algunas de las plataformas de generación de documentos más utilizadas por las empresas.
SmartDocumentos
Comencemos con SmartDocuments, una plataforma de creación de documentos automatizada que permite la implementación de plantillas inteligentes capaces de innovar el flujo de trabajo de los documentos, mejorando así la productividad.
Se puede integrar fácilmente con Microsoft Teams y Sharepoint y guarda automáticamente el documento.
SmartDocuments es capaz de insertar automáticamente los datos de clientes y productos de SAP en los documentos, lo que reduce una cantidad considerable de tiempo.
Con la práctica herramienta SmartWizard, puede crear y administrar fácilmente las plantillas de documentos estándar, insertar los datos de sistemas externos y fortalecer su identidad corporativa.
Gracias a las capacidades de creación de documentos y administración de plantillas, la plataforma encuentra su uso en diferentes industrias como gobierno, legal y reclutamiento para reducir el tiempo y los riesgos involucrados en la creación de documentos.
docmosis
Docmosis proporciona un proceso de generación de documentos rápido, confiable y escalable utilizando el enfoque inteligente basado en plantillas. Puede utilizar las funciones de la plataforma para crear cartas, facturas, propuestas, contratos, extractos e informes personalizados en formato PDF y Word.
Está equipado con un motor de generación de documentos autohospedado que se integra con éxito con aplicaciones de software personalizadas y aplicaciones de terceros. Docmosis proporciona una gran cantidad de funciones para optimizar el proceso de creación de estructuras de documentos complejos.
- Utilice Microsoft Word o LibreOffice Writer para las plantillas de documentos.
- Escriba o agregue marcadores de posición de texto sin formato para todo el contenido dinámico.
- Agregue texto, imágenes y tablas, código de barras, código QR y más.
- Agregue informes personalizables a las plantillas.
Fastdok
Fastdok es un software de creación de documentos versátil que encuentra su uso en varios sectores, incluidos TI, negocios, educación, recursos humanos y más, para crear los documentos necesarios.
Este software de generación de documentos basado en la nube es rápido y fácil y resulta eficaz para crear documentos para diferentes propósitos.
Lo que hace único a Fastdok es su proceso de automatización que le presenta documentos listos para usar basados en la lista de preguntas que responde.
Fastdok guía el proceso de documentación digital proporcionando un conjunto de cuestionarios enfocados, un conjunto claro de ejemplos y explicaciones con la intención de ayudarlo a generar los documentos de la manera más fácil posible.
Edocgen
Edocgen proporciona un proceso de generación de documentos flexible al admitir la automatización de documentos basada en datos y ofrecer una gama de plantillas simples a complejas para mejorar la productividad del equipo.
Este software de generación de documentos es fácil de usar y garantiza transformar el proceso de creación de documentos, brindando mejores comunicaciones y experiencia a los clientes.
Las características clave de Edocgen son las siguientes:
- Genera miles de documentos a granel al completar los datos de varias fuentes como JSON/XML/Excel, bases de datos y más.
- Genera automáticamente formularios web a partir de plantillas para crear documentos.
- Admite la generación bajo demanda mediante la API REST y las declaraciones de descarga en tiempo real.
- Se puede implementar fácilmente en las instalaciones o en la nube para ejecutarse en Azure, GCP o AWS.
- Proporciona plantillas de documentos en formato PPTX, Microsoft Word, PDF rellenable y Excel.
Caja
Con la confianza de nombres como Deloitte, KPMG y BMW, Checkbox es un potente software de gestión y creación de documentos todo en uno que facilita el tedioso proceso de creación de documentos al reducir de forma eficaz el tiempo dedicado a redactar y gestionar manualmente los documentos, lo que permite a la dirección centrarse en el trabajo más importante relacionado con la estrategia.
Checkbox examina y elimina los errores, si los hay, en el documento al validarlo contra las plantillas estandarizadas. Checkbox también le permite obtener información instantánea, ver el estado de aprobación, obtener firmas electrónicas y recibir resultados automatizados con respecto al documento que acaba de crear.
La herramienta también facilita el proceso de negociación e inicio de sesión, mejorando el tiempo de entrega del documento y ayudando a tomar decisiones basadas en datos.
Cambiador de documentos
Docshifter es un software de automatización de documentos centralizado que ayuda a administrar todos los documentos basados en plantillas y los convierte a formato PDF.
La herramienta es rápida, escalable y compatible, y el proceso automatizado elimina la necesidad de copiar y pegar los datos en las plantillas de documentos y guarda su valioso.
Docshifter no es solo una plataforma de creación de documentos; también es un software de conversión de PDF que toma múltiples formatos de archivo de la empresa como entrada, enriquece los archivos y los convierte a PDF. Algunas de las funciones célebres de Docshifter son las siguientes:
- Conversión de PDF 10 veces más rápida con costos de licencia e infraestructura reducidos
- Puede integrarse con herramientas existentes usando conectores nativos o Rest API
- Diseñe las plantillas en Microsoft Word para reducir el costo.
Plantilla
Templafy es la herramienta que necesita implementar para administrar todas las actividades relacionadas con documentos de su empresa. La plataforma ofrece un conjunto de módulos y plantillas que también se pueden utilizar para diseñar una solución que satisfaga las necesidades de su empresa.
Templafy ofrece un sólido centro de administración para que las empresas gestionen todos los aspectos del proceso de creación de documentos comerciales. Facilita la gestión y distribución sencillas de plantillas prediseñadas, activos de documentos, fuentes y firmas de correo electrónico.
Fortalezca las infraestructuras de TI y ofrezca más valor con integraciones seguras a las aplicaciones de contenido de documentos existentes. Templafy proporciona el siguiente conjunto de características a las empresas para satisfacer las necesidades individuales de las empresas:
- Una rica biblioteca de plantillas y activos de la empresa dentro de las aplicaciones de documentos.
- Técnica de automatización inteligente para ayudar a la creación dinámica y precisa de documentos.
- Escanea automáticamente los documentos y las presentaciones para encontrar contenido desactualizado y verificar el cumplimiento de las reglas.
- Comparta, colabore y acceda a información procesable para optimizar el rendimiento del documento.
nintex
Cambie a Nintex para crear y compartir automáticamente todos los documentos relacionados con la empresa, como contratos, órdenes de trabajo y facturas, directamente desde Salesforce u Office 365. Esto ayuda a eliminar la necesidad de copiar y pegar los datos y minimiza los errores, entregando así documentos precisos y compatibles a los destinatarios previstos.
Nintex lo ayuda a automatizar el proceso de creación de documentos al ofrecer las siguientes funciones:
- Automatice la creación de documentos sin escribir código para mejorar la eficiencia.
- Use plantillas prediseñadas en diferentes idiomas para crear documentos en formatos de archivo de Word, Excel, PowerPoint y PDF.
- Optimice la generación de revisiones internas y el proceso de firma de documentos mediante la automatización del enrutamiento de documentos.
- Asocie datos de forma dinámica desde cualquier fuente utilizando plantillas de documentos y soluciones de almacenamiento en la nube como Salesforce, SharePoint y Box.
Pandadoc
Pandadoc es el software en el que debe confiar para crear, enviar y administrar documentos compatibles con HIPAA, FERPA y GDPR sin perder mucho tiempo. Esta herramienta Hágalo usted mismo ofrece toneladas de plantillas de marca y temas personalizados para acelerar el proceso de creación de documentos importantes.
Pandadoc se esfuerza por simplificar el proceso de generación de documentos y, al mismo tiempo, garantiza que se conserve la voz y el estilo de la marca.
Presta especial atención a la creatividad y los detalles y, por lo tanto, ofrece plantillas de marca y temas diseñados a medida, junto con la integración de Canva que le permite arrastrar y soltar elementos de diseño sorprendentes con facilidad.
Pandadoc le permite incrustar videos deslumbrantes, GIF animados y una tabla de precios inteligente que le otorga al cliente el poder de elegir los servicios a los que desea suscribirse.
Documentos simplificados
Con la tecnología de Salesforce, Docs Made Easy le permite crear documentos robustos, sofisticados y dinámicos que aceleran el proceso de creación de documentos en su organización.
La plataforma le permite crear presentaciones, informes, cotizaciones, facturas, contactos y mucho más mediante la transferencia de datos de un objeto estándar a plantillas preformateadas.
Docs Made Easy mejora la productividad de los profesionales al otorgarles el poder de crear documentos eficientes utilizando las siguientes capacidades.
- Sincroniza con elegancia los datos de la fuerza de ventas para automatizar la generación de documentos.
- Extrae datos de CRM y objetos personalizados y los fusiona con plantillas preformateadas.
- Transporta y entrega sin problemas documentos de aspecto profesional de forma rápida y sencilla con solo unos pocos clics.
- Reciba notificaciones instantáneas cuando un cliente interactúe con su documento.
pila de formularios
Formstack es otra opción que puede consultar para automatizar el proceso de generación de documentos para su organización. La herramienta minimiza los requisitos de papeleo para crear documentos profesionales y estéticamente atractivos que se pueden enviar fácilmente prácticamente a cualquier lugar.
Gracias al sencillo creador y editor de documentos que admite el gesto de arrastrar y soltar, puede crear innumerables documentos, como propuestas, solicitudes, acuerdos y contactos, en unos pocos minutos. Formstack le permite acceder a las siguientes características:
- Agregue secciones condicionales para mostrar u ocultar el contenido para el espectador.
- Genere varios documentos a partir de una única fuente de datos.
- Comparta los documentos en cualquier lugar o cárguelos en una aplicación diferente directamente desde la interfaz de Formstack.
- Utilice plantillas prediseñadas de la biblioteca para diseñar rápidamente documentos comerciales.
SDocs
Por último, en la lista, tenemos SDocs, un software de generación de documentos increíblemente rápido y fácil basado en Salesforce que ofrece seguridad confiable a las organizaciones. Varias empresas confían en la herramienta para mejorar la eficiencia, reducir errores y eliminar el tedioso trabajo relacionado con documentos.
Dado que SDocs es una solución de creación de documentos nativa para Salesforce, los datos nunca abandonan el ecosistema, lo que garantiza una mayor seguridad y una entrega de servicios más rápida. También es posible ajustar la configuración de visibilidad de los documentos de los perfiles de usuario y filtrar los documentos que pueden crear.
La plataforma está repleta de todas las características que necesitará para agilizar el proceso de automatización de documentos. El editor de documentos incorporado es fácil de usar y fácil de usar sin necesidad de capacitación adicional para completar las tareas.
Conclusión
El artículo arroja luz sobre algunas de las sólidas herramientas de creación de documentos disponibles en el mercado. Al optar por uno para su organización, es mejor analizar los requisitos de su negocio y luego comparar las herramientas y características que ofrecen estas herramientas de automatización de documentos.
Curiosamente, la mayoría de las opciones enumeradas aquí ofrecen una prueba gratuita que puede utilizar para comprender si cumplen lo prometido o no.