En el mundo de los negocios de hoy, todos los dueños de un negocio deben entender a fondo la contabilidad. Tener un conocimiento sólido de contabilidad hace que el individuo perciba el desempeño de la empresa.
La contabilidad es un proceso de identificación, análisis, registro y comunicación de la información requerida sobre la situación financiera de la empresa. Y, a cambio, ayudar a los responsables de la toma de decisiones de la empresa a tomar decisiones acertadas.
Antes de hablar sobre las reglas de oro de la contabilidad, repasemos algunos términos básicos. Son los siguientes:
Entidad se define como una unidad económica que diferencia la contabilidad de ciertas transacciones de otras entidades. Los principales tipos de entidades son: sociedad, corporación y propiedad única.
Transacción: Una transacción es una ocasión en la que se intercambia algún valor entre dos o más entidades. Podría implicar comprar, recibir dinero, pagar a un acreedor, etc. Podría ser una transacción de crédito o en efectivo.
Crédito: Abreviado como Cr, los créditos son asientos contables que reducen los activos o aumentan los pasivos. Un crédito es la concesión de un anticipo o el anticipo de bienes, servicios o dinero.
Débito: Abreviado como Dr., el débito es un asiento contable que sirve para aumentar el valor de un activo o reducir un pasivo. Un débito es la eliminación de bienes, servicios o dinero de la cuenta de la entidad comercial que es deudora.
Gastos: Los gastos de una empresa son el costo de los activos o servicios utilizados durante un período contable. La depreciación, el salario, el alquiler, la luz y el agua, el teléfono y otros gastos regulares son algunos ejemplos.
La pérdida es la diferencia entre los gastos de un período y los ingresos asociados. O, dicho de otro modo, como la suma de dinero perdida o de los costes incurridos sin obtener ningún beneficio a cambio. Por ejemplo, dinero o artículos robados y perdidos o un accidente de incendio.
Ganancia: Una ganancia se define como un aumento en el valor de un activo. Beneficio o ganancia se produce cuando el precio actual de un activo que se posee es más alto que el precio de compra original.
Otros términos estándar en contabilidad son activos, auditoría, balance, presupuesto, flujo de efectivo, dividendos, capital y más.
Como ahora tenemos una idea básica, ahora te presentamos las tres reglas de oro de la contabilidad, su importancia, clasificación y más.
Tabla de contenido
¿Por qué necesitamos reglas en la contabilidad?
Sin reglas específicas, las entradas de diario no se pueden registrar. Las “Reglas de oro de la contabilidad” son las pautas para registrar entradas de diario o transacciones de manera sistemática o cronológica. Para aprobar los asientos de diario necesarios para una contabilidad precisa, se deben seguir las 3 reglas de oro de la contabilidad.
Antes de sumergirnos en estos principios dorados, repasemos las terminologías básicas de las reglas contables.
Diario: Es un libro de asientos originales donde se registra toda la información transaccional a medida que ocurre. Llama la atención sobre las cuentas que deben acreditarse y las que deben cargarse. El registro en diario es el proceso de ingresar las transacciones en un diario.
Cuentas: en la revista, existen en términos generales tres clasificaciones principales de cuentas: cuenta personal, cuenta real y cuenta nominal.
- Cuenta personal: un libro mayor de propósito general conectado a individuos, empresas y asociaciones. También puede ser una persona jurídica y una cuenta personal representativa. Hay tres tipos de esto, a saber.
- Cuenta Personal Natural: Cuenta relacionada con seres humanos. Ejemplo: Richi, George, Bill, Amanda, etc.
- Cuenta Personal Artificial: Cuentas de entidades comerciales. Ejemplo: Empresas, entidades gubernamentales, sociedades y clubes.
- Cuenta personal representativa: Cuentas que reflejan cuentas conjuntas. Ejemplo: cuenta de giros de un propietario, cuenta de capital de un propietario, cuenta de pasivo pendiente, etc.
- Cuenta Real: Cuentas relacionadas con los activos, posesiones, obligaciones, patrimonio y propiedades de una empresa. Ejemplo: Cuenta de maquinaria, Cuenta de inversiones, Cuenta de activo, Cuenta de pasivo, Efectivo en caja, Depósitos fijos, etc.
- Cuenta Nominal: Esta cuenta, también conocida como cuenta temporal, pertenece a ingresos, ganancias, pérdidas y gastos. Es una cuenta que se cierra al final de cada período contable. Ejemplo: Cuentas de salario, alquiler, intereses pagados, descuentos recibidos, etc.
Pasemos ahora a las Reglas de Oro de la Contabilidad.
Regla 1: Débito al receptor, crédito al dador
Las cuentas personales están sujetas al principio de debitar al receptor y acreditar al donante. Débito de la cuenta si recibe algo. Acredite la cuenta si dona.
Escenario 1: Usted compra artículos de la Compañía XYZ por un valor de USD 2000. Debe acreditar a la Compañía XYZ y debitar su Cuenta de Compra en sus registros. Debe acreditar a la empresa XYZ porque es el donante que suministra los bienes. A continuación, se debe debitar la cuenta de compra del destinatario.
Fecha (DD/MM/AAAA)Cuenta Débito (Dr)Crédito (Cr)14/07/2022Cuenta de Compra2000Cuentas por Pagar2000
Escenario 2: digamos que pagó a la empresa XYZ por suministros de oficina en efectivo por USD 1500 en este ejemplo. Debe acreditar su cuenta de efectivo (la del donante) y debitar al destinatario.
Fecha (MM/DD/AAAA)Cuenta Débito (Dr)Crédito (Cr)15/08/2022Cuenta de suministros1500Cuenta de efectivo1500
Regla 2: Débito de lo que entra y crédito de lo que sale
Utilice la segunda regla de oro cuando trate con cuentas reales, también llamadas cuentas permanentes. Estas cuentas no terminan su ejercicio fiscal. En cambio, sus saldos restantes se transfieren al próximo trimestre contable.
Esta regla lo hace muy sencillo: Débito de la cuenta cada vez que un elemento ingrese a su empresa (como un activo). Acredite la cuenta cuando el importe salga de su empresa. Por ejemplo, un pago realizado.
Usemos el ejemplo de comprar un vehículo por USD 5000. Acredite su Cuenta de efectivo (lo que sale) y debite su Cuenta de vehículo (lo que ingresa)
Fecha (MM/DD/AAAA)Cuenta Débito (Dr)Crédito (Cr)16/07/2022Cuenta del vehículo5000Cuenta de efectivo5000
Regla 3: Débito de todos los gastos y pérdidas y crédito de todos los ingresos y ganancias
Las cuentas nominales están cubiertas por la última regla de oro de la profesión contable. Si su empresa incurre en gastos o sufre pérdidas, debite la cuenta utilizando cuentas nominales. Si su empresa tiene que registrar ingresos o ganancias, acredite la cuenta.
Por ejemplo, para ingresos o ganancias, supongamos que vende bienes de la empresa XYZ valorados en USD 17000. Su cuenta de ventas debe debitar el gasto y acreditar el ingreso.
Fecha (MM/DD/AAAA) Cuenta Débito (Dr) Crédito (Cr) 18/07/2022 Cuenta de efectivo 17000 Cuenta de ventas 17000
Por ejemplo, para gastos o pérdidas, supongamos que gasta USD 13000 para comprar cualquier cosa de la empresa XYZ. Debes debitar el pago (la compra de USD 13000) y acreditar el ingreso para registrar la transacción.
Fecha (MM/DD/AAAA)Cuenta Débito (Dr)Crédito (Cr)17/07/2022Cuenta de compra13000Cuenta de efectivo13000
Los créditos y débitos se documentan para cada transacción en la contabilidad. Las ideas fundamentales de la contabilidad dependen de los débitos y créditos. Estos son algunos de los ejemplos-
Ejemplo 1: Negocio iniciado con Capital de USD 10000
Dos cuentas, las cuentas de Efectivo y de Capital, están involucradas en esta transacción. Aquí, la Cuenta de Efectivo es la cuenta real, por lo que debe debitarlo con cualquier dinero que ingrese a la empresa (en este caso, Efectivo), y dado que la Cuenta de Capital es el propietario de la cuenta del negocio, debe acreditarlo. Y luego, la entrada general sería Efectivo A/C a Capital A/C.
Ejemplo 2: Maquinaria comprada por un valor en efectivo de USD 3000
Cuentas InvolucradasNaturalezaDr./ Cr.Entrada DiarioCuenta MaquinariaCuenta Real Débito (lo que entra)Máquina A/C Dr.Cuenta EfectivoCuenta RealCrédito (lo que sale)
A efectivo A/C
Aquí, habrá dos cuentas que se verán afectadas: Machinery A/C y Cash A/C. Debitarás lo que entra y acreditas lo que sale porque ambas son cuentas reales. En este caso, el efectivo sale del negocio, por lo que se acreditará el A/C en efectivo, y la maquinaria ingresa a la industria, por lo que se debitará su A/C. Por lo tanto, Machinery to Cash A/C sería la entrada general.
Ejemplo 3: Bienes comprados a crédito de Smith por valor de USD 2000
Cuentas Involucradas Naturaleza Dr./ Cr. Entrada Diario Cuenta Compras Cuenta Nominal Débito (gasto) Compras A/C Dr Cuenta Acreedor Cuenta Personal Crédito (donante)
A aire acondicionado Smith
Las cuentas en cuestión son Smith, el acreedor y Compras A/C. Tendrá que debitar el gasto porque Compras A/C es una cuenta nominal, y a Smith, el donante, se le acreditará el dinero. Como resultado, se acreditaría la cuenta de Smith y se debitaría la cuenta de Compras.
Ejemplo 4: Salarios pagados USD 5000
Cuentas Involucradas Naturaleza Dr./ Cr. Entrada Diario Cuenta Salario Cuenta Nominal Débito (gasto) Salario A/C Dr Cuenta Bancaria Cuenta Personal Crédito (dador) A Banco A/C
Dos cuentas, Salarios A/C y Banco A/C, están involucradas en este caso. Dado que una cuenta de salario es solo una cuenta nominal, se debitará el monto porque los salarios son un gasto para la empresa. Sin embargo, dado que la cuenta bancaria pertenece personalmente a la empresa, el dinero se acreditará en la cuenta. Salario A/C al banco sería la entrada estándar en este caso.
Resumiendo
Para registrar las transacciones financieras en los libros mayores, se utilizan las tres reglas de oro. Y hacerlo le permite a la compañía comprender cuál es su posición actual en términos de evaluaciones económicas. Los tomadores de decisiones pueden tomar decisiones sensatas, obtener asistencia con asuntos legales y fiscales, y más con estos documentos precisos.