Durante años, los documentos han sido un componente vital de cualquier industria. La documentación comercial debe haber crecido enormemente y volverse más compleja a medida que crecen las empresas.
Para utilizar los documentos de manera efectiva, las empresas deben categorizarlos y clasificarlos con precisión; de lo contrario, pueden surgir problemas para los miembros del personal.
En este mundo acelerado, es bueno que exista un software de automatización de documentos.
La automatización de documentos es posible gracias a las tecnologías progresivas, que afectan la forma en que las empresas manejan la documentación y facilitan los procesos de documentación manual laboriosos y lentos.
Sin embargo, con tantas opciones disponibles, decidir cuál es mejor para su empresa puede llevar tiempo. Algunos tienen una funcionalidad diferente y otros se adaptan a tipos de usuarios particulares.
Por ejemplo, los requisitos de automatización de documentos de un equipo de ventas difieren de los de una firma legal, y cada uno se beneficiaría de una solución diseñada para su rutina diaria habitual.
Esta publicación descubrirá más sobre el mejor software de automatización de documentos y cómo podría ahorrarle horas.
Tabla de contenido
¿Qué es la Automatización de Documentos?
La automatización de documentos utiliza programas y software para crear documentos electrónicos con la menor contribución humana.
La automatización de documentos ayuda a automatizar los flujos de trabajo, incluidos el escaneo, el almacenamiento, la extracción, la captura de datos y la clasificación de documentos.
Los usuarios crean documentos conocidos como «plantillas» en el software de automatización de documentos. Estas plantillas especifican cómo se deben agregar, cambiar o eliminar documentos en función de entradas específicas.
La automatización de documentos puede ser:
- Procesamiento de documentos: es extraer información pertinente de varios documentos, validarlos y convertirlos en datos enriquecidos para el usuario final. Cada etapa del ciclo de vida del documento se maneja durante el procesamiento del documento.
- Producción de documentos: esto implica el uso de datos que ya se han recopilado o recuperado como entradas para producir propuestas, contratos, cartas comerciales, facturas y más.
¿Por qué las empresas necesitan la automatización de documentos?
Las empresas deben encargarse de muchos papeles, que pueden ser costosos de administrar de manera ineficaz.
El procesamiento de documentos se hace más accesible y conveniente con la automatización. Mire las siguientes razones por las que las empresas necesitan la automatización de documentos:
Reduzca el trabajo de documentos repetitivo
La automatización de documentos reduce el tiempo y el esfuerzo de los empleados dedicados a procedimientos repetidos. El escaneo de documentos, la extracción de datos, la clasificación, la indexación de documentos y el almacenamiento de datos son esenciales para que cualquier negocio funcione de manera eficiente. La automatización de documentos logra todo esto y más.
Procese documentos más rápidamente
El empleo de plantillas personalizadas puede reducir el tiempo dedicado al papeleo y agilizar el proceso de procesamiento de documentos. Esto ayuda a establecer un procedimiento de documentación que todos los miembros del personal pueden seguir para hacer un buen uso de su tiempo y esfuerzo.
Menor Tasa de Errores
Los documentos creados manualmente pueden necesitar copiar y pegar, o los más recientes pueden contener errores que deben corregirse varias veces, lo que requiere un arduo esfuerzo humano y agrega demoras innecesarias a las operaciones.
Estos errores se pueden eliminar o reducir considerablemente con la precisión de la automatización avanzada de documentos. Las plantillas predefinidas y las tecnologías basadas en IA que aprovechan la captura de datos facilitan la obtención de la información necesaria y notifican al personal adecuado cuando faltan datos.
Ahorro en Gastos
Las empresas que automatizan la creación de documentos sin duda se beneficiarán de costos más bajos. La automatización puede reducir considerablemente los cargos totales, incluidos los asociados con la impresión de documentos, la construcción de archivadores para documentos reales, etc., y mejorar el control administrativo.
Mejora las interacciones con los clientes y las asociaciones comerciales
Las buenas relaciones entre empleados, proveedores y consumidores son esenciales para el éxito de cualquier organización. Mantener conexiones positivas puede sufrir si la creación manual de documentos tiende a errores, demoras e inconsistencias.
El acceso a la documentación en línea hace que trabajar con más proveedores y contactar a más consumidores sea más simple y seguro. La facilidad de ver los documentos desde cualquier lugar en cualquier momento promueve mejores interacciones y ayuda a crear experiencias de cliente individualizadas.
Mejora la seguridad y la privacidad
Los sistemas de automatización de documentos cuentan con áreas de almacenamiento digital integradas con los permisos de acceso necesarios para evitar la pérdida de documentos y mejorar la seguridad de los datos.
Los sectores legal y de atención médica, por ejemplo, pueden proteger los datos confidenciales de fugas e infracciones mediante el uso de software de automatización de documentos con medidas de seguridad adicionales.
¿Cómo es más eficiente que el procesamiento manual de documentos?
Si produce con frecuencia los mismos tipos de documentos, como contratos, facturas o informes mensuales, es posible que experimente los siguientes problemas:
- Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para recopilar manualmente datos de muchas fuentes, realizar cálculos complejos y producir visualizaciones para ilustrar los datos.
- Es un desafío garantizar que los documentos estén completamente libres de errores, incluso después de pasar horas (o días) buscando errores.
Estos problemas se pueden resolver mediante el software de automatización de documentos, que le permite recopilar datos automáticamente de muchas fuentes y organizarlos como desee.
Como resultado, puede crear cualquier informe en fracciones de segundo y, al mismo tiempo, estar seguro de que toda la información es precisa y libre de errores.
Características
#1. acceso web
Los usuarios deben tener acceso a sus documentos desde cualquier lugar en esta era en la que Internet se usa tanto. En la era de Internet, el software de automatización de documentos basado en la web ofrece un acceso rápido y sencillo a archivos y carpetas, lo cual es vital. Estos comprenden:
- Acceso a través de dispositivos móviles para ver o editar documentos
- Para almacenar documentos en la nube, utilice el almacenamiento en la nube.
- Comparta carpetas o archivos individuales con otras personas mediante el uso compartido de archivos.
#2. Arrastrar y soltar
Arrastrar y soltar es un elemento esencial de cualquier sistema de automatización de documentos. Puede arrastrar y soltar archivos de una ubicación a otra o incluso de una aplicación a otra.
#3. Búsqueda de documentos
Cada usuario tiene muchos archivos. Por lo tanto, deben poder buscar rápidamente a través de ellos utilizando solo unas pocas letras del término de búsqueda. El software de automatización de documentos ayuda a organizar el almacenamiento de documentos para que sea sencillo recuperar documentos cuando sea necesario.
Los usuarios pueden buscar fácilmente en el material almacenado utilizando la función de búsqueda de documentos.
#4. Versionado de documentos
El control de versiones es otra característica crucial de un sistema de automatización de documentos. Los usuarios pueden acceder a las versiones anteriores del documento, compararlas y retroceder a una versión anterior si es necesario, gracias al control de versiones.
#5. Bloqueo de archivos
Un componente crucial del software de automatización de documentos es el bloqueo de archivos. Los usuarios no pueden realizar cambios en un archivo bloqueado hasta que la persona que lo bloqueó lo abra.
#6. Visor y editor integrados
Puede ver y editar documentos con el visor incorporado sin descargarlos ni abrirlos en una ventana nueva, lo que le ahorra tiempo al eliminar la necesidad de saltar entre pestañas o programas.
Cuando el software nota que alguien más está haciendo ajustes al archivo, lo bloquea y luego lo desbloquea cuando terminan.
#7. Calificar y Compartir
Los usuarios deben poder compartir documentos de manera segura y conveniente utilizando un buen software de automatización de documentos.
También puede tener un sistema de calificación que permite a los usuarios asignar un valor numérico a cada documento utilizando una escala predeterminada. Este método de calificación ayuda a rastrear qué documentos son del agrado de los empleados y cuáles requieren modificación.
#8. Privilegios de archivos y carpetas
Cualquier software de automatización de documentos debe incluir privilegios de archivos y carpetas. Puede administrar lo que su equipo puede hacer con los documentos en los que están trabajando otorgándoles derechos de edición.
#9. Vinculación de Documentos
El proceso de vincular documentos, archivos u otras fuentes de datos para que pueda acceder a ellos desde una única ubicación se conoce como vinculación de documentos.
Esta función le permite vincular un documento con cualquier otro registro pertinente en el software de automatización de documentos o acceder a una copia desde otra.
#10. Gestión de contenido inteligente
Los mejores sistemas deberían actualizarse sin problemas en todas las cuentas y fuentes de datos, editar plantillas, crear flujos de trabajo personalizados y aplicar reglas que garanticen la precisión, el cumplimiento y los estándares de la marca.
Además, algunas plataformas brindan capacidades de automatización por lotes que permiten a los usuarios producir cientos o miles de presentaciones, estados de cuenta, informes y otros tipos de garantías a la vez, lo que permite a los vendedores hacer documentos técnicos bajo demanda dirigidos a segmentos de clientes específicos.
Hemos producido una lista de las soluciones más populares con una breve descripción de sus características clave para ayudarlo a evitar perderse en la amplia gama de opciones de software de automatización de documentos disponibles.
DocuPilot
Docupilot es un programa de automatización de documentos fácil de usar y adaptable. Puede utilizar los datos disponibles y las plantillas de creatividades para crear documentos. El generador de documentos incorporado puede crear plantillas personalizadas.
También puede enviar por correo electrónico los documentos que realice con este software de automatización a servicios como Dropbox, Zapier y Docusign.
Características
- Plantillas predefinidas: Docupilot contiene plantillas predefinidas que las empresas pueden utilizar para elaborar presupuestos, acuerdos, facturas y otros documentos.
- Integración: CRM, formularios, bases de datos en línea, encuestas y recursos humanos son solo algunas fuentes de datos con las que puede vincular el software.
- Seguro: con la ayuda de Docupilot, puede proteger con contraseña y cifrar sus documentos. Siempre puede garantizar la privacidad de sus clientes, fomentando la confianza del cliente que tanto necesita.
- Flujo de trabajo automático: algunos de los flujos de trabajo de documentos más complicados en una empresa se simplifican con Docupilot. Para que no tenga que repetir el proceso de ingreso de datos cada vez que redacte un documento, esto simplifica todo el proceso.
DocuPilot se destaca por su costo comparativamente económico, lo que lo hace más accesible.
airePizarra
Desde la generación de flujo hasta el análisis de procesos, airSlate es una aplicación en la nube todo en uno que puede administrar cada etapa de la automatización de sus documentos. También es una utilidad sin código.
Su personal manual de procesamiento de documentos se puede reducir a la mitad si puede aprovechar al máximo la aplicación.
Características
- Flow Creator: la interfaz de usuario de arrastrar y soltar de Flow Creator le permite crear una representación visual del flujo de trabajo (IU) del documento.
- Firma electrónica: los formularios digitales, las encuestas, los documentos y el contenido pueden agregar fácilmente firmas electrónicas legalmente vinculantes.
- Encuestas en línea: con la función de encuestas en línea, puede hacer encuestas públicas, documentos de prueba de aplicaciones beta y cuestionarios.
- Automatización robótica de procesos: puede automatizar procesos utilizando bots de airSlate sin escribir una sola cadena de código.
Además, airSlate tiene una extensa biblioteca con miles de plantillas de automatización de documentos para la mayoría de los sectores.
PandaDoc
La creación, edición y firma de documentos se pueden realizar en un solo lugar con PandaDoc.
Ya sea que necesite un software de firma electrónica, propuestas automatizadas, herramientas de ventas y marketing o un procesamiento seguro de documentos, PandaDoc le proporcionará las herramientas que necesita para acelerar el embudo de su empresa y firmar documentos en un instante.
Para ofrecer una experiencia de gestión de documentos sin problemas a través de muchas fronteras digitales, PandaDoc se integra fácilmente con más de 30 aplicaciones y contando.
Características
- Soltar y arrastrar: proporciona al usuario opciones predeterminadas para arrastrar y colocar en su documento según la categoría en lugar de la función de plantillas.
- Firma digital: esta es una de las características más importantes, ya que permite a los usuarios firmar documentos digitalmente sin usar papel.
- Producción de documentos: los usuarios pueden crear cualquier documento que deseen aquí y controlar otros contenidos. Esto es perfecto si necesita crear contratos comerciales, propuestas, ofertas y otros documentos.
- Grabar archivos: una vez que haya terminado de crear su documento, puede categorizar y registrar archivos.
A los clientes les gusta la flexibilidad de las plantillas de PandaDoc. Otra característica fantástica que los consumidores encuentran útil es el seguimiento y análisis de documentos.
arboleda
Puede diseñar y automatizar todos los documentos de su empresa utilizando Crove. Con su robusto editor de documentos, puede ayudarlo a automatizar todos sus documentos. Para automatizar cualquier documento, puede agregar variables, condiciones lógicas, fórmulas de Excel y firmas electrónicas.
Al centralizar sus operaciones de documentos dentro de Crove, puede prescindir de herramientas innecesarias. Con su biblioteca integrada de plantillas, Crove va más allá de la simple automatización de documentos.
Características
- Cálculos: use fórmulas en matemáticas para realizar cálculos directamente en los campos de sus documentos.
- Formularios: cree su encuesta, incluya lógica para ocultar o mostrar preguntas y permita que cualquier persona cree documentos respondiendo a las preguntas.
- Vista previa rápida: complete el cuestionario y verifique sus documentos en tiempo real.
- Publicar formularios: publique sus formularios en una URL pública; cualquiera puede crear documentos usándolos si cumplen con las restricciones que estableces para tu enlace.
Crove puede ser su herramienta ideal si busca un software gratuito de automatización de documentos.
Documate
Documate es un software de automatización de documentos sin código y fácil de usar para ensamblar documentos legales.
Un grupo de abogados y tecnólogos crearon Documate inicialmente para ayudar a las organizaciones benéficas de asistencia legal a crear flujos de trabajo orientados al cliente.
Principalmente los abogados utilizan este software. Sin embargo, cualquier empresa puede desarrollar documentos utilizando las funciones simples de Documate.
Características
- Formularios web: los usuarios pueden diseñar formularios web únicos que ingresan datos en documentos de Word o PDF.
- Encuesta en línea: los usuarios crean una encuesta y luego cargan documentos de plantilla que se conectan a los campos del formulario de la encuesta.
- Incrustar: con la ayuda del programa, los usuarios pueden generar documentos a partir de la entrada, distribuir los flujos de trabajo desarrollados o incluso incrustarlos en sitios web.
Esta plataforma de automatización de documentos es adecuada para profesionales y abogados que desean una solución sin código con una interfaz de usuario simple.
Plantilla
Las grandes empresas pueden organizar rápidamente el contenido y los activos de la empresa a través de este software de automatización de documentos: Templafy.
Mientras aumenta la eficiencia para los usuarios finales al automatizar la creación de documentos, el sistema garantiza el cumplimiento legal y de marca en los documentos.
Esta plataforma es perenne y se adapta a las infraestructuras de aplicaciones y TI en constante evolución que utilizan las empresas y organizaciones actuales.
Características
- Sistema basado en permisos: permite a los gerentes y equipos de cumplimiento administrar con control de calidad sobre todos los activos de documentos, asegurando que los miembros del equipo usen solo la información permitida.
- Integración: los empleados pueden simplificar la creación de contratos, propuestas y garantías de ventas dentro de sus programas de procesamiento de texto con la ayuda de las herramientas de automatización de documentos de Templafy, que se vinculan con las aplicaciones de Microsoft Office y Google G Suite.
- Interfaz de administración: los empleados pueden acceder a herramientas estándar de generación de documentos con la distribución central de archivos de plantillas de Office.
Las empresas más grandes pueden utilizar Templafy porque necesita un mínimo de 50 usuarios.
ExperLogix
Los usuarios comerciales pueden optimizar, mejorar y automatizar los procesos de documentos de misión crítica con la ayuda del software de automatización de documentos completo pero fácil de usar de Experlogix.
Características
- Flujos de documentos: mediante una interfaz visual, puede crear rápidamente flujos de documentos que utilicen lógica condicional sin codificación.
- Diseño de plantillas: proporciona las herramientas que necesita para crear plantillas dinámicas basadas en datos y configurar flujos de trabajo complejos.
- Recopilación de datos digitales: Experlogix Smart Forms son formularios de recopilación de datos flexibles, integrados y basados en la web que facilitan que los usuarios o clientes ingresen y envíen información electrónicamente.
- Gestión de salida: los servicios de documentos ofrecen métodos automatizados increíblemente flexibles para manejar grandes volúmenes de salidas de documentos.
Content Manager de Experlogix es un repositorio seguro y organizado que facilita y agiliza la administración, el almacenamiento y la recuperación de activos digitales, incluidos formularios y documentos PDF, logotipos, imágenes y contenido multimedia.
Ultimas palabras
El software de automatización de documentos es una obviedad. Al automatizar la creación de documentos similares, su empresa puede disminuir los errores, ahorrar dinero y acabar con la tediosa y desagradable tarea.
A continuación, puede consultar las mejores herramientas de colaboración de documentos.