Los ejecutivos de atención al cliente necesitan responder cientos de consultas todos los días. Las aplicaciones de respuesta enlatadas pueden hacer que su trabajo sea rápido y fácil.
Muchas de las consultas que recibe diariamente el equipo de soporte son similares. Escribir manualmente las respuestas a estas preguntas es una tarea contraproducente. Pero los usuarios pueden generar respuestas predefinidas a las preguntas más frecuentes y almacenarlas en herramientas de respuesta enlatadas para uso instantáneo.
Exploremos más sobre la respuesta enlatada, incluidos sus beneficios y las principales herramientas que ofrecen este servicio.
Tabla de contenido
¿Qué es una respuesta enlatada?
Mucha gente confunde la respuesta enlatada con la respuesta automática. Mientras que las respuestas automáticas son robóticas e impersonales, las respuestas enlatadas son descriptivas y personalizadas.
Estas son respuestas predeterminadas a consultas frecuentes. Las respuestas enlatadas siempre son útiles y personalizadas, por lo que no suenan generadas por máquinas para los clientes.
¿Cómo funcionan las respuestas enlatadas con las preguntas frecuentes/wiki de su empresa?
Las respuestas enlatadas y la wiki de la empresa, las preguntas frecuentes y la base de conocimientos de solución de problemas deben estar sincronizadas. Debe haber un sistema automatizado para inyectar pasos de solución de problemas específicos o información general en un marcador de posición dentro de la respuesta enlatada.
Si no utiliza marcadores de posición de texto, las respuestas enlatadas se acumularán. Será difícil para los agentes de servicio al cliente manejar una lista tan larga de respuestas enlatadas. Para resolver este problema, algunos servicios o herramientas de verborrea con secuencias de comandos presentan sintaxis.
Cuando un personal de soporte ingresa ciertos códigos abreviados o sintaxis en una consola de correo electrónico o chat, la herramienta crea automáticamente el script. La herramienta también extrae información de soporte de una base de conocimiento de la empresa, preguntas frecuentes o wiki.
La vinculación de la herramienta de respuestas enlatadas con la base de conocimiento de la empresa también lo ayuda a proporcionar tutoriales actualizados o pasos para la resolución de problemas. De lo contrario, deberá actualizar manualmente todos los scripts de soporte.
Beneficios de usar respuestas enlatadas
#1. Ahorra tiempo
Una respuesta enlatada garantiza que no tenga que escribir las respuestas a las preguntas más frecuentes. Como los ejecutivos de atención al cliente pueden responder rápidamente las consultas comunes con estas respuestas, pueden concentrarse en tareas más productivas en el tiempo ahorrado.
#2. Gestión perfecta
Los proveedores de servicio al cliente pueden administrar fácilmente una gran cantidad de clientes con la ayuda de aplicaciones de respuesta enlatadas. Si trabaja para un proveedor de servicios de Internet, el precio de los paquetes disponibles es una pregunta que puede recibir con frecuencia.
En lugar de responder a todos con la misma respuesta escribiendo, puede hacer este trabajo fácilmente pegando la respuesta enlatada en la ventana de chat.
#3. Clientes satisfechos
Los clientes quieren una resolución instantánea a sus problemas. Si hay un retraso en la respuesta, puede perderlos frente a sus competidores. Con las respuestas enlatadas, puede responder a sus preguntas y asegurarse de que se mantengan leales a su empresa.
#4. Aumentar la tasa de conversación
Las respuestas enlatadas también lo ayudan a convertir un cliente potencial en un cliente respondiendo sus consultas de manera rápida y exitosa. A veces, un cliente potencial hace una pregunta única y el personal de soporte tiene mucho en su plato.
En esa situación, pueden responder a las preguntas fáciles con las respuestas enlatadas y usar el tiempo para responder la consulta única. Así, puedes convertir ese lead en cliente y mejorar tu tasa de conversión.
Estas son algunas de las mejores aplicaciones de respuesta enlatadas.
mesa de escribir
La escritura repetitiva puede ser frustrante y tediosa para el personal de atención al cliente. escritorio es una plataforma simple que les ayuda a deshacerse de esto al permitirles crear y administrar respuestas enlatadas consistentes.
Además, esta herramienta multilingüe se puede integrar con todos los sitios web y aplicaciones que utiliza su empresa, incluidos Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk y Linkedin.
Si elige usar typedesk, su equipo tendrá el poder de responder a las consultas de los clientes de manera consistente. Como resultado, los clientes y prospectos obtendrán una mejor experiencia al comunicarse con su servicio de soporte.
Esta herramienta también viene con la función Carpetas de equipo que le permite compartir y sincronizar instantáneamente todas las respuestas enlatadas con cada miembro del equipo. Además, los ejecutivos de soporte pueden hacer que cada respuesta enlatada sea única usando variables.
escritorio fresco
El propósito del servicio de atención al cliente es responder a las consultas de los clientes, y Freshdesk le permite hacerlo sin problemas. Puede interactuar con los clientes en una conversación significativa a través de diferentes canales utilizando esta aplicación de respuesta enlatada.
Esta suite omnicanal ofrece una solución de soporte completa que se enfoca en brindar un excelente servicio al cliente rápidamente. Comprende proactivamente los requisitos de los clientes y les responde con el soporte más intuitivo.
Como necesita realizar menos tareas repetitivas, ahorra tiempo y lo invierte en algo más fructífero. Esta plataforma unificada proporciona la base de conocimientos y la automatización del flujo de trabajo para abordar rápidamente las consultas de los clientes.
Con Freshdesk, también puede conectarse con los clientes a través de su canal de comunicación preferido y cambiar el modo sin problemas en cualquier momento.
Intenciones sociales
¿Estás cansado de cambiar entre múltiples herramientas de mensajería y chat? Entonces, es hora de usar Social Intents, una de las mejores aplicaciones de respuesta enlatada. Con esta solución, puede chatear con los visitantes de su sitio directamente desde la aplicación de colaboración que ya usa como equipo.
El software de chat en vivo es una aplicación popular que funciona en Microsoft Teams, Slack y Webex. Como no tiene que abandonar la aplicación existente, puede responder instantáneamente a las consultas y hacer que los clientes queden satisfechos.
Social Intent le permite usar respuestas enlatadas para ayudar a los clientes con tiempos de respuesta rápidos y construir relaciones con los clientes. Sus disparadores proactivos de chat en vivo también son útiles para atraer a los visitantes del sitio web. Además, la aplicación admite la colaboración con todos los miembros del equipo para resolver los problemas de los clientes.
felizzorro
felizzorro es un sistema de tickets de mesa de ayuda todo en uno para una mejor y más rápida atención al cliente. Le ayuda a reducir el caos y organizar su proceso de soporte con características como un poderoso sistema de tickets de soporte y una base de conocimientos de autoservicio.
Puede responder más rápido a consultas comunes y frecuentes utilizando su herramienta de soporte enlatada. Además de agregar plantillas de respuesta, esta aplicación realiza acciones de ticket, como cambiar el estado y agregar etiquetas.
Cuando esté a punto de responder a un ticket, podrá ver todas las acciones enlatadas disponibles. Además, es posible buscar acciones enlatadas particulares y luego aplicarlas. Esta plataforma también admite la creación de acciones enlatadas específicas para un equipo.
HappyFox también admite la integración con numerosas aplicaciones comerciales, incluidas MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier y Twitter.
Crujiente
Los escenarios comerciales de hoy en día requieren que las empresas se conecten con los clientes y lideren al instante. Crujiente es una plataforma de mensajería multicanal que te permite hacerlo. Consiste en una lista de herramientas sofisticadas con las que puede lograr una revolución impulsada por el cliente para su empresa y desbloquear el hipercrecimiento a través de conversaciones con ellos.
Esta plataforma viene con una característica llamada Bandeja de entrada compartida. Centraliza sus conversaciones desde varios canales, como correo electrónico, mensajería, SMS, chat en vivo y Twitter DM. Por lo tanto, se vuelve factible brindar el mejor servicio al cliente a través de una colaboración sin esfuerzo.
Crisp también admite un centro central para una base de conocimientos. Puede combinarlo con chatbots y chats en vivo para mejorar la experiencia del cliente con respuestas en tiempo real.
UsarRespuesta
UsarRespuesta es un software de atención al cliente multicanal que reduce significativamente el tiempo de respuesta y mejora la experiencia del cliente. La plataforma es una suite completamente escalable y personalizable que tiene como objetivo ayudar a su equipo de soporte.
Con esta herramienta, puede administrar sin esfuerzo más de 10 canales de soporte, como correo electrónico, chat en vivo, mensajería, foros comunitarios y redes sociales. Su asignación automática de notificaciones y consultas facilita la tarea de todos los ejecutivos de atención al cliente.
Además, UseResponse le proporciona análisis e informes avanzados sobre el rendimiento de su proceso de atención al cliente. Con un rastreador de calificaciones del personal y SLA, la herramienta puede ofrecer un mejor servicio al cliente. Además, los usuarios pueden integrar esta aplicación con otras herramientas, como Google, Salesforce, Jira y Zapier.
Klutch
¿Está cansado de buscar en documentos y unidades para encontrar la respuesta correcta en el momento adecuado? Usar Klutch para almacenar todas las respuestas rápidas y guías en una única base de conocimiento de la empresa.
Ahora, no necesita perder tiempo buscando las respuestas adecuadas o escribir las mismas respuestas para preguntas repetitivas. Acceda a las respuestas enlatadas adecuadas desde cualquier dispositivo y responda con eso.
Incluso puede escribir un correo electrónico con un solo clic a sus clientes. Además, esta plataforma le permite almacenar fragmentos y enlaces de uso frecuente. Los usuarios pueden acceder a esta herramienta desde la aplicación de escritorio, Chrome, Edge y cualquier dispositivo móvil.
EngageBay
EngageBay puede proporcionarle las mejores respuestas enlatadas que son útiles para los servicios de atención al cliente, como la mesa de ayuda y los correos electrónicos. Especialmente cuando recibe cientos de preguntas de servicios similares, estas respuestas enlatadas pueden ahorrarle tiempo y ayudarlo a vender más.
Así, tu servicio de atención al cliente verá un impulso y será más productivo al vender más productos en menos tiempo.
Para una mejor conexión con el cliente, también puede probar las herramientas de personalización rápida. Las características de personalización harán que las respuestas enlatadas suenen como respuestas personalizadas recién escritas.
Para mejorar la eficiencia empresarial, EngageBay promueve funciones de automatización. Simplemente defina las condiciones de las consultas de los clientes y la herramienta responderá con respuestas enlatadas personalizadas.
No tiene que ser una persona experta en tecnología para usar esta herramienta debido a sus atajos e íconos intuitivos. Además, los usuarios pueden escribir cualquier respuesta y marcarla fácilmente como enlatada para su uso posterior.
Conclusión
Cuando hay un gran volumen de consultas, las aplicaciones de respuesta enlatada pueden brindarle las soluciones más fáciles. Además de responder rápidamente, estas aplicaciones hacen que su equipo de soporte sea productivo y convierta más clientes potenciales.
Si también está interesado en crear una base de conocimiento para su empresa, puede probar estas plataformas para crear una base de conocimiento.