¡El software de automatización de tareas reduce el trabajo manual y aumenta la productividad en la mayoría de las empresas que utilizan tecnología en forma digital o física!
La automatización es la fruta al alcance de la mano para los propietarios y gerentes de negocios cuando necesitan reducir los costos generales sin comprometer la productividad y la producción.
Desde la fabricación de electrodomésticos, bienes y vehículos hasta la codificación de software, todas las industrias se benefician de la automatización de tareas y procesos.
Si es nuevo en la automatización de tareas o ya usa la automatización, pero desea que los escenarios de automatización existentes sean más eficientes, ¡ha llegado al lugar correcto!
Este artículo describirá algunas de las herramientas de automatización de tareas más destacadas que utilizan las pymes, las empresas emergentes y las empresas. Además, aprenderá más sobre los pasos y beneficios de la automatización de tareas. Entonces, ¡empieza a leer!
Tabla de contenido
¿Qué es la automatización de tareas? 👩💻
La automatización de tareas es el uso de software o algoritmos de programación para completar tareas manuales repetitivas y predictivas utilizando computadoras, teléfonos inteligentes, tabletas o computadoras de placa única (SBC) como Raspberry Pi.
Mejora la coherencia y la precisión de los flujos de trabajo. Sin mencionar que la automatización de tareas brinda una eficiencia extraordinaria a las tareas más complejas. Lo más obvio es que minimiza el trabajo manual necesario para producir un resultado específico al mismo tiempo que optimiza todo el negocio o proyecto comercial.
La automatización de tareas no elimina por completo la participación de humanos. Simplemente reduce la necesidad de intervención manual por parte de su fuerza laboral comercial mientras pueden invertir tiempo en aumentar las ventas, mejorar las métricas de marketing y, en última instancia, generar más ingresos.
Los pasos para automatizar una tarea empresarial 🏦
La automatización de tareas comerciales se basa en gran medida en condicionales, un segmento de la programación informática que resuelve los problemas IF Then Else (también conocido como If This Then That).
Sin embargo, no necesita entrar en la codificación porque hay herramientas de arrastrar y soltar para la automatización de tareas. Puede crear recetas de automatización altamente complejas sin escribir una sola línea de código.
Estos son los pasos a seguir para la mayoría de las herramientas mencionadas en este artículo o que se encuentran en otros lugares de la web:
#1. Crear un flujo de trabajo para tareas repetitivas
Primero, debe identificar si el proceso comercial es repetitivo. Echa un vistazo al siguiente flujo de trabajo para la gestión de proyectos en Asana. Es un gran ejemplo de una receta de automatización:
- El gerente del proyecto agregó una tarea en Asana.
- También agregaron un asignado en Asana.
- La aplicación Calendario de Google del cesionario mostrará automáticamente esta tarea como un programa de tareas.
Puede usar su imaginación y creatividad para crear flujos de trabajo como este.
#2. Elija una aplicación de activación y agregue eventos de activación
La mayoría del software de automatización de tareas le pedirá que seleccione una aplicación de activación y un evento de activación que iniciará el flujo de trabajo automatizado. En el ejemplo anterior:
- Evento desencadenante: se agregó una nueva tarea y se asignó un miembro del equipo
#3. Elija una aplicación de acción y eventos de acción
Ahora, simplemente seleccione Google Calendar como la aplicación de acción y agregue el evento de calendario como el evento de acción.
#4. Publicar la automatización
La herramienta de automatización realizará varias pruebas y autenticación de cuentas durante todo el proceso. Cuando vea que la automatización de la prueba funciona como esperaba, publique la receta.
A partir de ahora, la aplicación de automatización de tareas reservará automáticamente el espacio del calendario de los miembros de su equipo cuando asigne una nueva tarea. ¡No hay necesidad de perseguirlos o enviar correos electrónicos de recordatorio!
Beneficios de la automatización de tareas 👍
Las ventajas que su negocio disfruta de la automatización de tareas dependen de una industria a otra. Pero los siguientes son los beneficios comunes en cualquier industria:
- Acelera las tareas repetitivas. Si puede predecir los pasos exactos de una tarea, el software puede reproducir esos pasos y puede relajarse mientras el programa ejecuta las tareas una tras otra.
- Puede salvar a su fuerza laboral del agotamiento y la fatiga mediante el uso de un código algorítmico para ejecutar tareas repetitivas.
- Las personas tienden a cometer errores menores como errores tipográficos cuando trabajan en los mismos pasos de una tarea de forma repetitiva. Pero tales errores podrían volverse fatales para sus clientes. Puede emplear software de automatización de tareas para ejecutar tareas repetitivas y salvar a su empresa de pérdidas de reputación.
- Estas herramientas liberan a su fuerza laboral del trabajo manual para que pueda mejorar sus habilidades y designarlas en otros departamentos generadores de ingresos como ventas, marketing, ventas adicionales y servicio al cliente.
- La mayoría de las industrias de bienes de consumo, electrodomésticos y fabricación de automóviles utilizan una combinación de algoritmos y brazos robóticos para automatizar toda la línea de producción. Reduce principalmente los costos de producción.
- La automatización de tareas garantiza que su proceso comercial digital sea consistente con sus políticas corporativas, como la automatización del flujo de trabajo de documentos para crear y aprobar documentos comerciales.
- Obtiene más control sobre las operaciones comerciales y las líneas de producción. Durante las emergencias, puede invocar fácilmente soluciones de recuperación ante desastres, como transferir la aplicación en la nube a otro proveedor de la nube o las necesidades de fabricación de una fábrica no afectada.
- Finalmente, el beneficio más buscado es un mejor retorno de la inversión en procesos comerciales manuales como marketing digital, marketing por correo electrónico, incorporación de clientes en línea, verificación digital KYC y más.
Ahora conoce la definición de software de automatización de tareas, sus pasos y sus beneficios. Es hora de explorar algunas herramientas populares para la automatización de tareas asequible y sin esfuerzo para cualquier negocio o uso personal:
Pipefy
Cuando se trata de automatizar tus tareas o flujos de trabajo, Pipefy está aquí para ti. Además de la automatización, puede crear y modificar cualquier tipo de flujo de trabajo en esta plataforma con la posibilidad de escalar sin esfuerzo y sin límites. Con su interfaz visual intuitiva, el proceso de automatización se vuelve perfecto.
Como resultado, la eficiencia del equipo aumenta y pueden aprovechar al máximo sus aplicaciones. También lo ayuda a administrar cambios rápidos en el flujo de trabajo debido a los comentarios de los clientes o nuevos requisitos internos.
Ahora, tiene que depender menos de los rastros de correo electrónico y las hojas de cálculo, ya que este software de automatización le permite evitar errores al eliminar las entradas de datos duplicadas.
Pipefy te permite construir un flujo de trabajo desde cero usando su editor visual o elegir cualquiera de sus plantillas para personalizar según tus necesidades. Además, los paneles e informes personalizables de esta herramienta son útiles para el seguimiento de KPI, el control del estado y la identificación de nuevas oportunidades.
Esta aplicación le permite amalgamar, ordenar y enrutar las solicitudes entrantes, entradas y tickets, independientemente de sus fuentes. Admite la colaboración al poner a todos los miembros del equipo en la misma página y determinar el permiso del usuario para la visibilidad y la colaboración.
Flujo de Zoho
¿Está cansado de administrar múltiples aplicaciones individualmente para sus equipos? Zoho Flow le permite automatizar los flujos de trabajo y las tareas empresariales conectando las aplicaciones que utiliza. Ahora, deshágase de cualquier silo de información con la función de integraciones inteligentes de este software.
La aplicación conecta todas las aplicaciones para que todos los correos electrónicos, registros e informes se muevan en un flujo ininterrumpido. Puede diseñar flujos mediante la personalización de colecciones de flujo preconstruidas para lograr la máxima productividad y realizar tareas rutinarias.
Además, no hay necesidad de esforzarse en la codificación de integración compleja, ya que su generador dinámico le permite establecer un disparador y acciones a través de una integración perfecta. Los equipos pueden incluso crear flujos de trabajo que se conectan entre departamentos para una mejor orquestación empresarial.
Además, las organizaciones pueden crear integraciones personalizadas con esta herramienta en diferentes funcionalidades comerciales. Algunas de las principales aplicaciones compatibles son Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox y Salesforce.
wrike
Si tu equipo está cansado de realizar procesos tediosos que afectan la productividad, es hora de optar por Wrike. Su motor de automatización potente y eficiente puede automatizar los flujos de trabajo diarios para que pueda abordar las actividades más vitales para su negocio.
Las empresas pueden crear reglas para tareas repetitivas utilizando disparadores y acciones para procesos de trabajo más rápidos e inteligentes. Además, la herramienta lo alerta y lo actualiza automáticamente para escalar más rápido, simplificar los procesos y reducir los errores.
Cuando usa Wrike, mueve automáticamente la tarea a la siguiente etapa del flujo de trabajo, según la prioridad, el estado y el riesgo de la tarea. Dado que todos los miembros del equipo tienen visibilidad completa de los flujos de trabajo, habrá transparencia.
La aplicación también tiene funciones como @menciones, notificaciones y recordatorios para una mejor colaboración.
hacer clic
Con la función ClickUp Automations, puede automatizar fácilmente sus tareas rutinarias y ayudar a su equipo a concentrarse en el trabajo más importante.
Usando esta plataforma, uno puede crear tareas en más de 100 formas. Además de crear una automatización personalizada, le permite automatizar tareas relacionadas con Asignados, Estados, Prioridades, Fechas, Creación y Movimiento.
Además, le permite asignar tareas, cambiar el estado, publicar comentarios y realizar muchas otras actividades. Los usuarios pueden elegir la acción que ocurrirá durante una activación de automatización y, por lo tanto, ahorrar su valioso tiempo.
ClickUp Automations admite varias aplicaciones externas, incluidas Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform y Airtable, para crear un flujo de trabajo único pero compartido. Sobre todo, garantiza la seguridad de los datos del usuario con una plataforma segura y ofrece un alto nivel de tiempo de actividad.
Automatización de Jira
¿Está buscando una solución de automatización de tareas que le ayude a concentrarse en sus tareas importantes? Elija Jira Automation para automatizar cualquier tarea o flujo de trabajo de su negocio con unos pocos clics.
Con esta plataforma, las posibilidades son infinitas: puede usarla para automatizar asignaciones de tareas para sincronizar tareas entre departamentos.
Tampoco necesita que escribas códigos. Seleccione cualquiera de sus más de 100 plantillas (DevOps, Slack, Business, Global, etc.) y comience a crear reglas de automatización en minutos. Además, puedes usar sus guías y videos para iniciar el proceso.
Las empresas pueden usar este software con otras herramientas comerciales populares, como MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, etc.
Zapier
Con 5000 aplicaciones y una automatización infinita, Zapier es la solución de referencia para la automatización de tareas para marcas reconocidas como Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable y más. Es un software de automatización de tareas sin código con las siguientes características notables:
- Automatización de varios pasos que puede incluir hasta 100 aplicaciones
- Lógica simple si/entonces para programación condicional en un espacio de trabajo visual
- Construcción de recetas de automatización completamente de arrastrar y soltar
- Múltiples filtros para que puedas hacer recetas de automatización complejas
- Formatee sus datos dentro de la fórmula de automatización usando la función Formateador
Al momento de escribir este artículo, la plataforma de integración de aplicaciones es adecuada para roles comerciales como ventas, tecnología de la información (TI), propietarios de pequeñas empresas y especialistas en marketing en línea.
Cuando se habla de flujos de trabajo comerciales, puede usar las integraciones de aplicaciones de Zapier o Zaps para las comunicaciones con los clientes, la gestión de datos, la gestión de clientes potenciales y los procesos comerciales.
Tallyfy
Tallyfy es muy adecuado para empresas con un mayor volumen de documentos, archivos y datos que otras. El propio desarrollador de la plataforma de automatización ha enfatizado la automatización de tareas para formularios en línea, flujos de trabajo comerciales, procesos, tareas, aprobaciones de documentos y más.
Tiene integraciones y webhooks para varias aplicaciones comerciales y profesionales como correo electrónico de Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau y más.
Además, el software de automatización de tareas admite herramientas de automatización de terceros como Zapier Connector y Power Automate. Por lo tanto, si no encuentra una integración para su aplicación comercial en Tallyfy, puede integrar la aplicación con Power Automate o Zapier y luego operarla en Tallyfly.
nintex
Cuando se trata de usar una plataforma de automatización completa, Nintex es una opción ideal para las empresas. Esta herramienta permite a los usuarios automatizar tareas manuales y diarias y gestionar el flujo de trabajo empresarial a través de la automatización robótica de procesos.
Todo lo que tiene que hacer es descubrir los procesos que requieren automatización y comenzar a automatizarlos con algunos clics y sin ningún código. No es necesario utilizar formularios en papel, ya que las empresas pueden recopilar información digitalmente desde formularios y teléfonos inteligentes.
Además, Nintex habilita la firma electrónica en sus documentos y le permite generar documentos automáticamente cuando sea necesario. También puede convertirse en parte de su red global de socios para una automatización rápida y exitosa.
Ultimas palabras
La automatización de tareas es el secreto de la productividad, la eficiencia y la rentabilidad empresarial. Te ayuda a evitar penalizaciones por errores y completar tareas físicas o digitales más rápido. Sin embargo, el éxito en la automatización radica en el software que está utilizando para escribir procesos automatizados o recetas de tareas.
Pruebe el software de automatización de tareas anterior y elija uno que se adapte a su dominio comercial y necesidades de estilo de automatización.
A continuación, puede consultar las herramientas de automatización de cuentas por pagar.