Los contratos son la fuente de ingresos de cualquier negocio, y el software de gestión de contratos garantiza que el canal sea impecable y oportuno.
Los contratos comerciales ahora se están digitalizando por completo. Ya no hay redacción de documentos, redacción final, firma, correo postal, etc. El equipo de finanzas, ventas o atención al cliente ahora utiliza herramientas automatizadas para producir cientos de contratos diariamente.
Si no ha probado ninguna aplicación de gestión de contratos, está en el lugar correcto. A continuación, presentamos la lista definitiva de aplicaciones de gestión de contratos para que pueda elegir.
Tabla de contenido
¿Cuál es el propósito del software de gestión de contratos?
Las aplicaciones de gestión de contratos facilitan el proceso del contrato al manejar las negociaciones hasta la firma final. ¿Suena interesante? Encuentre a continuación algunos propósitos populares:
Reducir el plazo del contrato
Por lo general, toma hasta 4 semanas finalizar un borrador de contenido de contrato. Si está a cargo de la redacción de contratos, impresione a su gerente elaborando contratos profesionales en minutos utilizando también una sólida gestión de contratos.
Aumente la precisión del contrato
Los errores no intencionales en un documento de contrato podrían arruinar un buen trato y disminuir la confianza de su empresa. Puede evitar tales percances utilizando herramientas de contrato automatizadas. Dichas herramientas utilizan contactos anteriores para autocompletar cifras vitales, campos, datos, etc.
Todo lo que necesita hacer es realizar algunas personalizaciones y modificaciones en los datos completados para actualizar el contrato.
Automatización de Procesos Clave
Un proceso de contrato implica muchos pasos como negociación, creación, borradores de cotizaciones, cotizaciones actualizadas, cotizaciones renovadas, recordatorios de firma de contrato, etc. Puede automatizar todos estos pasos utilizando el software de gestión de contratos para salvar su cordura y, por supuesto, muchos papeles también. .
Habilitación de firma electrónica
El equipo de ventas y atención al cliente puede seguir moviendo el proceso de firma del contrato de una persona a otra a través de las firmas electrónicas. La firma digital de documentos es más rápida que la firma en persona.
Ahora que ha aprendido los propósitos detrás de las aplicaciones de gestión de contratos, es hora de aprender algunos trajes populares de gestión de contratos.
PandaDoc
Si bien PandaDoc es un software de gestión de contratos robusto y popular, hace más que eso. Además de permitirle personalizar, negociar e incluir firmas electrónicas en contratos complejos, mantiene las conversaciones en movimiento y funciona a su velocidad.
Esta plataforma rica en funciones contiene cientos de plantillas de contratos que puede personalizar usando un editor de arrastrar y soltar y compartir con sus clientes de inmediato. Además, puede utilizar la biblioteca de opciones de cláusulas preaprobadas para generar contratos sin errores para múltiples usos.
Las características destacadas de PandaDoc son:
- Notificaciones en tiempo real
- Procesamiento de pagos sin inconvenientes
- Aplicación móvil para Android e iOS
- Documentos y usuarios ilimitados
- Integración de CRM para la importación de datos de clientes
Le permite agilizar su proceso de gestión de contratos mediante la automatización de tareas como la aprobación, la firma de pedidos y los permisos de usuario personalizados. Los miembros del equipo también pueden comentar el documento o continuar la conversación a través de la función de chat general.
Contratos Zoho
Zoho Contracts es un software integral de administración de contratos que le permite optimizar el ciclo de vida del contrato. Ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia en todos los aspectos de la gestión de contratos mejorando el cumplimiento y mitigando los riesgos comerciales. Esta aplicación puede satisfacer todas sus necesidades relacionadas con contratos, desde la creación, aprobación y negociación de documentos hasta la firma.
Las características clave de Zoho Contracts son:
- Firmas legalmente vinculantes
- Elementos de acción para recordatorios
- Roles de usuario predefinidos y permisos de acceso
- Cifrado y centros de datos privados
- Repositorio central para empresas
Puede crear nuevos contratos al instante con el asistente de creación de contratos, probar cualquier plantilla predefinida para contratos comunes o crear plantillas personalizadas. Funciones como un editor de documentos integrado, control de cambios y comentarios hacen que la colaboración en documentos sea perfecta para usted.
Además, puede usar esta plataforma para diseñar el flujo de trabajo de aprobación, obtener información valiosa de los datos de análisis, capturar el historial de contratos, ver los cambios actuales y administrar las obligaciones del contrato.
ContractWorks
Si está buscando un software de administración de contratos simple que solo tome unos minutos para configurar, opte por ContractWorks. No solo aumenta drásticamente la visibilidad de su contrato, sino que también minimiza el riesgo de perder la próxima fecha de renovación.
Las características destacadas de ContractWorks son:
- Informes personalizados y programados que cubren todos los aspectos
- Alertas y notificaciones ilimitadas para contratos importantes
- Etiquetas de IA para facilitar la navegación y la búsqueda de contratos
- Herramientas inteligentes de inteligencia artificial para rastrear puntos de datos clave
- Interfaz gráfica de usuario intuitiva y administrador de implementación dedicado
Esta aplicación te permite incluir un número ilimitado de usuarios sin importar el plan que elijas. Usando OCI y la función de búsqueda avanzada, puede encontrar rápidamente los detalles del acuerdo que necesita.
Además, le permite almacenar todos los contratos en un repositorio de contratos escalable y seguro. La función de firma electrónica incorporada le permite enviar, firmar y archivar contratos desde cualquier lugar.
Concordia
Concord es una plataforma única para todos sus procesos de contratación. Le permite gestionar la redacción, la aprobación, la firma electrónica y el almacenamiento de contratos y un control total sobre la gestión del ciclo de vida del contrato.
En esta plataforma, puede realizar otras tareas esenciales, como la negociación externa, la búsqueda de contratos, la gestión de alertas de fechas límite y la generación de informes. También facilita la redacción colaborativa de documentos, los comentarios y el chat con colegas y proveedores.
Las características clave de Concord incluyen:
- Automatización de tareas regulares con una rica integración
- Información relacionada con el contrato con comparación de campo
- Alertas por correo electrónico para renovación de contrato o fecha límite
- Firmas legalmente vinculantes ilimitadas
- Enrutamiento y aprobación automáticos de documentos
Concord admite la integración con varias aplicaciones para facilitar su flujo de trabajo. Puede integrarlo con más de 4000 aplicaciones a través de Zapier o usar su API REST y webhooks. Además, puede combinarlo con Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms y muchos más.
DocuSign CLM
DocuSign CLM es la elección correcta para las pequeñas empresas, ya que ofrece un software de gestión de contratos rentable. Le ayuda a organizar todo el proceso mediante la creación de acuerdos personalizados, la automatización del trabajo de los contratos y el aprendizaje de tendencias, riesgos y oportunidades.
Puede crear rápidamente un contrato utilizando plantillas, bibliotecas de cláusulas, un editor de arrastrar y soltar y reglas condicionales. También le permite el control de versiones y el enrutamiento de contratos para revisión interna y externa.
Las características principales de DocuSign CLM son las siguientes:
- Automatización de tareas y gestión de flujos de trabajo complejos
- Ahorra tiempo al estandarizar los procesos de gestión de contratos
- Elimina los cuellos de botella para un trabajo eficiente
- Apoye la inteligencia comercial con revisión rápida e información de tendencias
- Colaboración fluida y fácil entre los miembros del equipo.
Además, las empresas pueden usar DocuSign CLM para almacenar contratos en un respirador central, administrar obligaciones, buscar acuerdos con filtros y mucho más. La aplicación tiene más de 100 pasos de flujo de trabajo preconfigurados que puede usar para generar, revisar, aprobar y almacenar contratos.
Sabueso de contrato
¿A menudo pierde la noción de sus contratos importantes? Contract Hound está aquí para ayudarte. Este sencillo software de gestión de contratos le permite encontrar, almacenar y organizar fácilmente todos los contratos para que pueda dejar de lado sus preocupaciones.
Las características notables de Contract Hound son:
- Almacene y organice documentos en una base de datos de búsqueda
- Facilidad para agregar usuarios ilimitados de forma gratuita para ver un contacto
- Firma y aprobación seguras a través de integraciones
- Equipo de soporte receptivo para salvar su espalda
- Instalación de almacenamiento de respaldo segura y a prueba de emergencias
Puede configurar recordatorios y notificaciones para las fechas de vencimiento y renovación del contrato. Puede ofrecer permiso editorial o de solo lectura a sus colegas preferidos en esta plataforma. Las empresas también pueden utilizar Contract Hound para revisar y firmar contratos, gestionar subvenciones y realizar un seguimiento de los cambios.
CM x
CMx es la herramienta dinámica todo en uno para todas sus tareas de gestión de contratos. Esta plataforma está disponible tanto en la nube como en las instalaciones. Con su ayuda, las empresas pueden acceder a sus valiosos datos de gestión del ciclo de vida de los contratos en una plataforma, incluidos contratos, acuerdos legales y documentos relacionados.
Puede crear contratos sin esfuerzo, aprovechando la importación de cláusulas aprobadas en MS Word a través de arrastrar y soltar. También puede guardar todas las versiones de contrato en el contrato central respiratorio.
Los atributos destacados de la aplicación CMx son:
- Análisis avanzado con datos procesables, informes personalizados y programados
- Autenticación multifactor, tenencia múltiple segura, certificado SSL
- Datos cifrados almacenados en centros de datos seguros
- Flujos de trabajo para la revisión y aprobación de contratos
- Fácil configuración y permisos detallados
También admite la integración con varios editores, aplicaciones y plataformas SSO como Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 y Azure Active Directory.
Evisort
¿Está buscando un software de gestión de contratos adecuado para su negocio de rápido crecimiento? En ese caso, Evisort podría ser la opción perfecta para su empresa. Esta herramienta de administración de contratos impulsada por IA lo ayuda con la reducción de la carga de trabajo, las alertas de vencimiento de contratos, la búsqueda de contratos más rápida y el tiempo de transacción de contratos reducido.
Las características principales de la aplicación Evisort son:
- Automatización de contratos para ampliar los recursos
- Procesos de aprobación transparentes para exigir el cumplimiento
- Alertas automáticas y notificaciones de activación
- Análisis, informes y visualización de contratos avanzados
- Gestión de acceso e integración sin código
Con la Plataforma de Inteligencia de Contratos de Evisort, puede simplificar la gestión de contratos. También agiliza los flujos de trabajo para ayudar a su equipo a concentrarse en el trabajo estratégico y colaborar para cerrar tratos más rápido. Esta plataforma admite la integración con aplicaciones como Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box y Salesforce.
Características esenciales de la herramienta de gestión de contratos
Un software de gestión de contratos vale la pena cuando posee las siguientes funcionalidades:
Plantillas de contrato
La aplicación debe ofrecer las plantillas regulares que las empresas usan con frecuencia. También debería ofrecer una opción para convertir un contrato novedoso en una plantilla para el futuro.
Depósito central de contenido del contrato
Debe haber una base de datos para el contenido que los contratos usarán con frecuencia. El operador debe poder personalizar los campos según sea necesario.
Control de acceso basado en roles
Los agentes de ventas de campo, los recepcionistas, el servicio de atención al cliente, los redactores de contratos, los PA del gerente y los propietarios de negocios deben tener diferentes niveles de acceso en el traje.
Almacenamiento seguro y cifrado
Un software sólido de gestión de contratos utilizará software de autenticación y protocolos de encriptación para proteger los contratos de los malos actores.
OCR, IA, PDF e impresión
El software debe incluir un programa OCR si necesita agregar contenido de un contrato físico. Una IA puede procesar las entradas para crear archivos PDF limpios y profesionales.
De vez en cuando, es posible que necesite copias impresas, por lo que la opción de impresión también debería estar allí.
Tablero
Un tablero que muestre varias métricas del equipo de procesamiento de contratos ayudará a los gerentes, oficiales de finanzas y al equipo de liderazgo a hacer planes comerciales y financieros apropiados.
El software de gestión de contratos de próxima generación debe mostrar un tablero con contratos pendientes, borradores de contratos, contratos en tramitación, contratos enviados para la aprobación del cliente y nuevas propuestas de contrato.
Firma electrónica incorporada
Cuando compre un traje de gestión de contratos, asegúrese de que incluya una función de firma electrónica. De lo contrario, es posible que deba comprar otra aplicación solo para firmas electrónicas. La separación de esta característica vital seguramente ralentizará la velocidad de procesamiento de su contrato.
Tubería de proceso de contrato
La aplicación debe ofrecer un flujo de trabajo de procesamiento de contratos intuitivo. Por ejemplo, el agente de campo iniciará el flujo del contrato. Luego, el equipo de ventas o productos verificará los elementos del contrato y los enviará a los gerentes.
Una vez que un gerente finaliza el precio y los términos, la persona puede enviar el contrato al liderazgo. Y todo esto debería suceder dentro de la aplicación.
Monitoreo de administración
Debe haber capacidades de visualización avanzadas para los gerentes comerciales, los funcionarios financieros, el liderazgo y el propietario del negocio. Se asegurará de que todo vaya de acuerdo con la política de la empresa.
¿Qué es el proceso estándar de gestión de contratos?
El proceso o flujo de trabajo típico de gestión de contratos consta de seis pasos. Eche un vistazo a cada etapa del ciclo de vida.
Creación
La primera etapa de la gestión de contratos es crear un acuerdo. Puedes usar una plantilla o empezar a escribirla desde cero.
Colaboración
Al ser un documento comercial clave, los contratos con frecuencia deben incluir la colaboración interna. Múltiples equipos realizan sus aportes para finalizar un contrato en nombre de la empresa.
Edición
La primera copia del acuerdo no es la definitiva. Necesita pasar por varios cambios de edición y versión para su finalización.
Firma
Cuando la parte de escritura esté completa, debe firmar el documento del contrato. En los tiempos modernos, el uso de firmas electrónicas está aumentando.
Seguimiento
También existe la necesidad de realizar un seguimiento de las obligaciones y cumplimientos de un contrato.
Almacenamiento
Todos los contratos deben almacenarse en un sistema respiratorio seguro, centralizado y con capacidad de búsqueda. Por lo tanto, los usuarios pueden ordenar y encontrar documentos rápidamente.
Informes
Debería obtener un informe de análisis personalizado para su contrato con información procesable. Esto le ayuda a tomar decisiones informadas.
Renovación
En muchos casos, los contratos se renuevan después de cierto tiempo. Sin embargo, es crucial realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de la renovación.
Libros populares para aprender Gestión de contratos
Gestión de contratos: competencia empresarial central
Redacción y Negociación de Contratos
Principios de la gestión de contratos
Gestión de contratos: secretos ganadores
Ultimas palabras
Hasta ahora, ha explorado las ocho mejores herramientas como software de gestión de contratos que están conquistando el mundo de los negocios. Puede elegir uno de los anteriores según las necesidades de su negocio, las cargas de trabajo del contrato y el presupuesto. Puede optar por una versión de prueba y luego suscribirse si la herramienta parece satisfactoria.
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