No es necesario que su contrato se firme manualmente para que sea legalmente vinculante; puede firmar un documento digitalmente y ahorrar tiempo, dinero y molestias con Zoho Sign.
En el mundo actual, donde el papeleo se está volviendo obsoleto gradualmente, tiene sentido cambiar a firmas digitales. Las firmas digitales no solo son más rápidas y convenientes, sino que también son respetuosas con el medio ambiente.
Si bien existen varios software de firma digital en el mercado, debe elegir una solución confiable como Zoho Sign, que es competente y asequible al mismo tiempo.
Tabla de contenido
¿Que es una asignatura digital?
Una firma digital es una técnica que valida la autenticidad e integridad de un documento, software o mensaje digital. Utiliza criptografía para proteger el documento de la manipulación y la suplantación. Las firmas digitales se consideran legalmente vinculantes en muchos países, incluido EE. UU.
¿Por qué necesitas una Firma Digital?
Ahorre tiempo y dinero
El procesamiento manual de documentos para firmas incluye redacción, impresión, escaneo y envío por correo a otras partes. Incluso podría llevar semanas recuperarlos después de que se firmen. La firma digital le ahorra tiempo y dinero al eliminar estas tareas.
Eficiente y Seguro
Las firmas digitales funcionan como una alternativa segura a las firmas tradicionales realizadas en papel. No es necesario que imprima, escanee o envíe los documentos físicos a las otras partes. También reduce el riesgo de falsificación.
Accesibilidad
Para cualquier tipo de documento remoto y global, la firma digital es muy conveniente. Ayuda a las partes a firmar documentos de forma segura desde cualquier ubicación y, por lo tanto, mejora la eficiencia empresarial.
Mejor imagen de empresa
El uso de papel para la firma de documentos también tiene un impacto ambiental. Con las firmas digitales, puede reducir eso y crear una impresión ecológica en el mundo empresarial.
Validez Jurídica
En muchos países, las firmas digitales son legalmente válidas, como las firmas manuscritas. Ya sea que se trate de un contrato, acuerdo, transacción electrónica o cualquier otro documento legal, las firmas digitales garantizan su autenticidad e integridad para que se reconozca como legalmente vinculante en los tribunales.
Integridad
Una firma digital también es útil para mantener la integridad de un documento digital. Utiliza algoritmos criptográficos para generar un valor hash único. Si alguien modifica ese documento, habrá un valor hash diferente que funcionará como prueba de la alteración del documento.
Automatización del flujo de trabajo
Las firmas en papel requieren coordinación y seguimiento manual para garantizar que los documentos se firmen con precisión y que se proteja la confidencialidad de los datos. Además, existen posibilidades de retrasos, errores y violaciones de políticas en las firmas manuales.
Pasar a una firma digital significa cambiar a un flujo de trabajo estándar y automatizado que sea consistente y sin errores.
Cómo Zoho Sign puede ayudar con la firma digital
Si aún depende del método tradicional de lápiz y papel para firmar documentos comerciales, es hora de elegir Zoho Sign. Este software facilita la firma y gestión segura de documentos comerciales desde cualquier ubicación global con unos pocos clics.
Esta completa aplicación de firma digital lo ayuda a eliminar el engorroso proceso de firmar manualmente un documento. Con su asistencia, puede obtener documentos legalmente válidos y a prueba de manipulaciones que no pueden modificarse una vez firmados. Además, este software te permite verificar la identidad del firmante y firmar documentos desde cualquier lugar con el máximo cumplimiento legal.
Veamos ahora las funciones principales de Zoho Sign.
Facilidad de firma y envío
Zoho Sign implementa un enfoque sensato para firmar y enviar documentos para la firma digital. Puede cargar fácilmente el documento, agregar los destinatarios y colocar campos de formulario para ellos antes de enviarlo. Para firmar, debe abrir el enlace enviado por correo electrónico, ingresar el código de verificación si es necesario y firmar el documento.
Gestión de documentos sin problemas
La gestión de los documentos en esta plataforma también está libre de problemas. Le permite verificar el estado del documento y tomar medidas adicionales en función de él. Además, Zoho Sign se puede utilizar para registros de auditoría completos. Te ofrece un historial completo de acciones realizadas sobre un documento y la certificación de finalización para documentos sin tareas pendientes.
Plantillas de documentos reutilizables
La función de plantillas de Zoho Sign le evita crear nuevos acuerdos desde cero cada vez que desee utilizarlos. Como usuario del plan Professional y Enterprise, puede crear plantillas para acuerdos de venta, contratos de contratación y políticas de redes sociales que puede necesitar usar con frecuencia.
Después de crear las plantillas para las necesidades de su negocio, puede ver y editar estas plantillas para cada ocasión única, cambiar la propiedad, crear SignForm (disponible solo para los administradores de la organización) y eliminar las plantillas. Estas plantillas estarán en su cuenta hasta que las elimine manualmente.
Envío de documentos a granel
Zoho Sign le permite enviar uno o más documentos a varios destinatarios a la vez mediante la función de envío masivo. Disponible solo con el plan Enterprise, resulta útil cuando los ejecutivos de recursos humanos necesitan que los empleados de una organización firmen la política actualizada.
Compatibilidad con la integración de IA abierta
Si tiene una suscripción paga de Zoho Sign que usa centros de datos de EE. UU. y una clave de API de OpenAI válida generada por el usuario, puede usar ChatGPT y la integración de OpenAI a través del asistente de IA de Zoho, Zia. Con esta integración, los datos de su documento se comparten con Open AI y se pueden utilizar para varios propósitos, incluido obtener un resumen del documento.
AES y QES
Los usuarios de todos los planes pagos y centros de datos de EE. UU. pueden obtener certificados AES (Firma electrónica avanzada) para sus firmas a través de TrustFactory, con sede en Sudáfrica. Los usuarios deben registrarse en TrustFactory y configurar esta integración para obtener esta función.
Zoho Sign también colabora con Uanataca SA, que es un proveedor de servicios de verificación de identidad con sede en la UE. Con su ayuda, los usuarios de suscripción Enterprise pueden firmar documentos a través de QES (firma electrónica calificada).
Aplicaciones móviles de Zoho Sign
Si siempre está en movimiento, puede instalar las aplicaciones de Android o iOS de Zoho Sign en sus dispositivos móviles. Estas aplicaciones son igualmente eficientes para firmar, rastrear y enviar documentos junto con la gestión de plantillas.
API de Zoho Sign
Zoho Sign también ofrece API para la integración de firmas digitales en cualquier aplicación. No importa cuál sea el requisito de su proyecto, puede aplicar fácilmente los ejemplos de código en su lenguaje de programación preferido.
Las API flexibles y escalables se pueden implementar en unos minutos. Todos los documentos firmados con estas API son 100 % admisibles en los tribunales. Obtiene el más alto nivel de seguridad con el protocolo OAuth 2.0 estándar de la industria.
Integración con las mejores plataformas
Es posible que esté utilizando herramientas comerciales y de comunicación para su organización. Zoho Sign se puede integrar con aplicaciones destacadas como Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents e Integromat.
Generar informes
Los administradores de la organización pueden acceder a los informes detallados generados por Zoho Sign para todos los documentos firmados y enviados con su cuenta. Los filtros de categoría también están disponibles para el tipo de documento, el estado del documento (completado, retirado, rechazado, vencido), la validez del documento y el historial de actividades.
Genera informes de los últimos 30 días por defecto; sin embargo, puede generar informes semanales y mensuales. También puede descargar los informes al sistema local en formato de archivo CSV.
Precios de Zoho Sign
Los usuarios individuales pueden optar por el plan Free Zoho Sign que le permite firmar cinco documentos por mes. Si tiene más requisitos, puede elegir entre los planes Estándar, Profesional y Empresarial, a partir de $10/usuario/mes.
Hay una prueba gratuita de 14 días disponible en Zoho Sign, donde puede probar todas las funciones del plan Enterprise. Incluso tiene un plan de API de firma digital de pago por uso simple y transparente.
Ultimas palabras
La firma digital no solo ofrece comodidad para la firma remota de documentos, sino que también agrega una capa de seguridad adicional contra la manipulación. Es un proceso amigable con el medio ambiente que no involucra papeleo y es rastreable para registros de auditoría.
Zoho Sign es una aplicación de firma digital asequible que le permite crear documentos y enviarlos a otras personas para que los firmen rápidamente. Las pequeñas y grandes empresas y los usuarios personales pueden usar este software para la documentación legal.
Las empresas también pueden optar por otras aplicaciones de Zoho como Zoho Assist y Zoho Payroll.