¿Dónde estaríamos sin reuniones? Probablemente esté haciendo más trabajo, pero una vez que la cantidad de personas con las que trabaja alcanza un cierto número, las reuniones se vuelven necesarias. Programar una reunión no es fácil; debe verificar y asegurarse de que todos estén disponibles, asegurarse de que sepan cuándo es la reunión y enviar una agenda. Si trabaja con equipos remotos geográficamente dispersos, es aún más difícil de administrar con diferentes zonas horarias. Outlook no es de mucha ayuda con las zonas horarias, pero le permite enviar invitaciones a reuniones y ver quién ha aceptado o rechazado una reunión. Los usuarios de Outlook tienen la opción de aceptar o rechazar automáticamente las invitaciones a reuniones en función de su disponibilidad.
Outlook puede advertirle cuando tenga un conflicto en una reunión, por lo que es lógico que sepa cuáles de sus franjas horarias están libres. Si desea que Outlook acepte y rechace automáticamente las invitaciones a reuniones, tendrá que habilitar la opción.
Aceptar y rechazar invitaciones a reuniones
Abra Outlook y vaya a Archivo> Opciones. En la ventana Opciones, seleccione la pestaña Calendario en la columna de la derecha. Desplácese hacia abajo hasta la sección ‘Aceptar o rechazar automáticamente’ y haga clic en Aceptar / rechazar automáticamente.
Se abrirá una pequeña ventana con tres opciones; el primero aceptará solicitudes de reunión, el segundo rechazará las que entren en conflicto con las invitaciones existentes y el tercero rechazará automáticamente las solicitudes de reunión para reuniones periódicas.
Limitaciones
Puede habilitar todas estas opciones, pero asegúrese de mantener su horario religiosamente en Calendario. Si ha reservado un tiempo no planificado para trabajar en algo, Calendario lo tratará como tiempo «disponible» y aceptará solicitudes de reunión para ello.
Si no tiene ganas de completar todos los aspectos de su día de trabajo en el calendario, solo debe habilitar la opción para rechazar las solicitudes de reunión que entren en conflicto con otros compromisos y rechazar las solicitudes de reunión recurrentes. Querrá tener más control sobre las invitaciones que acepta.
Outlook no le permite establecer horarios aceptables u horas disponibles que otras personas de su organización pueden ver cuando lo invitan a una reunión. Si lo hiciera, podría usarlos para automatizar la aceptación de invitaciones. Si aún desea automatizar la aceptación de invitaciones a reuniones, pero no puede molestarse en completar su agenda, agregue eventos sin nombre en Calendario para las horas que planea dedicar al trabajo. Outlook no va a verificar si está agregando un evento o tarea real, así que simplemente agregue cualquier cosa y hágalo lo suficientemente largo para cubrir el tiempo que no puede asistir a una reunión. Esto es un poco de calzarlo, pero es la solución más simple que existe.