A veces, es posible que desee copiar los correos electrónicos enviados a otra dirección sin que el destinatario lo sepa. En Microsoft Outlook, puede configurar reglas para hacer esto. Lo guiaremos a través del proceso y compartiremos una advertencia importante.
La mayoría de las personas están familiarizadas con la opción CC (copia al carbón) en su programa de correo electrónico. Enviarle un CC a alguien significa que le estás enviando una copia del mensaje. Los otros destinatarios también pueden ver quién ha recibido CC.
También hay una opción BCC (copia oculta). Cualquiera que tenga CCO estará oculto a los demás destinatarios, pero podrá ver al remitente y a los destinatarios.
En Outlook, puede agregar el campo CCO a los correos electrónicos con un simple interruptor de palanca. Para hacerlo, abra un nuevo correo electrónico, cambie a la pestaña «Opciones» y luego haga clic en «Cco». Esto hará que el campo «Cco» sea visible en este y en todos los correos electrónicos nuevos. Para ocultarlo una vez más, haga clic en Opciones> Cco en cualquier correo electrónico nuevo.
Si desea CCO a alguien en un correo electrónico específico, simplemente escriba la dirección de correo electrónico de esa persona en el campo «Cco» de la misma manera que lo haría en los campos «Para» o «Cc».
El campo «Cco» se utiliza con mayor frecuencia cuando se envían correos electrónicos masivos a muchos destinatarios, como un boletín informativo. Dependiendo de dónde se encuentre en el mundo, es posible que esté legalmente obligado a ocultar las direcciones de correo electrónico de las personas por razones de protección de datos.
Incluso si no existe una obligación legal imperiosa, sigue siendo una buena práctica (y cortesía común) no difundir las direcciones de correo electrónico de las personas sin su consentimiento.
Hay otros escenarios en los que es posible que desee BCC a alguien. Por ejemplo, si está tratando con un empleado o compañero de trabajo problemático, es posible que desee mantener un registro de sus interacciones por correo electrónico en caso de que necesite presentar una queja. BCC le permite enviar copias de los mensajes a cualquier dirección que desee, sin que los destinatarios lo sepan.
Si desea agregar un destinatario CCO a cada correo electrónico automáticamente oa correos electrónicos específicos, como los de una determinada persona o que contienen palabras específicas en la línea de asunto, no hay una manera sencilla de hacerlo. Si ha utilizado las reglas de Outlook, puede esperar que esta sea una opción, pero desafortunadamente no lo es.
Es posible utilizar reglas, pero debe crear más de una. Específicamente, una regla para aplicar una categoría a los correos electrónicos que desea en CCO y otra para reenviar automáticamente los correos electrónicos dentro de esa categoría a otra dirección. Esto no es lo mismo que un BCC, pero logra lo mismo.
La advertencia importante que mencionamos anteriormente es que muchas empresas impiden que su personal reenvíe correos electrónicos fuera de la empresa. Esto se debe a que las reglas de reenvío automático son un método común que utilizan los ciberdelincuentes para obtener datos de las empresas.
Cualquier empresa lo suficientemente grande como para tener su propio departamento de TI probablemente bloqueará el reenvío automático. También es probable que reciba una alerta cuando alguien configure una regla de reenvío automático.
Si su empresa bloquea el reenvío automático, tendrá que agregar el BCC manualmente si va a una dirección de correo electrónico externa. Sin embargo, si está reenviando a otro buzón de correo dentro de su empresa, o su empresa no bloquea el reenvío automático, está listo para comenzar.
Con esa advertencia en mente, aquí se explica cómo configurar las dos reglas.
Regla 1: Aplicar una categoría
Asegúrese de estar en su Bandeja de entrada de Outlook y luego, mientras visualiza la pestaña «Inicio», haga clic en Reglas> Administrar reglas y alertas.
Seleccione «Aplicar regla a los mensajes que envío» en el «Asistente de reglas» que aparece y luego haga clic en «Siguiente».
A continuación, elige los correos electrónicos a los que desea aplicar automáticamente la categoría. Si desea clasificar todos los correos electrónicos, haga clic en «Siguiente». Se mostrará una advertencia; haga clic en «Sí».
Si solo desea categorizar mensajes específicos, tendrá que elegir de qué tipo. Hay una gran cantidad de condiciones para elegir, incluidas aquellas con ciertas palabras en la línea de asunto o