PayPal es una forma rápida y eficiente de crear facturas y recibir pagos. Si es un profesional independiente, propietario de un negocio o alguien que quiere aprender a crear facturas profesionales en unos minutos, este artículo es para usted.
En este artículo, comprenderá cómo crear una factura utilizando la herramienta de facturación de PayPal siguiendo 7 sencillos pasos. Aprenderá cómo hacer facturas profesionales y facilitar a sus clientes el pago.
PayPal permite a empresas, autónomos y personas comunes y corrientes enviar facturas a los clientes y también proporciona una puerta de enlace para ayudar a los clientes a realizar el pago sin problemas.
Tabla de contenido
¿Por qué PayPal es una buena opción para autónomos y pequeñas empresas?
- La herramienta de facturación de PayPal es útil para crear y enviar facturas de aspecto profesional a los clientes.
- PayPal le permite pagar en moneda local sin conversión de moneda.
- Disponible en más de 200 países/regiones y admite 25 monedas.
- La función de seguimiento de pagos de PayPal le ayuda a realizar un seguimiento de su factura.
- PayPal proporciona una seguridad sólida. Por lo tanto, las transacciones son seguras, lo cual es crucial para los autónomos o los negocios.
- Los clientes tienen varias preferencias en cuanto a métodos de pago. (pagar con tarjetas de crédito o transferencias bancarias)
- PayPal le permite crear enlaces personalizados para permitir transacciones sin problemas.
- Las facturas de PayPal son útiles para clientes internacionales.
- PayPal mantiene un registro de todas las transacciones, lo que simplifica la contabilidad.
- Puedes enviar facturas, realizar un seguimiento de los pagos y gestionar tus finanzas desde tu móvil.
- Sistema automático de recordatorio de pagos de Paypal.
Ahora analicemos en detalle cómo crear una cuenta Paypal y enviar una factura a un cliente.
Cómo crear una cuenta PayPal
Paso 1: Visita el PayPal Sitio web
Paso 2: haga clic en «Registrarse»
Regístrate
Paso 3: Decide y elige si quieres una cuenta “Individual” o “Empresarial”.
Tipos de cuenta PayPal
Paso 4: Una vez que haya hecho su elección, complete detalles importantes como su dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil, contraseña, dirección y nombre.
Dirección de correo electrónico
Paso 5: Lea detenidamente los Términos y la Política de privacidad y acéptelos.
Paso 6: Haga clic en «Crear cuenta» o «Siguiente» para crear su cuenta. Luego, PayPal le enviará un código a su correo electrónico y teléfono. Revise su correo electrónico y escriba el código para confirmar su correo electrónico.
Confirmación por correo electrónico de PayPal
Paso 7: Puede conectar una tarjeta de crédito/débito o una cuenta bancaria a su cuenta PayPal.
Vincular cuenta bancaria
Paso 8: Puede configurar preguntas de seguridad.
Preguntas de seguridad de PayPal
Nota: Según su ubicación y actividad, PayPal puede solicitar información adicional para confirmar
Pero, ¿qué pasa si tienes una cuenta personal y quieres cambiarla a una cuenta comercial? A continuación se detallan algunos pasos sencillos para cambiar su cuenta de personal a comercial.
Cómo cambiar de una cuenta Paypal individual a una cuenta comercial
Paso 1: Inicie sesión en su cuenta personal de Paypal
Paso 2: haga clic en el ícono de configuración (⚙️) en la esquina superior derecha del panel de PayPal.
Configuración de Paypal
Paso 3: En la configuración de su cuenta, debería ver una opción denominada «Actualizar a una cuenta comercial» o algo similar. Haz click en eso. O Desplácese hacia abajo y haga clic en «Actualizar a una cuenta comercial».
Actualizar a la cuenta comercial
Paso 4: proporcione información comercial, como nombre comercial, dirección comercial, dirección de correo electrónico comercial, nombre legal y sitio web comercial (opcional).
Llene todos los detalles
Paso 5: proporcione información adicional según las instrucciones proporcionadas por PayPal. PayPal puede solicitar detalles adicionales, como su número de seguro social, número de identificación de empleador (EIN) u otra información relacionada con impuestos.
Paso 6: Después de proporcionar toda la información necesaria, confirme y envíe.
Nota: PayPal puede solicitarle que verifique su cuenta comercial confirmando su dirección de correo electrónico o vinculando una cuenta bancaria.
Ahora puede enviar facturas, aceptar pagos con el nombre de su empresa y disfrutar de otros beneficios de una cuenta comercial de PayPal.
Ahora, aprendamos cómo crear su primera factura.
Cómo crear una factura en PayPal
Antes de seguir adelante, es necesario saber qué información esencial debemos incluir en nuestra Factura.
Sus facturas deben incluir la siguiente información:
- Su nombre, información de contacto y detalles comerciales.
- Condiciones de pago (fecha de vencimiento, métodos de pago, cargos y precio total).
- Importe total adeudado en moneda.
- Nombre del cliente e información de contacto.
- Una lista detallada de servicios con cantidades y tarifas.
- Número y fecha de factura.
- Descripción de los servicios o trabajos prestados.
- Cualquier cargo o condición por pago atrasado.
- Instrucciones de pago.
Muestra de factura
Puede agregar información adicional según sus necesidades.
Creemos su primera factura:
Paso 1: Una vez que haya creado su cuenta y haya vinculado una cuenta bancaria, inicie sesión en su cuenta comercial de PayPal con su dirección de correo electrónico y contraseña.
Paso 2: En el panel de control de su cuenta PayPal Business, debería ver una opción para «Facturación». Haga clic en él para crear su primera factura.
Opción de facturación en Paypal
Paso 3: Haga clic en el botón «Crear factura» para comenzar a crear una nueva factura.
Crear factura
Paso 4: Complete toda la información necesaria.
- Información del cliente: ingrese la dirección de correo electrónico de su cliente en el campo «Facturar a». También puede agregar el nombre de un cliente si lo desea. Además, puede crear facturas para varios clientes.
- Detalles de la factura:
- Número de factura: PayPal lo generará automáticamente, pero puedes personalizarlo.
- Fecha de factura: la fecha en la que se crea la factura.
- Fecha de vencimiento: la fecha en la que espera el pago.
- Referencia: puede agregar un número de referencia o una nota si es necesario.
- Artículos: puede agregar el nombre del artículo, la cantidad, el precio, los impuestos y la descripción con respecto a su servicio.
Nueva factura
- Mensaje: Además, puede escribir mensajes personalizados a los clientes.
- Términos y condiciones: si tiene términos y condiciones específicos, puede mencionarlos en la factura.
- Archivo adjunto: PayPal le permite atraer archivos (JPG, GIF, PNG y PDF. Hasta 5 archivos y 4 MB por archivo)
- Memo para uno mismo y número de referencia
Paso 5: Debe agregar la descripción de «Artículo» o «Servicio» de la siguiente manera.
- Haga clic en «Agregar» para incluir cada artículo y asegúrese de especificar la descripción, la cantidad, el precio unitario y el impuesto (si corresponde) para cada artículo.
- Haga clic en «Guardar» después de agregar cada elemento.
Agregar artículo o servicio
Paso 6: Puede personalizar la configuración de la factura haciendo clic en «Más opciones» en la parte inferior de la factura. Aquí puede elegir la moneda (PayPal admite 25 monedas), configurar opciones de impuestos y configurar otras preferencias de facturación.
Después de completar todos los detalles y asegurarse de que todo sea correcto, haga clic en el botón «Vista previa» para revisar la factura.
Revise cuidadosamente la factura para verificar su exactitud y realice los ajustes necesarios.
Paso 7: Una vez satisfecho, haga clic en el botón «Enviar» para enviar la factura por correo electrónico a su cliente.
Ejemplos de facturación de Paypal
Existen diferentes tipos de facturas que quizás desee enviar según su trabajo y sus requisitos. Entendamos escenarios comunes para generar facturas de PayPal.
#1. Facturación de autónomos en función de la entrega
En este método de facturación, el pago está vinculado a la finalización y entrega de artículos o proyectos específicos descritos en el contrato del autónomo. El profesional independiente cobra a sus clientes por sus servicios en función de las tareas específicas que realizan.
Si es un redactor de contenido independiente y desea que le paguen por palabra. Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta:
- Decida su tarifa por palabra, que es la cantidad que cobrará por palabra (por ejemplo, $0,1 por palabra).
- Aclare los detalles del proyecto y el recuento de palabras con su cliente.
- Al crear una factura, incluya su información de contacto, los detalles del cliente, las condiciones de pago y un número de factura único.
- Enumere el título o enlace de cada artículo como una línea separada en la factura. Especifique el recuento de palabras para cada pieza, la tarifa por palabra y el costo total de ese artículo.
- Paypal calcula automáticamente el total y completa el monto total adeudado sumando los costos de todos los artículos enumerados en la factura.
- Escribir un mensaje al cliente.
- Revisar y enviar.
Factura para redactor de contenido según entregable
Nota: Debe agregar la dirección de correo electrónico del cliente.
No olvides hacer un seguimiento. Puede utilizar la función de recordatorio automático de PayPal para ayudar con esto.
Después de recibir el pago, registre la transacción en su software de contabilidad o libro mayor. Marcar la factura como pagada.
#2. Facturación de autónomos por horas
Existen muchas plataformas donde los autónomos cobran por horas. Calculan una tarifa por hora por su trabajo y la multiplican por la cantidad de horas dedicadas a realizar el trabajo.
Si eres uno de esos autónomos y quieres crear facturas en consecuencia, ¡esta parte es para ti!
Hay algunas cosas que debes tener en cuenta al crear tu factura.
- Decida su tarifa por hora, que es la cantidad que cobrará por hora (por ejemplo, $25 por hora)
- Utilice una herramienta o software de seguimiento del tiempo para registrar con precisión la cantidad de horas que ha trabajado en el proyecto. Asegúrese de tener registros claros y confiables de las tareas que ha completado.
- Utilice la herramienta de facturación de PayPal, mencione su nombre/razón social, información de contacto, detalles del cliente, condiciones de pago y un número de factura único.
- Enumere las horas que ha trabajado en diversas tareas como partidas individuales en la factura. Incluya la fecha, una descripción del trabajo realizado durante ese tiempo, la cantidad de horas trabajadas y su tarifa por hora para cada tarea.
- Paypal calcula automáticamente el total y completa el monto total.
Si sigue estos pasos, podrá crear y administrar de manera efectiva facturas para su trabajo independiente por horas, garantizando transparencia, precisión y pago oportuno por sus servicios.
#3. Vendedor vendiendo productos
Si es propietario de un negocio o un pequeño vendedor que vende productos y desea crear una factura para varios clientes a la vez, Paypal también tiene una solución para usted. Podrás crear facturas personalizadas para cada cliente. No solo eso, puede calcular diferentes impuestos sobre las ventas, descuentos y el total restante adeudado en un solo lugar.
Sigamos estos sencillos pasos:
- Incluya el nombre, la dirección y los datos de contacto de su empresa en la parte superior de la factura. Esta información lo identifica como el vendedor.
- Incluya el nombre, la dirección y los datos de contacto del cliente. Puede agregar varios nombres de clientes.
- Agregue la fecha en que se crea la factura. Asigne un número de factura único.
- Enumere cada artículo o producto que haya vendido. Incluya una breve descripción, cantidad, precio unitario y el precio total de cada artículo.
Descripción del Producto
- Incluya cualquier impuesto sobre las ventas, IVA (impuesto al valor agregado) u otros impuestos aplicables. Indique claramente la tasa impositiva y calcule el monto del impuesto en función del subtotal.
- Si ofrece algún descuento, dedúzcalo del subtotal.
- Si cobra tarifas de envío o manipulación, incluya estos costos también.
- Calcule el monto total adeudado.
Factura para vendedores
- Especifique las condiciones de pago, incluida la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.
- Además, puede agregar mensajes personalizados para los clientes.
- No olvides mencionar la política de reembolsos y devoluciones.
Una factura bien estructurada mantiene el profesionalismo y facilita los pagos puntuales.
Hay muchas más industrias y campos donde se pueden enviar facturas de Paypal, como servicios basados en suscripción, servicios de consultoría, comercio electrónico y muchos más.
Mejores prácticas para crear facturas de PayPal
Para garantizar un proceso de facturación fluido y recibir pagos con prontitud, considere las siguientes mejores prácticas:
1. Información de contacto precisa: vuelva a verificar la dirección de correo electrónico del destinatario para evitar enviar facturas a la persona equivocada.
2. Borrar detalles de la factura:
- Incluya una descripción clara y detallada del artículo o servicios prestados.
- Especifique cantidades, tarifas y descuentos aplicables.
- Detalla los cargos para una fácil referencia.
3. Numeración de facturas: asigne un número de factura único para cada transacción para mantener la claridad y evitar confusiones.
4. Condiciones de pago:
- Indique claramente la fecha de vencimiento del pago para establecer expectativas de pagos puntuales.
- Especifique cargos por pagos atrasados o sanciones por pagos atrasados, si corresponde.
5. Apariencia profesional:
- Utilice una plantilla de PayPal con el logotipo de su empresa y sus datos de contacto.
- Asegúrese de que la factura esté bien estructurada y sea fácil de leer.
6. Moneda y Métodos de Pago:
- Especifique la moneda en la que desea recibir el pago.
- Mencione claramente los métodos de pago aceptados, incluidos PayPal, transferencias bancarias o tarjetas de crédito.
7. Impuestos y Tasas:
- Incluya cualquier impuesto o tarifa aplicable de manera transparente.
- Mencione si los impuestos están incluidos en los precios indicados o se agregan por separado.
8. Términos y condiciones:
- Describa su política de reembolso o devolución, si corresponde.
- Incluya los términos y condiciones adicionales relacionados con la transacción.
9. Enlaces de pago:
- Utilice la función de facturación de PayPal para generar enlaces de pago directamente en la factura.
- Facilite a los clientes hacer clic y pagar directamente a través de PayPal.
10. Envío y Seguimiento: Enviar la factura puntualmente después de entregar los productos o servicios. Haga un seguimiento con un recordatorio cortés antes o en la fecha de vencimiento para garantizar que el pago no se retrase.
11. Mantenimiento de registros: mantenga un registro de todas las facturas enviadas y los pagos recibidos. Utilice un software de facturación o una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de sus transacciones financieras.
12. Conciliar pagos: concilie periódicamente los pagos recibidos con sus facturas para detectar cualquier discrepancia.
13. Comunicación segura: utilice comunicación segura por correo electrónico al enviar facturas para proteger la información financiera confidencial.
14. Mensajes personalizados: agregue un mensaje de agradecimiento breve y personalizado para mostrar agradecimiento por el negocio del cliente.
15. Documentación de respaldo: adjunte a la factura todos los documentos de respaldo necesarios, como contratos o recibos.
16. Accesibilidad y claridad: asegúrese de que su factura sea accesible para personas con discapacidades siguiendo las pautas de accesibilidad.
Preguntas frecuentes
¿Crear una factura de PayPal es gratis?
Sí. La factura de PayPal es gratuita. Pero debe pagar tarifas cuando su cliente le pague.
¿Por qué debería utilizar un software de facturación en lugar de crear una factura manualmente?
Ahorra tiempo, reduce el error humano y mejora el profesionalismo. También ofrece funciones como recordatorios automáticos y seguimiento para una mejor gestión de pagos.
Ultimas palabras
Las facturas son una de las partes importantes de los negocios y las finanzas. Paypal es una plataforma útil para crear facturas en detalle con su función de facturación. Si sigue las prácticas anteriores y agrega la información necesaria, puede crear sus propias facturas y mejorar la eficiencia de los pagos.
Existen muchas otras plataformas que proporcionan plantillas y herramientas para crear facturas. Si desea explorarlos, aquí tiene un artículo sobre los mejores generadores de facturas para aceptar pagos de clientes.