El alcance del documento de trabajo lo ayuda a evitar conjeturas y errores de comunicación en un proyecto y a mantenerlo encaminado cuando colabora con clientes externos.
Las empresas de hoy colaboran con múltiples partes antes de completar un proyecto. Para tal trabajo colaborativo, las empresas necesitan un documento profesional. Para que puedan consultarlo más adelante si las partes externas colaboradoras no entregan los entregables del proyecto de acuerdo con las especificaciones acordadas.
Uno de esos documentos comerciales es el alcance del trabajo. Lo necesita cada vez que toma proyectos de otra persona o colabora con terceros.
Continúe leyendo para aprender a escribir un documento de alcance de trabajo en un lenguaje claro y fácil de entender. También explorará algunos recursos en línea que ofrecen diferentes tipos de plantillas de trabajo y constructores basados en formularios.
Tabla de contenido
Introducción
El alcance del trabajo, también conocido como documento SoW, es un documento en el que se describe información detallada sobre las bases de un proyecto. Muchas personas también lo consideran un contrato escrito entre ellos y otras partes interesadas de un proyecto, incluidos agentes, proveedores de servicios y subcontratistas.
El documento generalmente explica cómo se completa cada tarea o fase de un proyecto, los entregables, los resultados esperados, los cronogramas de pago y el proceso. Al usar esto, los trabajadores independientes o los equipos pueden mencionar de manera clara y concisa lo que las partes interesadas pueden esperar de un proyecto.
En caso de malentendido, esto funciona como la opción de acceso para todas las partes. A partir de él, todos saben lo que deben hacer para que el proyecto funcione para ambos. El documento SoW también es una forma fantástica de comunicación efectiva, cuya falta puede hacer que fracase un proyecto y una relación entre el cliente y las partes interesadas.
Componentes esenciales
Según el tipo de proyecto y la industria, el documento variará. Sin embargo, estos son los elementos comunes que debe incluir en casi todos los SoW para lograr transparencia.
Información clave
En cada documento SoW, debe incluir los detalles básicos de un proyecto para que los lectores puedan darse cuenta de inmediato de qué se trata. Incluya el nombre del proyecto, el nombre del autor, el nombre del cliente, la fecha y otra información crucial.
Objetivos del proyecto
Agregar una breve descripción del proyecto en el SoW siempre ayuda. Asegúrese de incluir los antecedentes del proyecto, los objetivos, la declaración del problema y las personas involucradas, pero de manera concisa.
Descripción de bienes y servicios como lista
Ahora, pase a la parte más crucial de este documento: los bienes y servicios que entregará o realizará dentro del marco del proyecto.
Es mejor dividir los entregables en partes más pequeñas y enumerarlas como tareas y subtareas. Ya sea un proyecto independiente o un proyecto de equipo, presente las tareas en una tabla junto con las fechas de finalización previstas y las personas de contacto.
Proyectos Deliverable
Puede que no sea necesario para todos los documentos del SoW, pero es beneficioso mencionar lo que el cliente obtendrá una vez que finalice el proyecto. Por lo tanto, sabrán qué esperar de usted y su equipo.
Tiempo del proyecto
El tiempo juega un papel crucial en todos los proyectos; por lo tanto, debe incluir el tiempo de finalización. Menciona cuándo comenzarás a trabajar en él y cuándo lo terminarás. Además, no olvide mencionar cualquier hito o logro que desee lograr en el camino.
Una lista fuera de alcance
Otro componente opcional del documento SoW lo llevará al siguiente nivel. En esta sección, incluye todo lo que no incluirás en tu proyecto, pero los clientes pueden esperar que lo hagas. Esto aclarará las cosas y te ayudará a evitar malentendidos.
Protocolo para Cambios
A medida que crea SoW antes de comenzar un proyecto, es posible que más adelante surjan necesidades para realizar cambios en el alcance del proyecto que menciona en este documento. Por esta razón, debe agregar un protocolo a través del cual podrá realizar cambios en él.
Términos de pago
Todos los proyectos pagados deben contener una sección donde debe describir los gastos del proyecto y los modos de pago. Si el proyecto necesita que inviertas dinero en bienes, mano de obra, infraestructura o cualquier otro costo general, inclúyelo en esta sección. Además, mencione los calendarios de pago, los pagos por hitos y otros detalles en su documento SoW.
Términos y condiciones
Debe incluir todos los términos y condiciones del proyecto en esta sección. Aquí también puede explicar los términos utilizados en el SoW y cualquier condición que no haya aclarado anteriormente.
Aceptación
Finalmente, agregue esta sección que convertirá esto en un contrato legalmente exigible. Aquí, incluya la firma del cliente y ofrezca espacio para las firmas de otras partes interesadas.
Casos de uso
Cualquier acuerdo de puesta en marcha de un proyecto entre un cliente y una parte de subcontratación debe realizarse a través de un documento SoW. Encuentre a continuación algunos casos de uso del mundo real del alcance de los documentos de Word y sus plantillas:
#1. Edificación de Obras Arquitectónicas
Dado que el trabajo de arquitectura para edificios comerciales y personales incurre en muchos gastos, riesgos e inversiones de tiempo, debe utilizar un documento SoW estándar que utilizan la mayoría de las empresas de construcción de edificios.
La siguiente plantilla es un documento SoW estandarizado que incluye todos los componentes vitales como la definición del proyecto, la información del cliente y del proyecto, el proceso de selección del arquitecto, el cronograma del proyecto, los requisitos de aprobación, el objetivo general, etc.
Descargar: Plantilla de obras arquitectónicas gratis MS Word/Google Docs
#2. Reforma Interior y Exterior
Varias agencias de decoración del hogar y contratistas utilizan este documento SoW para finalizar acuerdos de renovación de proyectos individuales o comerciales. Puede usar una plantilla si es nuevo en este campo y no tiene idea de cómo crear una.
La siguiente plantilla de documento SoW se redactó de acuerdo con las necesidades de los contratistas generales de EE. UU. para la renovación de edificios comerciales o residenciales. Contiene todo el contenido “dentro del alcance” de las obras de renovación. Sin embargo, puede agregar más o eliminar algunos según el proyecto en el que esté trabajando.
Descargar: Plantilla de obras de renovación gratis MS Word/Google Docs
#3. Proyectos de Paisajismo Residencial y Comercial
Los proyectos de paisajismo incluyen mucho trabajo húmedo, así como exhibiciones profesionales. El documento SoW es la oportunidad para que muestres tu creatividad y gustos de diseño para que la parte contratante obtenga otro punto sólido para contratar a tu agencia.
Esta plantilla SoW de trabajo de paisajismo consta de bloques de imágenes donde puede colocar un logotipo de marca, paletas de colores de marca, íconos y ejemplos de trabajo. Hay una página en blanco adicional que puede usar para escribir más contenido. Para cada página, puede cambiar el ejemplo de imagen de paisaje.
Descargar: plantilla SoW de paisajismo gratis en MS Word/Google Docs
#4. Marketing de medios sociales
Ayudar a las empresas con sus anuncios de redes sociales y campañas de marketing es lucrativo. Varios autónomos y agencias de marketing digital están interesados en esto. Si también está en este dominio, entonces un documento SoW puede ayudarlo a largo plazo.
Encuentre a continuación una plantilla SoW de marketing en redes sociales organizada, nítida y profesional que las agencias y los autónomos pueden usar comercialmente. Contiene los componentes del documento SoW imprescindibles, como detalles del cliente, descripciones del proyecto, detalles de la campaña, entregables clave, tablas de campaña, etc.
Descargar: Plantilla SoW de marketing en redes sociales gratis MS Word/Google Docs
#5. Contratos Gubernamentales
Un documento SoW es muy necesario para trabajos contractuales que puede obtener de gobiernos federales, estatales, municipios y condados. Además, encontrará que el alcance del contrato del gobierno de los documentos de trabajo es el más elaborado en contenido y alcance.
Aquí encontrará un ejemplo de la plantilla SoW para proyectos contractuales gubernamentales. Le permite agregar el logotipo de su agencia y otro contenido del SoW, como el nombre de la organización, el nombre del proyecto, los detalles del autor, los antecedentes y objetivos del proyecto, la descripción del proyecto, el cronograma, la propuesta de costo del proveedor, etc.
Es posible que deba agregar o excluir contenido según el proyecto de contrato gubernamental que le interese. Revise los requisitos del proyecto para obtener un formato de documento SoW antes de enviar el borrador final.
Descargar: Plantilla de SoW de contratos gubernamentales gratis MS Word/Google Docs
Cosas que hacer para escribir un documento SOW ✔
- Incluya detalles explícitos sobre el trabajo, el pago, los recursos, la fecha límite, los hitos, etc.
- Agregue elementos visuales como imágenes del producto o servicio final que espera, gráficos, cuadros, tablas, etc.
- Si el documento contiene jerga comercial, asegúrese de que usted y la parte firmante las definan antes de encargar el proyecto.
- Si se trata de un proyecto a largo plazo con muchos entregables complejos que dependen del tiempo, incluya un cronograma de revisión del SoW a intervalos mensuales o trimestrales.
- El documento también debe contener definiciones de éxito del proyecto. Cuando complete el proyecto, el cliente puede revisar fácilmente las definiciones de éxito y no habrá margen para revisiones y reelaboraciones innecesarias.
- Mantenga el SoW nítido, conciso y breve. No utilice rellenos innecesarios para alargar el documento.
- Debe redactar el documento colaborando con las partes interesadas externas e internas. Por ejemplo, las partes interesadas internas serán su equipo de proyecto y las partes interesadas externas serán el cliente y los proveedores externos.
- Mencione los servicios estrechamente relacionados que no vienen con el proyecto, como el alojamiento después del desarrollo del sitio web, la publicación de la aplicación después del desarrollo de la aplicación, etc., a menos que el cliente pague por el servicio.
Ahora, pasemos a lo que no se debe hacer para escribir un documento de ámbito de trabajo (SOW).
No se debe escribir un documento SOW ❌
- No dude en utilizar plantillas de documentos SoW y ejemplos de un proyecto relevante al crear el suyo. Ahorrará tiempo y esfuerzo.
- No incluya contenido vago y ambiguo en el documento que los subcontratistas, proveedores y otros terceros puedan usar para su beneficio y causarle daños monetarios.
- No apresure el proceso de redacción de un documento de alcance de trabajo. Siéntate con tus colaboradores y planifica minuciosamente el documento incluyendo todas las definiciones, hitos, limitaciones, presupuesto, etc.
- No olvide delinear claramente los entregables en un proyecto que están «fuera del alcance» y «dentro del alcance».
- Si el proyecto requiere ciertas duraciones de formación profesional, no olvide incluir eso en el documento junto con los costos.
- Algunos documentos de SoW carecen del flujo de trabajo paso a paso sobre cómo el cliente debe auditar los entregables para que puedan declarar la finalización del proyecto. Asegúrese de no cometer este error. Incluya pasos preaprobados que definan el proyecto como completo de acuerdo con los términos de puesta en marcha.
- Los proyectos a largo plazo pueden requerir desviaciones, alteraciones del alcance, cambios en los entregables, etc. No olvide mencionar tales posibilidades en el documento SoW.
Además, consulte los recursos de plantilla gratuitos para documentos SOW.
Recursos de plantilla gratuitos
Hoja inteligente
En Smartsheet, los usuarios pueden encontrar una variedad de plantillas gratuitas de ámbito de trabajo para uso personal. Aquí, las plantillas están disponibles en Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs y Google Sheets.
El marketing digital, la construcción comercial, el desarrollo de software, el diseño de interiores, el diseño web y la remodelación son algunas industrias populares en las que puede usar estas plantillas de esta plataforma.
Archivo de plantillas
Template Archive es otro sitio web donde puede encontrar recursos gratuitos para crear el alcance de los documentos de trabajo. Las plantillas son de varios diseños y formatos para que puedas elegir según tu marca o proyecto. Además, puede descargarlos y editarlos fácilmente para crear un documento SoW único.
FormSwift
FormSwift le permite crear un documento de ámbito de trabajo para su próxima propuesta de proyecto de dos maneras. Primero, descargue una plantilla genérica en Microsoft Word o Adobe PDF desde su sitio web. Luego, puede completar los espacios en blanco para crear un documento SoW personalizado.
En segundo lugar, puede pasar por un generador SoW guiado en el que ingresa los detalles relevantes y el generador continúa creando el documento. Se tarda unos 20 minutos en crear el documento en línea en esta plataforma.
Ultimas palabras
Entonces, ahora conoce el alcance del documento de trabajo, sus componentes y lo que se debe y no se debe hacer para crear un documento SoW profesional que le encantará a su cliente. Además, también ha descubierto algunos casos de uso en los que puede usar documentos SoW.
Para ayudarlo aún más, el artículo ha descrito algunos creadores de documentos de trabajo en línea y bibliotecas de plantillas. Puede crear un documento SoW en línea utilizando cualquiera de las plataformas anteriores, ya sea siguiendo una guía paso a paso o descargando y personalizando una plantilla.
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