La suite de escritorio de MS Office no tiene la misma función de colaboración en vivo que Office 365. Dicho esto, todavía permite que varias personas trabajen en un solo documento. Simplemente no tiene colaboración en vivo. En su lugar, tiene documentos maestros que puede crear para controlar otras partes más pequeñas de un documento grande. Los usuarios pueden proporcionar comentarios en forma de comentarios y puede realizar un seguimiento de los cambios que se realizan en un documento. Sin embargo, una vez que el documento esté completo, debe informar a todos los que trabajan en él. Puede lograr esto con un correo electrónico redactado cortésmente que nadie leerá. La mejor solución es simplemente marcar un documento como final en MS Word.

Cuando marca un documento como final en MS Word, agrega un banner en la parte superior del documento. Cualquiera que abra el documento sabrá de inmediato que está completo y no podrá editarlo más.

Marcar un documento como final en MS Word

Abra el documento de MS Word que desea marcar como final.

En Office 2013 y versiones anteriores, debe hacer clic en el orbe de Office en la parte superior izquierda. Vaya a Preparar> Marcar como final.

En Office 2016, no hay ningún orbe de Office en la parte superior izquierda. En su lugar, debe ir al menú Archivo. En la pestaña Información, haga clic en ‘Proteger documento’. En el menú desplegable que se abre, haga clic en ‘Marcar como final’.

Recibirá algunas indicaciones en pantalla que le indicarán que el documento se marcará como final. Acéptelos a ambos y listo. Ahora puede enviar por correo electrónico / compartir este documento. Siempre que alguien lo abra, verá un banner en la parte superior que le indica que el documento es la versión final de sí mismo.

Edición de un documento marcado como final

Cuando marca un documento como final en MS Word, básicamente le está haciendo saber a cualquiera que lo abra que no se le harán más cambios. No está agregando una capa de seguridad al documento que impida que otras personas lo editen. De hecho, es bastante fácil editar un documento que se ha marcado como final.

Abrelo. El banner que le dice que un documento ha sido marcado como final también tiene un botón ‘Editar de todos modos’. Simplemente haga clic en él y podrá editar el documento.

Una vez que comience a editar el documento, o simplemente haga clic en el botón ‘Editar de todos modos’, el documento pierde su marcador ‘Final’. Cuando lo cierra y guarda los cambios, el marcador ‘Final’ se elimina efectivamente. Puede realizar cero cambios reales en el documento, pero una vez que haga clic en «Editar de todos modos» y guarde el archivo, el marcador «Final» desaparecerá.

Esta función no está disponible en macOS.