Si alguna vez ha mostrado varios calendarios en una vista en Outlook en línea, sabrá lo útil que es, pero también lo confuso que puede resultar. Utilice colores y encantos para saber de un vistazo qué cita pertenece a qué calendario.
Outlook puede mostrar una variedad de calendarios diferentes además del calendario predeterminado. Los calendarios adicionales que haya creado usted mismo, los calendarios compartidos de otras personas, los calendarios de los grupos a los que pertenece y los calendarios de Planner se pueden ver de forma individual o conjunta.
Cuando está viendo varios calendarios juntos, es fácil perderse un poco. Microsoft ha facilitado la distinción entre diferentes calendarios mediante el uso de colores y también puede agregar accesos (iconos en cada cita) de forma predeterminada para cada calendario e individualmente en eventos específicos.
Su calendario predeterminado mostrará las citas en azul, sin accesos.
Para ver calendarios adicionales, haga clic en ellos en la barra lateral del lado izquierdo para que se muestre una marca de verificación.
Las citas de esos calendarios aparecerán en la vista de calendario. Outlook les da un color diferente por defecto.
En nuestro ejemplo, dos de los eventos tienen un icono, llamado amuleto, ya asignado.
Outlook lo hace automáticamente cuando encuentra una palabra que coincide con un encanto. La cita verde tiene un encanto de tarta de cumpleaños porque el título de la cita es «El cumpleaños de Mike». La cita roja tiene un amuleto de lápiz y papel porque la cita incluye la palabra «tutorial». Otros términos que harán que se agregue un amuleto automáticamente incluyen «dentista», «médico», «vacaciones» y «automóvil».
Puede cambiar manualmente el color predeterminado de un calendario haciendo clic en los tres puntos junto al calendario en la barra lateral y luego seleccionando la opción «Color».
Elija el color que desee y las citas en el calendario cambiarán inmediatamente para coincidir.
También puede agregar un acceso predeterminado a un calendario, que se aplicará a todas las citas de ese calendario. Haga clic en los tres puntos junto al calendario en la barra lateral y luego seleccione el botón «Charm».
Elija el amuleto que desee y las citas cambiarán inmediatamente para coincidir.
Una de las citas que señalamos anteriormente todavía tiene el encanto de lápiz y papel que Outlook aplicó automáticamente.
El acceso automático anterior anula el calendario predeterminado, pero puede cambiarlo. Haga doble clic en la cita para abrirla y luego seleccione el acceso.
Esto abre la caja de encanto. Puede elegir cualquier amuleto que desee, pero para que coincida con el amuleto predeterminado del calendario, debe eliminar el amuleto aplicado automáticamente. Para hacer esto, haga clic en el círculo en la parte superior izquierda.
Esto eliminará el amuleto personalizado y la cita recogerá el amuleto predeterminado que seleccionó para el calendario.
Si no desea aplicar un amuleto predeterminado a un calendario, sino que desea aplicar amuletos personalizados a citas específicas, el proceso es similar. Haga doble clic en una cita para abrirla y haga clic en el círculo junto al título de la cita.
Esto abre la caja de encanto. Elija el encanto que desee y haga clic en él para aplicarlo a la cita.
Cierre la cita y el amuleto será visible en la cita en el calendario.
Actualmente, no hay forma de agregar sus propios colores o amuletos a Outlook, por lo que debe usar las opciones que le brinda la compañía. Sin embargo, hay suficientes colores y encantos que, en la mayoría de las situaciones, podrás crear marcadores únicos para bastantes calendarios, lo que sin duda es mejor que tener varios calendarios idénticos mirándote fijamente.