¿No puede decidir si necesita Confluence o SharePoint para su negocio? Lea esta guía definitiva sobre Confluence vs. SharePoint para tomar una decisión informada.
Para promover la colaboración de datos entre departamentos e incluso entidades externas, busca herramientas de gestión del conocimiento y colaboración de datos.
Confluence y SharePoint son las dos herramientas más populares en este nicho. Sigue leyendo para descubrir cómo se comparan estas dos aplicaciones entre sí. Además, aprenda cómo tomar las decisiones correctas sobre si obtener Confluence o SharePoint.
Tabla de contenido
Confluencia: una descripción general
Confluence es una sólida herramienta de gestión del conocimiento y lluvia de ideas para empresas de todos los tamaños e industrias. En Confluence, puede crear espacios de trabajo en equipo para varias operaciones comerciales, como se describe a continuación:
- Elaboración de estrategia empresarial
- Diseño de servicios, productos, apps, etc.
- Recursos humanos y nómina
- Marketing y ventas
- Documentación e informes
- Planificación de proyectos
- Gestión de productos
- Políticas y regulaciones de la empresa
Crea espacios dentro de la herramienta y luego crea muchas páginas dentro de estos espacios dedicados. Para una mejor organización, puede usar árboles de páginas para crear una jerarquía de páginas con metadatos.
Funciona completamente en la nube con opciones de alojamiento en centros de datos o servidores locales. Si está trabajando con editores internacionales líderes, agencias de producción de contenido y empresas de gestión de proyectos y productos, existe una gran posibilidad de que reciba enlaces de Confluence a páginas y sitios destinados a uso comercial.
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Rol de Confluence como herramienta de colaboración laboral
Confluence viene con las plataformas intuitivas que un equipo remoto e híbrido necesita para la colaboración. Le ayuda a crear un espacio de equipo con una visión general estelar del equipo o proyecto utilizando los siguientes campos:
- Imagen de cabecera
- Descripción del espacio
- Objetivos del equipo
- Información del contacto
Por lo tanto, usted y sus empleados y contratistas tienen todo al alcance de la mano si usan Confluence. Dado que la herramienta le permite a usted y a su equipo cargar contenido como imágenes, textos, documentos, archivos PDF, multimedia, códigos, etc., se convierte en la única fuente confiable para los datos comerciales en cualquier momento y en cualquier lugar.
Promueve el trabajo móvil y la gestión de contenidos a través de sus aplicaciones para Android e iOS. Puede realizar casi todas las tareas desde un dispositivo móvil, por lo que su negocio sigue creciendo incluso si usted y algunos gerentes clave están de vacaciones.
Beneficios de usar Confluence
- Confluence ayuda a las empresas a crear bases de conocimiento sin esfuerzo a las que cualquiera puede acceder desde una computadora o teléfono móvil.
- La herramienta también agiliza y organiza el proceso de creación y publicación de contenido al crear un espacio de edición colaborativo, automatización de aprobación de contenido y protección de contenido.
- Al mostrar contenido comercial con Confluence, puede crear una capa adicional de seguridad y evitar la duplicación de contenido no autorizado o los ataques de ransomware.
- Si una aplicación móvil o un desarrollador web envía el contenido incorrecto públicamente, puede recuperarlo rápidamente y actualizar las páginas con el contenido correcto mediante el control de versiones para textos, códigos y pizarras.
- Las empresas que ya utilizan herramientas de Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, etc., utilizan principalmente Confluence para todo lo relacionado con el contenido digital.
SharePoint: una descripción general
Microsoft SharePoint es una herramienta de publicación de páginas de Internet e intranet junto con funcionalidades para archivar, publicar y distribuir contenido. Si es una empresa y necesita portales web separados para contenido público y para empleados, es posible que desee obtener Microsoft SharePoint.
Con un sitio web de SharePoint, no necesita tomar el dolor de cabeza del desarrollo de páginas web, la administración de contenido y la publicación. Simplemente implemente SharePoint en la nube y use sus plantillas integradas para publicar rápidamente sitios impresionantes como Hub Site, Team Site y Communication Site.
En su mayoría, las empresas usaban SharePoint para organizar terabytes de datos comerciales generados cada día. Sin embargo, el uso de SharePoint está disminuyendo debido a sus complejos requisitos de desarrollo, administración y aprovisionamiento de seguridad.
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Rol de SharePoint como herramienta de colaboración en el trabajo
Principalmente, SharePoint funciona como un sitio de intranet confiable. Los empleados, tanto en el sitio como de forma remota, pueden acceder a la intranet desde dispositivos autorizados. Luego, pueden acceder a la pestaña Contenidos del sitio y documentos para acceder a los archivos comerciales para su proyecto o para fines de trabajo habituales.
La función de almacenamiento de documentos de SharePoint como sistema de control de versiones. Almacena todos los archivos, documentos, imágenes y multimedia cargados en diferentes versiones. Si necesita colaborar en un archivo, puede hacerlo utilizando las herramientas en línea de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint, etc.
Su función Checkout es una funcionalidad interesante para empresas de nivel empresarial. Puede extraer un documento de SharePoint. Hasta que revise el documento, no estará disponible para que lo editen otros miembros del equipo.
Aunque limitado, todavía hay empresas corporativas heredadas y gigantes de la tecnología de la información que usan SharePoint para sitios web internos y aplicaciones móviles.
Beneficios de usar SharePoint
- Las grandes organizaciones y los gobiernos utilizan principalmente SharePoint para comunicar datos y archivos en la Internet pública de forma segura.
- El uso de SharePoint como una solución de intranet reduce el costo de desarrollar intranets y contratar desarrolladores web.
- También puede usar sitios de SharePoint como tiendas de comercio electrónico, administración de dispositivos de TI, archivo de contenido, etc.
- Se integra bien con todas las aplicaciones de Microsoft 365 para que pueda producir informes, diapositivas, aplicaciones móviles, etc., sobre la marcha utilizando un navegador web en una computadora portátil o dispositivo móvil.
- Las listas de SharePoint lo ayudan con las listas de tareas pendientes, la toma de notas, etc.
- Importe y exporte el calendario de Outlook para la programación o gestión de eventos.
Confluencia vs. SharePoint: el proceso de trabajo
La principal diferencia entre Confluence y SharePoint es el proceso de trabajo. Comenzar con Confluence es realmente fácil. La herramienta lo guiará hasta que configure los espacios y las páginas según los necesite.
Por el contrario, SharePoint es una solución de administración de contenido complicada. Su configuración es tan compleja como su arquitectura en internet o intranet. Usted o el administrador que administrará sus sitios y activos de SharePoint debe tener experiencia funcional con la herramienta. Si bien cualquiera puede configurar un sitio y una página de Confluence, se necesita un administrador de TI experto para configurar un sitio de SharePoint funcional.
El proceso de trabajo de la confluencia
Confluence funciona ofreciéndote un tablero donde puedes echar un vistazo a las tareas, lo último de tu organización, las actividades de Spaces, etc. Para ello, Atlassian proporcionó las siguientes interfaces en esta herramienta de gestión de contenidos y conocimiento:
- Tu nombre y Espacio
- Continúe donde lo dejó: para reanudar las tareas
- Descubra lo que está sucediendo: una fuente de contenido popular y seguido
- Espacios: cada espacio de trabajo y página que creó o compartió con usted
- Anuncios
- Calendarios: calendarios personales y de equipo
Spaces on Confluence alberga toda la actividad de un proyecto, equipo, departamento u organización. Una pequeña empresa puede tener solo un Espacio, mientras que una entidad multinacional puede tener cientos de Espacios.
Dentro de un Espacio, hay varias Páginas. Si utiliza el espacio de gestión de proyectos preconfigurado de Confluence, obtendrá estas páginas:
- Plan de proyecto
- Documentación de decisión
- Informe de estado
A diferencia de SharePoint, no puede permitir que nadie acceda a sus espacios, páginas o blogs de Confluence. Puede enviar una invitación a colaboradores externos, pero deben registrarse para obtener una cuenta gratuita o de pago de Confluence antes de poder colaborar con usted.
El proceso de trabajo de SharePoint
En primer lugar, acceder a SharePoint por primera vez es tan desafiante como administrar esta herramienta. Debe ir al portal principal de Microsoft 365 y visitar el menú Aplicaciones en el panel de navegación del lado izquierdo para buscar SharePoint.
Cuando está en la página de inicio de SharePoint, puede crear nuevos sitios o publicaciones. No puede crear publicaciones independientes hasta que configure un sitio de SharePoint. Un sitio de SharePoint consta de los siguientes elementos:
- Hogar
- Conversaciones
- Documentos
- Computadora portátil
- Paginas
- contenido del sitio
- Papelera de reciclaje
- Editar
Cuando vaya a crear sitios en SharePoint, puede elegir Entre el sitio del grupo y el sitio de comunicación. Después de crear uno, puede hacerlo público o privado, según el contenido alojado. Ya sea un sitio público o cerrado, debe invitar al visitante al sitio desde el panel Compartir sitio. Su sitio le permite a usted y a sus empleados mantenerse productivos al permitirle usar Teams, Lists, OneNote, OneDrive, etc., en SharePoint.
Confluencia vs. SharePoint: Uso
Usos de la confluencia
Encuentre a continuación el uso principal de Confluence:
- Desarrollo de sitios y páginas wiki de la empresa.
- Administrar tareas y proyectos junto con el contenido.
- Creación de un flujo de trabajo de publicación de contenido para medios en línea o fuera de línea
- Creación de planes de desarrollo de carrera para individuos y empleados.
- Configuración de un glosario de diseño de contenido
Usos de SharePoint
Encuentre a continuación el uso digno de mención de SharePoint:
- Diseño y publicación de sitios de intranet para empresas.
- Creación de una biblioteca de documentos para equipos o para toda la organización
- Configure un espacio de almacenamiento de archivos para archivos comerciales grandes como videos, códigos, módulos de aplicaciones, etc.
- Automatice los flujos de trabajo empresariales con herramientas adicionales de Microsoft como Power Automate y Power Apps
Confluencia vs. SharePoint: una comparación de características
FuncionesConfluenciaSharePointEdición en tiempo realDisponibleDisponibleComentarios en líneaDisponibleDisponibleDescubrimiento de contenidoSin esfuerzoComplicadoAcceso al contenido de forma predeterminadaAbiertoOculto en elementos de la interfaz de usuarioNavegación superiorIntuitivoNecesita capacitación excesivaJerarquía de organización de contenidoEspacios > Árboles de páginas > Páginas > BlogsEquipo/Sitio de comunicación > Documentos > Biblioteca de documentosPanel de control o Inicio con noticias y tareasDisponibleNo disponible; debe crear esto usando aplicaciones y páginas Análisis de Spaces o Pages Fácilmente accesible desde el panel de navegación del lado izquierdo Los análisis estándar no están disponibles; puede acceder al uso del Sitio; se pueden configurar análisis avanzados usando aplicaciones de tercerosPáginas flexibles con creación de campos modularesDisponibleNo disponible; debe crear voluminosas macros de formato SitesContentAvailableNot disponible; necesita utilizar complicados scripts de Power Automate Pizarra digital visual Disponible con integraciones como Miro, Lucidchart, Mural, etc. Pizarra blanca no disponible Plantillas de espacio de trabajo Más de 100 plantillas gratuitas No hay plantillas disponibles Almacenamiento en la nube y archivos adjuntos 250 GB para Estándar e ilimitado para Premium/Empresarial 1 TB para SharePoint Online Plan 1 y ilimitado para SharePoint Online Plan 2 u Office 365 E3 o un plan mejor Suscripción gratuita Gratis de por vida para hasta 10 usuarios No hay prueba gratuita o plan gratuito disponible
Confluencia vs. SharePoint: casos de uso
Casos de uso de confluencia
#1. Planificación de capacidad
Puede usar Confluence para planificar la capacidad de todo el equipo para un negocio específico. Y clasificar aún más la capacidad de los miembros del equipo para proyectos específicos. En la hoja de Asignación de tiempo individual, los miembros del equipo deben ingresar sus Nombres, Tareas, Horas necesarias y Horas por tarea.
Luego, en la Capacidad del equipo para el proyecto, completan los valores para el rol, % de tiempo semanal dedicado al proyecto, Horas semanales en el proyecto, etc.
#2. Documento de gestión de cambios
Si está planeando hacer cambios en su negocio, Confluence lo ayudará. Dado que se trata de un editor de texto con soporte multimedia, puede crear todos los borradores del proceso de transformación empresarial en una Página de Confluencia. Enumere los pasos de la gestión del cambio, como la declaración del problema, el principio rector, los mensajes para los empleados, los canales de comunicación, el flujo de trabajo de la gestión del cambio, los roles y las responsabilidades, etc.
Casos de uso de SharePoint
#1. Gestión de ventas
Uno de los casos de uso más comunes de un sitio de grupo de SharePoint es administrar operaciones de ventas. La página de inicio funciona como el tablero de las últimas noticias en el equipo u organización.
La pestaña Conversación se puede modificar para acceder a la comunicación en tiempo real a través de Teams o a la comunicación asíncrona a través de Outlook. Los representantes de ventas y los gerentes pueden usar la pestaña Documentos para acceder a cotizaciones de ventas, contratos, folletos, facturas, etc. La pestaña Cuaderno le permite tomar notas rápidas cuando visita clientes o proveedores.
#2. Crear una biblioteca de documentos
Otra excelente manera de usar su suscripción de SharePoint es creando bibliotecas de documentos para equipos, departamentos o toda la organización. De esta manera, puede evitar los silos de datos. Puede agregar nuevas carpetas para clasificar aún más los documentos y archivos dentro de un amplio directorio. La Biblioteca de documentos también le permite crear archivos de Word, Excel, PowerPoint, etc.
Confluencia vs. SharePoint: el veredicto
Ahora debería tener claro si necesita Confluence o SharePoint para su negocio. En primer lugar, si su organización empresarial busca reducir el mantenimiento del servidor y los costos de personal de TI, debe obtener Confluence.
En segundo lugar, Confluence es una excelente opción si está buscando una creación de base de conocimiento sin esfuerzo, colaboración de documentos, lluvia de ideas en tiempo real, administración de tareas, etc. El plan de suscripción de Confluence comienza desde $ 5.75 / usuario / mes con acceso a excelentes plantillas preconfiguradas adecuadas para cualquier negocio. .
Por el contrario, SharePoint es adecuado si su empresa ya depende en gran medida de las aplicaciones de Microsoft 365. Porque si solo se suscribe a SharePoint, se perderá sus diversas funciones que requieren otras herramientas de Microsoft como Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange, etc.
Una suscripción de SharePoint digna de un negocio comienza desde $10.00/usuario/mes, que es más costosa que Confluence, sin mencionar todo el tiempo y esfuerzo que necesita invertir para configurar sitios.
Por lo tanto, Confluence es un software de gestión de contenido y colaboración en el trabajo más inteligente y asequible que SharePoint.
A continuación, consulte el software de automatización de documentos para ahorrar horas de trabajo.