Usar una plataforma UCaaS eficiente para beneficiar a su negocio no solo en el presente, sino que también puede ayudarlo a obtener una ventaja tecnológica en los próximos años.
Las soluciones como UCaaS tienen una gran demanda en estos días por la flexibilidad, conveniencia, escalabilidad, optimización de costos y otros beneficios que ofrecen a las empresas modernas que enfrentan una dura competencia.
Se ha demostrado que son esenciales en tiempos cruciales como la reciente pandemia en la que los empleados tuvieron que trabajar de forma remota.
Tener herramientas y recursos avanzados para la fuerza laboral remota ofrece una mejor productividad, un trabajo optimizado y éxito.
En este artículo, hablaré sobre UCaaS y las mejores plataformas UCaaS que puede elegir para agilizar la comunicación en su negocio.
Tabla de contenido
¿Qué es UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) es un mecanismo de entrega en la nube que se utiliza para las comunicaciones empresariales. Permite que los servicios de comunicaciones unificadas estén disponibles y accesibles desde la nube para empresas, desde empresas hasta pymes.
UCaaS es uno de los términos en Anything-as-a-Service (XaaS) como SaaS, PaaS, IaaS, etc. También es parte de los esfuerzos de transformación digital que promueven la adopción de servicios en la nube en todas las industrias a nivel mundial. Es compatible con seis funciones principales de comunicación:
- telefonía empresarial
- mensajería unificada
- Movilidad
- Mensajería instantánea y presencia para equipos e individuos
- Soluciones para reuniones como video, audio y conferencias web
- Procesos habilitados para comunicaciones como colaboración de flujo de trabajo, plataformas de comunicaciones, centros de contacto, etc.
Dado que está basado en la nube, las empresas de todas las formas y tamaños pueden adoptarlo fácilmente. Les ofrece los beneficios de un escalado fácil, una configuración sin problemas, ahorro de costos y más.
¿Cómo funciona UCaaS?
La infraestructura UCaaS basada en la nube es entregada, propiedad, operada y mantenida por un proveedor de servicios. Por lo tanto, los clientes no tienen que configurar ni configurar ninguna infraestructura por sí mismos para comenzar. Algunas de sus características son:
- Tenencia múltiple, incluidos los inquilinos particionados que residen en infraestructuras de comunicaciones unificadas compartidas, como centros de datos, cómputo, bastidores, equipos comunes, redes y blades
- Un portal web de autoservicio para aprovisionar, administrar y monitorear el uso y el rendimiento
- Los servicios tienen licencia por un cargo recurrente, mensual o de suscripción
UCaaS agiliza los servicios y soluciones de comunicación en toda la empresa. Proporciona chat, SMS, videoconferencia, un centro de contacto y muchas más capacidades. Todo sucede en internet; por lo tanto, no necesitará hardware VolP adicional para brindar servicios a sus clientes. Los proveedores de servicios de UCaaS se encargarán de toda la configuración de back-end, la telefonía, las funciones y la seguridad.
Para ayudarlo a comprender el funcionamiento de UCaaS, es necesario analizar VoP o Voice-over-Internet Protocol, que impulsa la funcionalidad de voz de UCaaS. VoIP convierte el sonido en paquetes de datos y lo transmite a un proveedor de servicios telefónicos basado en la nube. Además, las notificaciones de correo de voz y los números de teléfono funcionan con la ayuda del Protocolo de inicio de sesión (SIP) universal.
UCaaS aprovecha VolP al máximo sin complejidades. Esto permite que su equipo haga llamadas fácilmente y que todos trabajen de forma remota con aplicaciones instaladas en sus dispositivos móviles y computadoras.
Además, los centros de datos de UCaaS pueden soportar condiciones climáticas adversas, sobretensiones y cortes de energía, lo que da como resultado continuidad y escalabilidad comercial, lo cual es difícil y costoso de administrar para las empresas si crean una plataforma UCaaS propia.
Además, los servicios de UC se operan prácticamente con aplicaciones de video, mensajería y colaboración sin esfuerzo. Todo está diseñado de tal manera que puede reducir la complejidad y brindarle comunicaciones fluidas y unificadas en su organización, ya sea en las instalaciones o de forma remota.
Componentes de UCaaS en detalle
UCaaS alberga varias herramientas de comunicación, conferencias de audio y telefonía para compartir archivos, intercambiar correos electrónicos y videoconferencias.
Por lo tanto, una buena plataforma UCaaS debe ofrecer todas estas capacidades junto con una interfaz intuitiva para una navegación sin esfuerzo y una mejor productividad. También debe ofrecer un centro de contacto integrado, comunicaciones integradas, chat, video y voz.
Los componentes clave de UCaaS son:
Teléfono o sistema telefónico
Las plataformas UCaaS vienen con un sistema telefónico de calidad con funciones esenciales como desvío de llamadas, enrutamiento, grabación, bloqueo de ID, asistente automático, correo de voz, administración de llamadas, etc. Utiliza PBX en la nube y VolP para permitir que una empresa haga o reciba llamadas en La Internet. Las soluciones avanzadas también pueden movilizar la IA para una mayor eficiencia y una mejor comprensión de los datos.
Videoconferencia
Las videoconferencias se han vuelto más necesarias para que las empresas modernas prosperen, especialmente después de la pandemia de covid-19. Los empleados pueden estar trabajando desde cualquier lugar, y si desea discutir algo importante o realizar una reunión, este modo de comunicación es excelente, sin importar desde dónde se unan los participantes.
Las soluciones UCaaS pueden ofrecer llamadas telefónicas y videollamadas de múltiples participantes y uno a uno para apoyar reuniones de oficina, seminarios web, presentaciones, chats y más. Esto impulsa la colaboración, independientemente del factor distancia.
Correo electrónico y mensajería instantánea
Con los mensajes instantáneos, los miembros del equipo pueden chatear en línea fácilmente en tiempo real. Esto es útil para sesiones informativas rápidas, recordatorios y comunicaciones periódicas. También es excelente para brindar atención al cliente, ya que es conveniente, eficiente y no intrusivo.
Del mismo modo, el correo electrónico es útil para las empresas y sigue siendo eficaz. Es la forma de comunicación más profesional y eficiente también. Puede usar correos electrónicos junto con otros canales de comunicación para optimizar el flujo de trabajo y brindar a los empleados y clientes su modo preferido de comunicación.
Herramientas de colaboración
Las plataformas UCaaS incluyen varias herramientas de colaboración para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación. Ofrece características como programación rápida, uso compartido de pantalla, uso compartido de archivos, grabación, entrenamiento, así como gestión de proyectos, clientes y empleados.
Basado en la nube y en el cliente
UCaaS está basado en la nube, lo que significa que cada plataforma y servicio de UCaaS está alojado en la nube o en Internet por el proveedor de servicios en sus centros de datos. Esto le permite acceder a estos servicios desde cualquier lugar, utilizando cualquier dispositivo y trabajando de forma remota.
Beneficios de UCaaS para empresas y trabajadores remotos
Como se discutió anteriormente, UCaaS viene con muchos beneficios, tanto para las empresas como para los usuarios, incluidos los trabajadores remotos. Algunos de los beneficios son los siguientes:
Escalabilidad
UCaaS le permite escalar fácilmente el software y los recursos de su negocio hacia arriba o hacia abajo según sus requisitos. También puede agregar/eliminar usuarios al instante sin planificar con anticipación. Esto es un desafío en las soluciones locales si desea escalar. Tendrá que invertir mucho en su pila tecnológica y reinventarla para soportar tal escalabilidad. Pero en UCaaS, esto es posible con solo hacer clic en un botón.
Flexibilidad y Accesibilidad
Las soluciones UCaaS son fáciles de acceder para cualquier persona desde cualquier lugar. Esto brinda la flexibilidad de trabajar desde casa o desde cualquier otro lugar que los empleados deseen, lo que lo hace ideal para los trabajadores remotos. Dado que las aplicaciones y soluciones UCaaS se implementan a través de Internet o la nube, puede acceder a todas las herramientas de comunicación en cualquier dispositivo, ya sea un teléfono inteligente, una computadora portátil, una computadora de escritorio o una tableta.
Ahorro de costes
UCaaS se entrega a los clientes como una solución basada en suscripción. Simplemente pague una cierta cantidad en un período fijo y acceda a todas las funciones y herramientas de comunicación en un solo lugar sin tener que instalar ningún hardware o software costoso o gastar en su mantenimiento.
Todo lo que necesita es invertir en sus sistemas junto con un ancho de banda de calidad para acceder a las soluciones UCaaS. Además, todos los servicios y características se definirán para su plan elegido, y estará protegido contra gastos o fluctuaciones de comunicación impredecibles. Esto lo ayuda a administrar los gastos comerciales y, al mismo tiempo, mejorar su ROI.
Con UCaaS, puede ahorrar en facturas telefónicas con una tarifa mensual fija para llamadas ilimitadas y no requiere ningún costo inicial. No tiene que pagar por las funciones UCaaS avanzadas integradas, ya que están incluidas en su suscripción elegida. Además, no tendrá que gastar en personal de TI para fines de supervisión y mantenimiento, ya que el proveedor de servicios se encargará de todo.
Ahorrar tiempo
Cada segundo cuenta cuando estás en el negocio. Oportunidades interesantes pueden llamar a su puerta en cualquier momento. Por lo tanto, debe estar siempre listo.
Pero, ¿qué sucede si dedica tanto tiempo y recursos a construir todo desde cero internamente y luego a su mantenimiento, seguridad, cumplimiento, funcionalidad, etc.?
Su funcionalidad principal y su negocio pueden verse afectados, especialmente si tiene poca mano de obra o presupuesto.
En cambio, optar por UCaaS le brindará un servicio menos todos los dolores de cabeza de la administración y el mantenimiento; puede dejar todo en manos del proveedor de servicios.
Colaboración y Productividad
Las poderosas herramientas de comunicación entregadas en la nube ayudan a todos sus empleados, especialmente a los trabajadores remotos, a colaborar de manera efectiva. Promueve una cultura de trabajo saludable con todos conectados y compartiendo ideas y estando en la misma página, ya sea que los empleados sean del mismo departamento o diferentes.
Del mismo modo, UCaaS ayuda a aumentar la productividad de los empleados al hacer que la información esté al alcance de la mano a través de una solución en la nube y una comunicación y colaboración efectivas entre los empleados y sus clientes.
Según Ciscoel 75 % de los usuarios experimentaron una productividad mejorada con UCaaS mientras trabajaban en varios sitios de una empresa.
Además de todo lo anterior, el uso de plataformas UCaaS ofrece otros beneficios, entre ellos:
- Redundancia integrada de soluciones de voz para una mejor confiabilidad
- Fácil administración e informes de uso
- Experiencia optimizada para empleados y usuarios con las herramientas existentes
- Único punto de contacto para la resolución de problemas a través del proveedor de UCaaS
- Seguridad y cumplimiento de normativas como HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.
Algunos términos importantes de UCaaS
teletrabajo
El teletrabajo es un término que se usa en un panorama empresarial moderno que significa que los empleados pueden trabajar en sus tareas asignadas, sin importar cuán simples o complejas sean, fuera de un lugar de trabajo tradicional como una oficina. Las personas pueden conectarse utilizando herramientas de telecomunicaciones como llamadas telefónicas, videoconferencias, etc., y colaborar desde cualquier parte del mundo, siempre que tengan una conexión a Internet estable.
Oficina Virtual
Una oficina virtual es una configuración para que un individuo complete sus tareas de forma remota. Tiene el dispositivo (teléfono inteligente, iOS, computadora de escritorio, etc.) que utilizan para acceder a todos los recursos, sitios web, archivos de oficina y otras herramientas. Puede parecerse a su escritorio en la oficina y puede diseñarlo para que luzca profesional y moderno. Puede usar una silla cómoda para sentarse, trabajar, relajarse y repetir junto con una mesa y otras cosas importantes que necesita mientras trabaja.
Lugar de trabajo colaborativo
Un espacio de trabajo colaborativo es un entorno de espacio de trabajo que se centra en la colaboración entre los empleados de una organización. Esto se hace para reducir las complejidades, cerrar las brechas de comunicación y promover un ambiente de trabajo saludable. En un espacio de trabajo colaborativo, los empleados sienten un sentido de pertenencia a la organización y se les anima a dar lo mejor de sí, ya sea trabajando desde la oficina o de forma remota.
Entonces, si está buscando la mejor plataforma UCaaS, aquí hay algunas recomendaciones para usted.
Vonage
Obtenga comunicaciones unificadas con una sola aplicación: Vonage para mensajería, voz, redes sociales, fax y video. Ofrece más de 50 funciones y otras soluciones integradas, escalabilidad y presencia global, mayor conectividad y productividad, 99,999 % de tiempo de actividad y calidad de servicio (QoS).
Características clave:
- Reuniones de Vonage, una herramienta de colaboración de video intuitiva para usar en toda tu organización
- Portal de administración para administrar los sistemas telefónicos
- Aplicaciones móviles y de escritorio para mantener sus herramientas y equipos conectados
- Bandeja de entrada comercial para capturar y abordar problemas más rápido mediante SMS, Facebook Messenger y MMS
- Un asistente virtual de IA para ofrecer autoservicio al cliente habilitado por voz
- App Center para integrar aplicaciones de alto valor para mejorar la productividad y la experiencia del usuario
- Bloqueo de identificador de llamadas
- Busy Lamp Field para identificar qué teléfonos están en uso
- Anuncio de llamada para averiguar el motivo de la llamada y llamar a la conferencia
Vonage es fácil de configurar, rápido de escalar y fácil de adoptar. Además, permite a los empleados interactuar con los clientes y entre ellos prácticamente en cualquier momento y en cualquier lugar.
Zoom
Unifique sus reuniones, chat y voz con una única solución: Zoom que ofrece flexibilidad en la comunicación y facilita la colaboración.
Características clave:
- Reuniones: audio y video HD seguro, soluciones de colaboración integradas e integración de calendario
- Chat: conexión instantánea con los clientes y simplifica a otros empleados, programe y realice llamadas telefónicas y reuniones ad-hoc, realice un seguimiento de las tareas y comparta archivos
- Teléfono: use el teléfono Zoom, convierta una llamada en video y use la telefonía VolP en la nube desde una computadora portátil, móvil, computadora de escritorio y tableta
- Seminarios web de video: seminarios web de Zoom que pueden escalar hasta 50 000 personas, incluidos más de 100 panelistas de video con la mejor calidad de video y audio y la opción de personalizar la configuración, la transmisión en vivo y el registro
- Zoom Rooms: una sala de conferencias para colaborar de forma remota o desde la oficina
- Seguridad: cifrado AES-GCM de 256 bits y otras funciones de seguridad en la reunión
- Plataformas compatibles: macOS, Windows, Linux, Android OS e iOS
Con Zoom, obtiene una cantidad clara de llamadas, comunicaciones en la nube encriptadas y seguras, mensajería rápida y una pila tecnológica simplificada.
Nextiva
Nextiva facilita la comunicación al permitirle conectar sistemas telefónicos con aplicaciones comerciales, automatización e inteligencia artificial en una sola plataforma para ayudarlo a administrar bien su negocio.
Características clave:
- Automatización para realizar actividades de comunicación repetitivas como respuestas automáticas, envío de correos electrónicos, realización de encuestas, etc., y ahorrar tiempo
- Análisis para obtener una inteligencia comercial y de clientes profunda
- Sólidas herramientas integradas para impulsar equipos de servicio y ventas
- PBX en la nube con enrutamiento de llamadas
- llamadas telefónicas de alta definición
- Compartir pantalla
- Integraciones de CRM
- Las funciones avanzadas incluyen registro de llamadas, grabación, colas, transferencias, reenvío, identificación, música en espera, asistentes automáticos, etc.
Nextiva le permite interactuar con clientes y empleados en múltiples plataformas de comunicación, como teléfono, correo electrónico, video, texto y redes sociales.
Equipos de Microsoft
Usa la popular plataforma Equipos de Microsoft para conectarse con personas en el trabajo, el hogar y la escuela.
Características clave:
- Es compatible con todos los dispositivos, desde computadoras de escritorio y portátiles hasta teléfonos inteligentes y tabletas.
- Cifrado de datos para archivos, llamadas, chats y reuniones
- Uso compartido de archivos, sondeo y automatización de tareas
- Almacenamiento en la nube
- Alojamiento de seminarios web, registros, citas de clientes, etc.
- Herramientas de informes
- Integración con herramientas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, etc.
Teams lo conecta con sus colegas, amigos y familiares y accede a recursos compartidos en cualquier lugar para aprender e innovar a través de llamadas, compartir videos y chatear.
Teclado de marcación
Hable, conozca y envíe mensajes a sus clientes y empleados usando teclado, que proporciona un hermoso espacio de trabajo para ayudarlo a crear relaciones significativas. No importa dónde estén tus equipos y clientes, te acompaña a todas partes, unificando las comunicaciones.
Ofrece funciones e integraciones maravillosas y continúa innovando para brindar mejores soluciones.
Características clave:
- Reuniones de video impulsadas por IA, divulgación de ventas y centro de contacto
- Se extiende a más de 70 países con números locales y gratuitos
- SLA de tiempo de actividad de casi el 100 %
- Opción de recolectar CSAT en todas las llamadas de los clientes
- Reconocimiento de voz incorporado, así como procesamiento de lenguaje natural (NLP)
- Más de 74 integraciones disponibles
- Prueba GRATUITA durante 14 días
Puede contar con esta plataforma de nivel empresarial para todas sus necesidades de comunicación, independientemente del tipo y tamaño de su empresa.
Ir
Manténgase conectado con sus colegas, clientes y personas importantes con una solución simple: Ir. Este sistema telefónico basado en la nube es seguro y está diseñado para el trabajo remoto y flexible.
Características clave:
- Un editor visual de arrastrar y soltar para una fácil configuración
- PBX en la nube y llamadas internacionales
- Enrutamiento de llamadas, videoconferencia HD, asistente automático, directorio de árboles telefónicos, etc.
- Transferir números actuales o agregar un número gratuito
- Planes de marcación personalizables y enrutamiento de llamadas
- Flujo de trabajo optimizado del centro de contacto
- Tiempo de actividad del 99,999 %, arquitectura de nube distribuida y bajo uso de ancho de banda
GoTo es compatible con todos los dispositivos y es fácil cambiar entre sus aplicaciones de escritorio, teléfono de escritorio o aplicación móvil.
Conclusión: ¿Por qué UCaaS es vital para el futuro?
Invertir en la plataforma UCaaS adecuada ofrecerá mejores comunicaciones en su organización, entre sus empleados y clientes. También ofrecerá una mejor escalabilidad, confiabilidad, flexibilidad y ROI.
De acuerdo a un Informe de 2012 de IDC, el mercado de UCaaS alcanzó los 47 200 millones de USD en 2020. Si observamos su crecimiento y mayor uso a lo largo de los años, se espera que se mantenga durante muchos años. Así que elige la mejor plataforma UCaaS y disfruta de sus beneficios para tu negocio.