Una de las tareas desafiantes de cualquier propietario o gerente de proyecto empresarial es crear una WBS procesable para la gestión de proyectos. Es una de las principales herramientas para la gestión de cualquier proyecto comercial. Por lo tanto, las herramientas WBS son realmente útiles para los gerentes de proyectos.
Si encuentra desafiante crear una plantilla WBS para el próximo proyecto, ¡ha venido al lugar correcto! Vamos a explicar la EDT en la gestión de proyectos en un lenguaje sencillo. También le presentaremos algunas herramientas populares y de gran tendencia que los principales gerentes de proyectos utilizan para crear hojas WBS en el trabajo.
Tabla de contenido
¿Qué es una estructura de descomposición del trabajo (WBS)?
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una tabla que identifica y enumera los componentes y entregables del proyecto. Una WBS en la gestión de proyectos es una herramienta que brinda a los gerentes de proyectos una visión clara de qué contenido/producto/servicio debe entregar el proyecto al cliente.
Esencialmente, debe crear la plantilla WBS como una jerarquía de componentes que debe producir el proyecto. Esta estructura también ayuda a los gerentes de proyecto a organizar las tareas y deberes de un equipo de proyecto en pequeños fragmentos de objetivos.
La mayoría de las herramientas WBS para proyectos comerciales tienen más de 3 niveles de profundidad. Sin embargo, también puede encontrar hasta 2 a 4 niveles de jerarquía profunda de entregables y componentes en la hoja WBS de un proyecto pequeño.
¿Cuáles son los tipos de EDT?
#1. EDT basada en resultados
Como sugiere el nombre, esta hoja WBS se centrará principalmente en los entregables del proyecto. Estos pueden ser un producto físico, contenido digital o un servicio en línea (sitio web/aplicación móvil). Vincula fácilmente el alcance del proyecto con cada entregable. Los gerentes de proyecto a menudo usan esta plantilla WBS para crear presupuestos de proyectos, estimaciones de recursos, etc.
Un verdadero ejemplo sería una hoja WBS para la fabricación de automóviles. El interior, la carrocería y la electrónica forman los primeros elementos de la jerarquía. Luego puede vincular los componentes apropiados que necesita fabricar para cada uno de estos cabezales.
#2. EDT basada en procesos
Este tipo de herramienta WBS definirá su proyecto en relación con las fases de trabajo, las funciones y los pasos. Puede asignar fácilmente diferentes pasos a diferentes habilidades y disciplinas. Ayuda a identificar qué tipo de herramientas necesita, requisitos de habilidades, etc.
Un ejemplo de este tipo sería un borrador de WBS para un proyecto de desarrollo de aplicaciones móviles. Aquí, las fases del desarrollo de la aplicación, como la configuración, las pruebas del sistema, la revisión de los sistemas críticos y los sistemas de los usuarios, forman la jerarquía de primer nivel. Ahora puede vincular otras fases a los encabezados correspondientes.
¿Qué hace que WBS sea una solución de referencia para los gerentes de proyectos?
#1. Brinda una claridad de alto nivel de los recursos responsables de las tareas del proyecto. Por lo tanto, los gerentes de proyecto pueden comunicarse instantáneamente con el miembro del equipo correcto si necesitan estados de tareas.
#2. Nunca se perderá ningún paso del proyecto ni entregables cuando implemente una plantilla WBS efectiva.
#3. Dado que la hoja WBS resalta visualmente todos los entregables y las fases, los gerentes de proyecto pueden garantizar la finalización a tiempo de cada parte de las tareas/entregables.
#4. La herramienta WBS también lo ayuda a corregir errores y fallas en su proyecto que no son fácilmente identificables al comienzo del proyecto.
Consulte esta lista definitiva de las principales herramientas que lo ayudan a crear una hoja de estructura de desglose del trabajo efectiva:
Lunes
Además de ser un software de gestión de proyectos de primer nivel, lunes.com también le proporciona una plantilla WBS. Con su ayuda, los directores de proyectos pueden planificar y controlar sus proyectos sin problemas. Esta plantilla no solo es gratuita, sino que está lista para usar, por lo que obtiene un programa de desglose de trabajo de muestra para comenzar ahora mismo.
Los usuarios pueden descargar esta plantilla intuitiva para desarrollar un plan personalizado agregando elementos de acción y reorganizando las tareas en función de la matriz de priorización de proyectos. Con esta plantilla, la ejecución del plan se convierte en un proceso sin esfuerzo.
Todo lo que tiene que hacer es asignar cada elemento de acción a los miembros del equipo. Le permite realizar un seguimiento del progreso en cada etapa a través de varias métricas. La plantilla también viene con características, como agregar un nuevo elemento con un solo clic, buscar o filtrar tableros, compartir, etc.
Lucidchart
Lucidchart es un software de creación de diagramas inteligente que lo ayuda a impulsar la innovación a través de la creación de diagramas y la colaboración. Con su creador WBS, los usuarios pueden crear una estructura de desglose de trabajo para sus proyectos en unos minutos. La herramienta viene con una interfaz intuitiva y algunas funciones sólidas para personalizar una WBS de acuerdo con las necesidades de su proyecto.
Los usuarios pueden comenzar a crear la estructura arrastrando formas en el lienzo e insertando tareas en formas individuales. También le permite definir la propiedad de la tarea y diferenciar entre tareas y subtareas a través de sus amplias funciones de formato.
Lucidchart ofrece colaboración en tiempo real, chat en el editor y mención de comentarios para actualizaciones y uso compartido inmediatos. Se puede acceder a esta herramienta basada en la nube desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. También tiene formato condicional que lo ayuda a codificar por colores las tareas y organizar roles y otros elementos de la estructura.
Creamente
Con la herramienta WBS de Creamente, puede administrar los entregables del proyecto de una mejor manera. Con su software de estructura de desglose del trabajo, los gerentes de proyecto pueden visualizar el alcance de los proyectos. En esta plataforma visual fácil de usar, los usuarios pueden dividir un proyecto en hitos más manejables para facilitar la gestión del trabajo.
Creately le permite agregar documentos detallados, enlaces y archivos adjuntos a cada entregable de WBS. También admite la importación de datos de herramientas de gestión de proyectos para que los usuarios puedan identificar brechas y superposiciones en los requisitos del proyecto.
La plataforma WBS contiene varias herramientas integradas para crear paneles, presentaciones e informes para las partes interesadas. Además, admite múltiples integraciones de aplicaciones para exportar e importar datos de proyectos.
Esta herramienta ha sido diseñada para una verdadera colaboración en equipo. Ahora, los equipos multifuncionales pueden mantenerse alineados a través de la comunicación y la colaboración en tiempo real. Contiene características como colaboración multiusuario, comentarios de mención, seguimiento del estado del nivel del espacio de trabajo, múltiples niveles de acceso y funciones, y notificaciones inteligentes para conectar a todos en todos los ámbitos.
Edraw Max
¿Está buscando un software de estructura de desglose del trabajo donde pueda obtener plantillas gratuitas y fáciles de personalizar? Ir por Edraw Max para visualizar todo el alcance de su proyecto mediante la creación de una EDT interactiva. Al crear la estructura en esta herramienta, puede organizar los objetivos de una manera simple y predecible.
Aquí, puede elegir entre múltiples plantillas de estructura de desglose de trabajo que se pueden usar directamente. También tiene una rica biblioteca de símbolos desde la que puede agregar símbolos útiles arrastrándolos y soltándolos en el lienzo. Para aquellos que quieran elaborar el contenido del diagrama, EdrawMax permite importar y exportar datos adicionales para su personalización.
Los usuarios pueden descargar la estructura de esta herramienta WBS en varios formatos, incluidos PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG y PNG. Luego, también pueden compartir y subir estos archivos a diferentes plataformas. También admite la incorporación del diagrama en correos electrónicos, redes sociales y sitios web.
planmartillo
planmartillo es una plataforma para crear gráficos WBS en línea con facilidad. Es un software potente con potentes capacidades de gestión de proyectos. El software permite a los usuarios desglosar sus proyectos mientras asignan tareas a sus compañeros de equipo y colaboran con ellos al mismo tiempo.
Como esta herramienta WBS le permite crear una estructura flexible, puede expandir y colapsar los árboles de tareas como desee para mostrar solo la rama en la que está trabajando en este momento. Al hacer clic en el botón de información, los usuarios también pueden obtener los detalles de cualquier tarea.
PlanHammer hace que agregar y eliminar tareas y subtareas sea muy fácil en la EDT. Además, para cada tarea principal, disfruta de total libertad para mostrar las subtareas en estilo expandido o de lista.
Este creador de gráficos WBS interactivo facilita el uso compartido de la pantalla y la transmisión por televisión basada en Chromecast para una presentación increíble. Además, puede imprimirlo desde el archivo PDF y compartir la copia impresa con las partes interesadas.
praxie
Usando praxie, puede sobresalir en la gestión de proyectos WBS de dos maneras. Puede usar su aplicación interactiva para crear una WBS desde cero. O bien, puede utilizar su plantilla WBS para personalizarla según sus necesidades.
Para usar la plantilla, los usuarios deben revisarla y considerar las tareas incluidas en su proyecto desde un punto de vista paso a paso. Luego, deben enumerar todas las subtareas y terminar la tabla con la ayuda de los datos necesarios. A medida que avanza el trabajo, los miembros del equipo deben actualizarlo para que el gerente del proyecto pueda tener una idea clara al respecto.
Cualquier equipo o empresa puede comenzar con las herramientas de colaboración de Praxie definiendo tareas y creando elementos de acción. Su software basado en la nube también incluye funciones, como paneles de progreso, importación de datos de diferentes aplicaciones o documentos SaaS y una interfaz intuitiva.
Proyecto abierto
Proyecto abierto te ofrece un software de gestión de proyectos de código abierto que es, al mismo tiempo, robusto y seguro. Esta herramienta es compatible con su proceso integral de gestión de un proyecto con la estructura de desglose del trabajo.
En la herramienta OpenProject, puede dividir todo el proyecto en entregables y actividades manejables con la ayuda de su vista de lista. Además, puede crear una tarea rápidamente con la creación en línea o usar la vista de pantalla completa para tareas con información detallada. También muestra el progreso de la tarea y el tiempo dedicado para un mejor análisis del proyecto.
MatchWare MindView
MatchWare MindView es una herramienta de mapas mentales con la capacidad de desarrollar una estructura de descomposición del trabajo. Este efectivo software de desarrollo de conceptos viene con 6 vistas intercambiables para crear una EDT. Puede hacer fácilmente la estructura en el diseño de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
Si es necesario, los datos se pueden exportar a un diagrama de Gantt integrado en aplicaciones, como MS Excel y MS Projects. MindView es una herramienta ideal para crear gráficos WBS, ya que le permite ingresar diferentes elementos en un instante y organizarlos en una estructura que se adapte a su proyecto en particular. Además, la estructura se puede editar sin problemas si necesita realizar algún cambio.
JadeALM
JadeALM le permite crear gráficos WBS para sus proyectos para que pueda tener una estructura de proyecto clara. Su gráfico jerárquico es perfecto para desglosar el progreso de arriba hacia abajo. Puede ver fácilmente dónde pertenece cada subtarea y tarea en el panorama general del proyecto.
Esta estructura también le informa lo que está sucediendo y dónde. Como los usuarios pueden dividir el proyecto en subtareas más pequeñas de manera simple y práctica, nunca pierden el enfoque en el valor central y el objetivo. JadeALM también lo ayuda con la reorganización y la previsibilidad al administrar las dependencias entre personas, tareas, funciones y procesos.
Además, esta herramienta WBS es muy útil para administrar entregables más pequeños. Su actualización en tiempo real le permite realizar un seguimiento del progreso, los recursos y los asignados desde una sola herramienta con total coherencia, transparencia y uniformidad.
cacao
cacao es una herramienta esencial para los equipos que quieren realizar un desglose organizado y visual de las tareas y subtareas. Ofrece una plantilla WBS sofisticada que los usuarios pueden personalizar según las necesidades de los proyectos individuales.
Además de usarlo para un solo proyecto que contiene múltiples tareas asignadas a diferentes personas, también puede usarlo para proyectos más grandes que se ocupan de múltiples equipos.
Incluso si es un usuario novato, no le tomará mucho tiempo aprender a ejecutar esta herramienta. Ofrece una amplia gama de tutoriales que incluye guías y videos dedicados y detallados. También puede consultar su blog y base de conocimientos para conocer el funcionamiento de esta herramienta.
Cacoo admite la integración con varias herramientas, como Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio y Zapier. Esta función facilita la tarea de gestión de proyectos.
¿Se puede utilizar el diagrama de Gantt como WBS?
Un diagrama WBS muestra el alcance del proyecto y sus hitos. Un diagrama de Gantt ayuda a visualizar la línea de tiempo de la actividad del proyecto.
Un diagrama de Gantt a menudo se considera una especie de WBS para la gestión de proyectos. Los usuarios pueden organizar su WBS como un diagrama de Gantt que contiene vínculos entre las dependencias de las tareas y los hitos del proyecto.
Las palabras finales
Hasta ahora, ha encontrado una discusión detallada sobre los conceptos básicos de la EDT en la gestión de proyectos. También ha descubierto algunas herramientas de primer nivel que pueden ayudarlo a redactar una plantilla WBS profesional y sin errores.
En la carrera profesional de un gerente de proyecto, la habilidad para redactar una herramienta WBS lo distingue del novato. Del mismo modo, cuando adopta la plantilla WBS, reduce los cuellos de botella, aumenta la productividad y, finalmente, obtiene más ingresos que las empresas amateur que no utilizan esta herramienta.
También puede estar interesado en aprender sobre los estatutos del equipo que facilitan la colaboración efectiva en un equipo.