QuickBooks y FreshBooks dominan entre los programas de contabilidad para pequeñas empresas y se encuentran continuamente entre los primeros.
Ambas herramientas de contabilidad tienen un sólido historial, ofrecen características básicas similares con algunas diferencias clave y están diseñadas para fines comerciales específicos.
Todos los nuevos propietarios de negocios, trabajadores de firmas de contabilidad o autónomos están familiarizados con el desafío de administrar una pequeña empresa. La compra de materias primas, el seguimiento de los pagos y los gastos comerciales, o la verificación de la entrada y salida de dinero, es nada menos que una lucha diaria seria que requiere un esfuerzo inmenso.
La mejor manera es usar un software de administración de contabilidad que ayude a administrar todo, desde plantillas de facturas hasta el seguimiento de los gastos y ganancias diarios.
Además de hacer que todo el proceso sea eficiente y darle tiempo para trabajar en otras tareas, el uso de software de contabilidad en la actualidad le quita la pesada carga de encima.
Si bien la mayoría de las personas está de acuerdo en que tener un software de contabilidad es imprescindible para los propietarios de pequeñas empresas y los autónomos junto con otras herramientas de gestión de proyectos, elegir entre diferentes software de contabilidad se convierte en una tarea tediosa y confusa.
Si eso lo describe, lo ayudaremos a comparar dos software de contabilidad líderes: QuickBooks y FreshBooks, para ayudarlo a determinar la mejor opción para su proyecto.
Tabla de contenido
¿Qué es Quickbooks?
QuickBooks es un popular software de contabilidad para pequeñas empresas que puede administrar una organización en cualquier lugar. La solución ofrece un conjunto innovador y fácil de usar de herramientas de contabilidad que ofrece a las empresas una visión clara de sus ganancias sin necesidad de imputación manual.
Quickbooks armoniza con las cuentas, categoriza las transacciones de manera espontánea y ofrece a los equipos de contabilidad una forma sencilla de administrar gastos, organizar libros, realizar un seguimiento del inventario, enviar facturas y ejecutar nóminas.
Las empresas que usan QuickBooks pueden personalizar fácilmente sus diversas herramientas, como la contabilidad en la nube, el seguimiento del tiempo y el procesamiento de pagos para que los pagos sean más rápidos y se adapten a sus necesidades particulares. Se puede acceder y administrar el software versátil desde computadoras, computadoras portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes.
Características clave de Quickbooks
#1. Colaboración
Los contadores, tenedores de libros y otros empleados autorizados de empresas que utilizan QuickBooks pueden iniciar sesión simultáneamente e ingresar datos directamente en línea y realizar un seguimiento de todos los cambios a través de un registro de actividad detallado.
#2. Gestión de impuestos de nómina
QuickBooks calcula automáticamente los impuestos relacionados con cada cheque de pago además de pagar y actualizar los impuestos sobre la nómina. El software también brinda protección contra multas fiscales y puede remitir hasta $25,000 si la organización es sancionada.
#3. Realiza un seguimiento de los gastos comerciales
La aplicación móvil de QuickBooks permite tomar y guardar fotografías de los recibos que se pueden comparar con las transacciones existentes.
QuickBooks puede importar, rastrear y categorizar automáticamente los gastos cuando se conecta a la cuenta bancaria, tarjeta de crédito o cuenta de PayPal de un usuario. Esta función ayuda a los usuarios a generar informes que muestren sus gastos por minutos.
#4. Informes
Los usuarios pueden usar QuickBooks para crear y compartir datos comerciales y financieros resumidos profesionalmente con socios, lo que permite a los equipos de contabilidad personalizar los informes con información prioritaria y mantener a los contadores actualizados en tiempo real por correo electrónico.
Algunos conocimientos cruciales que los usuarios pueden desbloquear desde el tablero incluyen información sobre el negocio, balances y estados financieros, e informes personalizados y tendencias de ventas.
¿Qué es FreshBooks?
FreshBooks es una solución de contabilidad basada en la nube para autónomos y pequeñas y medianas empresas. El software de contabilidad fácil de usar ofrece una solución intuitiva para ejecutar informes contables, organizar gastos, crear facturas y recibir pagos.
Los usuarios pueden acceder a FreshBooks a través de un navegador web desde cualquier computadora o elegir la versátil aplicación FreshBooks para trabajar en cualquier lugar usando dispositivos iPhone, iPad o Android mientras están en movimiento. Todos los datos se almacenan de forma segura en la nube.
Los usuarios de FreshBooks pueden dedicar menos tiempo al papeleo, ya que facilita la facturación y acepta pagos en línea. También puede realizar un seguimiento de las horas que ha trabajado un usuario y convertir esas horas en una factura para la facturación correcta del trabajo realizado.
FreshBooks realiza un seguimiento automático de todas sus transacciones cuando se conecta a una cuenta bancaria. Al mismo tiempo, también registra y categoriza las transacciones en el mismo lugar, lo que significa que el tiempo de impuestos ya no es un desafío.
Características clave de Freshbooks
#1. Contabilidad, Facturación y Pagos
FreshBooks es una herramienta de contabilidad de doble entrada sin complicaciones que garantiza la precisión y el cumplimiento, y ayuda a los usuarios a identificar y aislar los elementos de ingresos y los gastos relacionados para determinar las pérdidas y ganancias con precisión. La función de cheques y saldos automáticos del software permite garantizar montos de débito y crédito.
Los usuarios de FreshBooks pueden dar a sus contadores acceso exclusivo a información financiera y de informes para que puedan respaldar mejor sus negocios además de facilitar la conciliación bancaria automática, la gestión de crédito y las cuentas por pagar.
La función de facturación rápida permite a los usuarios automatizar los recordatorios de pago, solicitar depósitos parciales, retención de clientes y recordatorios de pago automático.
#2. Seguimiento de tiempo y gastos
FreshBooks integra un rastreador de tiempo incorporado y una hoja de tiempo del equipo que los autónomos pueden usar para iniciar sesión e ingresar automáticamente su tiempo en una factura.
Los usuarios también pueden iniciar sesión en un rastreador de gastos para un mejor seguimiento del flujo de efectivo cuando vinculan el software con sus cuentas bancarias, además de poder categorizar los gastos o marcarlos como facturables al realizar un seguimiento de los gastos del proyecto para el presupuesto.
#3. Proyectos e informes centralizados
Las organizaciones que utilizan FreshBooks pueden colaborar fácilmente con sus socios comerciales y contratistas utilizando el almacenamiento de archivos centralizado que proporciona un permiso integrado que protege el acceso.
Las herramientas de rentabilidad del software muestran acertadamente desgloses, resúmenes e informes detallados, además de proporcionar propuestas y estimaciones preparadas, estados financieros, gestión de clientes, aplicaciones para iOS y Android, y rastreadores automáticos de kilometraje.
Quickbooks frente a Freshbooks
#1. Facturación
Los diseños de facturas personalizables de FreshBooks cuentan con un botón de clic para pagar para facilitar el pago sin estrés de las facturas en línea, que pueden recuperar datos directamente desde la función de cronometraje. Otras funciones automatizadas incluyen facturas recurrentes por horas facturables y correos electrónicos de seguimiento para pagos pendientes. Los destinatarios pueden pagar sus facturas al instante a través de Apple Pay y tarjetas de crédito de ACH.
QuickBooks realiza un seguimiento de las horas facturables mediante la integración de aplicaciones externas de seguimiento del tiempo, como TSheets y Google Calendar, y las incluye en las facturas. El generador de facturas del software comprende funciones de personalización, como el cambio de colores o la adición de logotipos, que los usuarios pueden usar antes de enviar facturas. Las opciones de pago incluyen un botón de clic para pagar que permite a los clientes elegir entre pagar con Apple Pay, tarjeta de crédito o pago ACH, además de enviar recordatorios para plataformas atrasadas y recurrentes.
#2. Seguimiento del tiempo
El rastreador de tiempo incorporado de FreshBooks es ideal para negocios basados en casos y proyectos donde los trabajadores controlan las horas facturables y los gastos relacionados. Los usuarios pueden ver las horas en el tablero, realizar un seguimiento de los empleados individuales e importar datos al sistema de contabilidad en tiempo real.
QuickBooks tiene un complemento llamado QuickBooks Time a un costo adicional para los usuarios interesados en realizar un seguimiento del tiempo trabajado por empleados a tiempo completo o parcial. Las empresas que no pagan por el complemento deben ingresar la nómina como un gasto y categorizar el servicio ofrecido. Esa parece una forma engorrosa de rastrear el tiempo de un empleado o trabajador independiente.
#3. Seguimiento de gastos
QuickBooks ofrece soporte para tarjetas de débito y crédito, manteniendo a los usuarios informados periódicamente sobre los márgenes de beneficio dentro del ciclo contable mensual. El único inconveniente aquí es que requiere una entrada manual, ya que QuickBooks Online muestra solo elementos de línea y no desgloses más matizados. Los usuarios pueden actualizar los pagos mensuales utilizando la aplicación móvil de QuickBooks para tomar fotografías y cargar recibos.
FreshBooks está diseñado explícitamente para la facturación y el cobro de pagos, lo que significa que los usuarios deben integrar un sistema de contabilidad externo. No obstante, el software proporciona características excepcionales de seguimiento de gastos, como el seguimiento del tiempo del proyecto, el seguimiento de recibos y la gestión de impuestos sobre las ventas, que son útiles para los principiantes en el negocio.
#4. Facilidad de uso
QuickBooks y FreshBooks presentan paneles intuitivos llenos de gráficos fáciles de usar con barras laterales verticales a través de los cuales los usuarios pueden acceder a diferentes funciones, incluidas aquellas con poco o ningún conocimiento de contabilidad. Sin embargo, QuickBooks parece más fácil de configurar en comparación con FreshBooks. Los usuarios pueden registrar y modificar fácilmente las entradas de diario en FreshBooks, así como iniciar balances y administrar cuentas de gráficos.
FreshBooks facilita la entrada de datos; sin embargo, los usuarios no pueden cerrar una transacción de un período anterior, lo cual es necesario para evitar cambios no solicitados en los datos contables. Si bien es posible ingresar saldos iniciales y modificar entradas de diario en FreshBooks, debe ser un usuario de cuenta registrado con una dirección de correo electrónico diferente para lograrlo.
#5. Cálculos de impuestos
Intuit, el creador de los famosos TurboTax y QuickBooks en línea, ha incluido una gran cantidad de funciones de apoyo de impuestos en el software. La herramienta está diseñada para generar tantos formularios de fin de año como empleados tenga un usuario. Además, los dueños de negocios pueden organizar los impuestos sobre gastos e ingresos por categoría para calcular la cantidad que deben en impuestos trimestrales, además de realizar un seguimiento del impuesto sobre las ventas y agregar automáticamente los impuestos a pagar en las facturas.
FreshBooks ofrece una función de planificación fiscal, pero es menos versátil que la proporcionada por su principal competidor, lo que puede hacer que la planificación fiscal sea un poco desafiante para los autónomos y los no contadores. FreshBooks también ofrece asistencia fiscal, pero no puede realizar un seguimiento de los gastos mediante el escaneo de recibos; en cambio, los usuarios solo pueden realizar un seguimiento de los impuestos vinculando sus cuentas bancarias. Si bien eso debería estar bien, la falta de un escáner de recibos incorporado en una oficina ocupada puede ser frustrante.
#6. Contabilidad
FreshBooks se jacta de una función de contabilidad de doble entrada que ayuda a rastrear los ingresos frente a los gastos. Como resultado, los usuarios tienen una idea aproximada de sus ganancias y pérdidas con mucha anticipación. La función también garantiza que los montos de débito y crédito estén a la par e instantáneamente identifica los errores para evitar los desafíos de la temporada de impuestos.
Los usuarios de FreshBooks pueden importar y categorizar transacciones financieras utilizando diferentes categorías para transferencias, capital o reembolsos, además de resumir informes que se pueden exportar a Excel. Los usuarios también pueden agregar fácilmente su contador a la cuenta de FreshBooks para que puedan tener acceso exclusivo.
QuickBooks está diseñado para rastrear todos los gastos clasificando las transacciones y separándolas en categorías de impuestos. El software también vincula fotos de recibos con sus respectivas transacciones y utiliza datos sin procesar para generar diferentes tipos de informes. La aplicación móvil de QuickBooks utiliza sistemas GPS de teléfonos inteligentes para realizar un seguimiento automático de la distancia que un usuario viaja en millas y crea un informe que registra con precisión las deducciones de los viajes de negocios.
#7. Informes y paneles
Ambos programas de contabilidad brindan diferentes tipos de informes, y FreshBooks produce informes específicos sobre pérdidas y ganancias, cuentas de clientes, resúmenes de impuestos sobre las ventas, gastos y pagos recaudados. El tablero de la herramienta también contiene los cuadros y gráficos más aplicables que cubren los ingresos recurrentes mensuales, los ingresos pendientes, los flujos de ingresos, las ganancias totales, los gastos y cualquier tiempo no facturado.
El tablero de QuickBooks, por otro lado, tiene un Centro de informes en su menú de navegación que brinda a los usuarios una forma rápida de ubicar las plantillas de informes preestablecidas estándar y la capacidad de personalizar las suyas. Una sección de «informes de gestión» permite a los usuarios crear informes profesionales con portadas, páginas preliminares, tablas de contenido y notas finales.
Los ejemplos de informes incluidos en las plantillas preestablecidas incluyen balances, informes de impuestos sobre las ventas, registros de auditoría, estados de flujo de caja, facturas abiertas, ganancias y pérdidas, resúmenes de presupuesto e informes de clientes compilados por clase, cliente, mes y año hasta el final. -fecha.
#8. Precios
Tanto QuickBooks como FreshBooks ofrecen planes basados en suscripción, pero cuando se trata de escalabilidad, el primero ofrece un mejor programa de precios que el segundo. Con QuickBooks, puede vincular a su contador y convertirse en miembro de una comunidad en línea de más de 5 millones.
En cuanto a FreshBooks, no ofrece conciliación bancaria para los usuarios que seleccionan el plan Lite, y la cantidad de usuarios aún debe ser mayor. Lo que es más importante, tenga en cuenta que el escalado se está volviendo cada vez más costoso.
Precios de QuickBooks
- Inicio simple: 1 usuario, $ 25 por mes, 2 firmas de contabilidad
- Esenciales: 3 usuarios, $ 50 por mes, 2 firmas de contabilidad
- Más: 5 usuarios, $80 por mes, 2 firmas de contabilidad
- Avanzado: 25 usuarios, $180 por mes, 3 firmas de contabilidad
Precios de FreshBooks
- Lite: $180 anuales o $15 mensuales
- Más: $300 anuales o $25 mensuales
- Prima: $600 anuales o $50 mensuales
- Seleccione: Precios personalizados
Todos los planes de FreshBooks excepto Select incluyen un solo usuario; los usuarios pagan $10 por cualquier miembro adicional del equipo.
#9. Soporte de Integración/Integraciones
Hay al menos 400 integraciones nativas incluidas en QuickBooks. Incluyen banca comercial, software de pago, comercio electrónico, CRM y varias otras categorías que brindan control y visibilidad sobre los datos financieros y los procesos de ventas de los usuarios. Otros complementos incluyen PayPal y ReceiptBank, que mantienen las transacciones actualizadas.
FreshBooks integra más de 100 integraciones dirigidas a propietarios de pequeñas empresas y autónomos; facilitan la conexión de la aplicación con las herramientas de declaración de impuestos y los recursos humanos con el círculo de facturación de impuestos sobre la nómina. Las integraciones como Squarespace o Zapier ayudan a los usuarios a realizar un seguimiento de los pagos además de procesar y organizar decenas de otros sistemas.
#10. Nómina de sueldos
QuickBooks ofrece un plan de nómina de servicio completo con ejecuciones de nómina ilimitadas y formularios de fin de año. Otras características incluyen impuestos calculados automáticamente, un portal en línea que permite a los empleados ver sus datos fiscales y talones de pago, y soporte para embargos y deducciones además de informes de datos históricos descargables. Los usuarios también pueden acceder a un plan premium que admite un depósito directo en el mismo día y la administración de la empresa del empleado y el centro de soporte de recursos humanos.
FreshBooks admite nóminas de empleados integrados externos, ya que no tiene su función de nómina nativa. El software es compatible con Gusto, cobrando entre $6 y $12 por usuario por mes y una tarifa mensual introductoria de $39. También es compatible con el servicio de nómina PaymentEvolution basado en Canadá en un nivel gratuito limitado o un nivel de $ 22 por mes.
#11. Atención al cliente
QuickBooks ejecuta soporte al cliente en línea, lo que significa que debe iniciar sesión para obtener acceso. También hay una base de conocimiento incorporada donde los usuarios pueden hacer preguntas e investigar temas, además de un sólido foro comunitario donde pueden encontrar respuestas.
El servicio de atención al cliente de FreshBooks opera una opción de chat en vivo junto con la atención telefónica al cliente durante 12 horas, cinco días a la semana. El sitio web de la empresa cuenta con un centro de ayuda en el que se pueden realizar búsquedas y que aborda los temas de servicio al cliente más comunes.
Quickbooks vs. Freshbooks: Resumen de diferencias
CaracterísticasQuickBooksFreshBooksDescripción generalFundada en 1983Fundada en 2003Mercados objetivoMejor para empresas que venden productosMejor para empresas de servicios, autónomos y emprendedoresCaracterísticas principalesCrea facturas personalizadas con logotipos y campos individualizados antes de generarlos sobre la marcha con la aplicación móvilLas herramientas de contabilidad de entrada doble fáciles de usar garantizan la precisión y cumplimiento y simplifique la preparación de informes financierosPreciosInicio simple: $25/mes Essentials: $50/mes Plus: $80/mes Avanzado: $180/mesLite: $15/mes o $180 anuales Plus: $25 mensuales o $300 anuales Premium: $50 mensuales o $600 anualmenteSoporteTeléfono, correo electrónico o mensajería artículos destacados ayuda en el producto opciones de capacitación del producto base de conocimiento de búsqueda comunidad de usuarios.Soporte telefónico y por correo electrónico ayuda en el producto mensajería en el producto preguntas frecuentes base de conocimiento de búsqueda.Facilidad de usoFácil proceso de configuración que permite a los usuarios sumergirse directamente. Ofrece conceptos básicos y detalles agregados a medida que avanza. Una página de bienvenida bien presentada e que muestra el progreso de la configuración, con una barra de menú vertical a la izquierda de la pantalla.
Nota del autor
Cuándo elegir Quickbooks
QuickBooks es ideal para personas de negocios que venden productos y administran inventario, ya que su función de administración de inventario permite realizar un seguimiento de las ventas diarias de productos de diferentes canales, incluidos Shopify y PayPal. Su funcionalidad integral que integra otros productos de Intuit a medida que crece el punto de venta de QuickBooks le permite crecer junto con el negocio del usuario.
Como la solución más popular, QuickBooks también es popular entre los contadores y propietarios de negocios que desean alinearse con sus contadores, ya que administra de manera eficiente las integraciones, las fuentes bancarias y el cumplimiento fiscal. Elija QuickBooks si necesita un software de contabilidad asequible que esté diseñado para escalar junto con su negocio.
Cuándo elegir Freshbooks
FreshBooks es popular entre los empresarios independientes, autónomos y propietarios de pequeñas empresas que buscan un software de contabilidad de primer nivel sin centrarse en los contadores.
Tiene funcionalidades de seguimiento de tiempo y facturación, gestión de proyectos, facturación e integraciones de terceros a herramientas de pago populares como Stripe, que son ideales para pequeñas empresas o novatos.
La sencilla funcionalidad de FreshBooks está diseñada para audiencias generales y, por lo tanto, es fácil de configurar y administrar. También permite integraciones rápidas y fáciles con pequeñas herramientas comerciales populares.
A continuación, puede consultar el software de nómina para empresas nuevas y medianas.