Google Workspace: herramientas perfectas para una cultura de trabajo segura, eficiente y colaborativa.
Remoto o no, no puede esperar el éxito mientras trabaja en silos. Y Google Workspace (anteriormente GSuite) es donde trabajan juntos en tiempo real.
Según la suscripción, Google Workspace es un grupo de múltiples aplicaciones, que incluyen:
GmailHojasBúsqueda en la nubeMeetSlidesJamboardFormularios de chatAdminCalendarSitiosEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Solo, estas son aplicaciones simples para las que puede encontrar sustitutos fácilmente. Pero juntos, pueden ser el pegamento necesario que ha estado buscando para ayudar a que su negocio funcione como uno solo.
Primero, veremos algunas de estas aplicaciones individuales que ayudan a la colaboración, seguidas de herramientas de seguridad y administración integradas.
Tabla de contenido
Gmail
Todos hemos estado usando Gmail (el gratuito) desde que pusimos nuestras manos en las computadoras. Sin embargo, el aspecto comercial de Gmail permanece oculto para dichos usuarios.
El envío de correos electrónicos es solo una faceta de Gmail, pero otras, como la integración con Google Meet, Chat, etc., lo hacen más de lo que parece posible desde la superficie.
Por ejemplo, puede cambiar a Chat y Meet desde Gmail para mantener todas las conversaciones en un solo lugar con la opción de guardar o eliminar el historial después de 24 horas.
Además, Smart Compose facilita su trabajo como remitente de correo electrónico. Desarrollado con inteligencia artificial, recibe sugerencias mientras escribe correos electrónicos. También puede activar la personalización para obtener más precisión, lo que mejora con el tiempo.
Otra cosa excelente de Gmail es el filtrado de spam. Con el aprendizaje automático, Gmail mantiene alejado más del 99,9 % del spam. Si bien esta es una característica excelente para la seguridad personal, es igual o más importante para las comunicaciones comerciales.
Sin embargo, como entidad comercial, @yourbrandname.com es la mejor dirección de correo electrónico que puede obtener, y el uso de @gmail.com se considera genérico.
Para abordar esta inquietud, puede usar un dominio personalizado y hacer que Gmail hable sobre su negocio. Google Workspace también admite una transición fácil desde proveedores de correo electrónico heredados, como Microsoft Outlook.
Espacio de trabajo Gmail también tiene lo que puede necesitar para un marketing por correo electrónico exitoso. Puede beneficiarse de los diseños prediseñados, agregar su estilo personalizado y usar el envío múltiple para difundir el mensaje a una gran audiencia de una sola vez.
Google Chat y espacios
Aquí es donde habla con sus compañeros, comparte documentos, programa reuniones y puede hacer las cosas sin usar ninguna aplicación de mensajería comercial de terceros como Slack.
Este se divide en dos: Chat y Espacios.
Puedes asumir Chat de Google similar a cualquier aplicación de mensajería como Slack o WhatsApp. Esto admite hablar con cualquier persona interna o externa con solo una cuenta de Google.
Además, Chat también presenta conversaciones grupales.
Los espacios, por otro lado, son los más adecuados para proyectos. Por ejemplo, las secciones Chat & Share de Spaces son similares a los canales de Slack donde puedes agregar personas, compartir archivos, etc.
Además, puede asignar tareas a los miembros de su equipo y realizar un seguimiento de su progreso.
Hay dos tipos de espacios en Google Workspace. El primero es restringido donde solo pueden participar los miembros agregados. El otro está destinado a toda la organización, donde cualquiera puede unirse a un Espacio específico con un enlace.
Aquí, el separador entre las versiones gratuitas y L Workspace es el soporte para integraciones de aplicaciones. Cientos de aplicaciones (como Twitter, Asana, Zapier, etc.) están disponibles para controlar sin tener que moverse.
Curiosamente, Google ha implementado su procesamiento de lenguaje natural para crear resúmenes en chats y espacios. Esto creará una versión corta de toda la conversación en la parte superior para ponerse al día con todo de un solo vistazo.
Reunión de Google
Reunión de Google es el reemplazo nativo de Workspace para cualquier aplicación de videoconferencia de terceros, como Zoom.
Google ha anunciado que agregará transcripciones y resúmenes automáticos de reuniones en futuras actualizaciones. Esto asegura reuniones más productivas y mantiene cada conversación relevante en etapas posteriores.
Fuente: Google
Además, la entrega de video se beneficiará de la próxima restauración de Portrait, que ayudará a mitigar condiciones como entornos con poca luz, cámaras web inferiores o redes inestables.
Del mismo modo, las características como la luz de retrato le brindan una apariencia de calidad de estudio en las reuniones en línea.
Si bien esto fue principalmente sobre el video, cosas como De-reverberation filtrarán el eco brindando una experiencia auditiva óptima para todos, independientemente de la acústica del espacio.
Si bien Meet puede albergar a muchos participantes, a veces no es suficiente para una organización gigantesca. En tales casos, Meet ha incluido capacidades de Livestream para hasta 10,000 asistentes. Además, en las próximas actualizaciones, todos los que accedan a la transmisión en vivo podrán participar en preguntas y respuestas o encuestas, lo que brindará más inclusión a todos.
Aunque Google Meet es principalmente un software de videoconferencia gratuito, algunas funciones premium están reservadas para suscriptores pagos.
Las ventajas adicionales implican reuniones de mayor duración (hasta 24 horas), más participantes (hasta 500), levantamiento de manos, salas de reuniones, encuestas, unirse por teléfono, etc.
Además, la cancelación inteligente de ruido, el seguimiento de asistencia y la grabación de llamadas hacen que Workspace Meet sea un paquete distintivo por sí solo.
Además, puede crear una página de reserva separada para ayudar a sus clientes a encontrar un intervalo de tiempo más adecuado para la discusión. Y esto se actualiza cada vez que alguien reserva tiempo, mencionando los espacios libres.
Las reuniones realizadas a través de Google Meet son seguras para empresas. Todo está encriptado en tránsito, y compartir su pantalla con los participantes es seguro sin temor a fisgones. Aún así, en actualizaciones posteriores, los usuarios administrarán las claves de cifrado ellos mismos y podrán optar por reuniones cifradas de extremo a extremo.
Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google
Esta es la cantidad máxima que usted y su equipo utilizarán como organización.
Estas herramientas permiten que hasta 100 personas vean, editen o comenten simultáneamente un solo archivo según sus niveles de permiso.
Y llevando la colaboración a un nuevo nivel, estas herramientas están integradas con Meet. Por lo tanto, las personas no solo pueden trabajar en el mismo documento, sino que también pueden verse y hablar entre sí mientras lo hacen.
Esto reduce muchas idas y venidas y ayuda a realizar ajustes en tiempo real para crear lo mejor en una cantidad mínima de tiempo.
Además, el modo de imagen en imagen le permite realizar múltiples tareas mientras vigila los procedimientos y saltar directamente con un clic cuando es el momento de actuar.
Si bien la mayor parte de la funcionalidad está presente para los usuarios gratuitos, Google Workspace tiene cierta ventaja.
Primero, el espacio de almacenamiento se duplica incluso en el nivel básico, que se vuelve ilimitado para las suscripciones más altas y los equipos más grandes (más de cinco). Para un tamaño de equipo de menos de cinco, el almacenamiento asignado a cada usuario puede llegar hasta 1 TB, significativamente más de lo que viene con (15 GB) en la versión gratuita.
Además, se puede compartir un documento con toda una organización con un solo clic y hacer que se pueda buscar.
Otra característica única de Google Workspace Docs es el resumen automático. Si bien siempre es posible tener esto manualmente, la automatización lo hace más fácil con la edición opcional si es necesario.
En el frente de la seguridad, Google planea cubrir Documentos, Presentaciones y Hojas de cálculo con la misma protección contra malware y phishing implementada en Gmail.
Esto asegurará que reciba alertas de cualquier vínculo o intento que pueda comprometer su seguridad personal o la de su empresa.
calendario de Google
El calendario parece ser el menos usado del lote. Sin embargo, permite una programación perfecta, asegurando que no se superponga con el horario ocupado de nadie.
El mejor caso de uso para calendario de Google está fusionando el calendario de todos para ver la disponibilidad esperada. Además, puedes crear y compartir calendarios indicando eventos específicos que los receptores pueden fusionar con los suyos.
Además, todas las reuniones configuradas en Calendario se sincronizan en todas partes, evitando posibles conflictos.
Jamboard de Google
Jamboards de Google son las pizarras digitales que lo ayudan a generar ideas que impulsan las innovaciones. Funcionan como un espacio compartido donde se puede dibujar, borrar, añadir imágenes, etc.
El creador de un Jamboard puede permitir a otros como lectores (con o sin fecha de caducidad) o editores.
El contenido de Jamboard también se puede enviar a una pizarra digital física que puede comprar por separado de Google.
Sin embargo, todo en el Jamboard que discutimos hasta ahora está disponible para todos los usuarios con una cuenta de Google. Nuevamente, el diferenciador, a favor de los usuarios de Workspace, es compartir con su institución con un solo clic.
Búsqueda en la nube de Google
Búsqueda en la nube de Google es una función exclusiva disponible para los usuarios de Google Workspace. Esta herramienta trae el poder de la búsqueda de Google a su negocio.
En pocas palabras, aquí es donde puede buscar en todo su repositorio de documentos comerciales (como Documentos, Presentaciones, Hojas de cálculo, etc.) al instante.
Y la mejor parte es el descubrimiento de documentos con control de acceso. Esto significa que sus empleados solo verán los documentos a los que se les ha otorgado acceso en la búsqueda en la nube.
Además del uso independiente, la búsqueda en la nube está estrechamente integrada en las aplicaciones de Google Workspace como Gmail, Docs, Drive, etc.
Otros
Como esta sección está dirigida a la colaboración en el lugar de trabajo, hemos clasificado el resto de las aplicaciones de Workspace en esta sección.
Bóveda de Google
Bóveda de Google lo ayuda a conservar los datos específicos del usuario para todas las aplicaciones de Workspace para que no pierda el acceso a nada si ese usuario deja su organización.
Puede usar Vault para almacenar mensajes de Gmail, archivos de Drive, mensajes de chat (con el historial activado), grabaciones de Google Meet y archivos relacionados, sitios, datos de Workspace Google Voice, etc.
Sin embargo, Vault solo conserva los datos que usted le indique. Además, los datos relacionados con cualquier usuario eliminado no estarán disponibles en Vault. En este caso, Google prescribe suspender a los usuarios en lugar de eliminarlos.
Vault también cuenta con acceso a datos basado en roles.
En conclusión, Vault registra cada actividad de todos sus empleados en un solo lugar que puede exportar con fines legales o de otro tipo.
Sitios de Google
Aunque WordPress es conocido como la forma más fácil de crear sitios web, Sitios de Google es la mejor opción para hacerlo aún más rápido.
Y si bien puede utilizar esto para un sitio web comercial esencial, brilla cuando desea exhibir un proyecto en particular o crear un sitio web de eventos.
Todo esto es arrastrar y soltar sin ningún toque de codificación.
Los sitios también admiten el uso de un dominio personalizado para darle al sitio web su propia identidad. Alternativamente, se puede publicar de forma gratuita con una dirección web genérica proporcionada por Google.
También puedes colaborar en cualquier proyecto web creado con esta herramienta. Finalmente, todos los sitios web diseñados a través de Sites responden a todos los dispositivos y resoluciones.
punto final
Endpoint lo ayuda a administrar los dispositivos de los empleados en caso de que se los roben para preservar los datos confidenciales de la empresa.
Con esto, puede aplicar contraseñas seguras y optar por borrados de dispositivos o cuentas en casos graves. Un endpoint es una herramienta multiplataforma que protege la información de su empresa en Windows, Mac, Linux, Android, iOS y ChromeOS.
Además, puede usar esto para hacer que aplicaciones comerciales específicas estén disponibles a través de Google Play o App Store de Apple.
Guión de la aplicación
App Script es la plataforma de aplicaciones de código bajo de Google que puede usar para ampliar la funcionalidad de Workspace con HTML, CSS y JavaScript.
El objetivo es simple: automatizar las tareas rutinarias más simples para ayudarlo a concentrarse en lo que es importante.
Está precargado con las API de Workspace y tiene integración nativa con más de 100 servicios de Google.
Estadísticas de trabajo de Google
Esta es una forma de medir la adopción de Google Workspace para su empresa.
Puede ver el uso de aplicaciones individuales de Google y compararlo con aplicaciones heredadas. Insights también se puede configurar para mostrarle los datos a nivel de equipo o grupo o para toda la organización.
Sin embargo, esto no se limita a la adopción. En su lugar, también puede consultar las cifras de colaboración para las aplicaciones de Workspace. Esto le brinda datos relacionados con el uso compartido de documentos, la coedición, las reuniones, etc., lo que indica el impacto en tiempo real que estas herramientas tienen en la cultura de trabajo.
Aún así, los datos no obstaculizarán la privacidad esencial de sus empleados, ya que se recopilan como un agregado para un equipo de diez o más. Aunque, los administradores pueden aumentar este límite para organizaciones más grandes.
Finalmente, los administradores pueden exportar los informes para un mayor análisis y decisiones gerenciales.
Conclusión
Estas son algunas de las formas en que Google Workspace puede ayudarlo a colaborar y trabajar de manera eficiente.
Pero eso no es todo. También tiene acceso a Google Workspace Marketplace para aumentar aún más los resultados.
PD: también puede ajustar Google Workspace a un nivel diferente con estas herramientas. Además, consulte esta guía individual de Google Workspace para ver cómo puede transformar su negocio como emprendedor independiente.