Smartsheet es un software moderno de administración de proyectos con funciones avanzadas que los equipos de todos los tamaños y formas pueden usar y administrar bien sus proyectos.
Hoy en día, los lugares de trabajo prosperan gracias a la sinergia y la colaboración. También requieren que diferentes equipos estén en la misma página para que el trabajo se pueda hacer más rápido con mejores tasas de éxito.
Esto requiere potentes capacidades de colaboración y flujo de trabajo, que todo el mundo busca en el software de gestión de proyectos.
Tabla de contenido
Introducción
Smartsheet es una poderosa plataforma de gestión de proyectos con capacidades sólidas. Dado que hay tantas herramientas disponibles en Internet, se vuelve difícil elegir la mejor para su equipo.
Dado el potencial de Smartsheet, se convierte en una buena opción.
Y para ayudarlo a determinar si será la mejor opción para su equipo, aquí está nuestra revisión de Smartsheet con una explicación detallada de todas sus capacidades, funciones y precios.
¿Cómo puede ayudar Smartsheet?
Con la confianza de más del 90 % de las empresas Fortune 100, Smartsheet puede ayudarlo a automatizar procesos, administrar proyectos y escalar a carteras y programas de nivel empresarial. Ofrece soluciones personalizadas para adaptarse a su flujo de trabajo a cualquier escala.
Smartsheet proporciona capacidades poderosas que pueden empoderar a todos los miembros de su equipo para crear soluciones rápidamente y con facilidad. Puede utilizar un amplio conjunto de funciones como vistas, informes, paneles y flujos de trabajo para realizar un seguimiento y capturar sus planes, programaciones y recursos. Puede adaptarse a las necesidades del negocio, ya sean proyectos o iniciativas multifacéticas.
Las empresas de diferentes formas y tamaños pueden escalar fácilmente con confianza mientras brindan valor con los crecientes requisitos comerciales.
También puede integrarse con muchas herramientas y tecnologías para facilitarle la vida. También se ocupa de la seguridad de los datos para que el entorno sea seguro para su negocio. Puedes controlar todo y usar la plataforma como quieras.
Características y capacidades
Estas son las características y capacidades de Smartsheet:
Colaboración en equipo
Smartsheet le permitirá conectar a todos los miembros de su equipo e impulsar la colaboración. Ya sea que maneje proyectos pequeños, procesos a gran escala o grandes carteras, lo ayudará a administrarlos con mayor seguridad y flexibilidad.
Permitirá a los usuarios de su equipo planificar, automatizar, informar y realizar un seguimiento del trabajo. Puede visualizar fácilmente y realizar un seguimiento del trabajo de la forma que desee cambiando entre las vistas: Gantt, calendario, tarjeta y cuadrícula. Permitirá a su equipo ejecutar sus tareas con responsabilidad y velocidad.
Formularios para la recogida de datos
Puede conectarse y utilizar datos coherentes y sin errores de partes interesadas externas e internas mediante formularios personalizados con el logotipo, las imágenes y los colores de su marca.
Automatización de tareas
Puede implementar flujos de trabajo potentes y simples rápidamente en minutos con flujos de trabajo automatizados. Le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo, y podrá hacer más trabajo en menos tiempo.
Automatice procesos repetitivos y tediosos usando alertas, bloqueando filas según tiempos preestablecidos y cambios de hoja, y solicitando aprobaciones y actualizaciones.
Puede combinar diferentes rutas y acciones condicionales a través de un editor visual. También puede configurar flujos de trabajo recurrentes como recordatorios diarios y solicitudes de estado semanales.
Gestión de contenido
Con Smartsheet, puede planificar, revisar y administrar fácilmente la producción de contenido y finalizar sus activos con mayor rapidez. También puede publicar su contenido en Brandfolder, la herramienta de gestión de activos número uno.
Smartsheet lo ayudará a revisar su proceso de producción de contenido con la ayuda de una hoja de proyecto concisa. Puede usar alertas y recordatorios automáticos para asegurarse de que sus diseñadores trabajen según el cronograma. Además, puede incluir tareas en paneles e informes para mejorar la visibilidad.
Permita que sus clientes, proveedores y colegas revisen sus piezas de contenido sin ningún acceso a la hoja. También es fácil proporcionar comentarios detallados a través de anotaciones, aprobaciones y conversaciones ancladas.
Evita cuellos de botella en tus procesos a través de revisores simultáneos. La herramienta también ayudará a eliminar la confusión en las versiones de contenido, ya que disfrutará de un bloqueo automático y actualizaciones sencillas.
Centro de control de Smartsheet
Con Smartsheet Control Center, puede automatizar fácilmente sus proyectos y procesos y entregar sus proyectos de manera consistente a escala. Le ayudará a automatizar la creación de proyectos, acumular análisis de cartera y gestionar cambios.
Agilizará la gestión de su equipo para que pueda ejecutar su cartera completa aprovechando las experiencias adecuadas.
También puede centralizar y controlar el proceso de aprobación de sus próximas solicitudes de proyectos. Además, puede usar blueprints para impulsar la consistencia en los informes y la ejecución y replicar automáticamente los planes y flujos de trabajo de su proyecto.
Smartsheet ofrece una consola central para crear sus proyectos aprobados. Ayudará a implementar cambios automáticamente desde la consola central a proyectos nuevos y existentes. También puede conectar sus planes de recursos y desarrollar el equipo adecuado para completar el trabajo y realizar pronósticos de contratación.
Además, puede monitorear la salud de su cartera a través de análisis de cartera para maximizar los resultados. Además, puede almacenar, congelar e informar proyectos históricos para garantizar el cumplimiento y realizar análisis de tendencias.
Visibilidad ejecutiva
Centralice todos sus recursos e información que el equipo necesitará y empodere a las partes interesadas con una vista sólida y en tiempo real del estado de los proyectos utilizando elementos visuales y KPI.
Smartsheet ofrece Dynamic View para ayudar a los dueños de negocios a compartir datos con las personas adecuadas cuando sea necesario para editarlos y verlos. También puede administrar sus procesos críticos con sus proveedores, equipos externos e internos y en todas las organizaciones.
Esto le ayudará a gestionar sus procesos de forma segura. Puede aprovechar el control granular y mejorar la colaboración según los requisitos. No importa qué tan compleja sea la tarea, puede simplificarla con Smartsheet mientras ofrece una visibilidad más amplia de sus estados de ejecución.
Además, puede usar un formulario prediseñado para filtrar, recopilar y ver solicitudes. Incluso puede automatizar el flujo de datos desde su asignación hasta su revisión, aprobación y cierre.
Smartsheet también le permitirá administrar la seguridad y privacidad de los datos de sus proveedores externos y ganarse su confianza.
Puede aprovechar el control de acceso basado en condiciones o el control de identidad para la gobernanza del acceso a los datos. Además, la guía en contexto que consta de varios pasos con barandillas y guía guiará a los usuarios.
Aplicaciones optimizadas
Puede navegar fácilmente por todas las opciones con formularios, hojas, informes, tableros y más. Esto agilizará el trabajo y facilitará todo, ya sea que esté en el hogar, la oficina, de viaje o en el lugar de trabajo, utilizando solo una aplicación dedicada donde se empaqueta todo el trabajo.
Con WorkApps, es fácil crear aplicaciones móviles y web intuitivas sin conocimientos de codificación. Puede hacerlo en cuestión de minutos a través de Smartsheet y contenido externo como Google Docs o tableros de Tableau.
Puede elegir cualquier plantilla de WorkApps o comenzar desde cero y comprar las aplicaciones según los requisitos de su negocio.
WorkApp también ofrece una experiencia personalizada que garantiza que las partes interesadas colaboren bien y se concentren en el contenido relevante.
También podrá utilizar una marca personalizada para hacerle sentir que la aplicación se creó exclusivamente para y por su empresa. En la única WorkApp, puede ejecutar proyectos completos con una experiencia personalizada.
Gobernanza y Control
Smartsheet proporciona una amplia gobernanza y control con la ayuda de la funcionalidad principal, las soluciones prediseñadas y los complementos premium de Smartsheet. Puede transformar la forma en que trabaja con herramientas como registros de actividad, centro de administración, herramientas de administración y más.
Centro de administración: le permitirá configurar y administrar fácilmente la cuenta de Smartsheet desde una sola ubicación. Puede ver e interactuar fácilmente con las herramientas de administración a través de una consola de control central para experimentar una navegación optimizada entre los informes de uso, la administración de grupos y usuarios y las configuraciones empresariales.
El centro de administración lo ayudará a rastrear las licencias, los grupos y las integraciones a las que las personas pueden acceder en su organización.
También ayudará a mejorar la visibilidad de la cuenta y la configuración de seguridad disponible mientras utiliza los siguientes pasos recomendados para optimizar la configuración de la cuenta según las mejores prácticas de Smartsheet.
Flujos de trabajo inteligentes
Automatice sus procesos en sus plataformas usando Bridge. Es una interfaz sin código que lo ayudará a conectar sus datos en diferentes sistemas y actualizar sus tareas de rutina.
Esto aumentará la eficiencia y la precisión y permitirá que el equipo dedique más tiempo a la innovación sin perder tiempo en pasos manuales o depender de múltiples sistemas para almacenar datos y realizar el trabajo.
Esto significa que puede eliminar muchas entradas de datos en sistemas como CRM y trabajar en cosas importantes sin copiar o pegar datos entre sistemas.
También puede conectar los sistemas de registro a los procesos correctos y tomar decisiones informadas basadas en datos. Además, puede establecer nuevas configuraciones entre sistemas y adaptarse a las existentes para satisfacer sus necesidades.
Gestión de Recursos y Activos Digitales
Puede desbloquear el verdadero potencial de su gente y equipos para gestionar, medir y distribuir el rendimiento de los activos. Además de los activos, también lo ayudará a administrar sus recursos.
Puede movilizar fácilmente a su equipo para ejecutar una tarea, realizar un seguimiento de los presupuestos y cronogramas de las giras y pronosticar sus necesidades de contratación.
Programe y encuentre de manera efectiva su mejor equipo de proyecto, pronostique sus necesidades de contratación y resuelva conflictos de personal para simplificar su asignación de recursos.
Mire a través de sus proyectos, haga un seguimiento de sus equipos y programe proyectos según la capacidad del equipo. Con hojas de tiempo precargadas, puede permitir que los equipos envíen horas mientras los mantiene enfocados en su trabajo.
Puede utilizar informes dinámicos para visualizar datos complejos, detectar tendencias de proyectos, planificar el crecimiento y comprender el rendimiento en toda su organización.
Smartsheet, con la plataforma líder de administración de activos digitales de Brandfolder, ayudará a su equipo a administrar su contenido, trabajar en un solo lugar y brindar una experiencia de cliente mejorada. También ayudará a maximizar el impacto de su contenido.
Como resultado, la distribución de activos puede mejorar 7 veces más rápido y etiquetarse para facilitar la búsqueda. También ofrecerá capacidades como análisis y medición, metadatos de archivos enriquecidos, pruebas, Smart CDN y más.
Integración
Smartsheet puede integrarse con múltiples herramientas y sistemas que usan las empresas modernas. Algunas de las herramientas con las que se integra incluyen Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads y más.
Por lo tanto, al conectarse con estos servicios, puede compartir información de manera eficiente, impulsar la colaboración y mejorar la toma de decisiones en toda la organización.
Otras capacidades:
- Además de lo anterior, Smartsheet ofrece otras capacidades, que incluyen:
- API
- Archivos adjuntos
- Líneas base
- Calendario y tarjeta
- Unión celular y conectores
- Claves de cifrado gestionadas por el cliente (CMEK)
- Colaboración de contenido
- Dominios de correo electrónico personalizados
- Controles de retención de datos
- Generación de documentos y firma electrónica
- Aplicaciones móviles y portales
Y más
Modelos de precios
Smartsheet ofrece muchos planes de precios para ayudarlo a personalizar y escalar sus necesidades comerciales. Es adecuado para varios casos de uso, ya sea que desee administrar sus proyectos de manera efectiva o escalar y estandarizar las mejores prácticas en su organización.
Estos son los planes de precios:
- Gratis: es gratuito y aplicable para 1 usuario y hasta 2 editores. Este plan es para principiantes en la gestión de proyectos y tareas. Incluye funciones como 2 hojas, 100 automatizaciones al mes, 500 MB de almacenamiento de archivos adjuntos y más.
- Pro: Cuesta $7/mes y es aplicable para un máximo de 10 usuarios y espectadores ilimitados. Es adecuado para equipos y personas que desean realizar un seguimiento, administrar y compartir proyectos con espectadores ilimitados. Incluye funciones de planes gratuitos, hojas, informes, formularios y tableros ilimitados, 250 automatizaciones al mes, 20 GB de almacenamiento de archivos adjuntos y más.
- Business: Cuesta $25/mes y aplica para un mínimo de 3 usuarios y editores ilimitados. Es para empresas que desean administrar sus programas y proyectos con muchos editores y requieren más capacidades. Incluye todas las funciones del plan Pro, como automatización ilimitada, almacenamiento de archivos adjuntos de 1 TB y muchas funciones avanzadas.
- Enterprise: contacte a su equipo para obtener una cotización personalizada según sus necesidades. Es adecuado para organizaciones que ejecutan procesos a escala con controles de nivel empresarial. Incluye todas las funciones del plan Business, almacenamiento ilimitado de archivos adjuntos, más integraciones, dominios de correo electrónico personalizados y funciones más avanzadas.
Smartsheet frente al lunes
Smartsheet a menudo se compara con monday.com, ya que ambos son software de gestión de proyectos con capacidades similares. Estos funcionan como sistemas de gestión de recursos, gestión de tareas y gestión de carteras. Se puede acceder a ambos a través de un navegador web o una aplicación móvil en Android e iOS.
Sin embargo, ambas plataformas tienen características que las hacen destacar.
Donde Smartsheet puntúa más el lunes
Smartsheet es fácil de aprender y usar. También cuenta con un fuerte apoyo y capacitación de la comunidad para que los usuarios puedan mejorar fácilmente sus habilidades de Smartsheet y pasar de principiantes a expertos. También es flexible y lo ayudará a pasar de la lista de tareas a las vistas de tarjetas y el cronograma.
Smartsheet ofrece diferentes vistas como Gantt, Calendario y tablero Kanban, junto con recordatorios, dependencias de tareas y una jerarquía de tareas con más de 4 niveles. Por otro lado, monday.com solo ofrece un tablero Kanban.
En cuanto a la gestión del trabajo, tiene informes, formularios, gráficos con datos en tiempo real, paneles, campos personalizados, clasificación de varios niveles, más de 50 funciones de fórmula y más. Pero monday.com solo ofrece campos personalizados, formularios y formato condicional, mientras que las otras capacidades no están disponibles solo en planes superiores.
Para la colaboración, tanto Smartsheet como monday.com son buenos, pero algunas funciones, como cambiar el historial, las solicitudes de actualización automáticas, las pruebas y los formularios de bifurcación solo están disponibles en Smartsheet.
Smartsheet también es más fuerte cuando se trata de seguridad con funciones como EPM, claves de cifrado administradas por el cliente (CMEK), SSO, registros de actividad e informes.
Smartsheet es mejor para los equipos de servicio profesional, ya que es una plataforma flexible con funciones avanzadas y capacidades de seguridad y privacidad.
Donde monday.com brilla sobre Smartsheet
monday.com es fácil de usar tanto para principiantes como para expertos. Su interfaz de usuario es hermosa y fácil de usar. Puede sincronizarse con los correos electrónicos de los usuarios como un sueño y garantizar que todas las actualizaciones y mensajes se reciban bien.
Tiene un buen conjunto de características de productividad donde varias personas pueden trabajar y colaborar en el mismo proyecto simultáneamente. Ofrece un mejor seguimiento de dependencias, gestión de tareas y gestión de calendario visual mejorada. También es fácil de integrar con otras herramientas.
También tiene un plan gratuito para que las personas puedan comenzar más rápido. monday.com es mejor para empresas emergentes y autónomos que desean utilizar un sistema de gestión de tareas para mejorar su productividad sin gastar demasiado.
Ultimas palabras
Smartsheet es una herramienta robusta con muchas funciones y capacidades para que la administración de sus tareas o proyectos sea fluida.
Desde la colaboración, la gestión de tareas y la integración hasta la seguridad y el cumplimiento, Smartsheet ofrece todo lo que deseará en un software de gestión de proyectos. Como tiene un plan gratuito y una prueba gratuita de 30 días, puede usarlo para determinar si funciona para su equipo.
A continuación, puede consultar qué es una orden de trabajo.