¿Por qué perder tiempo y dinero imprimiendo, escaneando y enviando documentos por fax cuando solo puede usar una firma digital?
A medida que la naturaleza del trabajo se vuelve más remota que nunca, la firma digital se ha convertido en el facilitador clave de las empresas que hacen negocios a través de las fronteras. Al ser seguras y legalmente vinculantes, las firmas digitales permiten a las empresas firmar nuevos contratos de forma rápida y virtual.
Antes de las firmas electrónicas, las empresas de todo el mundo dedicaban enormes cantidades de tiempo y dinero a lidiar con el papeleo. Pero ese no es el único problema de los documentos físicos: también carecen de seguridad. Se pueden perder, dañar, falsificar o manipular fácilmente.
Además, nuestras necesidades comerciales en la era digital están en constante evolución. Reemplazar el papeleo con soluciones digitales eficientes y optimizadas parece ser el único camino a seguir a partir de aquí.
Tabla de contenido
¿Qué son las firmas electrónicas?
Las firmas electrónicas son una alternativa digital a las firmas manuscritas. Aunque ahorrar tiempo puede ser una de las mayores ventajas de las firmas electrónicas en el mundo acelerado de hoy, no es la única.
Son convenientes, seguras y legalmente vinculantes. De hecho, brindan más seguridad que las firmas tradicionales, minimizando así el riesgo y protegiendo los intereses individuales y comerciales.
Cómo funcionan las firmas digitales
Cuando firma un documento con un proveedor de soluciones de firma digital, utilizan un algoritmo matemático bajo el protocolo PKI (infraestructura de clave pública) para generar dos claves: privada y pública.
Cuando firma un documento escribiendo o dibujando, la firma digital se crea utilizando su clave privada. ¿Cómo se crea la clave privada?
El algoritmo matemático se pone a trabajar, toma sus datos y crea algo llamado hash. Cifra esos datos y el producto resultante es su clave privada, que es básicamente su firma electrónica.
Cuando su destinatario recibe el documento, tiene una copia de su clave pública. Pero, ¿cómo verifican que la firma es tuya o válida? La clave pública les ayuda a hacer coincidir los valores hash y descifrar esos datos para verificar la autenticidad de la firma electrónica. Si los valores no coinciden, significa que la firma electrónica no es válida.
Las firmas digitales también están respaldadas por certificados electrónicos, que tienen datos personales como nombre, dirección de correo electrónico y ubicación para verificar y respaldar que la firma electrónica es realmente suya.
¿Cómo se cumplen legalmente las firmas digitales?
Los proveedores de soluciones de firma electrónica utilizan el protocolo PKI y el cifrado de datos para garantizar la privacidad. Para cumplir legalmente, se aseguran de cumplir con las leyes de firmas electrónicas establecidas por la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional.
Además, se adhieren a varios estándares de la industria, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el Estándar Internacional para la Seguridad de la Información (ISO 27001) y el Control de Sistemas y Organizaciones (SOC) bajo AICPE.
Estas reglas y regulaciones permiten que las firmas digitales sean legalmente vinculantes. Sin embargo, tenga en cuenta que los requisitos reglamentarios varían de un país a otro.
Casos de uso de firmas electrónicas
Las firmas digitales utilizan varias capas de tecnología de cifrado para garantizar una pérdida mínima de datos y eliminar las posibilidades de pérdida, manipulación o falsificación de documentos. Teniendo en cuenta estas ventajas, aquí hay algunos casos de uso para equipos en los que las firmas electrónicas ayudan a mejorar la productividad:
TeamsUsesHROnboarding, evaluaciones de desempeño, NDA, etc. Ventas y
Marketing Formularios de impuestos, acuerdos de compra, acuerdos de contratista/poder, etc. LegalNDA, contratos, cumplimiento, exenciones, etc. Contabilidad Formularios de impuestos, acuerdos de compra, contratos de contratista/poder, etc. Facturas de TI, informes de gastos, aprobaciones de gestión de políticas, etc. .FinanzasContratos, propuestas, pedidos, cotizaciones, ofertas especiales, formularios de liberación y aprobaciones de relaciones públicas, etc.AdquisicionesTransferencia de activos, aprobaciones de aprobaciones, solicitudes de cambio de sistema, etc.
Si bien la firma digital funciona para todas las industrias y empresas de todos los tamaños y tipos, echemos un vistazo rápido a los casos de uso de firmas electrónicas basados en la industria:
- Seguro
- Bienes raíces
- Fabricación
- Cuidado de la salud
- Educación más alta
- Sin ánimo de lucro
- Minorista
- TI/Tecnología
- Publicidad
- Departamentos del Gobierno
Todas estas industrias anteriores pueden aprovechar las firmas electrónicas para ayudarlos con la incorporación, la gestión de políticas y empleados, la distribución de la cadena de suministro, las facturas, las cotizaciones, las propuestas, los NDA y los contratos.
Firmas digitales con PandaDoc
Con numerosos proveedores de firmas electrónicas en el mercado, ¿cómo elegir uno? Especialmente cuando, si no está eligiendo un proveedor que cumpla con los requisitos legales, podría exponerse a usted y a su empresa a problemas legales.
Considere PandaDoc, uno de los principales proveedores de firmas digitales en el que confían más de 50 000 usuarios. Con el cumplimiento de SOC, GDPR y PKI de AICPE, garantiza que sus firmas sean seguras y legalmente vinculantes.
Además, puede ayudarte con todos los procesos de gestión documental, desde la firma digital hasta la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM), con sus funcionalidades avanzadas, a diferencia de otras herramientas básicas.
Con su software de automatización de documentos todo en uno, puede reducir el tiempo y los costos mientras construye relaciones significativas con sus clientes.
PandaDoc: funcionalidades principales
Además de una interfaz intuitiva, una excelente atención al cliente y una amplia gama de integraciones, PandaDoc es conocido por las siguientes razones:
Ofrece firmas gratuitas ilimitadas
¡PandaDoc le permite firmar sus documentos electrónicamente sobre la marcha! Puede cerrar tratos importantes con unos pocos clics mientras se asegura de que sus datos estén seguros. También tienen una aplicación móvil que le permite estar al tanto de un proceso de gestión del ciclo de vida del contrato.
Sin embargo, PandaDoc afirma ser la única plataforma de firma electrónica que le permite cargar y firmar una cantidad ilimitada de documentos en su plan gratuito.
Prioriza la privacidad y garantiza el cumplimiento legal
PandaDoc cumple con UETA, ESIGN y HIPAA. Es decir, no solo los documentos firmados por PandaDoc cumplen con los requisitos legales exigibles en su país. Pero también protegen su derecho individual a la privacidad.
Además, PandaDoc cuenta con la certificación AICPA SOC 2 Tipo II. Lo que implica que cumple con los criterios de servicios establecidos por el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA). ¿Por qué es eso importante?
Cuando las empresas manejan una gran cantidad de información confidencial que es sensible o de identificación personal, deben cumplir con un determinado conjunto de criterios para mantener la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos de sus clientes.
Sin embargo, ¡hay más!
Garantías Seguridad Avanzada
Cuando firmas un documento con PandaDoc, te da un certificado electrónico para verificar que el documento es legítimo. El certificado electrónico le ayudará a acceder al nombre, la firma, la dirección de correo electrónico verificada y la dirección IP del destinatario. Además, también tendrá un sello de fecha y hora del documento firmado.
Para los archivos PDF, PandaDoc garantiza un mayor nivel de seguridad al proporcionar una clave de cifrado privada para verificar la autenticidad del documento.
Admite diferentes tipos de archivos
Si tuviera que elegir una plataforma diferente para cada tipo de archivo diferente que necesita firmar, estaría perdiendo mucho tiempo. Eso, también, para nada!
Con PandaDoc, puede firmar archivos PDF, JPG o DOCX y optimizarlos en un solo flujo de trabajo unificado. PandaDoc admite los siguientes tipos de contenido: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG y PNG.
Ayuda a rastrear la firma electrónica automáticamente
PandaDoc pone la seguridad de los datos en primer lugar, por lo que tienen una función de seguimiento de firma electrónica automatizada. Para cada documento firmado, hay un registro de auditoría incorporado que lo ayuda a ver quién vio, accedió o firmó un documento y cuándo.
Esto es especialmente útil cuando maneja varias firmas de documentos simultáneamente. Una función de seguimiento automatizado puede ayudarlo a tener el control y obtener una vista de 360° de todo lo que sucede.
Con la función de historial de versiones de PandaDoc, podrá cambiar entre diferentes versiones de sus documentos. Siempre estará al tanto de quién hizo cambios y dónde.
Características principales de PandaDoc
Para las empresas que buscan optimizar sus flujos de trabajo de documentos, reducir el tiempo de cierre y mejorar el ROI, PandaDoc es más que una simple plataforma de firma electrónica. Este es el por qué:
#1. Firma y seguimiento
- Habilitar orden de firma: si sus contratos o propuestas requieren múltiples firmas, esto es extremadamente útil. Puede elegir destinatarios, asignar roles (remitente, cliente, firmante), colocarlos en el orden correcto y automatizar toda la distribución. PandaDoc enviará una notificación por correo electrónico cuando sea el turno de alguien para firmar. Y no tienes que pasar por alto el proceso manualmente.
- Envíe una solicitud de firma: ¿Quiere una firma de alguien de su empresa o de un cliente? PandaDoc le permite enviar solicitudes y también puede automatizarlo con unos pocos clics.
- Seguimiento de documentos: ¿Quiere saber si alguien firmó un documento o no? Recibirás notificaciones cuando lo hagan. Además, un registro de auditoría lo ayudará a rastrear quién vio o firmó un documento que envió.
#2. Contenido automatizado
- Agregue marcadores de posición de contenido inteligente: con contenido inteligente, puede minimizar los errores y ahorrar tiempo en la creación de documentos. Establezca elementos de marcador de posición para recordarle a usted o a su equipo qué incluir. Y elija elementos preseleccionados para que sus compañeros de equipo los agreguen a documentos/propuestas específicos.
- Personalice su contenido: lleve su flujo de trabajo al siguiente nivel al optar por contenido condicional. Aquí, usted crea plantillas que tienen reglas que ayudan a sus remitentes a generar contenido que se ajuste a las necesidades de su cliente.
- Establezca reglas para mejorar la recopilación de datos: también puede configurar campos condicionales para ayudar a los destinatarios a navegar por su documento y encontrar lo que buscan fácilmente. Eso mejora enormemente la calidad de su recopilación de datos o la personalización del cliente.
#3. Cotizaciones Avanzadas
- Cotizaciones personalizadas para sus clientes: haga que su equipo cree cotizaciones personalizadas para clientes sin perder información importante con el creador de cotizaciones.
- Establezca precios específicos: puede elegir entre estrategias de precios fijas, recurrentes o basadas en el volumen, y lo ayudaremos a recibir pagos a través de la red ACH.
- Incruste catálogos de productos: cree un catálogo de productos e insértelo en sus cotizaciones cada vez que lo necesite.
- Agrupe productos en un paquete: también puede crear paquetes de productos para ayudar a optimizar las ventas y hacerlos fáciles de compartir.
También puede crear un espacio de trabajo con PandaDoc para distribuir el trabajo entre equipos y administrar los miembros de su equipo y los permisos que tienen. Además, puede ver los historiales de versiones de los documentos para rastrearlos mejor y puede buscarlos usando filtros específicos.
Todas estas características de PandaDoc están disponibles con el plan Business o Enterprise. Ayudan a transformar sus operaciones comerciales y eliminan las prácticas arcaicas que requieren mucha mano de obra.
Precios y Planes
PandaDoc viene con un plan gratuito que le permite cargar y firmar electrónicamente una cantidad ilimitada de documentos.
Sin embargo, sus características avanzadas como el contenido inteligente o el generador de cotizaciones avanzado solo están disponibles como parte de sus planes premium. Echemos un vistazo a los planes de precios de las ofertas de PandaDoc:
- Esenciales: $ 19 por usuario / mes facturado anualmente, lo que permite excelentes funciones como editor de arrastrar y soltar, registro de auditoría, más de 750 plantillas, soporte 24 × 7
- Negocios: 49 rupias por usuario/mes facturado anualmente, lo que permite integraciones de CRM y Zapier, flujos de trabajo de aprobación, biblioteca de contenido y marca personalizada
- Empresa: precios personalizados con renovaciones, bloqueos, espacios de trabajo ilimitados, funciones personalizadas y acceso a QES, la forma más segura de firmas electrónicas
Smart Content o Advanced Quote Builder se pueden utilizar como complementos de pago para sus planes.
¿Qué tan fácil es usar PandaDoc?
Puede comenzar con una prueba gratuita de 14 días para ver si PandaDoc funciona para usted y sus necesidades comerciales. Una vez que se registre, se le pedirá que pruebe los servicios de firma electrónica o que automatice su flujo de trabajo.
El primero, como su nombre indica, te permite cargar archivos (PNG, JPG, DOCX, etc.) y firmarlos. ¡Mientras que el segundo puede ayudarlo con la gestión del ciclo de vida del contrato, la creación de documentos, facturas, cotizaciones y mucho más!
Encuentra todo lo que necesitas al alcance de tu mano
Con una interfaz extremadamente fácil de usar, PandaDoc simplifica aún más las cosas con su menú de navegación del lado izquierdo. Aquí encontrará casi todo lo que necesita ver: documentos, plantillas, formularios, biblioteca de contenido, contactos, complementos e informes.
En documentos, vea qué renovaciones se avecinan y qué contratos vencen pronto, o simplemente cree un nuevo documento.
El siguiente paso es la galería de plantillas, que presenta más de 750 plantillas en diferentes categorías, desde formularios hasta facturas y propuestas. No importa el tipo de industria en la que se encuentre su negocio, la galería de plantillas de PandaDoc seguramente tendrá plantillas específicas en las que puede construir.
También encontrarás formularios, y puedes elegir el tipo que más te convenga entre informal, moderno y simple. Crear un formulario es tan fácil como crear un documento con el editor de arrastrar y soltar de PandaDoc, que le permite ser rápido y creativo.
Debajo de los formularios, también encontrará la biblioteca de contenido, el catálogo y los informes, además de su bandeja de entrada, tienda de complementos y contactos. La biblioteca de contenido tiene bloques de contenido que pueden ayudarlo a crear sus propias plantillas y dar como resultado una creación rápida de documentos.
En cuanto al catálogo, ahí es donde puedes construir un catálogo de productos en pasos simples. También puede utilizar las herramientas de informes avanzadas de PandaDoc, como el historial de versiones y el seguimiento de auditoría, para estar al tanto de sus documentos.
Envíe propuestas impecables en minutos
¡En la pantalla de inicio, también puede mantenerse actualizado con su actividad y la actividad que se lleva a cabo en su espacio de trabajo! Si desea enviar una propuesta/documento/contrato/factura rápidos, elija una plantilla, personalícela y agregue un destinatario, y listo. Así de fácil es usar PandaDoc.
Puede agregar otros bloques de contenido (como puede ver a la derecha) desde texto hasta tablas y medios enriquecidos. También puede delinear los campos rellenables para su destinatario justo debajo. En caso de que desee comprender cómo utilizarlo mejor para su beneficio, también puede solicitar una demostración con el equipo de PandaDoc.
Conclusión
Con su enfoque todo en uno, interfaz fácil y soporte de chat en vivo, PandaDoc hace algunos puntos brillantes por sí mismo. El editor de arrastrar y soltar es una ventaja creativa y, junto con las órdenes de firma especializadas y las herramientas de personalización, PandaDoc aumenta los tiempos de cierre en un 28 %.
Si todavía es escéptico, le sugerimos que pruebe la función eSign gratuita para siempre, que es ideal para nuevas empresas, pequeñas empresas y particulares. Si le gusta lo que usa, siempre puede tomar una prueba de 14 días y cambiar a un plan que se adapte mejor a sus necesidades.
A continuación, también puede explorar algunas de las mejores soluciones de firma electrónica para documentos personales y comerciales.