Una carta de equipo es una de las formas más efectivas de aumentar la colaboración y el trabajo en equipo en un proyecto, negocio o empresa. Cuando crea adecuadamente dicho documento, puede motivar y alentar a los miembros de su equipo a trabajar como una sola entidad.
La documentación de las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto y la revisión periódica se ha convertido en la necesidad del momento. Esto se debe a que las industrias y los negocios están cambiando a una velocidad sin precedentes. Las empresas han comenzado a implementar cartas de equipo y sus plantillas para mantenerse al día con las necesidades de la era digital.
¿Quieres saber más sobre las cartas de equipo? Continúe leyendo este artículo para encontrar una discusión en profundidad sobre el tema, sus objetivos, beneficios, redacción y plantillas gratuitas para guiarlo en situaciones de la vida real.
Tabla de contenido
¿Qué es una carta de equipo?
Para definir los activos, los obstáculos y los objetivos de un equipo de proyecto, los propietarios o gerentes de proyecto utilizan el documento de constitución del equipo. A veces, dicha carta también puede delinear los límites y la dirección del equipo. En pocas palabras, es muy similar a las hojas de ruta de productos o proyectos, excepto que el estatuto de un equipo es solo para un equipo individual.
El estatuto del equipo del proyecto debe definir sin ambigüedades las responsabilidades y roles de cada miembro del equipo. Enfatiza su enfoque en los entregables de los miembros del equipo y cómo elaborar un plan para las entregas durante algún tiempo. Además, asegura un compromiso fluido del equipo a largo plazo y durante transiciones significativas en el proyecto o negocio.
La alta dirección, sus subordinados, los líderes del proyecto y los miembros del equipo del proyecto deben llegar a un consenso antes de establecer los estatutos del equipo. Se supone que mitiga la confusión sobre el rol del equipo en el proceso o proyecto comercial.
Objetivos de crear un estatuto de equipo
El estatuto de los miembros del equipo del proyecto es una parte indispensable del proceso más amplio de planificación de recursos del proyecto. Debe redactar el documento con los siguientes objetivos en mente:
- En primer lugar, defina el resultado del proyecto en el que trabajará el equipo en forma de resultados. Estos resultados pueden ser servicios, productos o entregables simples.
- A continuación, debe establecer roles para los miembros del equipo en función de los resultados del proyecto individual. Por ejemplo, asignar un desarrollador front-end, un desarrollador back-end, un diseñador, un evaluador y un comercializador para un proyecto de desarrollo de aplicaciones.
- El tercer elemento es definir las responsabilidades en función de los roles. Incluir cláusulas apropiadas para asegurar la modificación de la responsabilidad requerida cuando el proyecto lo exija.
- También debe configurar un canal de relación adecuado desde el nivel inferior hasta el nivel superior del proyecto. Garantizará una cadena de mando adecuada para informar tareas, errores y entregables.
- Finalmente, debe haber un conjunto de reglas básicas en línea con la política de comportamiento aceptable de la empresa.
Beneficios de usar un estatuto de equipo
Estas son las ventajas que puede esperar de una carta de miembros del equipo:
- Si el personal de su empresa tiene miedo de las nuevas transformaciones, un estatuto del equipo puede ayudarlos a incorporarse, ya que funciona como una guía práctica.
- También ayuda al líder del equipo o del proyecto a establecer responsabilidades en todos los equipos para garantizar que los empleados elijan automáticamente sus tareas.
- Los estatutos del equipo incluyen responsabilidades y roles detallados de todos los miembros del equipo. Así, los recursos no pierden el tiempo adivinando sus tareas dentro del proyecto.
- Las partes interesadas del negocio y los propietarios de proyectos conocerán el propósito del equipo. Permitirá a la alta dirección tomar decisiones estratégicas para aumentar o disminuir la fuerza del equipo.
- Los estatutos de equipo también ayudan a los gerentes de proyecto a resolver conflictos cuando varios equipos trabajan activamente en un solo proyecto.
Atributos importantes de un estatuto de equipo
Los atributos de los estatutos del equipo cambiarán de un proyecto a otro. Pero, las siguientes diez características son algo comunes:
- Objetivos y misión del equipo.
- Antecedentes del proyecto
- Mención de presupuesto, capacitación y recursos.
- Una estructura operativa del equipo.
- Roles y responsabilidades de los miembros del equipo.
- Métricas para la evaluación del desempeño del equipo
- Un resumen del alcance del proyecto y la participación del equipo.
- Una guía de comunicación para establecer la política de reunión del equipo
- Una lista de tareas e hitos del proyecto.
- Firmas de todos los miembros del equipo.
Después de incluir los atributos anteriores, puede usar su imaginación y creatividad para mejorar los estatutos del equipo.
Creación de un estatuto de equipo: guía paso a paso
La redacción de los estatutos de los miembros del equipo es agradable y sencilla cuando se utiliza una buena plantilla. También debe preferir la redacción colaborativa del documento en lugar de permitir que una persona trabaje en él. Así es como puede crear uno para su propio proyecto o negocio:
#1. Comience con un contexto de la carta como la identificación de las expectativas de las partes interesadas, la capacidad de contribución de los miembros del equipo, las expectativas personales y el líder del equipo.
#2. Pase las preguntas a todos los miembros y pídales que escriban sus propias respuestas.
#3. Ahora es el momento de redactar una declaración de misión para el estatuto del equipo. Puede comenzar recopilando información sobre los objetivos de éxito, las metas a alcanzar, el trabajo de valor agregado para apoyar al equipo, etc.
#4. El siguiente paso es crear hitos, metas y plazos relacionados con la declaración de la misión del proyecto. Aquí, puede explicar los roles, responsabilidades y mentores. Además, podría mencionar:
- Quién informará a quién
- La persona para evaluar el desempeño individual.
- Quién tiene el deber de comunicarse con la autoridad superior
#5. Luego, debe crear un esquema detallado para la evaluación del desempeño. Debe configurar métricas, intervalos de evaluación, modo de evaluación y un formato para la puntuación.
#6. Una vez que haya finalizado el contenido anterior, continúe con la impresión física del documento para compartir. También puede circular digitalmente el borrador de la carta. Independientemente del modo de compartir, debe obtener un reconocimiento de cada miembro del equipo.
Estas son algunas de las mejores sugerencias gratuitas de plantillas de estatutos de equipos para crear estatutos de equipos de alta calidad para necesidades profesionales:
Mural
Mural es una popular herramienta de pizarra que permite la creación colaborativa de estatutos de equipo. Si utiliza la plantilla de estatutos del equipo de esta herramienta de colaboración, puede delinear sin esfuerzo los elementos vitales de la conexión y la comunicación del equipo. También debe poder especificar un conjunto de habilidades y conceptos que guiarán a su equipo en el futuro.
Hay dos versiones diferentes de la plantilla de constitución del equipo Mural. Uno es un ejemplo de un estatuto de equipo completo y otro es el diseño en blanco del mismo documento. Una vez que termine de crear el documento a través de la colaboración, expórtelo en diferentes formas como PDF, PNG y HTML comprimido con datos.
Miró
Miró es otro tablero de colaboración en línea exitoso para equipos remotos e híbridos. También viene con varias plantillas gratuitas para el estatuto del equipo que puede personalizar sin esfuerzo. Además, puede compartir el enlace de la plantilla en línea con todo su equipo para el trabajo colaborativo en una carta de empresa o equipo de proyecto.
Miro también describe instrucciones completas para editar sus plantillas gratuitas, como la carta del equipo para un equipo académico o de ventas en su portal de plantillas. Puede registrarse de forma gratuita con su cuenta de Google y comenzar a personalizar el documento de ejemplo según su proyecto. Si necesita exportar el documento, puede guardarlo como una imagen, PDF o plantilla de Miro.
Creamente
Creamente es un espacio de trabajo visual mundialmente aclamado para crear diagramas de flujo, diagramas, infografías y estatutos de equipo. Cuenta con una amplia biblioteca de plantillas para varios documentos comerciales, incluidas cartas para equipos de proyecto. Por lo tanto, puede elegir el que cumpla con los requisitos de su negocio o proyecto y editarlo.
Sin embargo, Creately ofrece un número limitado de plantillas de estatutos de equipos para usuarios gratuitos. Puede elegir un formato de tres por tres o de dos por tres por dos. Las plantillas disponibles de Creatly son adecuadas para documentos de estatutos de equipos ligeros y enfocados. Hablando de exportar, ofrece formatos PDF, JPEG, CSV, PNG y SVG.
Formatos de documento
Formatos de documento es un portal confiable y de primera categoría para plantillas de documentos comerciales como propuestas de eventos, evaluaciones de empleados, folletos de marketing, etc. También encontrará algunos documentos de ejemplo de estatutos de equipos profesionales en este sitio web. Hay más de 10 plantillas de estatutos de equipos en DocFormats.
Su biblioteca incluye cartas de proyectos, atención médica, desarrollo ágil, tipo columna y equipos visuales. Puede descargar los archivos RTF y Word desde el portal. Luego, puede editar el documento según sus requisitos.
muestra.net
Es posible que hayas visitado muestra.net por su contenido confiable y de alta calidad de documentos comerciales, de ventas y de marketing. Esta vez, lo alentamos a que visite nuevamente para que pueda obtener más de 50 plantillas de estatutos de equipo listas para el negocio.
Ofrece una variedad de documentos de ejemplo para estatutos de equipo sobre tareas grupales, límites de equipo, trabajo en equipo, rúbrica de calificación, diseño gráfico, plan de acción de gestión, liderazgo ejecutivo y muchos más.
Los documentos de plantilla están en diferentes tipos de archivos. Puede hacer clic en una plantilla para obtener un adelanto del tipo de archivo descargable. La mayoría de las descargas están disponibles en formato PDF, por lo que necesitará una herramienta de edición de PDF para personalizar las plantillas.
Pensamientos finales
Este artículo debería funcionar como su referencia para los estatutos del equipo y sus plantillas siempre que necesite crear uno para su proyecto o negocio. También puede seguir la guía paso a paso para crear un estatuto de equipo mencionado anteriormente.
Además, el artículo también le presenta las 5 mejores y más populares plantillas de estatutos de equipos que puede usar de forma gratuita en proyectos y operaciones comerciales relevantes.
El simple hecho de redactar un estatuto de equipo procesable no es el final de sus responsabilidades. Debe compartirlo adecuadamente con el equipo y los propietarios del proyecto. Además, deberá mantener el documento a salvo de miradas indiscretas en el mundo cibernético. Por lo tanto, debe usar cualquier software de administración de documentos para administrar contenido sin esfuerzo.