¿Estás resolviendo regularmente múltiples dudas o consultas sobre tu software online?
Si la respuesta es SÍ, es posible que esté tratando con usuarios que aún no comprenden su producto y exploran todo su potencial.
Recibir constantemente preguntas sobre su software puede consumir una gran cantidad de ancho de banda de soporte, lo que provoca el agotamiento frecuente del operador. Para ayudar a su equipo de soporte a evitar este escenario, puede intentar crear su documentación de software en línea.
Tabla de contenido
¿Qué es una Documentación en Línea?
La documentación en línea actúa como un manual que ayuda a los usuarios a comprender qué es el producto y explica sus características paso a paso. Incluso ayuda a los usuarios a comprender las posibles formas en que el producto puede ayudarlos en todo su potencial.
Puede agregar imágenes, videos, GIF de productos y más para mostrar cómo se pueden habilitar y operar varias funciones del producto. La documentación en línea para las soluciones de software puede variar según la complejidad del producto en cuestión. Para algunos, la documentación puede parecer una sección de preguntas frecuentes, mientras que para otros puede parecer un recorrido detallado del producto.
¿Cómo funciona la documentación en línea?
Hay varias formas en que funciona una herramienta de documentación en línea. Aquí hay una lista rápida para ayudarlo a evaluar cómo puede ser de ayuda una vez que se implemente.
- Funciona como un sistema de almacenamiento central: puede proteger toda la información relacionada con el producto y crear un acceso central para los clientes y los equipos de soporte al que pueden consultar cuando tengan dudas sobre una característica o cómo funciona.
- Ahorra tiempo y energía: cuando crea un depósito central de información de productos, ayuda tanto a los clientes como a los representantes de soporte a ahorrar tiempo y energía en la búsqueda de la solución adecuada. Incluso puede evitar agotamientos frecuentes y ayudar a los equipos de soporte a enfocarse en problemas urgentes de soporte.
- Promueve el compromiso y la retención: las herramientas de documentación del software también lo ayudan a mantener a los clientes comprometidos con la marca a lo largo de su recorrido. Los clientes pueden evitar buscar respuestas sobre el producto o su funcionalidad en Internet. Regresarán al recurso que ha desarrollado y permanecerán conectados con la marca. Esta es una excelente manera de mantenerlos comprometidos con la marca y retenerlos al mismo tiempo.
- Ofrece un conocimiento profundo del producto: desde la configuración hasta todas las funciones, puede encontrarlas en la documentación en línea. Incluso puede encontrar cuándo se lanzó la nueva versión y en qué se diferencia de la anterior. Ayuda a los prospectos en el proceso de toma de decisiones, ya que también incluyen casos de uso y estudios de casos de diferentes industrias.
- Mejora la experiencia de atención al cliente: uno de los mayores beneficios de tener documentación en línea para su empresa es mejorar la experiencia de atención al cliente. Puede ayudar a su equipo a ahorrar tiempo y dirigir a los clientes a una solución que responda a sus preguntas sin esperar en colas o anticipar un correo electrónico.
¿Cómo elegir la solución de documentación en línea adecuada?
El simple hecho de comprender la documentación en línea y cómo funciona para una organización no lo ayudará a elegir la mejor herramienta. Pero la siguiente lista de criterios puede. Aquí hay una lista rápida de cosas que una empresa debe buscar al elegir una herramienta de documentación en línea.
#1. Editor intuitivo
Un editor simple pero rico en funciones es imprescindible cuando se buscan herramientas de documentación de software. Comprenda que no una sino muchas personas pueden terminar editando un solo artículo en la misma vista. Por lo tanto, es importante que todos puedan ver quién está haciendo qué cambio en el artículo.
#2. Búsqueda inteligente
La opción de búsqueda es una característica destacada para cualquier plataforma de documentación. Nada es más catastrófico que un visitante que abandona su documentación en línea frustrado después de unos minutos porque no puede encontrar la información o el producto correcto, incluso si lo tiene en stock. Una función de búsqueda inteligente ahorrará tiempo a los usuarios y les ayudará a encontrar respuestas rápidamente. La búsqueda debe respaldarse con etiquetas, palabras clave relacionadas y más.
#3. Análisis en profundidad
Es esencial para cualquier empresa identificar cómo le está yendo a su documentación en línea entre los clientes/clientes potenciales. Por eso es importante verificar si su software de base de conocimiento lo ayuda a rastrear las siguientes métricas:
- Visitas a la página
- Artículos más visitados
- Búsquedas fallidas
- Respuestas de comentarios a cada artículo.
- Porcentaje de rebote
- Tiempo medio dedicado a los artículos
- Clientes nuevos vs clientes recurrentes
La lista continua. Pero si una de las soluciones de software ofrece estas métricas, no dude en seleccionar la opción.
#4. Seguridad
Los activos agregados a una base de conocimientos, como la información del producto, sus videos e imágenes, son de suma importancia para cualquier organización. Por tanto, proteger estos activos debería ser una de las prioridades a la hora de buscar el mejor software de documentación online para tu negocio. Aquí hay una lista de preguntas que puede hacerle al proveedor de servicios antes de finalizar el producto:
- ¿Cuál es su estrategia contra el acceso no autorizado?
- ¿Está utilizando algún cortafuegos o autenticación de dos factores para proteger los datos?
- ¿Mantiene la confidencialidad de los datos?
Preguntas como estas lo ayudarán a obtener claridad sobre cómo el proveedor de servicios ofrece seguridad de datos a sus usuarios.
#5. Versionado
¿La plataforma admite el control de versiones?
Como empresa de productos, debe asegurarse de que se capture y documente la evolución del producto. Los usuarios pueden incorporar su producto en diferentes etapas de evolución. Es posible que deban revisar la documentación anterior para comprender mejor una característica del producto. Esto no solo es útil para los usuarios finales, sino que también es imprescindible para el equipo de desarrollo de productos.
Por lo tanto, la plataforma debe admitir el control de versiones con una marca de tiempo.
#6. Gestión de flujo de trabajo
Su base de conocimientos debe ofrecerle controles de acceso completos para una gestión exitosa del flujo de trabajo. Por ejemplo, si es un administrador, debería permitirle asignar funciones a las personas que accederán al software con fines de escritura y edición. Aquellos que escriben el artículo deben tener acceso limitado, mientras que aquellos que editan los artículos tendrán un control diferente.
#7. personalización
Como sabemos, la personalización sirve para la satisfacción del usuario y la confianza en su marca. Se aplica a su sitio de documentación también. Si un usuario llega a su sitio de documentación, debe sentirlo como parte de su marca. La plataforma debería darle la libertad de personalizar su sitio de documentación en línea, no solo con un logotipo y un icono de página, sino con un dominio personalizado, una URL personalizada y el diseño de su sitio de documentación.
Estas son algunas de las herramientas de documentación en línea más efectivas.
Si bien los consejos sobre cómo elegir el software de documentación en línea son beneficiosos, sería excelente si tuviera algunas opciones para iniciar su búsqueda de la mejor herramienta en la industria. Esta sección explora las principales soluciones que pueden ayudarlo a crear una documentación de software completa en línea sin problemas.
¡Vamos a sumergirnos!
Document360®
Document360 le ofrece una solución completa de documentación en línea que incluye, entre otros, búsqueda simple, administrador de categorías, administración de etiquetas, plantillas de artículos y más. Su interfaz de usuario de arrastrar y soltar lo ayuda a enumerar todas las categorías y sus subcategorías en el orden que desee.
Eso no es todo. Viene con búsqueda impulsada por IA, alojamiento privado, capacidades de control de versiones, copia de seguridad y restauración, etc. El editor enriquecido es algo que debe consultar. Puede elegir entre un editor Markdown y WYSIWYG.
Permite la personalización completa de los sitios de documentación, y las descripciones de los artículos le permitirán agregar la esencia del artículo, lo que ayuda en la búsqueda rápida y el SEO. Admite la colaboración al siguiente nivel con un equipo de editores, colaboradores y editores. También puede configurar notificaciones para eliminar o actualizar artículos obsoletos.
Se integra con una amplia gama de tecnologías de soporte técnico, chatbot y CRO, como Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack y muchas más. Además, puede integrarse con cualquier otra plataforma utilizando fragmentos de JavaScript.
El plan comienza en $99/mes.
Haga clic en ayuda
Clickhelp, una herramienta de creación de ayuda, lo ayuda a crear documentación de software sin complicaciones. Esta solución basada en la nube es conocida por ayudar a sus usuarios a optimizar la colaboración entre el equipo de documentación. Eso significa que les ayudará a realizar un seguimiento de los cambios y realizar mejoras adicionales después de la confirmación de quién escribe y edita los documentos.
Incluso lo ayuda a mejorar el contenido al ofrecer información detallada sobre el rendimiento de los artículos a través de informes. Quienes tengan dudas sobre la migración de datos desde plataformas como MS Word, HTML, CHM y otras pueden dejar atrás sus preocupaciones. Clickhelp se especializa en la migración de datos desde estas y otras plataformas. Además, su sencilla interfaz de usuario hace que la configuración sea pan comido.
El plan comienza en $ 55 / mes.
Confluencia
Confluence, al igual que otras soluciones de documentación en línea, ayuda a los usuarios a crear documentos de software que se pueden organizar por categorías. Este árbol de páginas hace posible la búsqueda avanzada, lo que ayuda a los clientes a encontrar artículos relevantes más rápido.
Aparte de eso, puede encontrarse colaborando internamente con otros equipos para optimizar la corrección y la calidad del contenido. Para agilizar la colaboración interna y proteger los activos de contenido y los permisos de usuario. Esto lo ayudará a compartir el acceso a la cuenta con los equipos que forman parte del proceso de redacción y edición.
El plan pago comienza en $ 55 / mes.
Nuclino
Nuclino es otra herramienta de documentación de software que su organización puede considerar al buscar la mejor solución del mercado. Este proveedor de servicios afirma ayudar a sus usuarios a dar vida al contenido con activos creativos como imágenes, videos y más. Incluso admite funciones como el guardado automático, que lo ayuda a guardar el progreso de su contenido mientras crea la documentación de su software.
Además de eso, también puede encontrar opciones como la búsqueda instantánea que ayudan a los clientes a encontrar artículos relevantes de manera eficiente. También encontrará que sus más de 40 integraciones son bastante útiles, ya que agilizarán su trabajo y planificarán artículos futuros sobre actualizaciones de productos y actualizaciones de funciones sin problemas.
El plan comienza en $5/usuario/mes.
DocuWare
DocuWare es popular por sus funciones destacadas, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que ayuda a los usuarios a convertir el texto de la imagen en datos. Esto ayuda a sus usuarios a agregar datos relevantes más rápido y hacerlos accesibles para sus clientes.
También puede realizar un seguimiento de las versiones de los documentos existentes. Estos le ayudarán a monitorear el contenido real publicado en la versión inicial y los cambios realizados con cada nueva actualización en el producto.
Leer los documentos
Read the Docs es una solución de documentación técnica que permite la creación y el alojamiento de sus artículos de soporte sobre el software de forma gratuita. Así es; el proveedor de servicios afirma ofrecer su servicio de documentación de forma gratuita. Puede administrar múltiples versiones de sus documentos de manera eficiente.
Tampoco tiene que preocuparse por el pago por usuario. Puede tener tantos usuarios para gestionar la documentación de su software. La única pega que tiene el producto son los anuncios. Para funcionar de forma gratuita, utilizan los anuncios como fuente de apoyo a sus operaciones. Los usuarios que optan por la versión gratuita pueden encontrar múltiples anuncios ya que sus cuentas no están libres de anuncios. Pero aquellos que prefieren ir sin publicidad deben pagar $ 5 por proyecto.
GitHub
GitHub es popularmente conocido por su capacidad para ayudar a los desarrolladores a registrar sus días de programación en sus perfiles. Si un perfil muestra principalmente verde, significa que el desarrollador ha estado programando con frecuencia y también actualiza su progreso. Pero no muchos saben que la misma plataforma también ofrece software de documentación.
Aparentemente, ofrecen páginas de GitHub e incluso una plataforma wiki para crear su repositorio central. Pero si lo integra con plataformas como Jekyll, sus páginas de GitHub lo ayudarán a crear documentación completa del producto sin problemas. Pero tenga en cuenta que en su mayoría será público y no privado. Además, necesitará buenas habilidades de desarrollo para mantener la documentación en funcionamiento.
El plan pago comienza en $ 19 / mes.
Whatfix
Whatfix lo ayuda a crear un recorrido digital completo de su producto. Puede brindar orientación sobre cómo funciona el producto de la manera más interactiva posible con esta solución. Puede crear documentación completa, preguntas frecuentes y más con el software instalado.
También ofrece una plataforma de análisis detallada. Le ayudará a evaluar cómo interactúa cada lector con cada artículo en el repositorio, lo que le dará más posibilidades de mejorarlos para obtener mejores resultados o incluso conversiones.
Papel de buzón
Si pensabas que Dropbox se limita a las instalaciones de almacenamiento, te diríamos que lo pienses de nuevo. Su herramienta de documentación, Dropbox Paper, es bastante popular por ser una herramienta de coedición. Promete unir tanto la creación como la coordinación. Es perfecto para crear repositorios tanto para fines internos como externos.
Lo interesante es su capacidad para acomodar imágenes, archivos de audio, videos y otros tipos de creatividades en los artículos. Lo único que dificulta que muchas personas elijan esta herramienta es su capacidad limitada de carpetas. Además, será gratuito para quienes ya tengan una cuenta de Dropbox. Pero si desea una suscripción por separado, se recomienda ponerse en contacto con su equipo.
HelpDocs
HelpDocs también es una de nuestras mejores opciones. Esto se debe a que, al igual que los demás en esta lista, HelpDocs también le ofrece la posibilidad de crear documentación, alojarla bajo sus servicios e incluso monitorear el rendimiento de todos los artículos que crea.
Este software también ofrece la funcionalidad de arrastrar y soltar que lo ayuda a clasificar los artículos según su importancia o secuencia en el producto. Incluso te ayuda a marcar algunos artículos por separado en el editor para escritores o equipos de productos. Estos marcadores les ayudarán a identificar los artículos que deben actualizarse para mejorar el rendimiento y la experiencia del cliente.
El plan para esta herramienta comienza en $46/por mes.
¿Está listo para elegir la mejor herramienta de documentación en línea?
¿Le preocupa que los clientes no entiendan su producto? ¿Qué tal crear documentación de software que les ayude a comprender su propósito, funcionalidad y características?
Al crear una documentación de software completa, puede asegurarse de que los clientes encuentren todas las respuestas relacionadas con su producto en un solo lugar. También pueden evitar acudir a los equipos de apoyo y ahorrar tiempo y energía. Crear documentación desde cero puede ser una tarea tediosa y requeriría más recursos de su parte. En este caso, sería genial utilizar un software de documentación en línea para crear documentos de ayuda para los clientes.
Para ayudarlo a comenzar, hemos enumerado las mejores opciones para iniciar su viaje para elegir la mejor herramienta de documentación en línea para su negocio. ¡Esperamos que esto ayude!
También puede ver cómo crear una hermosa documentación de API.