El mundo se está volviendo digital y sin papel, desde documentos oficiales, exámenes y pagos hasta firmas.
La digitalización ha revolucionado vidas y lugares de trabajo, brindándole la opción de elegir una firma electrónica.
La firma de documentos con un bolígrafo se está volviendo obsoleta. La pandemia de covid-19 ha agregado combustible al fuego al impulsar el trabajo remoto donde las firmas electrónicas parecían ser la única opción.
Es por eso que no es práctico usar firmas tradicionales para uso personal y comercial, especialmente cuando se trabaja con personas a grandes distancias.
Sin mencionar que las firmas físicas requieren citas en persona, escaneo, impresión, envío por correo o fax del documento al personal en cuestión. Todo este proceso es tedioso, lento y laborioso.
¡Aquí es donde el software de firma electrónica es útil! Automatiza el proceso y te ahorra molestias.
Entonces, si desea mejorar su productividad y flujos de trabajo mientras evita los problemas asociados con la antigua práctica de la firma, esta es su oportunidad.
Prepárese para saber más sobre las firmas electrónicas, junto con algunos de los mejores software para ello.
Tabla de contenido
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica (eSignature) es una forma codificada de una firma, que indica la aprobación de un contrato o documento electrónico. Y el software que permite a las personas firmar un documento en línea puede denominarse software de firma electrónica.
Puede cargar un documento a través de su computadora, tableta o teléfono inteligente y luego enviarlo a varias personas usando el software. De esta manera, pueden firmarlo en línea sin tener que pasar por el proceso tradicional.
Con el software eSignature, puede recopilar y almacenar firmas sin esfuerzo agregando formularios de entrada en sus documentos.
Y no te preocupes por su seguridad porque este tipo de software te permite verificar la firma y proteger todos los datos ingresados dentro de ella a través de un cifrado fuerte. Los buenos proveedores de software también pueden ofrecer más funciones de seguridad, como registros de auditoría, autenticación y más.
Por ejemplo, es posible que haya firmado su nombre al recibir su paquete a través de un servicio de mensajería utilizando un teléfono móvil o una tableta. Eso es exactamente una firma electrónica.
¡Voila! Tu lo sabias.
Algunos casos de uso:
- Contratos de venta
- Acuerdos de proveedor o vendedor
- Nuevos formularios de clientes
- Aprobaciones de clientes
- Cambiar ordenes
- Incorporación de empleados
- Documentos legales como sábanas de propiedad intelectual
- Verificación de edad y consentimiento de los padres
- Acuerdos y canales de confidencialidad
¿Son legales las firmas electrónicas?
Otra pregunta importante que viene a la mente de casi todos con respecto a las firmas electrónicas es: ¿son legales?
Sí. Por todos los medios.
Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.
En el año 2000, EE. UU. hizo cumplir la Ley ESIGN, legalizando las firmas electrónicas para cualquier uso virtual. Del mismo modo, otras regiones del mundo, como elDAS de Europa, también siguieron su ejemplo.
Ahora, las empresas y los solopreneurs no tienen que limitarse a ejecutar contratos en papel.
¿Cómo puede ayudar a su negocio?
La popularidad de las firmas electrónicas está aumentando como la pólvora. De acuerdo a estatistalas transacciones de firma electrónica aumentaron de 200 millones en 2014 a alrededor de 754 millones en 2017. Se prevé que crezca un 39% y puede llegar a más $9,073 millones hacia 2023.
¿Cual es la razón?
Entendamos.
Flujo de trabajo rápido para ahorrar tiempo ⏱️
Con la firma electrónica, el tiempo consumido es menor ya que los documentos se pueden asignar instantáneamente en línea. No tiene que esperar a que llegue la persona en cuestión para firmarlo, lo que dificulta el flujo de trabajo al retener las tareas durante un período prolongado.
Esta tecnología es especialmente una bendición para el cuidado de la salud y otros negocios críticos donde la aprobación debe realizarse de inmediato.
Mayor comodidad 💯
Viajar a lugares lejanos solo para obtener aprobación parece una práctica antigua ahora. Cuando tiene el poder de Internet y el software de firma electrónica, puede obtener aprobaciones en poco tiempo, lo que aumenta la comodidad para ambos lados.
Ecológico 🌲
Cada año se utilizan toneladas de papel para fabricar papel, lo que degrada el medio ambiente. Deje de usar papel para salvar los árboles y el medio ambiente, para que la próxima generación vea un ecosistema más verde que nosotros.
Ahorra recursos ✂️
Las firmas electrónicas no solo ahorran tiempo sino también costos. No desperdicie sus recursos en gastos de viaje o comprando más tinta y papel. Además, también puede liberar parte del personal involucrado en escanear, imprimir y entregar los documentos para trabajar en otras actividades importantes.
Ahora está familiarizado con las cosas simples que pueden ayudarlo mucho cuando elige la firma electrónica en lugar de las firmas físicas.
Si está convencido, mire algunos de los mejores software de firma electrónica del mercado para aprovechar sus beneficios.
Eversign
Automatice las firmas internas y de cara al cliente, así como las aprobaciones mediante Eversign. Firmar con esta herramienta es seguro y fácil con cualquier dispositivo y ayuda a las empresas de todos los tamaños y escalas.
Cuenta con un editor incorporado que le brinda herramientas útiles para modificar, firmar y enviar todos los documentos en poco tiempo. Eversign también tiene una API REST basada en JSON potente y con todas las funciones para automatizar las funcionalidades.
Sus características son similares a las que ha visto en las herramientas anteriores, como plantillas, pistas de auditoría, firma en persona, integración, cumplimiento, etc. Por seguridad, ofrece SSL de 256 bits, además lo manejan de cerca con un monitoreado. infraestructura.
También puede programar cualquier documento de caducidad automática, eliminarlo de forma permanente o exportarlo a otro lugar privado. Puede agregar hasta 25 miembros a un equipo o administrar múltiples negocios también.
Úselo gratis para 5 documentos cada mes y 3 documentos API. O use sus planes pagos a partir de $ 9.99 / mes para documentos ilimitados y funciones extendidas.
firmar ahora
Toma la ayuda de firmar ahora para generar firmas electrónicas para una variedad de casos de uso y mejorar su flujo de trabajo. Envíe documentos para que varios destinatarios los firmen o firme sus propios archivos con unos pocos clics. Su potente y sencilla API lo ayuda a insertar firmas electrónicas fácilmente en su sitio web o aplicación en minutos.
Incluso si no tiene una conexión a Internet, puede firmar sus documentos electrónicamente en cualquier lugar. Le permite realizar una solicitud de información o documentos adicionales, establecer notificaciones al finalizar, invitar a múltiples destinatarios en masa y establecer órdenes de firma específicas para sus plantillas.
Puede crear un enlace de firma único para que se firmen los documentos, solicitar secciones de pago opcionales en sus formularios rellenables y personalizar los mensajes de invitación a la firma. Agregue una copia al carbón (CC) a algunos destinatarios que pueden necesitar notificaciones junto con una fecha de vencimiento. signNow también le notifica en caso de que un destinatario se niegue a firmar su documento.
Cumple con PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Tipo II y 21 CFR Parte 11 y tiene capacidades avanzadas de protección contra amenazas. signNow tiene una increíble API RESTful que se puede integrar rápidamente con otras herramientas.
PandaDoc
Selle sus acuerdos con firmas electrónicas convenientes y legalmente vinculantes mediante el uso de PandaDoc.
Más de 20 000 empresas ya utilizan esta solución para ahorrar tiempo y recursos. Use PandaDoc para enviar propuestas, cotizaciones, contratos, cobros de pago que requieren aprobaciones.
Puede aprovechar esta solución usándola en cualquier lugar y en cualquier dispositivo; te gusta agilizar el trabajo rápidamente. PandaDoc nunca compromete la seguridad y ha desarrollado su tecnología de firma electrónica con pleno cumplimiento de UETA y ESIGN. También entregan un certificado electrónico con cada documento firmado.
Evite las conjeturas; en su lugar, use su análisis de documentos más notificaciones para obtener una perspectiva instantánea cuando su cliente potencial abre los documentos que ha enviado o los ve y los comenta. Ofrecen más de 200 plantillas de aspecto profesional que están diseñadas para dejar una impresión duradera en su negocio.
PandaDoc también se integra con una gran cantidad de integraciones para acelerar su flujo de trabajo. Incluye HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack, etc.
signo nitro
Proporcione a sus clientes potenciales una experiencia de firma electrónica verdaderamente conveniente utilizando signo nitro.
Elimina niveles de uso, excedentes y no te cobra por firma. Ya sea que trabaje con contratos, hojas de cálculo, formularios, planos y otros documentos, Nitro le brinda las herramientas que necesita para simplificar la firma electrónica.
Es compatible con múltiples navegadores web y dispositivos móviles. Nitro Sign es seguro y cumple con la legislación de firma electrónica de EE. UU. Facilita la colaboración fluida al compartir documentos en línea, revisarlos y anotarlos en la nube.
Puede invitar fácilmente a otros a comentar los documentos y realizar un seguimiento de los flujos de trabajo mediante la visualización de análisis y notificaciones en tiempo real. Para proteger sus documentos y datos, Nitro Sign emplea autenticación de dos factores, registros de auditoría y certificaciones de cumplimiento sofisticadas de HIPAA, SOC Tipo II, Privacy Shield, etc.
Impulse sus proyectos y brinde una mejor experiencia a sus clientes creando, combinando, convirtiendo y organizando archivos PDF en su dispositivo. Por lo tanto, ayuda a eliminar los errores humanos involucrados en el proceso.
Llenar
Esta es probablemente la mejor y más completa solución de firma electrónica que existe en este momento. También es probablemente el método más fácil mediante el cual puede completar archivos PDF y también enviar firmas que se mantendrían en la corte. Una de las mejores cosas de Llenar es que se puede usar en prácticamente cualquier computadora, iOS o incluso dispositivos Android. Esto realmente ayuda con la funcionalidad y accesibilidad multiplataforma.
Los usuarios de relleno también pueden estar seguros sabiendo que están en buenas manos. Fill es capaz de cumplir con los estándares de seguridad global y también con los estándares de privacidad. También siguen las mejores prácticas cuando se trata de seguridad. Esta es la razón por la cual Fill se usa ampliamente en industrias como la atención médica, la aplicación de la ley, los bienes raíces y los servicios financieros.
Los usuarios estarán felices de saber que sus datos se almacenan de forma extremadamente segura con encriptación de grado militar y que cumple con HIPAA. Fill también brinda a sus usuarios algunos análisis inteligentes. Esto puede ser de gran utilidad para muchas empresas diferentes.
DocuSign
Acelere su trabajo desde contratos, cartas de oferta y aperturas de cuentas hasta facturas aprovechando DocuSign. Envíe acuerdos y consígalos firmados en línea con seguridad, sin importar qué dispositivo use usted o la otra parte.
Elimine las tareas manuales repetidas y ahorre dinero que se gasta innecesariamente; en su lugar, use sus ofertas perfectas y características impresionantes. Proporciona aplicaciones para tres plataformas: Android, Windows e iOS para que pueda trabajar desde cualquier lugar.
Conozca el estado de su acuerdo en cuanto a qué tan lejos ha llegado en el proceso y configure recordatorios para recibir notificaciones automáticamente en cada paso. Puede incluir campos estándar en su acuerdo, como fecha y firma, o crear campos personalizados y guardarlos.
DocuSign permite a los usuarios firmar en 43 idiomas y enviar documentos en 13 idiomas. Estandarice todo el proceso y ahorre tiempo almacenando los documentos que utiliza con frecuencia y reutilizando la ruta del destinatario, los campos personalizados, etc. utilizados en esos documentos.
Conecte e integre firmas electrónicas con las herramientas y el software que usa porque DocuSign admite más de 350 integraciones y API líderes, incluidos Salesforce, productos de Google, SAP, etc. La infraestructura resistente de DocuSign les permite ofrecer una disponibilidad del 99,99 %, muy necesaria para su trabajo.
No se preocupe por la seguridad, ya que DocuSign cumple con los estrictos estándares de seguridad utilizados en todo el mundo, incluidos los de la UE y los EE. UU., y también utiliza tecnologías sólidas y avanzadas para el cifrado de datos. Cumple con organismos reguladores como UETA, US ESIGN Act y EU elDAS. También almacenan y generan pistas de auditoría precisas para sus documentos.
Su precio comienza desde $ 10 por mes.
signo de adobe
signo de adobe es otra buena opción para ti. Esta herramienta simple lo ayuda a enviar documentos con facilidad, al igual que los correos electrónicos. Todo lo que necesita hacer es cargar un archivo, escribir la dirección de correo electrónico del firmante y presionar el botón ‘enviar’.
Por parte del firmante, puede hacer clic en el enlace que envió y firmar allí usando un navegador en cualquier dispositivo, ya sea un teléfono inteligente o una computadora. Para su comodidad, Adobe no requiere que se registren o descarguen necesariamente.
Puede ver el estado de la firma, enviar recordatorios, ver auditorías detalladas o cancelar solicitudes de sus transacciones. Adobe Sign puede funcionar sin esfuerzo con diferentes herramientas para que pueda enviar documentos desde herramientas como Microsoft 365, Dropbox, Box y más.
Por seguridad, cumple con estándares como PCI DSS, SOC 2 Tipo 2 e ISO 27001. También admite diferentes formatos de archivo, incluidos Adobe PDF y otros PDF, MS Word, Excel y PowerPoint, texto, WordPerfect, gráficos como PNG. , GIF, JPG, JPEG, TIF y BMP; junto con HTML y HTM.
SeñalFácil
Con más de 10 años de innovación constante, SeñalFácil ya ha ayudado a más de 35 000 organizaciones a automatizar el proceso de firma con firmas electrónicas. Olvídese de imprimir, escanear y enviar documentos por fax; en su lugar, utilice esta herramienta fácil de usar que ofrece una excelente experiencia de firma.
Simplemente inserte firmas en un documento con el dedo, el lápiz óptico o el mouse. O bien, también puedes subir la imagen de la firma manuscrita tomada en papel. Le permite enviar documentos en una secuencia paralela o en serie a varias personas. También puede permitir que las personas los firmen en un orden particular, uno por uno o a la vez.
Puede revisar el progreso del envío de documentos comprobando quién necesita firmarlos o quién ya lo ha hecho. Envíe notificaciones automáticas o correos electrónicos como recordatorio y reciba una notificación cuando se lleve a cabo una acción. Otras características incluyen una amplia integración, cumplimiento, reconocimiento global, seguridad avanzada con autenticación de huellas dactilares, códigos de acceso y certificación SSL.
Admite formatos de archivo como MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG, etc. También permite guardar los documentos sin terminar, para que pueda volver más tarde y realizar ediciones, junto con la opción de acceder a los archivos sin conexión. Importe sus documentos desde la nube, tarjetas SD, correos electrónicos y otras aplicaciones.
Su calidad de firmas también es alta, asemejándose a firmas físicas. Puede reutilizar las plantillas existentes, agregar imágenes, anotaciones, iniciales, además de textos, y configurar campos personalizados y pies de página de correo electrónico para un trabajo más rápido. SignEasy está disponible en 24 idiomas. Por seguridad, puede tomar su prueba gratuita de 14 días.
holafirmar
Con la confianza de miles de personas y empresas de todo el mundo, holafirmar es una solución de firma electrónica sin esfuerzo. Ahora, es propiedad de Dropbox para que pueda ejercer el poder de ambas increíbles plataformas.
Está disponible en forma de una interfaz web única, un complemento de Salesforce o una API fácil de usar para desarrolladores.
Tiene la opción de reutilizar documentos de firma como plantillas junto con un montón de características como marca personalizada, archivos adjuntos de firmantes, etiquetado en blanco, administración de equipos sofisticada, firmas electrónicas integradas e integración de Salesforce. HelloSign es una queja ante HIPAA, por lo que no debe preocuparse.
Su precio comienza en $ 15 / mes cuando paga anualmente. También puede probar HelloSign gratis sin ingresar los datos de su tarjeta de crédito.
Docsketch
Docsketch es una herramienta gratuita para firmas más rápidas y crea firmas electrónicas de una manera muy intuitiva. Esa es la razón por la cual esta herramienta es fácil de usar para cualquier persona con cualquier conjunto de habilidades. Archiva y protege tus documentos firmados para que nadie pueda manipularlos en ningún caso.
Docsketch cumple con las leyes de firma electrónica de EE. UU. y globales. Configure el proceso de firma para preguntarles uno por uno; ¡la decisión es tuya! Si establece algún orden, la persona en cuestión será notificada automáticamente cuando llegue su turno. También le ayudará a ver cuántas personas quedan para firmar su documento.
Puede convertir un documento en una plantilla reutilizable para poder acceder a él en cualquier momento y lugar. Con cada archivo firmado, también recibe un informe detallado con información legal. Cuenta con detección automática de líneas en blanco en sus archivos, lo que ayuda a colocar los campos correctamente. En consecuencia, la configuración de documentos para completarlos se vuelve fácil y rápida.
Usando su función ‘Enviar como documento de ventas’, puede obtener ciertos tipos de documentos aprobados, como ofertas, estimaciones y propuestas. Si el destinatario está listo para aprobar, puede hacer clic en el botón ‘Aprobar’ y luego se le guiará a través de los siguientes pasos.
Consejos adicionales para elegir un buen software de firma electrónica
Es posible que encuentre que este software ofrece un conjunto similar de funciones, pero son únicos en la forma en que brindan soluciones. Por lo tanto, puede ser confuso elegir entre. Por lo tanto, comprenda algunas cosas y luego tome su decisión.
- Volumen de documentos: determina la frecuencia con la que envías documentos que necesitan firmas electrónicas. Si es muy pocas veces en un año, entonces no tiene sentido obtener un software que ofrezca un ancho de banda muy grande. En su lugar, elija el rango según su requisito de volumen.
- Cumplimiento: no confíe ciegamente en una solución. Verifique el nivel de seguridad y el cumplimiento de las normas que cumplen. Debe verificar la autenticidad, proporcionar pistas de auditoría y otras características importantes que demuestren su autenticidad.
- Integraciones y API: compruebe qué tan fluido es el software para integrarse con herramientas de terceros que ya usa. Además, averigüe si proporcionan una API abierta personalizable para incorporar la funcionalidad de firma electrónica directamente en su aplicación o sitio web.
- Multiplataforma: asegúrese de que el software que elija sea compatible fácilmente con diferentes plataformas. No debe enfrentar dificultades si envía un contrato desde su teléfono inteligente Android y el destinatario usa un macOS.
- Tipos de documentos: el software de firma electrónica debe admitir múltiples tipos de documentos y formatos, para que no tenga ningún problema a mitad de camino.
Conclusión
Las firmas electrónicas se han vuelto esenciales tanto para las empresas modernas como para las personas. Ha sido ampliamente aceptado por las empresas y tiene la bendición de las normas de cumplimiento que son muy necesarias cuando se trata de clientes de diferentes países.
Por lo tanto, si aún no ha aprovechado esta tecnología, no es demasiado tarde. ¡Obtenga un software de firma electrónica ahora y acelere su flujo de trabajo más rápido que nunca!
A continuación, genere su firma de correo electrónico.