El software y el correo electrónico son un dúo poderoso que ha revolucionado las operaciones de las empresas, empujándolas hacia procesos más integrados, eficientes y optimizados.
El poder de una bandeja de entrada de correo electrónico simple pero eficiente es increíble y decide la calidad de su atención al cliente. Sin embargo, cuando varias personas utilizan la misma bandeja de entrada para leer, administrar, responder y eliminar conversaciones de clientes, las cosas pueden salirse fácilmente de control.
Por lo tanto, las herramientas de gestión de correo electrónico del equipo se han convertido en un requisito crucial para el éxito del servicio de atención al cliente por correo electrónico.
Este artículo comparte algunas de las herramientas de bandeja de entrada mejor compartidas para ayudarlo a aprovechar al máximo las bandejas de entrada de su equipo y mantenerlas ordenadas.
Comencemos con una breve discusión sobre las bandejas de entrada compartidas.
Tabla de contenido
¿Qué es una bandeja de entrada compartida y cómo funciona?
Varios usuarios utilizan una bandeja de entrada de correo electrónico compartida para comprobar y responder a los correos electrónicos entrantes y gestionar las conversaciones con los clientes. Puede usarlos para un calendario común, lo que permite a sus equipos programar y ver turnos de trabajo o vacaciones, y atención al cliente.
A diferencia del correo electrónico comercial tradicional, una bandeja de entrada compartida no tiene su ID de usuario y contraseña. Por lo tanto, no puede iniciar sesión en ellos directamente y requiere el permiso de acceso otorgado por el administrador. Este permiso varía, como «Acceso completo» o «Enviar como». Una vez que tenga acceso, puede iniciar sesión en su bandeja de entrada privada y acceder a la bandeja de entrada del equipo. El acceso también puede variar entre los diferentes proveedores de software.
Los tres tipos comunes de permisos de acceso son:
- Acceso completo: puede iniciar sesión en la bandeja de entrada compartida y actuar como su propietario.
- Enviar como: puede suplantar la bandeja de entrada y enviar correos electrónicos.
- Enviar en nombre: puede enviar un correo electrónico en nombre de la bandeja de entrada compartida.
¿Por qué necesita un software de bandeja de entrada compartida?
Cuando tiene un equipo pequeño, la cantidad de personas que acceden a sus bandejas de entrada de soporte es pequeña y no hay confusión. Las colas de reenvío no son abrumadoras y las posibilidades de que un correo electrónico pase desapercibido durante días son insignificantes.
Sin embargo, a medida que su negocio crece, la falta de comunicación se vuelve rampante y las personas tienden a pasar por alto los correos electrónicos que creen que otros pueden manejar. Las conversaciones olvidadas, los correos electrónicos extraviados y las respuestas duplicadas son algunos de los principales puntos débiles en estos casos. Los agentes de soporte también se vuelven tímidos al pensar que pueden dejar que otros respondan este mensaje en particular o esperar hasta que otros se pongan al día.
Algunos otros problemas incluyen:
- Roles y responsabilidades: no hay reglas para «quién» trabaja en «cuál» correo electrónico
- Propiedad difusa: Todo el mundo piensa que alguien más va a responder
- Sin visibilidad de las cosas: Ausencia de datos relevantes sobre cada agente de soporte y su desempeño
¡Por lo tanto, el software de bandeja de entrada compartida!
Características del software de bandeja de entrada compartida
Estas son las características notables de usar una bandeja de entrada compartida, esto lo ayudará a tomar una mejor decisión:
Gestión de correo electrónico del equipo
El software de bandeja de entrada compartida ofrece una gestión sencilla de las direcciones de correo electrónico de soporte, como [email protected], [email protected], [email protected]etc. Esto también mejora la transparencia ya que no tiene que alternar entre pantallas o iniciar sesión en varias cuentas para responder a los correos electrónicos.
Además, tiene una vista centralizada de todas las bandejas de entrada cruciales que le permiten responder a las consultas de manera rápida y eficiente. También puede asignar roles, evitar correos electrónicos abandonados y abstenerse de enviar respuestas duplicadas.
Discusión interna
Una característica importante de un software de bandeja de entrada compartida es la discusión interna o el sistema de «notas» que le permite compartir información importante sobre un correo electrónico en forma de notas o comentarios. Permite personalizar correos electrónicos en una bandeja de entrada compartida, ahorra tiempo para la búsqueda de contexto y aumenta la eficiencia.
Por lo tanto, todos los usuarios pueden comunicarse entre sí a través de notas internas sin tener que reenviar correos electrónicos de un lado a otro.
Evite la colisión de agentes y la confusión de la bandeja de entrada
Una colisión de agentes ocurre cuando dos miembros del equipo responden a la misma consulta del cliente y ofrecen una resolución diferente. Esto afecta la credibilidad de su sistema de apoyo. El software de administración de correo electrónico compartido le permite evitar esta confusión al convertir automáticamente los correos electrónicos entrantes en tickets de soporte asignados a diferentes agentes a través de reglas de enrutamiento. Esta asignación también puede ser manual.
Plantillas y respuestas automatizadas
La mayoría de las herramientas de la bandeja de entrada compartida ofrecen respuestas y plantillas enlatadas. Puede usarlos para ofrecer respuestas rápidas y para abordar consultas similares. Estas respuestas automatizadas y enlatadas aumentan la consistencia y permiten que los miembros de su equipo resuelvan instantáneamente los problemas comunes de los clientes.
A continuación se muestra la lista de las herramientas de bandeja de entrada mejor compartidas que ofrecen excelentes funciones de administración de correo electrónico grupal.
Vamos a explorarlos rápidamente. 😎
Mesa de ayuda de ProProfs
Mesa de ayuda de ProProfs es un software inteligente y eficiente basado en la nube con una potente función de bandeja de entrada compartida que le permite administrar sus necesidades de soporte sin esfuerzo. Ofrece un espacio compartido para todas las bandejas de entrada de soporte, como [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]y [email protected]etc.
Viene con una interfaz de usuario simple similar a Gmail que le permite rastrear la cantidad de tickets asignados a un agente, monitorear su desempeño durante un período de tiempo y ofrecer soporte 24X7 desde cualquier dispositivo.
Características
- Colaboración en equipo para una resolución de tickets más rápida
- Interfaz de usuario simple y fácil de usar
- Seguimiento y monitoreo de agentes
- 24×7, en cualquier momento, en cualquier lugar, acceda
escritorio fresco
escritorio fresco es uno de los mejores software de administración de correo electrónico para equipos que ofrece muchas funciones excelentes, como convertir automáticamente los correos electrónicos entrantes en tickets que se pueden priorizar, etiquetar y asignar específicamente. La colaboración interna está ahí, y también puede minimizar la cantidad de respuestas enviadas por sus agentes al optimizar las funciones.
Freshdesk también ofrece detección de colisión de agentes e integraciones de aplicaciones para ampliar las capacidades de sus bandejas de entrada compartidas y sistemas de asistencia técnica.
Características
- Filtros de relevancia
- Entradas de grupo con etiquetas
- Automatice las respuestas mundanas y repetitivas
- Vistas en tiempo real de tickets y correos electrónicos entrantes
DragApp
DragApp es otro software de administración de correo electrónico del equipo que se encuentra dentro de su bandeja de entrada privada de Gmail y le permite recibir, administrar, asignar y responder a los correos electrónicos compartidos entrantes. Puede compartir correos electrónicos grupales, como «[email protected]”, “[email protected]”, etc., y automatiza tus flujos de trabajo con reglas.
Permite la organización de correos electrónicos entrantes en tableros visuales y facilita la colaboración interna a través de chats internos, notas y borradores compartidos. Puede asignar fácilmente correos electrónicos y monitorear qué agente está trabajando en qué conversación. Además, ofrece una fantástica función de generación de informes para obtener información detallada sobre los datos de clientes y empleados.
flujo de correo
flujo de correo es una bandeja de entrada todo en uno para equipos que ofrece espacios de trabajo flexibles. La herramienta permite compartir fácilmente el correo electrónico sin requisitos de reenvío de correo electrónico o cc a los usuarios. Los usuarios pueden optar por discusiones internas sin enviar hilos internos a los clientes.
Los correos electrónicos de los clientes se sincronizarán directamente con el equipo, lo que facilita la adaptación para cada uno de los equipos, como soporte, contratación, ventas, gerente de proyecto y desarrolladores.
Características
- Fácil colaboración en equipo
- administradores de correo electrónico
- Fácil seguimiento y monitoreo de correo electrónico
hubspot
hubspot es una de las principales herramientas de bandeja de entrada compartida que le permite conectar todas las direcciones de correo electrónico de su equipo a una bandeja de entrada central o universal para un trabajo eficiente y una colaboración inteligente. También puede conectar las direcciones de correo electrónico compartidas al hubspot Bandeja de entrada de conversaciones para tener una vista universal de los correos electrónicos en todos los departamentos y evitar perder incluso un solo correo electrónico.
Viene con reglas de enrutamiento y herramientas de productividad, lo que garantiza una asignación eficiente de tickets y facilita un seguimiento continuo.
Características
- Marca
- Bandeja de entrada universal para una vista holística del correo electrónico en todos los departamentos
- Chatbots para respuestas automáticas
- Chat en vivo y mensajería de redes sociales.
kayako
kayako ofrece una poderosa herramienta para administrar sus correos electrónicos compartidos de manera eficiente y sin esfuerzo. Ofrece vistas personalizadas de todas sus conversaciones y le permite etiquetarlas para futuras referencias y un manejo rápido. Puede enrutar automáticamente las consultas complejas a profesionales de soporte expertos y minimizar el tiempo de respuesta para consultas urgentes.
Características
- Macros y respuestas enlatadas
- Análisis para obtener información sobre las métricas de respuesta
- Gestión de conversaciones multicanal
- Múltiples integraciones de terceros
Las notas privadas permiten que sus agentes colaboren internamente, evitando la colisión de respuestas y la confusión en la bandeja de entrada. También puede obtener una vista universal de todas las actividades del cliente.
ayuda scout
los ayuda scout le permite recibir, resolver, administrar y asignar correos electrónicos compartidos de manera eficiente, mientras mantiene a raya la confusión. Puede organizar todas las solicitudes de soporte en una sola cola o crear buzones de correo separados para diferentes marcas, departamentos y direcciones de correo electrónico compartidas. Facilita la colaboración interna sin esfuerzo a través de notas privadas, etiquetas y respuestas guardadas. Puede alternar rápidamente entre las conversaciones de chat y el correo electrónico para ver las nuevas consultas entrantes en tiempo real.
Otras características incluyen búsqueda avanzada, vistas rápidas, notificaciones y calificaciones de satisfacción, indicadores en tiempo real para la detección de colisiones, carpeta personalizada, respuestas masivas, automatización del flujo de trabajo, etc.
felizzorro
felizzorro le permite mantener sus bandejas de entrada compartidas ordenadas y organizadas en todo momento sin perder eficiencia y seguimiento de los correos electrónicos entrantes. Ofrece una migración rápida de las bandejas de entrada de su grupo, como la bandeja de entrada compartida de Gmail y Outlook, etc., a la mesa de ayuda de HappyFox y le permite aprovechar sus funciones para mejorar las funcionalidades de soporte.
Características
- «Tareas» y «fechas de vencimiento» para mantenerse organizado.
- Adición de suscriptores de boletos
- Alertas de colisión
- Reglas inteligentes y acciones enlatadas
Una de las características distintivas es que funciona para todos los departamentos, como “[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]», y «[email protected]”, etc. Puede distribuir la carga de trabajo como desee utilizando la función “Categorías” y creando colas de sus hilos de bandeja de entrada compartidos para resolverlos ordenadamente.
hiver
hiver es un software único de bandeja de entrada compartida que le permite a su equipo colaborar dentro de Gmail y brindar una experiencia de cliente fantástica. El tablero de la bandeja de entrada compartida se encuentra dentro de su Gmail personal y le permite delegar consultas entrantes con un solo clic. Puede escribir notas privadas y compartirlas instantáneamente con su equipo para una colaboración perfecta.
Características
- Propiedad del correo electrónico y estado del correo electrónico
- Colaboración interna instantánea desde la bandeja de entrada personal de Gmail
- Flujos de trabajo automatizados y encuestas de satisfacción del cliente
- Información procesable sobre violaciones de SLA y distribución de la carga de trabajo
También puede realizar un seguimiento de las métricas clave y el rendimiento de los agentes desde un único panel. Hiver también ofrece plantillas de correo electrónico para ofrecer respuestas más rápidas. También le permite convertir su cuenta de Gmail en una mesa de ayuda. También puede migrar a Gmail impulsado por Hiver para una transición sin esfuerzo.
Ranura
GrooveHQ es una de las herramientas de bandeja de entrada mejor compartida para las empresas que actualmente están escalando y que buscan una transición sin esfuerzo. Le ayuda a realizar fácilmente un seguimiento de todo y administrar toda la bandeja de entrada compartida. Toda la comunicación entrante con el cliente, como correos electrónicos, chats, mensajes de redes sociales, conversaciones telefónicas, etc., se concentra en un solo lugar.
Puede asignar tickets a miembros específicos del equipo, colaborar a través de notas privadas, incorporar a los miembros del equipo a través de «@menciones» y abordar la detección de colisiones. Sus increíbles funcionalidades de informes y seguimiento le permiten aprovechar al máximo sus recursos.
SoporteBee
SoporteBee es una herramienta eficaz de colaboración por correo electrónico con una interfaz de correo electrónico familiar y ofrece funciones de colaboración impecables. Puede asignar tickets a agentes específicos o equipos específicos, comentarlos y discutirlos cuando sea necesario. Sus agentes pueden compartir borradores de respuestas para revisarlos antes de enviarlos a un cliente.
SupportBee se jacta de una importación ultrarrápida de correos electrónicos entrantes y tiene una función de actualización automática que no requiere una actualización manual. Hay tres categorías de tickets: respondidos, no respondidos y archivados. Por lo tanto, puede ver instantáneamente los tickets que necesitan atención inmediata y resolverlos de forma prioritaria.
SharedBox
SharedBox es un software de mesa de ayuda y bandeja de entrada compartida creado en Slack que le permite administrar la comunicación con el cliente y ofrecer soporte directamente desde su panel de control de Slack. Puede recibir mensajes, tweets y correos electrónicos en Slack y también colaborar en correos electrónicos compartidos y cuentas de Twitter.
Cada cuenta tiene un sitio de soporte donde sus usuarios pueden administrar y responder a las comunicaciones con los clientes. También puede agregar varios correos electrónicos.
Herramientas de bandeja de entrada compartida: es hora de hacer que el correo electrónico sea más colaborativo
Las herramientas de la bandeja de entrada compartida que se comparten aquí hacen mucho más que simplemente administrar las bandejas de entrada de soporte. Ahorran tiempo, mejoran la satisfacción del cliente y mejoran la productividad de su equipo de atención al cliente. Además, lo ayudan a fomentar una cultura organizacional transparente y responsable y facilitan la visibilidad en todo el sistema.
Puede crear reglas de enrutamiento, guardar respuestas para soporte, poner su generación de prospectos en piloto automático mediante la creación de un chatbot y aportar más contexto a sus conversaciones.
¡Entonces, invierta en cualquiera de estas herramientas y dé a su negocio la ventaja inicial!