Las reuniones sin agenda son la causa raíz de las sesiones improductivas. Cambiemos el juego con estas plantillas de agenda para reuniones productivas.
Entonces, ¿estás en una vida comunitaria pero no has asistido a ninguna reunión sin idea? ¿Me estás tomando el pelo? Todos hemos sido parte de varias reuniones en las que no tenemos la oportunidad de contribuir o no tenemos ninguna pista sobre la discusión.
En consecuencia, volvemos a nuestra mesa sin resultados concretos y horas improductivas. Afortunadamente, aún puede traer un cambio positivo a su reunión a través de la agenda.
Hoy, en este artículo, no solo lo ayudaré a comprender qué son las agendas de reuniones, sino que también le daré algunas de las mejores plantillas de agenda de reuniones para aprovechar al máximo su reunión. No tomemos mucho tiempo ahora y comencemos la productividad.
Tabla de contenido
¿Cuáles son los beneficios de documentar las agendas de las reuniones?
Antes de hablar de los beneficios de documentar las agendas de las reuniones, permítanme decirles qué son las agendas de las reuniones. Una agenda de reunión es un breve plan o esquema de reunión compartido por el organizador con todos los participantes. La agenda de la reunión ayuda al equipo a establecer expectativas claras para la reunión, qué preguntas deben responderse y más.
Entonces, volviendo a la pregunta, ¿cuáles son los beneficios de documentar las agendas de las reuniones? Estos son algunos de los beneficios de documentar las agendas de las reuniones.
todos pueden contribuir
El desafío principal de cada reunión no planificada es que no todos los participantes pueden seguir hablando en la reunión. Esto puede deberse a varias razones; o no saben qué hablar, o los demás no los dejan hablar. Pero las cosas pueden cambiar si documentas tu reunión. Como documentación de la reunión, todos los participantes saben por qué, cómo y cuándo.
optimizar el tiempo
La documentación de la reunión no consiste en nada específico del tiempo. Pero aun así, puede ayudar a que la reunión sea breve y productiva. Alienta a los miembros del equipo a comprender los objetivos de la reunión antes y resuelve toda confusión. Además, la documentación de la reunión ayuda a evitar conversaciones fuera de tema, lo que ahorra tiempo.
Puede mantenerse al día con la discusión
La característica principal de la documentación de las reuniones son los datos bien categorizados y organizados. Debido a estas características, los participantes de la reunión pueden mantenerse al día fácilmente con las discusiones y dar sus puntos, ya que saben lo que viene a continuación y cuándo pueden hablar.
Mantener un registro de la discusión.
Las reuniones son un elemento esencial de cualquier negocio y empresa. Es posible que deba asistir a dos o más reuniones en un día y, a veces, ni siquiera a una. Pero, ¿puede recordar cada punto y plan que se hizo en la reunión?
Por lo tanto, la documentación de la reunión puede ayudarlo a tomar todas las notas importantes de manera organizada. Además de esto, la documentación de las reuniones también se puede usar más tarde para compartir el resumen de la discusión con los participantes ausentes.
¿Cómo puede una plantilla de agenda de reunión ayudarlo a organizar y optimizar la reunión?
En el momento que sepas qué es una agenda de reunión y cuáles son sus beneficios, seguro que te entrará curiosidad por saber cómo hacer una agenda de reunión. Pero planificar la agenda de una reunión no es tan simple como un bricolaje de un minuto. Sin embargo, Internet ha facilitado las tareas más complejas.
Por lo tanto, en lugar de planificar una agenda de reuniones usted mismo, siempre puede optar por plantillas de agenda de reuniones en línea. Estas plantillas prediseñadas que describen los motivos y la estructura de una reunión tienen varias ventajas. Las ventajas clave de usar plantillas de agenda de reuniones se analizan a continuación.
Racionalización
Las plantillas de agenda de reuniones lo ayudan a crear una agenda de reunión productiva, agilizando aún más su reunión al promulgar una guía sencilla para todos los asistentes a la reunión. Estas plantillas incluyen todos los temas y acciones necesarios para ser discutidos en la reunión.
Como resultado, los asistentes no tienen que pensar en todos los puntos esenciales en el último minuto. En cambio, pueden prepararse incluso antes con la ayuda de la documentación.
Ahorrar tiempo
Preparar la agenda de una reunión no es sencillo. Además de pensar en todos los puntos clave esenciales, también debe organizar y categorizar la agenda de una forma específica para evitar perder temas relevantes.
Ahí es donde las plantillas de agenda de reuniones vienen al rescate. Las plantillas de agenda de reuniones ya tienen datos bien organizados y categorizados. Solo necesita agregar los puntos esenciales en ellos, y esta característica no solo le ahorra tiempo, sino que también le permite cubrir todos los temas sin perder mucho tiempo.
Numerosas opciones
Como sabemos, todas las reuniones no son iguales. Entonces, incluso la agenda de la reunión no puede ser la misma. Pero aún así, no tiene que preocuparse, ya que varias plataformas en línea ofrecen numerosos tipos de plantillas de agenda de reuniones.
Ya sea que esté buscando una consulta 1: 1 o tenga un equipo, puede encontrar y organizar su reunión a través de plantillas de agenda en línea en segundos. Incluso la planificación de proyectos se vuelve más fácil con la ayuda de las plantillas de reuniones adecuadas.
Según una encuesta reciente, alrededor del 83 % de los empleados pasan hasta el 33 % de su semana laboral en reuniones, y un empleado promedio pasa al menos 3 horas de trabajo en reuniones. Estos números son más que suficientes para decir cuánto tiempo consumen las reuniones.
Además de esto, estas muchas horas también pueden ser en vano si las reuniones no dan el resultado deseado. Por lo tanto, es fundamental tener una agenda de reuniones bien organizada para ahorrar tiempo y tener un resultado productivo. Estas son algunas de las mejores plantillas de agenda de reuniones en las que puede confiar para sus próximas reuniones.
Hugo
Cuando busque plantillas de agenda de reuniones, siempre verá a Hugo en la parte superior. No es por una buena estrategia de marketing, sino también por sus servicios. Hugo ofrece más de 80 plantillas de agenda de reuniones gratuitas hechas por personas con experiencia. Puede encontrar plantillas para varias reuniones, como ideas para campañas publicitarias, reuniones manuales, actas básicas de reuniones y más.
Las plantillas de agenda de reuniones de Hugo son compatibles con Word y Google Docs. Además de esto, también puedes usarlos en Fellow. Hugo proporciona plantillas en 13 categorías diferentes, incluidas plantillas de reuniones ágiles, reuniones individuales, plantillas de reuniones, etc.
Hugo viene con muchas más funciones adicionales para los usuarios. Por ejemplo, Hugo permite a los usuarios tomar notas, preparar agendas de reuniones en colaboración, sincronizar calendarios y más. Hugo es un sitio fácil de usar. Por lo tanto, puede acostumbrarse en una fracción del tiempo.
Hugo está libre. Sin embargo, siempre puede optar por la versión premium para obtener más funciones.
Canva
Esta es una aplicación popular que la mayoría de nosotros usamos a diario. Pero, ¿sabías que nuestra aplicación de edición favorita, Canva, también puede ayudarte a crear una agenda de reunión perfecta? Si no, no te preocupes; Ahora lo sabes.
Canva es una aplicación potente con varias plantillas como invitaciones, publicaciones en redes sociales y demás. Pero las plantillas de agenda de reuniones agregan la guinda al pastel. Canva ofrece docenas de plantillas de agenda de reuniones gratuitas que se pueden usar, editar e imprimir fácilmente.
Puede encontrar plantillas tanto formales como informales en la aplicación. Además de esto, Canva también ofrece plantillas de presentación de agenda personalizables, que pueden ayudarlo a que su reunión sea aún más auténtica y productiva. Como ya estamos familiarizados con Canva, usar este sitio no sería tan difícil para nadie.
ásana
¿Está buscando plantillas de agenda de reuniones que cubran todas las necesidades de su oficina? Asana puede sacarte de apuros. Asana es un sitio web en línea gratuito que puede darle vida a sus reuniones y hacerlas más productivas y emocionantes.
Es un sitio web fácil de usar con las mejores plantillas de agenda de reuniones para usted. Las plantillas en este sitio reducen su carga ya que estas plantillas incluyen todos los temas esenciales y los puntos que una reunión debe discutir.
En términos de tipos, Asana ofrece plantillas básicas y avanzadas. Puede encontrar aquí plantillas de agenda de reuniones bien estructuradas basadas en tipos específicos de reuniones. Ya sea que esté buscando reuniones de inicio de proyecto, reuniones de intercambio de ideas en equipo, reuniones de toda la empresa o cualquier otro tipo de plantilla, Asana puede facilitar su trabajo en segundos.
Hoja inteligente
Smartsheet es un sitio web en línea gratuito que ofrece varias plantillas de agenda de reuniones. El sitio ofrece una lista completa y bien organizada, lo que hace que su búsqueda sea fácil y más duradera.
Este sitio incluye varios tipos de plantillas de agenda de reuniones, como plantillas de agenda de reuniones clásicas, plantillas de agenda de conferencias, plantillas de agenda de reuniones informales, plantillas de agenda de reuniones de juntas y más.
Además de varias plantillas, Smartsheet es una herramienta útil para las empresas, ya que este sitio ofrece muchas funciones adicionales, como colaboración en tiempo real, flujo de trabajo automatizado, mejor visibilidad y más. En general, puede concluir que Smartsheet es un asistente perfecto para reuniones.
Trello
Trello es un sitio web y una aplicación populares y confiables. Trello es considerado el gestor de proyectos perfecto. Esta plataforma lo ayuda a organizar tareas, administrar proyectos y más. En términos de plantillas, Trello ofrece numerosas plantillas de agenda de reuniones que se pueden usar y personalizar fácilmente.
Además de esto, Trello también permite a sus usuarios cargar imágenes y documentos para administrar su trabajo de manera más eficiente. Además, también puede colaborar con los miembros de su equipo directamente desde el sitio para compartir la agenda de la reunión y salvarlo.
Miró
Encontrar una plataforma para todas las necesidades de su oficina es pan comido. Pero Miro tiene todas esas características. Miro es un sitio web gratuito con varias plantillas de agenda de reuniones y funciones avanzadas.
La plantilla principal de Miro es la agenda de la reunión del equipo. Esta plantilla incluye todos los datos esenciales, que luego se pueden usar para tomar decisiones acertadas con respecto a la empresa. Las plantillas de agenda de reuniones de equipo pueden ayudarlo a revisar el progreso, compartir actualizaciones relevantes del proyecto, reconocer los esfuerzos individuales y más.
La plantilla de agenda de reunión de equipo se considera una plantilla poderosa. Esta plantilla se puede personalizar fácilmente para cualquier otro departamento, como campañas de marketing, planificación de sprints, etc.
atlassiano
Si está buscando una plantilla productiva para agenda de reuniones, su búsqueda puede terminar en el siguiente sitio. Atlassian es un sitio web gratuito que ofrece numerosos tipos de plantillas de agenda de reuniones. Pero este sitio es más famoso por su plantilla de agenda de reuniones de todos.
Las reuniones de toda la mano se consideran una de las reuniones más críticas de cada organización. Teniendo esto en cuenta, este sitio le ofrece las mejores plantillas de agenda para reuniones que brindan un formato transparente y conectado.
Esta plantilla de Atlassian incluye cualquier tema de debate de Atlassian. Desde goles hasta destacar en un equipo específico, esta plantilla no defraudará su reunión bajo ningún concepto. La plantilla de agenda para reuniones de Atlassian proporciona un formato de agenda completo y productivo por el que todas las empresas deben optar.
Conclusión
Las reuniones son una parte esencial de la organización. Permite a los miembros del equipo conocer sus objetivos, posición actual, planes y otros factores de la empresa. Pero, ¿de qué sirve pasar horas en reuniones si los asistentes regresan con «¿De qué sirve esta reunión?»
Eso es lo que hace que una empresa necesite usar plantillas de agenda de reuniones. Hoy en este blog, hablamos sobre algunas de las mejores plantillas de agenda de reuniones que no solo pueden hacer que su reunión sea productiva sino que también le dan vida.
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