Las 8 mejores herramientas de documentación de procesos para optimizar su proceso comercial

El software de documentación de procesos es esencial para las empresas, ya que proporciona una hoja de ruta estructurada para que las empresas optimicen sus operaciones. Documentar el proceso es un componente esencial de la gestión de proyectos, ya que responde a una pregunta importante: ¿Cómo se harán las cosas?

Anteriormente, los gerentes de proyectos dependían del enfoque manual para crear documentación de procesos, pero ahora pueden cambiar a herramientas de documentación de procesos completas que agilizan hábilmente todo el proceso.

En esta guía, hemos enumerado el software de documentación de procesos de mayor reputación disponible, pero primero, comprendamos mejor la idea de documentación de procesos. Pero antes de comenzar, aquí hay una tabla útil que presenta el software de documentación de procesos que hemos enumerado.

Título

Descripción

Explorar

Escriba

Herramienta de inteligencia artificial para facilitar la documentación del proceso con capturas de pantalla.

Miró

Documentación y mapeo de procesos escalables con integraciones.

Documento360

Procesos de negocio optimizados y gestión de cambios.

Calle del proceso

Plantillas de arrastrar y soltar, listas de verificación estandarizadas.

Heflo

Soporte BPMN 2.0, descarga/exportación, editor WYSIWYG.

Plantillas enriquecidas, colaboración en tiempo real, arrastrar y soltar.

compartir flujo

Seguimiento dinámico, captura de pantalla, exportación en varios formatos.

ProProfesores

Importar desde Word/PDF, ayuda contextual, multimedia.

Entonces, ¿cómo funciona el software de procesamiento de documentos? En pocas palabras, un documento de proceso es una guía detallada que explica cómo realizar una tarea. Por ejemplo, explica el procedimiento completo de transferencia de datos desde servidores heredados al medio de almacenamiento en la nube.

Un documento de proceso puede tener la forma de un diagrama de flujo, un tutorial o simplemente una política. Esto implica que la documentación del proceso es la actividad de registrar o documentar el proceso paso a paso de realizar una tarea.

La documentación del proceso resulta beneficiosa para los miembros del equipo, los nuevos miembros e incluso los clientes cuando necesitan entender cómo realizar un trabajo en particular.

¿Cómo se documenta un proceso?

El procedimiento de documentación del proceso se divide en los siguientes pasos:

• Elija el proceso que debe documentar y determine su propósito y alcance.
• Describa los límites del proceso y proporcione respuestas a preguntas como qué inicia el proceso y cuándo se completa.
• Mencione los resultados del proceso y las acciones que deben realizarse posteriormente.
• Especificar el software y equipo requerido para realizar el proceso. Esto podría abarcar desde plataformas de codificación hasta servidores y espacio de almacenamiento en la nube.
• Piensen en cómo funcionará el proceso. Puede crear un proceso paso a paso desde la etapa inicial hasta la final.
• Enumere los nombres de las partes interesadas, los tomadores de decisiones y los empleados que desempeñan un papel en la documentación del proceso.
• Ahora, transfiera todos los detalles al sistema de documentación del proceso y asegúrese de no perderse nada.

Una vez que haya abordado lo anterior, pasamos a la parte simple, ya que no puede compartirlo con los miembros del equipo, quienes podrán acceder a él fácilmente más adelante.

Importancia de documentar los procesos de negocio.

Documentar los procesos de negocio ofrece numerosos beneficios a largo plazo. Algunos de los más notables son los siguientes:

• Proceso de negocio coherente: elimine la ambigüedad de los procesos para que los empleados puedan obtener el resultado deseado.
• Reduzca los errores operativos: elimine las ineficiencias de las operaciones comerciales para mejorar la cultura laboral.
• Cumpla con el cumplimiento legal: evite responsabilidades legales en el futuro si un procedimiento se maneja mal sin saberlo.
• Gestión de cambios: asegúrese de que los empleados puedan adaptarse fácilmente a los cambios realizados en los procesos comerciales existentes.
• Minimice el tiempo de capacitación: reduzca el tiempo de incorporación de los nuevos empleados asegurándose de que aprendan rápido.
• Asigne tareas: asegúrese de que cada empleado tenga un conjunto definido de responsabilidades para que el flujo de trabajo empresarial no se vea interrumpido.

Cuando el proceso ya está plasmado en un formato procesal, es más fácil para los empleados saber cuáles son los pasos a seguir.

¿Qué es el software de documentación de procesos de negocio?

Sin duda, la documentación de procesos es una tarea compleja y existen posibilidades de que se produzcan errores humanos si se realiza manualmente. Este planteamiento del problema llevó a la introducción de software de documentación de procesos, que agiliza el proceso empresarial de creación de documentos y elimina el margen de error. A continuación se detallan algunos de los probables beneficios que ofrece el software de documentación de procesos.

• Las herramientas en línea permiten a los miembros del equipo acceder a todos los documentos del proceso comercial desde un lugar centralizado.
• Las funciones de almacenamiento en la nube le permiten acceder a la documentación del proceso sobre la marcha, a diferencia del documento manual, que sólo está disponible sin conexión.
• El software le permite administrarlo, actualizarlo y colaborar en él en tiempo real.
• También es posible acceder a análisis de usuarios, lo que ayuda aún más a mejorar la base de conocimientos y tomar decisiones informadas.

Además, encontrar información es más fácil ya que la herramienta de búsqueda en línea facilita la búsqueda rápida de la información o guía que requiere.

Características a buscar

Al elegir un software de documentación de procesos para su empresa, compruebe las siguientes características:

• Debe asegurarse de que el software ofrezca una experiencia de usuario agradable a las personas que no están familiarizadas con dichas herramientas.
• Estas plataformas deberían poder representar visualmente diferentes tipos de datos y también deberían admitir enlaces y otras formas de medios.
• Asegúrese de que la función de documentación del proceso permita a los miembros del equipo colaborar en tiempo real.
• Debería ser posible exportar el documento del proceso en una variedad de formatos o cargarlo directamente en diferentes plataformas.
• El software debe admitir la integración con una o más herramientas relacionadas con el negocio que utiliza actualmente su organización para permitir la reutilización de la información.

Dicho esto, echemos un vistazo a algunos de los mejores programas de documentación de procesos que hemos probado y nos gustaría recomendar.

Escriba

Si a menudo se encuentra respondiendo preguntas repetidas sobre la finalización de tareas, ¡tenemos una solución para usted! Encontrarse Escribaun método rápido y sencillo para documentar y compartir procesos relacionados con el negocio en cuestión de segundos.

Características:

• Anime a los empleados y a los nuevos empleados a comprender rápidamente el proceso.
• Fortalecer los programas de capacitación automatizando la documentación de procesos y la creación de SOP.
• Imprima coherencia en todos los procesos organizacionales con contenido de capacitación bajo demanda.
• Automatice el proceso de creación de guías de capacitación para actualizar los centros de ayuda y la base de conocimientos.

Scribe es una herramienta basada en inteligencia artificial para convertir rápidamente procesos digitales en una guía paso a paso sin invertir mucho esfuerzo. Todo lo que necesita hacer es habilitar la grabadora Scribe y realizar un recorrido por todo el proceso. ¡Y he aquí! ¡Tiene su guía paso a paso creada automáticamente, junto con las capturas de pantalla relevantes adjuntas!

Miró

Marcas como Dell, Cisco y Deloitte confían en Miró, un software de mapeo y documentación de procesos fácil de usar que le permite mapear información crítica relacionada con el negocio. La plataforma, fácilmente escalable, permite a los miembros del equipo conectarse y optimizar los procesos comerciales utilizando las herramientas de mapeo integradas.

Características

• Integre procesos comerciales y mapas de vapor en herramientas como Confluence, Coda y Notion.
• Integración de Jira para revisar el proceso comercial, mapear los recorridos de los clientes y realizar un seguimiento de acciones particulares.
• Diferentes paquetes para gestión de proyectos, mapeo del recorrido del cliente y mapeo de procesos comerciales.
• Importe fácilmente mapas de procesos desde plataformas como Microsoft Visio, Draw.io y Lucidchart.
• Amplia biblioteca de plantillas para ofrecer la mejor experiencia a sus clientes y satisfacer sus necesidades.

Miro ofrece herramientas como diagramas de flujo, diagramas BPMN, mapeo de flujo de valor y carriles, que lo ayudan a analizar escenarios específicos y mejorar la utilización de recursos.

De esta manera, puede visualizar los planes de negocio y comunicar eficazmente la estrategia y la transformación a los miembros del equipo.

Documento360

Verificar Documento360, que ayuda a impartir mejores experiencias de cliente a más de 10.000 usuarios en más de 80 países. Al ofrecer procedimientos operativos estándar, la plataforma le permite optimizar los diferentes procesos comerciales para una mejor comprensión de sus empleados.

Características:

• Proceso operativo para proporcionar una comprensión clara de los procesos comerciales aprobados y difundir la conciencia sobre las funciones y responsabilidades de los empleados.
• Gestión de cambios para una transición fluida de procesos de negocio obsoletos a otros completamente nuevos.
• Módulo de formación de empleados para garantizar que los nuevos empleados puedan captar eficazmente los conocimientos y mejorar sus capacidades.

Con Document360, puede asegurarse de que los procesos comerciales sean claros y coherentes, lo que mejorará indirectamente la productividad en toda su organización.

Calle del proceso

Diseñado para equipos conscientes, Calle del proceso es un popular software de documentación de procesos que garantiza mejorar el rendimiento de su equipo. Esta herramienta intuitiva resulta útil cuando necesita documentar todos los procesos organizacionales centrales para que todos los empleados permanezcan en sintonía.

Características:

• Editor de arrastrar y soltar para crear y actualizar las plantillas en minutos.
• Listas de verificación estandarizadas con funciones como detener tareas, aprobaciones y fechas de vencimiento dinámicas para realizar un seguimiento adecuado de cada proceso.
• La función de actualización automática para actualizar las listas de verificación una vez realizados los cambios.
• Una plataforma centralizada permite una fácil colaboración y búsqueda de documentos.
• Experiencia de usuario simplificada para ofrecer un proceso de formación más rápido.

Las empresas pueden elegir Process Street para documentar todo tipo de procesos comerciales, como el flujo de trabajo de Git, la configuración de nuevos clientes, la incorporación de empleados, las tareas diarias y semanales, la selección de candidatos, la generación de facturas y los procesos de auditoría interna.

Heflo

Con un diseño moderno y diseñado profesionalmente, Heflo es una herramienta de documentación de procesos de negocio que le permite realizar los procesos de manera que los documentos se generen automáticamente. Gracias a Heflo, ahora es posible la colaboración en tiempo real para diseñar el proceso de negocio con unos pocos clics.

Características:

• Soporte para notación BPMN 2.0.
• Descargue la documentación como una imagen o expórtela a una plataforma diferente.
• Editor WYSIWYG para formatear textos y diseños.
• Categorice los procesos en bibliotecas de consultas y procese la documentación en encabezados de elementos para una identificación adecuada.
• Definir reglas de negocio e integraciones y realizar optimización dentro del nuevo ciclo BPM.

Puede modelar, analizar, mapear, optimizar, automatizar y documentar los procesos de negocio y descargarlos en diferentes formatos como PDF, Word, HTML y Excel o exportarlos en BPMN. Con la función de almacenamiento en la nube de Heflo, es posible acceder a la documentación del proceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Creativamente

Creativamente, una plataforma de gestión del trabajo ofrece plantillas de documentación de procesos para agilizar el proceso de documentación de procesos comerciales. Esto ayuda a enumerar los procesos comerciales ejecutados sistemáticamente en su organización.

Características:

• Amplia biblioteca de plantillas personalizables para representar diferentes procesos, flujos de trabajo de equipo, carriles y más.
• Herramientas de arrastrar y soltar para describir fácilmente procesos de documentación complejos.
• Importe informes, capturas de pantalla e imágenes necesarias para crear un documento de proceso completo.
• Exporte todo tipo de datos desde diferentes plataformas para facilitar su recuperación y análisis.
• Vincule formas para crear estructuras de navegación dentro y entre espacios de trabajo para eliminar inconsistencias.

Al poseer capacidades de documentación convincentes, el software ofrece ricas bibliotecas de formas y herramientas de diagramación, como diagramas de flujo, mapas de flujo de valor, BPMN, mapas de procesos, mapas de actividades y más. Con Creately, es posible la colaboración en tiempo real, lo cual es necesario para respaldar el flujo de trabajo del equipo multifuncional durante el proceso de documentación.

compartir flujo

Elegir compartir flujo para crear demostraciones y documentación de procesos interesantes para todas las aplicaciones utilizadas por su organización. Más de 1.000 empresas ya han creado guías detalladas para organizar sesiones de formación interactivas para sus empleados utilizando esta herramienta.

Características:

• Motor de seguimiento dinámico para capturar todas las acciones y formar una guía automáticamente.
• Capture pantallas y acciones como clics del mouse y accesos directos.
• Desenfoque todos los datos confidenciales con la herramienta incorporada.
• Genere automáticamente descripciones de texto, incluidos los nombres de los elementos: botones, menús, pestañas, etc.
• Recorte capturas de pantalla e imágenes en masa para evitar tareas redundantes.
• Exporte a formatos como PDF, PPTX, DOCX, HTML, demostración interactiva, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.

FlowShare no sólo reducirá el tiempo y los errores que se producen debido a los procesos manuales, sino que también permitirá a su organización adaptar un procedimiento de documentación estándar. La aplicación le permite modificar rápidamente la documentación existente sin tener que volver a capturarla.

ProProfesores

Preferido por Dell, Sony, Cisco y otras corporaciones notables, ProProfesores es un software de documentación de procesos que le permite importar archivos para crear documentos rápidamente y, si es necesario, crear documentación directamente desde cero.

Características

• Importe el contenido de documentos de Word o PDF directamente al documento
• Ayuda contextual para una comprensión integral de la jerga técnica
• Incluya información sobre herramientas, ventanas emergentes y cuadros de luz para proporcionar información adicional.
• Agregue imágenes, videos e infografías para una mejor explicación del proceso comercial.
• Amplia biblioteca de fuentes, diseños y temas para estética y marca.

La plataforma de ProProfs te permite agregar imágenes y videos para una mejor explicación de los procesos a tus empleados y clientes. Está equipado con el editor WYSIWYG que le permite elegir entre una variedad de opciones de formato y estilo de texto.

Ultimas palabras

Documentar los diversos procesos en curso en su organización es vital para evitar inconsistencias en la realización de las operaciones y presentar una hoja de ruta tanto para sus empleados como para sus clientes. Pero lo más importante es elegir el mejor software para crear la documentación para su empresa, ya que con el software de gestión de procesos adecuado verá un mayor crecimiento empresarial.

Las plataformas enumeradas en esta guía han sido probadas por nosotros y resultaron ser bastante útiles. Sin embargo, la elección ideal para su organización dependerá únicamente de sus necesidades individuales.

A continuación, software de automatización de documentos para ahorrar horas de trabajo.