Optimice el proceso de adquisición de su PYME con estas aplicaciones de software de adquisición superiores.
La gestión del proceso de adquisición es compleja ya que involucra compras, inventario, pedidos, facturas, proveedores, pagos y más. Pero al mismo tiempo, es vital para el éxito de la empresa. Es por eso que las empresas necesitan automatizar y administrar este proceso con aplicaciones.
Si espera hasta el último momento para implementar el software de compras en su empresa, habrá consecuencias de procesamiento manual. Por lo tanto, es aconsejable comenzar a implementar estas herramientas tan pronto como note la fricción de los procesos manuales ineficientes.
Profundicemos en los conceptos básicos del software de adquisiciones y conozcamos las mejores herramientas en este dominio.
Tabla de contenido
¿Qué es el software de compras?
Adquisiciones significa encontrar y adquirir los bienes y servicios que necesita una empresa. Por lo tanto, el software de compras se refiere a una solución comercial que automatiza las diferentes fases del proceso de compras.
Ya sea que se trate de analizar gastos, administrar contratos o realizar pagos, estas herramientas pueden ayudarlo a tener un control total sobre cada operación del proceso. Estos también pueden integrarse con varias plataformas ERP para facilitar el proceso.
Además, algunas herramientas también permiten que todos los empleados accedan y ejecuten tareas desde una unidad central con permiso de usuario de pepper.
¿Qué hacen estas herramientas?
Una aplicación de software de compras puede realizar varias tareas para que el proceso de compras sea sencillo para su equipo. Los empleados pueden ordenar compras desde cualquier lugar y comunicarse con los miembros del equipo. Estas son las principales tareas que este software puede realizar:
- Generar una orden de compra y verificarla
- Automatice la transmisión de órdenes de compra electrónicas
- Recordarle órdenes de compra y cancelaciones recientes
- Envíe las órdenes de compra pendientes al personal apropiado para tomar medidas adicionales
- Realizar transacciones financieras y de inventario después de la llegada del pedido.
- Evite la escasez puntual manteniendo un inventario
- Recopile datos y analice tendencias para obtener la máxima rentabilidad
- Agilice el proceso de estandarización en diferentes plataformas
Ahora, analicemos cuándo utiliza herramientas de software de adquisiciones.
¿Quién usa el software de compras?
Necesitará un software de compras cuando compre materias primas, hardware de computadora, suministros de oficina, etc., en grandes cantidades durante todo el año. Por lo tanto, cualquier empresa que compre con frecuencia suministros de proveedores externos y desee que el sistema de adquisiciones sea transparente.
En su mayoría, encontrará las siguientes empresas que utilizan herramientas de adquisición:
- Fabricantes de bienes de consumo y electrodomésticos
- Fabricantes de vehículos
- comercio electrónico y negocios minoristas
Pero, hay una empresa especializada que también utiliza este software, y son las consultoras o agencias de adquisiciones.
La mayoría de las marcas subcontratan sus operaciones de adquisición a estas agencias por conveniencia y asequibilidad. Empresas como Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, etc., son líderes en consultoría de adquisiciones.
¿Cómo ayuda el software de compras a las empresas?
#1. Automatización de adquisiciones
La automatización de procesos comerciales es evidente en todos los dominios, incluida la adquisición. Puede automatizar con éxito toda la operación de adquisición mediante el uso de un software de adquisición.
Desde el descubrimiento de proveedores hasta el registro, la selección de productos hasta el control de calidad y, finalmente, la firma de acuerdos, todo se encuentra en un solo software.
En la mayoría de los casos, la herramienta procesa automáticamente las solicitudes internas de compra de suministros. Solo necesita la aprobación de un gerente antes de enviar la orden de compra.
#2. Transparencia en la Compra
Las partes interesadas del negocio, como gerentes y directores financieros, pueden observar las tendencias de compra desde un software central. No es necesario pasar por el aro para obtener informes sobre adquisiciones.
Además, la herramienta realiza un seguimiento de cada paso hasta que finaliza el acuerdo, lo que garantiza una transparencia corporativa de alto nivel para evitar la corrupción.
#3. Optimización de aprobación
Estas herramientas vienen con algoritmos inteligentes para separar las órdenes de compra genuinas de las que se desperdician. Por lo tanto, los gerentes de aprobación solo reciben solicitudes de compra que son genuinas la mayor parte del tiempo. Posteriormente, los gerentes pueden aprobar rápidamente las órdenes de compra.
#4. Visibilidad del gasto
El panel de la herramienta le muestra instantáneamente el gasto general de la empresa en la compra de suministros, quiénes son sus proveedores, cuánto les está pagando, etc. Te ayuda a presupuestar proyectos, ahorrar en compras innecesarias, etc.
Características a tener en cuenta al elegir un software de adquisiciones
La mayoría de las herramientas de adquisición ofrecen un conjunto estándar de funcionalidades. Sin embargo, antes de comprar uno, asegúrese de que al menos proporcione las siguientes características:
- La herramienta debe venir con un panel de administración de proveedores donde pueda incorporar nuevos proveedores o revisar los contratos con los existentes.
- Será conveniente si el software también ofrece una función de descubrimiento de proveedores.
- Debe haber una utilidad de gestión de riesgos que bloquee los gastos innecesarios o las órdenes de compra incorrectas.
- Su herramienta de compras debe venir con una funcionalidad de auditoría para que pueda auditar órdenes de compra, pagos de proveedores, etc.
- La mejor herramienta de compras también ofrecerá una funcionalidad de presupuesto en la que puede ingresar un presupuesto mensual o trimestral y mantener las compras dentro de esa cifra.
- También debe haber una funcionalidad de comunicación que notifique al usuario del software sobre nuevas órdenes de compra, facturas, órdenes vencidas, etc.
- Es bueno si la aplicación ofrece una versión móvil para el seguimiento de gastos, aprobaciones de pedidos, finalización de acuerdos y más.
- Un software de compras confiable debería permitirle establecer una política corporativa sobre compras.
- Finalmente, la herramienta debe permitir que los representantes de compras creen flujos de trabajo de compras personalizados si el software carece de plantillas para ciertos escenarios de compras.
Ahora que conoce el concepto de esta herramienta y las tareas que puede realizar, observe las mejores aplicaciones de software de adquisiciones que pueden usar las PYMES.
Precoro
Si perteneces a un equipo pequeño o mediano, Precoro puede ayudarte con la agilización del proceso de compra y la eliminación del trabajo manual. Le ahorra tiempo y dinero valiosos y le permite concentrarse en asuntos más urgentes.
Este software innovador y ultrarrápido puede optimizar el sistema desde la compra hasta el pago de su organización para mejorar la eficiencia del trabajo. Maneja de manera eficiente las tareas involucradas en el proceso de compra, como la solicitud, el pedido y la facturación.
Además, Precoro mejora su sistema de compras mejorando su flujo de trabajo de aprobación. Las etapas del flujo de trabajo, como el proceso de solicitud, las órdenes de compra, la aprobación, la facturación y la gestión de facturas, se pueden realizar electrónicamente con esta herramienta.
La aplicación también facilita mucho el control de procesos, la aprobación y el análisis de gastos sobre la marcha.
Con esta solución confiable, las empresas pueden tener informes regulares y análisis de datos. Los informes detallados y completos cubren todos los procesos de diagrama de flujo y los datos de adquisición.
Además, estos informes le permiten rastrear y resolver errores, personalizar los formatos de informe para las partes interesadas y exportar datos en tiempo real para análisis contable y financiero.
flujo de besos
¿Quiere tener control sobre el proceso de compra a pago pero con suficiente flexibilidad? Kissflow te permite tener eso con su solución simple y personalizable. Para las solicitudes de compra, ofrece formularios fluidos para que pueda recopilar, aprobar y realizar un seguimiento de las solicitudes de compra.
Una vez que se aprueba una solicitud, automáticamente genera pedidos y emite órdenes de compra. Para la gestión de proveedores, esta herramienta ofrece un portal eficiente para incorporar, administrar y mantener proveedores.
A medida que utiliza esta aplicación, es posible aprobar facturas sobre la marcha. También es compatible con la comparación de tres vías automatizada, la verificación de facturas con contratos, órdenes de compra y hojas de entrada de servicios.
Kissflow también puede generar información procesable y basada en datos sobre tendencias de compra, gastos y rendimiento de los proveedores. Con este software, los usuarios también pueden generar informes instantáneos que incluyen parámetros personalizables.
También admite una integración perfecta con varias herramientas de terceros. Deshágase de cualquier redundancia usándolo con varias aplicaciones financieras y de ERP, incluidas Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP y NetSuite. Esta solución también le permite usar potentes complementos y API.
Adquisición del equipo
Como pyme, es hora de que simplifique el proceso de adquisición con Team Procure. Sin embargo, este software también puede satisfacer las necesidades de las empresas que se ocupan de operaciones de adquisición complejas a nivel internacional.
Esta única plataforma basada en la nube puede manejar todas sus aprobaciones, órdenes de compra e inventario. Cuando se trata de solicitudes de compra, la solución puede clasificarlas según el presupuesto, el departamento y la gravedad. A partir de estas solicitudes, los usuarios también pueden generar órdenes de compra y monitorear los cronogramas de entrega.
Team Procure también ofrece una función de matriz de precios, mediante la cual las empresas pueden administrar las ofertas realizadas por múltiples proveedores comprados al postor más bajo. Dado que las diferentes organizaciones tienen diferentes necesidades, les permite crear flujos de trabajo de aprobación personalizados.
Aquí, la incorporación de proveedores y vendedores es fácil. Además, tiene KPI integrados para el seguimiento del rendimiento. Incluso si tiene almacenes en varias ubicaciones, esta herramienta lo ayuda a tener un sistema de gestión de almacenes integrado. Incluso puede integrar su servicio en su sistema existente a través de una API personalizada.
Adquisiciones Express
ProcurementExpress es un software de adquisiciones ideal que puede optimizar todos los flujos de trabajo relacionados. También lo ayuda a eliminar largos procesos manuales, registros en papel y posibles incidentes de fraude.
Su innovador sistema de aprobación le permite establecer gastos máximos y determinar cadenas de aprobación. Las empresas también pueden asignar niveles de aprobación predeterminados a diferentes empleados. Además, las organizaciones pueden personalizar y automatizar todos los pasos de una cadena de aprobación para optimizar la eficiencia.
La aplicación le permite crear órdenes de compra rápidas y precisas en función de su relación con proveedores individuales. Puede incluir campos necesarios y menús desplegables para crear órdenes de compra profesionales y contextuales.
De acuerdo con la estructura financiera de su empresa, puede asignar costos a diferentes ubicaciones para evitar gastos excesivos. Usando la función de informes en la aplicación, los usuarios también pueden analizar los desgloses completos de los gastos. Además, la solución puede crear presupuestos para diferentes proyectos y departamentos.
procurar
Diga adiós a los procesos en papel, la aprobación lenta y las soluciones complejas con Procurify. Este software proactivo de gestión de gastos ofrece visibilidad y control completos sobre los gastos de la empresa.
A medida que utiliza esta herramienta, es posible aprobar todas las órdenes de compra desde un solo lugar. Aquí, también puede ver los gastos en tiempo real contra los presupuestos. También ofrece tarjetas de gastos físicas y virtuales para gastar sin problemas.
Procurify también admite la creación de un flujo de trabajo para automatizar y rastrear cada paso del proceso de compra. También puede configurar el permiso de compra según el departamento y la ubicación. La capacidad de ordenar todos los pedidos de un proveedor es otra característica destacada de esta herramienta.
La aplicación puede realizar análisis de rendimiento de proveedores para que pueda tomar decisiones comerciales y de compra informadas. Aquí puede importar artículos y detalles del catálogo, incluidas imágenes.
Esta solución se integra directamente con sus aplicaciones comerciales favoritas, como Amazon Business, Oracle, Quickbooks y Slack.
cupá
Coupa es una plataforma que le brinda la visibilidad y el control de gastos que necesita para administrar el proceso de compras. Elegir esta solución para su empresa significa que puede adquirir con la facilidad de las compras del consumidor mientras ahorra un tiempo valioso a sus empleados.
Las principales características de esta aplicación son:
- Simplificación de la solicitud de compra y los procesos de pedido.
- Seguimiento de órdenes de compra en tiempo real
- Alertas de precios con descuento y otros beneficios
- Formularios flexibles para ingresar datos para servicios basados en SOW
- Tablero para la gestión del presupuesto en tiempo real
Además, la herramienta admite la aprobación a través de correos electrónicos y teléfonos móviles. Además, las empresas pueden usarlo para la gestión de inventarios y contratos.
Manso
Con Bellwether, puede hacer que el proceso de adquisición sea transparente y rápido. Le ayuda a eliminar las aprobaciones verbales y la comunicación prolongada a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas.
Este software le permite configurar solicitudes, órdenes de compra y facturas con el mínimo tiempo y esfuerzo. Funciones como el flujo de trabajo avanzado y la elaboración de presupuestos garantizan una mayor visibilidad y control sobre los gastos.
Esta herramienta basada en la nube ofrece la flexibilidad y la personalización necesarias para sus necesidades. Si su empresa necesita varios idiomas o campos personalizados, Bellwether puede proporcionarle eso. Además, le permite acceder a la aplicación fuera del sitio.
parsoft
PairSoft es un software fácil de usar que las empresas pueden usar para automatizar el flujo de trabajo en todo el proceso P2P. También es útil para obtener visibilidad de los gastos y tener una buena relación con los proveedores y vendedores.
El software puede implementarse rápidamente en su sistema o ERP existente y usarse con facilidad. Le permite gestionar las órdenes de compra agilizando todo el proceso. También obtiene información completa sobre los gastos en todas las categorías.
PairSoft también puede facilitar la comunicación en tiempo real entre empresas y proveedores. El procesamiento y la validación de facturas son otra automatización de tareas que puede realizar con este software. También admite análisis e informes.
Ultimas palabras
En esta era de digitalización, es un desafío para las empresas administrar su proceso de compras sin ningún software o solución automatizada. Estas herramientas pueden abrir varias oportunidades nuevas en cada etapa de este proceso.
Además, las aplicaciones garantizan una eficiencia óptima incluso cuando amplía su negocio. Consulte la lista de los mejores software de compras para seleccionar el más adecuado para sus necesidades. Además, puede ver las características esenciales que debe tener una herramienta robusta para la adquisición automatizada.
Como pyme, es posible que también desee conocer las mejores herramientas de gestión de documentos.
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