Uno de los aspectos más importantes de administrar un negocio exitoso es asegurarse de que todas las partes estén sincronizadas entre sí. Para mantener estas partes en movimiento y sincronizadas, las empresas deben tener un conjunto de procedimientos para que sus empleados realicen tareas de rutina o cualquier tarea estándar.
¡Es más probable que una empresa sin un conjunto adecuado de documentación o procedimiento se derrumbe y enfrente problemas de fechas límite!
Por ejemplo, una empresa de fabricación de automóviles necesita realizar varias comprobaciones y pruebas de rutina y realizar ajustes para generar la máxima eficiencia.
Y ahí es donde entran los procedimientos operativos estándar (SOP).
No confunda SOP con el libro de reglas o los procedimientos de flujo de trabajo del empleado. En cambio, los SOP establecen una guía paso a paso para realizar las tareas para aumentar la eficiencia y reducir la ambigüedad organizacional.
Si bien el objetivo de los SOP permanece intacto, las plantillas y los pasos difieren según el tamaño de la organización y la industria. Es por eso que hemos creado una lista de las mejores plantillas SOP para empresas de todos los tamaños.
Tabla de contenido
¿Por qué son importantes los SOP?
Los SOP son la columna vertebral de un flujo de trabajo eficiente en una organización. Un SOP detallado actúa como una instrucción permanente para los empleados y establece sus expectativas.
Profundicemos en los beneficios de los SOP:
#1. Incorporación mejorada
Muchas organizaciones utilizan SOP para acelerar y mejorar el proceso de incorporación. Desde el primer día, los empleados son heredados con procedimientos poderosos y detallados para realizar sus tareas rutinarias.
Esto da como resultado una mejor productividad y ayuda a los líderes y gerentes de equipo a evaluar a cada uno de sus nuevos empleados.
#2. Mantiene la consistencia organizacional
Una declaración uniforme de procedimiento da cuenta de la coherencia organizacional y mantiene a todos los miembros del equipo y empleados en la misma página.
Cuando cada uno de los empleados tiene una comprensión clara de a quién debe informar y qué pasos debe seguir a continuación de manera jerárquica, hay menos posibilidades de que las cosas vayan mal.
#3. Comprensión de las mejores prácticas
La repetición y revisión de las tareas escritas en un documento brindan una mejor comprensión de las mejores prácticas de las tareas rutinarias en un departamento.
Si bien los SOP son solo sugerencias, pueden convertirse en guías paso a paso gratificantes que brindan información detallada sobre cómo se debe realizar una tarea que se acostumbre a los requisitos de las partes interesadas.
#4. Ahorre en entrenamiento
Los SOP pueden ahorrar miles, si no millones, a la organización. El costo de capacitar tanto a los empleados existentes como a los nuevos se puede minimizar incorporando las plantillas SOP en sus kits de capacitación.
Además, los cambios significativos o pequeños en una organización, como jubilaciones, promociones o renuncias, no deberían afectar el flujo de trabajo. Los SOP establecen un proceso estándar para las tareas que un empleado ha realizado en los últimos años.
#5. Mantiene la calidad del trabajo
Para evitar los contratiempos iniciales, los SOP resultan ser un salvavidas. Cada vez que un empleado existente se va y se une un nuevo empleado, los SOP responsabilizan a cada individuo por las tareas que deben realizar y el camino que deben tomar para lograr la máxima eficiencia.
¿Cómo crear procedimientos operativos estándar?
Crear SOP detallados y claros puede llevar mucho tiempo y no ser pan comido. Hay una serie de factores a considerar al redactar los POE para su organización.
Estos son los pasos necesarios para crear un procedimiento operativo estándar:
- Identifique el propósito y las tareas: anote el propósito de crear el SOP y qué tareas desea lograr con este. Si no es dueño del proceso diario, asegúrese de involucrar a las partes interesadas y los roles responsables del mismo.
- Conozca a su audiencia: elija la audiencia a medida que da un paso adelante para escribir su documentación. Si está escribiendo un SOP para una audiencia que necesita asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, es imperativo crear documentación para que las personas puedan hacerse cargo fácilmente.
- Decidir la estructura de SOP: El siguiente paso es poner las ideas en realidad. Pero antes de escribir estos SOP, elija una estructura, lenguaje y tono de su SOP que se alinee con su marca e industria.
- Elija la plantilla correcta: aunque siempre puede comenzar desde cero, hay toneladas de plantillas SOP que se crean para cada industria o micronicho. Las plantillas SOP aceleran el proceso de redacción y aseguran que cumpla con la norma estandarizada.
- Actualice su SOP: También es importante actualizar los SOP ya que el proceso cambia de vez en cuando. Si bien la actualización manual puede llevar tiempo, puede usar el software SOP o automatizado para almacenar y actualizar sus SOP.
Escribir los SOP puede parecer tentador a partir de los pasos anteriores. Se vuelve aún más emocionante cuando tienes una plantilla prefabricada para ello. A continuación, compartimos las plantillas SOP (procedimiento operativo estándar) más prácticas para empresas que admiten una variedad de casos de uso.
Hoja inteligente
Hoja inteligente ofrece una amplia gama de plantillas SOP, que incluyen varios casos de uso, como operaciones de asistencia técnica, SOP de hoteles y huéspedes, SOP de almacenes e incluso SOP de servicios de limpieza sanitaria.
Cada uno de estos SOP está diseñado de acuerdo con los estándares de la industria y el proceso que la mayoría de los equipos tomarían para maximizar la eficiencia.
Me gusta mucho la plantilla de procedimiento operativo estándar de TI de Smartsheet. La siguiente plantilla establece cada paso y mantiene un diagrama de flujo de una operación de TI. Es un requisito previo para comprender el cumplimiento de las normas y reglamentos.
Plantilla de operaciones de TI de Smartsheet
Esta plantilla está disponible en formato de Word y configura un recordatorio para realizar tareas de rutina que también incluye resolución de problemas de documentos, eventos de seguridad y procedimientos de configuración, así como la creación de diagramas de procedimientos y mantenimiento programado.
hacer clic
Las plantillas SOP de hacer clic son fáciles de leer y atractivos e incluyen todos los detalles que debe tener su SOP estándar. Las plantillas de ClickUp son fáciles de usar y lo suficientemente rápidas para implementarlas en su procedimiento estándar.
Hay más de 15 casos de uso que admite, incluidos ventas, soporte, recursos humanos, finanzas, TI, diseño y demás.
Mi favorita es la plantilla SOP de recursos humanos. En lugar de usar el Excel tradicional o la actualización manual, esta atractiva plantilla SOP crea una lista de verificación para todas las tareas. Establece las bases para automatizar tareas repetitivas.
Plantilla SOP de recursos humanos de ClickUp
Esta plantilla enumera todas las responsabilidades del departamento de recursos humanos, desde la incorporación hasta la contratación y la baja y otras tareas rutinarias.
Gurú
Un SOP digerible pero detallado para que los equipos simplifiquen su proceso interno e identifiquen el problema que resuelve. De hecho, encontré cada uno de los Plantillas SOP de Guru rápidamente adaptable y skimmable que está acostumbrado incluso para los novatos.
La plantilla comienza con el propósito de la tarea y el contexto de creación del POE. El segundo pliegue de la sección incluye ‘Cómo procesar’, que se parece mucho a una guía detallada paso a paso.
Guru incluye varias plantillas SOP, incluida la documentación del producto, pautas de marca, gestión de cambios, incorporación de empleados, etc. Puede consultar la lista de plantillas aquí.
Plantillas de procedimientos operativos estándar de Guru
escribano
El siguiente en la lista es una plantilla estándar digerible por escribano. Su SOP garantiza consistencia y calidad en las operaciones para garantizar que su equipo cumpla con los requisitos legales y reglamentarios.
Si desea crear una plantilla fácil de hojear, la plantilla SOP de Scribehow es la opción correcta para comenzar.
Plantilla SOP de Scribehow
La plantilla comienza con el Título, seguido de la versión y la fecha de vigencia de la versión. La tabla de contenido hace que sea muy fácil saltar a cualquiera de las secciones.
Al desplazarse más, los usuarios pueden obtener los detalles de las tareas, incluido el propósito, el alcance del documento y las responsabilidades. A continuación, la plantilla incluye el proceso de instrucciones, que se divide en subpasos simples.
¿La mejor parte? Scribehow también incluye los detalles de cada revisión junto con la fecha de aprobación y el historial de versiones.
Proceso.st
Proceso.st es una plataforma impulsada por IA que ofrece software SOP, así como una enorme biblioteca de plantillas. La plataforma te brinda dos tipos de plantillas; el primero para crear tus procedimientos desde cero y el segundo para crear procedimientos manuales.
Su estructura de plantilla estándar es más detallada y descriptiva en comparación con Scribe. La mayoría de estas plantillas están diseñadas teniendo en cuenta el sistema de gestión de calidad estándar ISO.
Process.st ofrece más de 50 plantillas gratuitas y descargables que se pueden agregar a la cuenta o descargar de forma gratuita en formato PDF. Puede explorar las plantillas por categorías, como marketing de contenido, incorporación de empleados y clientes, negocios, construcción, seguridad, TI, operaciones y otros.
PlantillaLAB
PlantillaLAB tiene una amplia gama de plantillas SOP en formato Word descargable. Tienen plantillas SOP para procesos comerciales, gestión legal, recursos humanos y bienes raíces, así como para empresas de arte y medios.
La mejor parte es que estas plantillas SOP son fácilmente editables y no dejan ninguna tarea desatendida. Lo que más me gustó de TemplateLAB es su diseño simple, pero logra cubrir cada detalle que desea incluir en su SOP.
Por ejemplo, este SOP para el sitio de investigación cubre las abreviaturas y definiciones de los procesos involucrados. A medida que se desplaza hacia abajo, la lista de verificación de tareas de rutina tiene principios, muestras, equipos, reactivos y solución, control de calidad y gestión de desechos.
Plantilla SOP de Templatelab
Jotform
Jotform es un generador de formularios en línea que cubre varios casos de uso para planes comerciales y SOP. Jotform ofrece todo directamente desde su página SOP; es decir, no necesita descargar y editar los POE en formato Word o PDF.
A medida que ingresa a su sitio, las plantillas SOP se muestran en forma de cuestionario que puede completar y enviar la plantilla para su revisión a las partes interesadas.
Después de la aprobación, los SOP se pueden descargar en formato PDF.
Plantilla Jotform SOP
Lo que me gustó de Jotform son sus elementos personalizables que puede agregar o eliminar de las plantillas SOP. También puede agregar o eliminar páginas para agregar más detalles al SOP.
Noción
Noción tiene una plantilla SOP detallada que está diseñada para pequeñas empresas. Sin embargo, no hay plantillas prefabricadas para una industria específica. Solo hay una plantilla estándar que puede usar y hacer ediciones para su equipo.
Aunque carecen de la categorización y la amplia gama de plantillas, puede usarlas para crear SOP digeribles y de lectura rápida.
El primer pliegue de la plantilla incluye el título del trámite y la fecha de creación, junto con el departamento que lo ha creado. A continuación, agregue el contexto manualmente o incruste el enlace en forma de PDF, Google Drive o Maps e incluya los enlaces para todos los documentos relevantes.
También puede agregar terminologías específicas de la industria y establecer el proceso en pasos. ¿La mejor parte? Puede dibujar los pasos incrustando el video de Loom o Miro.
También puede etiquetar o agregar los nombres de las personas responsables de las tareas en cada paso.
Kipsabio
Kipsabio Las plantillas SOP están diseñadas para el equipo de marketing y ventas, operaciones, atención al cliente y equipos de recursos humanos. Esta plantilla estándar sigue la misma estructura que la mayoría de las plantillas.
Al registrarse, puede editar la plantilla directamente desde la plataforma. El autor puede agregar o eliminar la tarea según corresponda. También puede incluir enlaces relevantes y relacionados, como enlaces de reuniones, recursos y guías para optimizar el flujo de trabajo.
Pensamientos finales
Las plantillas SOP pueden eliminar horas de rascarse la cabeza. Las plantillas SOP flexibles necesitan un poco de edición y personalización para crear documentación que haga que las tareas rutinarias sean emocionantes y fáciles de recordar.
Desplácese por estas plantillas gratuitas y ponga la mejor en acción para empoderar a su equipo.
A continuación, consulte las plantillas de gestión de proyectos de Notion para transformar su flujo de trabajo.