La gestión de recursos es el proceso que utilizan los administradores de recursos o las empresas para administrar sus recursos a fin de lograr los objetivos de la organización o del proyecto. Los recursos pueden ser personas, tiempo, dispositivos y finanzas.
Con una gestión de recursos adecuada, puede administrar los recursos de manera eficiente y entregar el proyecto con un costo reducido y dentro del presupuesto.
La herramienta de administración de recursos puede ayudar a asignar los recursos correctos a la tarea o proyecto correcto para realizar el trabajo dentro del presupuesto y a tiempo, y sin mayores problemas o escalamiento en el proyecto.
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Tabla de contenido
¿Cuál es la importancia de la Gestión de Recursos?
En la gestión de recursos, uno de los criterios más importantes para el cumplimiento de los recursos es la asignación correcta de los recursos. Cuando los empleados se sobreutilizan o se subutilizan, se produce un agotamiento tremendo, lo que puede causar una alta tasa de deserción.
Al integrar los procesos y la tecnología en la automatización, la gestión de recursos se puede diseñar de manera eficiente y eficaz. Si se hace bien, los gerentes idealmente pueden disponer de personas y recursos dentro de un presupuesto. De acuerdo a un estudiar por PMI Pulse, La mala gestión de los recursos puede hacer perder hasta el 11,4 % de los recursos de la empresa.
Durante esta pandemia global, Covid y la cultura del trabajo desde casa están impulsando a las empresas a adoptar herramientas de gestión de recursos para administrar recursos y ejecutar proyectos dentro del alcance y los plazos.
En resumen, la planificación de recursos es uno de los criterios esenciales que se deben cumplir para cumplir los compromisos durante la entrega del proyecto. Ayuda con la planificación de proyectos, brinda visibilidad de los recursos y habilidades necesarios, ayuda a mover recursos por utilización y capacidad, y permite priorizar actividades para cumplir con los plazos del proyecto.
¿Cómo se hace la gestión de recursos?
Debido a los avances tecnológicos, los métodos de gestión de recursos anteriores se han eliminado o al menos se prefieren en el escenario actual.
Los calendarios tradicionales, las hojas de cálculo de Excel, Microsoft Access, los documentos de Word se usaban para administrar, asignar y programar recursos en el pasado.
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El método tradicional o cualquier método manual de gestión de recursos llevaría mucho tiempo y es posible que no arroje los resultados esperados, especialmente en la gestión de múltiples proyectos y equipos en diferentes ubicaciones y la cultura del trabajo desde casa (WFH, por sus siglas en inglés).
Las herramientas de administración de recursos actuales brindan una mejor visibilidad de los proyectos o tareas en los que están trabajando, su disponibilidad y cronogramas. Su mecanismo de conectividad en tiempo real permite a los gerentes, empleados y partes interesadas mantenerse actualizados y tener una idea clara de los proyectos en curso y los proyectos en trámite que ayuda a tomar decisiones informadas y establecer hitos.
Algunos de los beneficios de las herramientas de administración de recursos se enumeran a continuación:
- Establecer expectativas y seguir para cerrar
- Aumente la flexibilidad en la gestión de equipos remotos
- Fácil de programar y planificar acciones con reuniones cortas
- Seguimiento en tiempo real del estado de trabajo de los empleados
- Surge la disponibilidad y conectividad del equipo y el gerente según su necesidad.
- Se puede eliminar la microgestión, lo que lleva a la satisfacción general
Por qué las pequeñas y medianas empresas (PYME) necesitan adoptar un software de gestión de recursos (RMS)
Los recursos son un activo para cualquier organización, independientemente de su tamaño. Si los recursos se asignan correctamente, no debería haber una escalada, interrupción, avería y, lo que es más importante, pérdida de ingresos. RMS y otras herramientas de CRM ayudarán a las empresas a lograr sus objetivos comerciales y mantenerse competitivas en el competitivo mercado actual.
En primer lugar, el costo, la habilidad y la falta de visibilidad de la implementación son los factores que hacen que las pymes utilicen RMS para administrar sus operaciones comerciales. Con la introducción de RMS basado en SaaS (Software-as-a-Service) y plataformas simples y fáciles de usar, el escenario ha cambiado hoy.
La nueva viabilidad de la fijación de precios basada en suscripción de RMS también alienta a las pymes a implementar RMS para la eficiencia empresarial.
RMS ayuda a las pymes a planificar recursos y asignar tareas correctamente, aumentar la transparencia, habilitar la automatización, mantener la transformación digital, ser competitivos, mejorar el flujo de trabajo, resolver problemas de asignación de recursos, reducir la complejidad de múltiples proyectos, un único punto de responsabilidad, alto control, etc.
En la siguiente sección, veremos algunos de los mejores software de administración de recursos de la industria que son beneficiosos para las pequeñas y medianas empresas.
Teamdeck
Teamdeck es un RMS todo en uno ampliamente utilizado. La empresa afirma que sus aplicaciones de gestión de recursos son utilizadas por equipos de América del Norte, América del Sur, Europa, Australia, Medio y Lejano Oriente y África.
La herramienta incluye todas las opciones de acceso necesarias para administrar recursos como planificación, programación, cronometraje, administración de vacaciones y más. Su vista de calendario simple le permite realizar las tareas importantes de realizar un seguimiento de los recursos no asignados, asignarles actividades y monitorear su programación.
A partir de los ingresos o la facturación de puntos, los gerentes pueden calcular los KPI (indicadores clave de rendimiento) y el ROI (retorno de la inversión), y sus informes adaptables ayudan a determinar el compromiso del equipo.
El panel de software ayuda a pronosticar los requisitos de proyectos futuros en función de los proyectos en curso.
Características
- Informes ampliados, como informes de presupuesto o salarios
- Gestión adecuada de los recursos, incluidos los seguimientos horarios y las vacaciones del equipo.
- Gestión de licencias de recursos, incluyendo aprobación/rechazo, días festivos, ausencia de recursos y motivos.
- Controle la utilización de recursos al monitorear el uso en diferentes proyectos
En pocas palabras, todo el trabajo en equipo se puede planificar y controlar con este software, y las decisiones basadas en datos se pueden tomar en función de estructuras de informes avanzadas. Se basa en una suscripción de software y es el más barato en esta categoría, a partir de $ 0,9 por mes, pero a este precio, no se brinda acceso a la aplicación móvil y Teamdeck.
wrike
wrike El software es parte de la empresa de nube y virtualización de renombre mundial Citrix. Tiene una amplia funcionalidad, lo que garantiza que los recursos y los jefes de equipo se mantengan estructurados durante todo el ciclo de vida del proyecto.
El software crea proyectos visuales a través de tableros Kanban y diagramas de Gantt y trabaja en conjunto en un entorno disperso y múltiples proyectos.
El tablero segrega el trabajo en tres secciones: Tareas, Proyectos y Carpetas. Las carpetas son una estructura jerárquica para organizar tareas en proyectos. Cada proyecto tiene la tarea de un marco específico. El director del proyecto puede asignar tareas particulares a recursos individuales con datos y fechas de vencimiento.
El software tiene plantillas integradas que ayudan a maximizar la productividad de los recursos y los proyectos de varias maneras, incluida la creación de hojas de ruta de productos, la visibilidad de los proyectos entrantes, los planes de comunicación efectivos, la división de proyectos complejos en fases fáciles de implementar, etc.
Características
- Automatización de proyectos y estimación de riesgos
- Proporciona una visibilidad de 360 grados de las actividades finales
- Herramientas hechas a medida para cada equipo y cada industria
- Potentes herramientas como comandos de voz y respuestas inteligentes
La plataforma de Wrike permite más de 400 integraciones como Salesforce, varias herramientas de CRM, Slack, Microsoft Teams y muchas otras que no detendrán ni obstaculizarán la implementación exitosa de los compromisos. El software está basado en suscripción y su precio comienza en $9.8 por usuario/mes. También tiene un período de prueba de 14 días.
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Hoja inteligente
Smartsheet lo convierte en un profesional en la administración de recursos con una vista panorámica de las actividades rutinarias de su organización.
Su potente seguimiento de tiempo permite realizar un seguimiento al minuto para aprovechar al máximo su fuerza de trabajo. La sección Personas permite el acceso basado en roles y puede ayudar a administrar los trabajadores a tiempo completo y los contratistas.
Además, puede consultar la descripción general de cada proyecto y tener las cifras que indican cualquier infrautilización o sobreutilización de los recursos.
Además, Smartsheet admite 100 operaciones de programación de deshacer y rehacer en una sesión de navegador activa.
Con sus plantillas de proyectos, se pueden actualizar o importar simultáneamente varios proyectos.
En última instancia, los informes de tiempo, gastos, presupuesto y utilización facilitan el análisis del rendimiento general y mejoran los proyectos futuros en consecuencia.
Finalmente, tiene todo y más para experimentar de primera mano con una prueba gratuita de 14 días sin tarjeta de crédito.
Pronóstico
Pronóstico plataforma es un software galardonado. Ha ganado muchos títulos de la plataforma de evaluación G2 líder en el mundo por la mejor gestión de proyectos, gestión de recursos, gestión de tareas y muchos otros.
Es un completo software de gestión de proyectos que ayuda a asegurar la ejecución final de las actividades y la absorción de la capacidad de todos los recursos. Sus otros módulos, como la gestión de proyectos, la colaboración en equipo, la gestión del tiempo, la inteligencia comercial y la automatización del trabajo de IA, se pueden integrar fácilmente con su plataforma de gestión de recursos.
Una de sus singularidades es que es uno de los software de puesta en marcha más rápidos que ayuda a los equipos de SMB a implementarlo más rápido y comenzar a entregar. Tiene una tasa de adopción de usuarios más alta que cualquier otro software en esta categoría.
Características
- Seguimiento temporal más rápido de los recursos basado en sugerencias de inteligencia artificial
- Proporciona una vista en tiempo real de la utilización y la capacidad de todos los recursos
- Ajustar la carga de trabajo para evitar problemas
- Calcula automáticamente el uso de recursos para comprender mejor el tiempo dedicado al uso.
El software de pronóstico ayuda a los administradores de recursos o proyectos a planificar y ajustar las actividades para abordar los cuellos de botella y establecer estándares para cumplir con los plazos. El precio comienza en $29/asiento/mes por un mínimo de 10 asientos. Este software está disponible para una versión de prueba de 14 días.
collab activo
collab activo es otro software fácil de usar que maneja todas las fases de la gestión de proyectos, incluida la gestión del trabajo, la colaboración en equipo, la gestión del tiempo y los recursos, la gestión de clientes y la rentabilidad.
Los gerentes o directores pueden usar este software para planificar las actividades del proyecto y administrar los recursos desde el inicio hasta la finalización.
Es un ambiente fácil para construir una comunicación y colaboración efectivas con su equipo, otros gerentes y clientes. Es gratis para proyectos pequeños con un límite de 3 usuarios.
Características
- Planificación de tareas automatizada
- Importación de proyectos desde otras aplicaciones e integración Zapier, Slack, Webhooks
- Lista de tareas y vista Kanban
- Integración de almacenamiento en la nube
Una plataforma simple para evaluar el estado del proyecto, el tiempo dedicado a los recursos y la rentabilidad comercial que ayuda a garantizar que los compromisos estén dentro del presupuesto. El precio comienza en $7.5 para tres usuarios. Puede probar este software de forma gratuita durante 14 días antes de usarlo en su entorno de trabajo.
Flotar
Flotar se desarrolló explícitamente para la gestión de recursos, la programación y la planificación de la capacidad. Ayuda a crear y asignar tareas en segundos, agregar fases y plazos de proyectos, asignar recursos y administrar la capacidad del equipo.
Según la compañía, se utiliza en varias industrias, incluidas agencias, firmas de consultoría, firmas de arquitectura, firmas de TI y otras.
La plataforma permite la integración de los flujos de trabajo empresariales existentes para la gestión de proyectos, la programación, las actualizaciones de slack y más. Además de la visualización de la capacidad de recursos y los informes de proyectos, este software también puede gestionar requisitos de proyectos complejos.
Características
- Esta plataforma proporciona pronósticos de recursos que muestran las estimaciones del proyecto frente a los datos reales.
- Una hoja de horas integrada precargada ayuda a los recursos a hacer el trabajo con facilidad.
- Flexibilidad en la planificación de recursos para los gerentes y para registrar el tiempo de los recursos desde cualquier lugar
- Protección de datos personales respaldada por el cumplimiento de GDPR y SOC2
Float es una de las plataformas de gestión de recursos más populares en esta categoría. Fácil de usar y fácil de implementar, desde $6 al mes. También hay un período de prueba de 30 días.
Salvador
Salvador es un software de gestión de recursos avanzado con opciones de configuración personalizadas que se pueden ajustar según los requisitos del proyecto. Se dice que el software ayuda a reducir los costos de recursos entre un 10 y un 30 % y aumenta la utilización de los recursos entre un 10 y un 20 %.
Una de sus características únicas es que la plataforma predice la transparencia total de los recursos, incluidos los requisitos, los recursos no pagados, la sobreutilización y la infrautilización, la planificación de la capacidad utilizando análisis multidimensionales en tiempo real.
Es una plataforma integral de gestión de recursos que ayuda a las pymes a predecir los requisitos de recursos por adelantado en función del análisis de oferta y demanda.
El software lo ayuda a identificar y asignar rápidamente los recursos correctos a tiempo, según oportunidades, ubicaciones, áreas de interés, etc.
Características
- Comprender las finanzas del proyecto, como costos, ingresos, márgenes de beneficio,
- Optimice los recursos no facturados para mejorar la utilización de los recursos
- Ayuda a identificar brechas entre la matriz de recursos real y la prevista.
- Tablero de control empresarial inteligente para análisis e informes
Si está buscando un software de gestión de recursos de extremo a extremo para ingeniería, contabilidad, TI, construcción, consultoría, Saviom es su mejor opción. Ayuda con la planificación de recursos, la planificación de la capacidad, los informes y el análisis, así como con la integración con otras plataformas de flujo de trabajo. Los precios están disponibles previa solicitud de cotización.
Proceso
Proceso es un software para la gestión del trabajo y los recursos. Es un software fácil de usar para crear múltiples flujos de trabajo, asignar diferentes recursos y realizar un seguimiento del progreso.
Una de las claves para la gestión del flujo de trabajo es la organización de documentos, y este software proporciona una interfaz sencilla para crear, organizar y compartir documentos entre equipos.
La interfaz de arrastrar y soltar permite a los gerentes crear y asignar tareas a equipos en minutos y realizar un seguimiento del progreso y recibir notificaciones a través de paneles. Una de sus singularidades es que puede crear tareas en función de las condiciones que se cumplan, como: si / entonces.
Características
- Creación de flujos de trabajo basados en matriz de aprobación, ya sea de una o varias etapas
- Capacidad para integrar más de 1000 aplicaciones
- Programe y asigne automáticamente flujos de trabajo y actualice sus otras aplicaciones
- Formularios integrados para la recopilación automática de datos de otras aplicaciones
Es un software completo de gestión de flujos de trabajo y colaboración en equipo con múltiples funciones, como automatización de tareas, flujos de trabajo programados integrados y otros módulos de automatización que facilitan la creación, asignación y seguimiento de flujos de trabajo y recursos. El software se puede usar de forma gratuita durante 14 días con costos a partir de US$25 por mes/usuario.
Instantáneamente
Instantáneamente es una plataforma de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos. El diagrama de Gantt es un método de gráfico de barras que se puede utilizar para planificar, programar y realizar un seguimiento de proyectos de cualquier tamaño.
Además de ser una plataforma de gráficos de barras, también tiene varias funciones integradas para ayudar a administrar tareas, equipos y presupuestos y hacer que los proyectos sean un éxito.
Es un software de gestión de proyectos completo que ayuda a planificar los plazos de los proyectos, establecer dependencias y líneas de base, asignar recursos y realizar trabajo en equipo.
Su función de carga de trabajo garantiza que el recurso no se sobrecargue ni se infrautilice, lo que crea un equipo y una carga de trabajo equilibrados.
Características
- Diagramas de Gantt más rápidos con plataforma intuitiva
- Tablero interactivo para visualizar fechas límite, progreso y recursos para cada proyecto
- Fácil integración de proyectos de Asana
Si está buscando un software de gestión de proyectos y recursos galardonado basado en la plataforma de diagramas de Gantt, este software es suficiente. Esta solución de diagrama de Gantt avanzada está disponible a precios asequibles, a partir de $5/mes. Incluso puede probar la versión de prueba 7 días antes de comprar.
Mavenlink
Mavenlink es un software galardonado para la optimización dinámica de recursos. Fue nombrado primero en gestión de recursos, gestión de proyectos y gestión del trabajo por G2 Grids en 2021.
Se utiliza para implementar equipos en tiempo real en función de escenarios comerciales con diferentes necesidades. El software le permite ver el impacto en la productividad y las ganancias cuando se realizan ajustes a nivel de recursos.
Tiene la singularidad de pronosticar los recursos necesarios para los próximos proyectos. También ayuda a analizar los requisitos y la rentabilidad de los proyectos en curso.
Este software tiene todo lo que necesita para administrar los recursos en tiempo real y cumplir con las expectativas cada vez mayores.
Características
- Diseñado para demostrar una mejora continua con respuesta en tiempo real
- Definición de áreas para el desarrollo sostenible
- Ayudar a equilibrar las competencias de los recursos en función de la demanda del proyecto
- Evaluar varios planes al mismo tiempo
Mavenlink ha ganado numerosos premios. No es solo un software avanzado de gestión de recursos, sino que también proporciona una plataforma para la gestión integral de proyectos y tareas con previsión de futuros requisitos de recursos. Los precios están disponibles cuando solicita una cotización.
Planificador de centros
Planificador de centros ofrece una solución completa con varias funciones clave, como gestión de recursos, planificación de tareas, cronometraje y planificación de proyectos en un panel, que es fácil de implementar y usar.
Su tablero simple ofrece una transparencia completa del cronograma de todo el equipo en todos los proyectos y eventos. La estructura de informes se ha desarrollado teniendo en cuenta el diseño de nivel empresarial, que proporciona indicadores completos para realizar un seguimiento del uso.
Tiene un módulo de planificación separado para la programación que se puede integrar en la gestión de recursos. Su singularidad es que el administrador puede planificar el presupuesto del proyecto, alimentar las tasas de facturación y calcular los gastos del proyecto.
Características
- Calendario fácil de arrastrar y soltar para equipos de proyecto
- Puede monitorear la implementación de recursos o proyectos individuales.
- Puede mostrar análisis en tiempo real de todos sus proyectos y recursos
- Licencias de recursos y vacaciones, flujo de trabajo de solicitud y aprobación
Este software se puede utilizar de forma gratuita durante 60 días. Si está buscando una actividad de administración de recursos de un extremo a otro, el planificador central hará el trabajo. Su precio comienza en $7 por recurso/mes.
Conclusión
La gestión de recursos es una de las tareas más desafiantes en cualquier fase de la gestión de proyectos, pero con las herramientas y el software adecuados, puede volverse mucho más fácil.
Casi todas las herramientas de administración de recursos mencionadas anteriormente son galardonadas, tienen casi la misma funcionalidad y están basadas en SaaS con ligeras diferencias en las características. Las PYMES pueden probar estas herramientas y luego llegar a un acuerdo antes de finalizar una compra.
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