Los proyectos exitosos tienen que ver con la gestión exitosa de proyectos. ¡Utilice estas herramientas para recorrer su camino hacia el éxito!
La gestión de proyectos es la salsa secreta que termina los proyectos con éxito y permite que las empresas se vuelvan grandes. No, esto no es clickbait: he visto de cerca dos empresas de software (yo trabajaba allí) destruidas en 1 o 2 años debido a una mala gestión de proyectos. Algunos otros vieron sus lanzamientos de productos retrasados por varios meses. Si bien estoy de acuerdo en que, como la mayoría de las otras disciplinas que existen, la gestión de proyectos ve mucho aceite de serpiente y charlatanes, no disminuye su importancia e impacto.
Y lo que se aplica a gestión de proyectos también se aplica a las herramientas de administración de proyectos: las excelentes pueden ayudarlo a aumentar la eficiencia administrativa, reducir el tiempo de finalización, reducir la confusión y la frustración, etc. Por lo tanto, estas son algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos que existen para empresas de todos los tamaños y necesidades.
Tabla de contenido
Trabajo en equipo
Fiel a su nombre, Teamwork permite que los equipos colaboren y trabajen de manera más eficiente al tiempo que permite que las partes interesadas mantengan siempre una vista de alto nivel del proyecto.
Teamwork tiene tableros similares a Trello y seguimiento de tiempo incorporado, por lo que si está buscando una aplicación limpia y útil con estas funciones, Teamwork es para usted. Es de uso gratuito si tiene hasta cinco usuarios, mientras que los planes premium comienzan en $ 9 por usuario por mes.
Antes de terminar, quiero mencionar que Teamwork es un conjunto de productos, la aplicación de gestión de proyectos es uno de ellos. También ofrecen CRM, software de asistencia técnica, un sistema de gestión de documentos, una aplicación de chat (como Slack) y más.
Lunes
Cuando necesite una plataforma de gestión de proyectos para sus proyectos básicos y carteras complejas, Monday puede ayudarlo. Aproveche el siguiente nivel de gestión de proyectos con funciones personalizables que le permiten ejecutar planes, crear estrategias y enviar su mejor trabajo.
Monday lo ayuda a colaborar de manera efectiva con los miembros del equipo y reunirlos en una única plataforma compartida. De esta manera, puede involucrarlos más, acelerar el desarrollo de proyectos y eliminar las barreras de comunicación.
Puede conocer el estado de su proyecto y acceder fácilmente a aprobaciones de presupuesto, estado de tareas, actualizaciones de progreso, productividad del equipo y mucho más dentro de un tablero interactivo y claro. Con los poderosos gráficos de Gantt, puede visualizar, planificar, monitorear y administrar todo para tomar decisiones informadas basadas en datos reales. En cada etapa del ciclo de vida de su proyecto, puede cambiar y controlar las dependencias, la línea base y los hitos del proyecto.
Puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo de cada miembro con datos actualizados y en vivo sobre su capacidad actual y decidir cómo asignar recursos de manera efectiva. De esta manera, puede ahorrar su tiempo e invertirlo en un trabajo más creativo mientras reduce la repetición del trabajo. No se queda con un solo estilo; obtienes diferentes plantillas para diferentes proyectos y las eliges según tus preferencias.
Estas plantillas están diseñadas exclusivamente para la gestión de programas, carteras y proyectos. Organice la tarea de su equipo y priorícela para obtener una visibilidad completa. Puede agregar líneas de tiempo, alinear a todos y asignar fechas límite a los miembros de su equipo.
Hay cientos de formas de ver sus datos usando Agile, Waterfall e Hybrid. La herramienta también le permite involucrar a sus partes interesadas con datos en tiempo real y actualizaciones en vivo y beneficiarse de la automatización para impulsar sus proyectos y ahorrar tiempo.
También mantienen los más altos estándares de seguridad con funciones como la propiedad completa de los datos, registros de auditoría granulares y permisos de acceso para garantizar que la experiencia del usuario nunca se vea comprometida. Puede integrarlo a la perfección con sus herramientas existentes como Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, etc.
Monday ofrece cuatro planes de precios que puede elegir según sus necesidades y el tamaño de su equipo. En caso de duda, comience su prueba gratuita.
Hoja inteligente
Smartsheet presenta herramientas inteligentes de gestión de proyectos que actualmente utilizan casi el 90 % de las empresas Fortune 100.
Esta plataforma de administración inteligente es perfecta para una colaboración saludable y garantiza flexibilidad con su formato de vista de cuadrícula, Gantt, tarjeta y calendario.
Además, puede aplicar fórmulas a celdas y columnas para cálculos fáciles en la misma hoja y entre hojas separadas. Smartsheets admite sólidas políticas de inicio de sesión para los usuarios y permite el uso de una sola credencial en todas partes.
Además, las modificaciones se ajustan en todas partes automáticamente. Sus ‘formularios’ tienen una lógica condicional que permite la retroalimentación de la audiencia prevista.
Además, la automatización preconstruida reduce el trabajo repetitivo y la «prueba» pone todo en un solo tablero para dar aprobaciones y sugerencias.
Permite publicar hojas e informes para todos, incluidos los que están fuera de Smartsheet para un mejor alcance.
Finalmente, Smartsheet viene con una prueba gratuita de 30 días para probarlo todo sin riesgos.
Campamento base
Campamento base ha estado en el juego de gestión de proyectos durante mucho tiempo. Fue lanzado en 2004 y se ha mantenido fiel a su filosofía de simplicidad y claridad desde entonces. Estas son las personas que crearon el hiperpopular Ruby on Rails web framework, por lo que diría que saben un par de cosas sobre el diseño de cosas simples y útiles. 🙂
Basecamp tiene equipos, proyectos, tareas, etc., como era de esperar, pero hay algunas otras características interesantes que me gustaría destacar:
- Chat en tiempo real: si usa Basecamp, no es necesario alternar entre este y una herramienta de chat para administrar la comunicación en tiempo real. Los chats grupales también son capaces de todas las funciones que esperamos en estos días de las aplicaciones de chat: @menciones, archivos adjuntos de medios, emojis y más.
- Acceso de clientes: Basecamp le permite conectar a sus clientes directamente con sus proyectos (controlando completamente lo que pueden o no ver) y trabajar con ellos. Puede reenviar los correos electrónicos de los clientes existentes a Basecamp, y los entregables se pueden previsualizar, analizar y aprobar directamente desde Basecamp.
- Listas de tareas pendientes: no importa cuán sofisticadas se vuelvan las herramientas de administración de proyectos, siempre habrá espacio para las listas de tareas pendientes. Hay muchos, muchos casos en los que todos los involucrados entienden muy bien las tareas, y todo lo que necesitamos es una forma «rápida y sucia» de mantenerlas en algún lugar. En Basecamp, las listas de tareas son bastante poderosas, ya que los recordatorios y las notificaciones se realizan automáticamente, por lo que no tiene que molestar a nadie para obtener actualizaciones de estado. 😉
- Tableros de mensajes: cuando se realizan lluvias de ideas o anuncios, se pueden generar y perder debates tremendamente útiles. Los tableros de mensajes de Basecamp le permiten convertir dichas comunicaciones en un tablero de mensajes, donde su equipo puede discutir, reaccionar y adjuntar archivos.
- Documentos y archivos: el juego de administración de documentos y archivos de Basecamp es sólido. Todos los proyectos cargados y conservados, y los archivos que se modifican se versionan. Google Docs se puede compartir directamente en Basecamp y editar.
Basecamp es un producto encantador, en mi opinión, que tiene sentido para equipos de todos los tamaños cuyas necesidades son genéricas y sencillas. Sí, Basecamp no es una herramienta poderosa para realizar tareas muy especializadas (por ejemplo, desarrollo de software ágil), y la empresa no oculta ese hecho.
Probablemente la mejor parte es el precio: a un precio fijo de $ 99 por mes (sí, ¡sin importar el tamaño del equipo!) Basecamp se convierte en una obviedad en su dominio.
jira
A diferencia de nuestra herramienta anterior, Basecamp, jira es una suite de gestión de proyectos orientada a la gestión de proyectos de software ágiles. Como resultado, su mercado objetivo, precios, complejidad, capacidades, etc., son todos diferentes. De hecho, no es raro que los equipos de software comiencen en Basecamp y se «gradúen» en Jira.
Jira es desarrollado por Atlassian, la empresa detrás BitBucketque durante mucho tiempo fue preferido por los proyectos de código cerrado sobre GitHub, ya que ofrecía repositorios privados ilimitados.
Si sus equipos de software han crecido hasta el punto de que las herramientas de gestión de proyectos que antes parecían sencillas ahora parecen ser inadecuadas, es hora de pasarse a Jira. Desde la planificación de proyectos hasta la generación de informes, el seguimiento de errores y la profundización en el desperdicio, Jira lo tiene todo. Aquí hay algunas características interesantes que distinguen a Jira:
- Un amplio conjunto de API disponibles para quienes deseen crear interfaces alternativas para sus flujos de trabajo.
- Tableros Scrum y Kanban.
- Se admiten varias metodologías de desarrollo. Para aquellos que todavía no están contentos, existe la opción de crear uno propio.
- Se integra con más de 3000 aplicaciones.
- La automatización inteligente, como la asignación automática de tareas a una persona, la vinculación de problemas al código, etc., reduce la fricción mental y le permite crear flujos de trabajo complicados rápidamente.
- Informes potentes y extensos.
Jira es caro, al menos en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos populares pero ligeras. Su modelo de costo por usuario por mes ($7 por estándar, $14 por premium) puede costar miles de dólares al mes para equipos grandes. Pero entonces, el costo se compensa con el hecho de que sin Jira, los equipos de este tamaño simplemente se hundirían. 🙂
ásana
ásana es una herramienta de gestión de proyectos de propósito general que se centra en la velocidad y la intuición. Digo velocidad porque Asana es un gran ejemplo de una aplicación de una sola página bien diseñada. Todo sucede instantáneamente cuando hace clic, lo cual es muy conveniente cuando está haciendo cosas con prisa (bajo presión).
Estas son algunas de las características notables de Asana:
- Carga de trabajo: las cargas de trabajo son un resumen visual de cuánto tienen los miembros de su equipo en su plato. De esa manera, puede saber de un vistazo si sus equipos de marketing, diseño e ingeniería podrán colaborar en ese cambio de producto clave que se realizará el próximo mes.
- Cronogramas visuales: los cronogramas de proyectos en Asana están compuestos visualmente y son muy poderosos. Le permiten planificar un proyecto con facilidad y ver visualmente dónde se encuentra.
- Calendario: el calendario de Asana está conectado con todas tus tareas y planificación y puede revelar cómo está organizado el cronograma del equipo. Es el lugar para ir si quiere asegurarse de que el horario no esté desincronizado o simplemente roto.
- Prueba de imagen: este es solo un término elegante, pero la característica subyacente es excelente: permite a los revisores agregar comentarios a varias partes de una imagen. Esto es invaluable para los equipos de diseño, ya que recopilar comentarios sin referencias visuales específicas tiende a ser una pesadilla.
La versión básica de Asana es gratuita y tiene una restricción de 15 miembros del equipo. Si necesita agregar más miembros o desea acceder a funciones avanzadas como la consola de administración, pruebas de imágenes, etc., el precio comienza en $10 por usuario por mes.
Hay mucho más y no hay suficiente espacio aquí para cubrir. La conclusión es que Asana ha ganado popularidad rápidamente y es una excelente opción para la gestión de proyectos para organizaciones de todos los tamaños.
Trello
Trello es una versión refrescantemente diferente y minimalista de la gestión de proyectos. No tiene ninguna de las características abrumadoras que requieren un estudio profundo y compromiso. De hecho, puede contar su número total de funciones clave con los dedos de una mano. Antes de poner los ojos en blanco y descartarlo, dale una oportunidad.
Trello tomó el concepto de Tablero Kanban de la metodología de software ágil y lo hizo mercado masivo. La idea es simple: las tareas se crean en tarjetas, que se apilan en uno de los muchos tableros que creas.
Estos tableros pueden representar cualquier cosa: las funciones/divisiones de su empresa, el estado de la tarea o incluso los meses de un año calendario. Los miembros del equipo pueden comentar las tarjetas, participar en debates, adjuntar imágenes, etc. Una vez que finaliza la tarea en una tarjeta, se mueve a la siguiente. Como esto:
El plan gratuito de Trello es bastante bueno, con una limitación solo en la cantidad de tableros y el tamaño de los archivos adjuntos y no en la cantidad de usuarios. Para la mayoría de las personas, esto es suficiente, aunque los planes premium comienzan en $10 por usuario por mes. Si eres un equipo pequeño (¡o incluso una sola persona!) cuyos proyectos no necesitan una planificación elaborada, Trello es una opción divertida y eficiente.
podio
El siguiente en nuestra lista es podiouna oferta de gran peso para grandes equipos y empresas que necesitan capacidades de personalización y CRM.
Entonces, ¿por qué usar Podio? Estas son algunas de las razones:
- Personalización: a diferencia de muchos de sus competidores, Podio tiene amplias opciones de personalización. Esto le permite no solo cambiar la forma en que funcionan sus módulos, sino también deshacerse de las partes que no son relevantes para usted.
- CRM integrado: Podio CRM se completa con la gestión de la información del cliente, el seguimiento del viaje del cliente, el seguimiento de clientes potenciales y otras funciones clave en un CRM.
- Gestión de empleados: Podio tiene soporte de primera clase para la gestión de empleados, lo que le permite administrar gastos, vacaciones, flujos de actividades y más desde un solo lugar.
- Gestión de proyectos: colaboración con clientes, vinculación de correos electrónicos a tareas, derechos de acceso granular, planificación de proyectos Scrum y creación de sprints; está todo incluido.
- Gestión de eventos, gestión de correo electrónico, gestión comercial. . . ¡la lista continua! 🙂
Si bien Podio tiene un plan gratuito, solo ofrece administración básica de tareas. Francamente, hay pocas razones para usar el plan básico que no sea para familiarizarse con la plataforma. Los niveles pagos son donde se desbloquean las características atractivas, y varían de $ 9 a $ 24 por usuario por mes.
Mesa de aire
En términos de innovación pura, Mesa de aire es el desarrollo más emocionante de los últimos tiempos en herramientas de gestión de proyectos. Puede pensar en Airtable como hojas de cálculo con esteroides, e incluso la compañía lo describe de esa manera, pero en mi opinión, esta vista perjudica las capacidades de esta herramienta.
Ahora, un componente de Airtable son las hojas de cálculo, ¡pero está tan repleto de funciones que podrías comenzar a odiar tu programa de hojas de cálculo favorito! Quiero decir, solo mira esto:
Es tan conciso como una hoja de cálculo, pero tiene una separación visual de tareas, etiquetas coloridas que se pueden distinguir instantáneamente, la capacidad de asignar tareas a personas, notificaciones, etc.
Otra característica increíble son los bloques, que son módulos pequeños, completos y especializados que puede incorporar a sus flujos de trabajo para aumentar la productividad. Suena abstracto, lo sé, así que aquí hay algunos ejemplos concretos: mapas y geocodificación, diagramas de Gantt, diagramas de barras/líneas/dispersión, generador de páginas visuales, explorador de modelos 3D, rastreador de tiempo, organigrama. ¡Bueno, estoy sin aliento! El punto es que estos Bloques simplemente funcionan y se pueden colocar en cualquiera de sus tareas y flujos de trabajo.
Combine esto con las funciones habituales, como la gestión de documentos, los tableros Kanban, los calendarios, y tendrá algo increíble en sus manos.
La mejor parte es el precio: el plan gratuito permite equipos de tamaño ilimitado, con la única restricción de que una sola base (hoja) no puede contener más de 1200 elementos. ¡Suena bastante irresistible para mí!
Proyecto Microsoft
Cuando Microsoft hace algo, puede que no sea lo más bonito del mundo, pero hace bien el trabajo y la gente no puede separarlo de sus vidas. Windows, Office, Outlook, Sharepoint y Exchange son ejemplos de eso. Lo mismo va para Proyecto Microsoftun producto dirigido específicamente (de hecho, muy específicamente) a los directores de proyectos profesionales que trabajan con equipos muy grandes.
Ya sea que se trate de gestión de proyectos, gestión de recursos o gestión de carteras, Microsoft Project le brinda una herramienta integral para capturar la complejidad con precisión. Al momento de escribir, Microsoft agregó recientemente soporte para flujos de trabajo de proyectos ágiles, lo que atraerá a aquellas empresas que tienen algunos equipos o divisiones que trabajan de manera ágil.
Hay dos grandes razones para elegir:
Planificación, PMP, Enterprise: suena como su atasco, ¡entonces pruebe Microsoft Project!
EquipoGantt
Como el nombre sugiere, EquipoGantt es para los diagramas de Gantt lo que Trello es para los tableros Kanban. La empresa se ha centrado en los diagramas de Gantt como el principal (y único) impulsor de los flujos de trabajo de proyectos ejecutivos y de planificación. Si bien esto restringe severamente la funcionalidad, también hace que TeamGantt sea increíblemente limpio, fácil de aprender y eficiente.
Pero no se engañe pensando que todo lo que puede hacer con TeamGantt es hacer diagramas de Gantt y hacer un seguimiento con el asignado. Hay muchas funciones que giran en torno a facilitar la colaboración, como:
- Conversaciones
- Gestión de documentos
- Seguimiento del tiempo
- Dependencias (mapeo de proyectos que dependen de otros proyectos)
El plan gratuito solo permite tres miembros y un proyecto, por lo que es bastante bueno para que pueda probar la aplicación. Los planes pagos cuestan $ 10 y $ 15 por usuario por mes. Si cree que los diagramas de Gantt funcionan mejor para usted y desea crear sus flujos de trabajo en torno a eso, TeamGantt es una opción agradable y atractiva.
Proyectos Zoho
Proyectos Zoho es una de las muchas ofertas de Zoho, una empresa con la que quizás ya esté familiarizado. Piense en Zoho Projects como una combinación sólida de todas las funciones que hemos encontrado en esta lista.
Diagramas de Gantt, hitos, seguimiento de errores, partes de horas, administración de documentos, finanzas, integración con aplicaciones populares, foros y más: como dije, es un poco de todo y juega muy bien todas las partes. El plan base es gratuito para hasta 10 usuarios, y después de eso, la aplicación costará entre $20 y $35 por mes (nota: es un costo mensual fijo, no por usuario).
Zoho Projects es una buena opción por sí solo, pero tiene aún más sentido si ya está utilizando el conjunto de aplicaciones comerciales de Zoho.
Conclusión
No se puede negar que las herramientas de gestión de proyectos son fundamentales para el éxito de un equipo. Con tantas opciones disponibles, puede ser abrumador decidir qué es lo mejor para ti. Es por eso que esta lista contiene las mejores herramientas que creo que son las mejores y bastante diferentes entre sí. ¡Realmente espero que te ayude a concentrarte en el correcto! 🙂