¿Experimenta muchos problemas de compatibilidad, dispositivo, seguridad, costo y desperdicio de papel con las tareas de impresión en el lugar de trabajo? Olvídese del dolor de cabeza y pruebe este software de gestión de impresión para ahorrar dinero y hacer felices a los empleados o usuarios.
La gestión de impresión es un concepto en auge, ya que las empresas y las copisterías necesitan reducir los costes operativos para aumentar la rentabilidad. También sirve como línea de defensa para evitar que los archivos comerciales confidenciales caigan en manos de malos actores. Pero encontrar el mejor software de administración de impresión es una tarea abrumadora, ya que requiere una gran investigación.
Continúe leyendo para obtener más información sobre la gestión de impresión y las mejores aplicaciones que puede utilizar sin perder tiempo en estudios de mercado.
Tabla de contenido
¿Qué es la gestión de impresión?
La gestión de impresión es la utilización de diferentes prácticas, como el seguimiento de máquinas de impresión, el seguimiento de dispositivos informáticos, el control de salida de impresión, la seguridad de datos confidenciales, la optimización de costes de impresión y el análisis de impresión. Los últimos desarrolladores de software inteligente combinan todas estas funcionalidades en un solo lugar para desarrollar una solución de gestión de impresión.
Las empresas emergentes y las pequeñas y medianas empresas al menos utilizan una herramienta básica para administrar las operaciones de impresión. Por el contrario, las empresas implementan una solución de gestión de impresión con todas las funciones en el sitio o en la nube para administrar las actividades de impresión global.
Beneficios de la gestión de impresión
Las siguientes son las razones y los beneficios de implementar una solución de administración de impresión estándar:
#1. Reducción de los costos de impresión
Las empresas pagan enormes facturas anuales por la impresión en forma de dispositivos, reposición de tóner y papeles. Las investigaciones muestran que una organización puede ahorrar mucho si utiliza un sistema de gestión de impresión para evitar que los empleados realicen impresiones innecesarias.
#2. Protección de documentos confidenciales
No puede permitir que los empleados impriman documentos comerciales confidenciales cuando lo deseen. Debe documentar la impresión de archivos secretos para establecer las responsabilidades adecuadas para la trituración una vez que se haya realizado el trabajo. El software de administración de impresión le permite garantizar la seguridad de los datos.
#3. Optimización de la operación de impresión
Los gerentes y supervisores a menudo son testigos de que los empleados pierden tiempo haciendo cola para recoger sus copias impresas. Puede evitar tales prácticas improductivas racionalizando las operaciones de impresión. Tus empleados también te lo agradecerán al final del día.
#4. Habilitación de la impresión remota
Los empleados que trabajan desde casa pueden enviar comandos de impresión a través de soluciones de gestión de impresión basadas en la nube. Puede recoger la copia física en el lugar de trabajo. Estas soluciones de impresión también garantizan la seguridad de los datos comerciales al cifrar los paquetes de datos en tránsito.
#5. Reducción del desperdicio de papel
El ser humano produce papel al talar árboles, lo que a su vez daña el medio ambiente. Puede instalar un sólido sistema de administración de impresión que controlará de manera eficiente el desperdicio de papel y hará su parte para salvar la naturaleza.
Veamos ahora el mejor software de gestión de impresión para su negocio.
corte de papel
Si habla de herramientas de administración de impresión eficientes para pequeñas y grandes empresas, corte de papel es sin duda uno de los nombres más destacados. La herramienta y sus servicios basados en la nube ayudan a las empresas de cualquier tamaño a minimizar el desperdicio. Al mismo tiempo, los dueños de negocios pueden dejar de preocuparse por la seguridad de los datos al imprimir informes confidenciales.
Con PaperCut, sus experiencias de impresión se vuelven deliciosas. Sus empleados deben llevar varios dispositivos en el trabajo, como teléfonos inteligentes, tabletas, Chromebooks, computadoras portátiles, etc. Podría ser un desafío para los administradores de sistemas de TI asegurarse de que todos los controladores estén en su lugar para imprimir sin esfuerzo cuando hay varios dispositivos.
PaperCut resuelve esto de manera efectiva con sus servicios de impresión Easy, como enviar un comando de impresión a una cola y obtener la copia de cualquier impresora, una pantalla táctil MFD común para todos los diferentes modelos de impresora, etc.
También puede implementar una impresión comercial altamente segura utilizando sus servicios. PaperCut emplea una protección de impresión de tres vías:
- Le permite proteger la infraestructura de impresión antes de que alguien imprima algo como lo que puede imprimir, quién puede imprimir, etc.
- Durante el proceso de impresión, puede utilizar la autenticación de 2 factores y la liberación de copias impresas seguras basadas en tarjetas.
- Cuando la impresión está fuera y la copia está en el espacio de la oficina, puede implementar medidas como marcas de agua, registros de auditoría, firmas digitales y archivado de impresiones para mantener seguros los datos confidenciales.
También obtiene algunas herramientas gratuitas con PaperCut como una herramienta alternativa de Google Cloud Print PaperCut Mobility Print, QRdoc para sellar documentos comerciales y PaperCut Views para análisis de impresión.
conductor de impresión
Puede imprimir más de 90 tipos de documentos diferentes sin siquiera abrir el archivo si lo intenta conductor de impresión. Viene con un motor de impresión rápido y confiable junto con una interfaz simple y fácil de usar para la impresión masiva. Además, puede clasificar los documentos de impresión, obtener una vista previa del documento de impresión, controlar los trabajos de impresión por lotes y realizar ajustes rápidos en la configuración de impresión, todo desde una sola aplicación.
La herramienta es compatible con todo tipo de impresoras modernas en redes locales, redes de área amplia o redes en la nube. Además, además de las impresoras físicas, puede usar esta herramienta para administrar tareas de impresión en impresoras virtuales como impresoras PDF e impresoras OneNote.
Al igual que sus competidores, Print Conductor ofrece un módulo de análisis de impresión. Le ayuda a estimar los requisitos de papel y tinta antes de realizar grandes trabajos de impresión por lotes. Las estimaciones están disponibles en el Informe detallado y en la página Informe.
Administrador de impresión Plus 9.0
Administrador de impresión Plus 9.0 añade una nueva dimensión a la gestión de la impresión al proporcionar a las empresas un control, un acceso y una perspectiva de impresión incomparables en sus operaciones de impresión. Los desarrolladores de esta herramienta han perfeccionado su programa durante décadas de uso en muchas empresas.
Es el software de gestión de impresión de última generación que representa lo mejor en tecnología y asistencia al usuario final. Al implementar esta herramienta en su organización, puede reducir los costos de suministros de impresión, reducir el desperdicio de papel y recibir inteligencia de impresión mejorada en todos los departamentos.
Las siguientes son algunas de las características notables de este software de gestión de impresión:
- El administrador de TI puede auditar en vivo las tareas de impresión de un empleado, una estación de trabajo, una impresora, una red y un costo.
- La estación de liberación con tarjeta de identificación o pago agiliza las tareas de impresión para el trabajo o las imprentas.
- Sus configuraciones de cuota y presupuesto le permiten ahorrar dinero al limitar la impresión por personas, estaciones de trabajo o impresoras.
Print Manager Plus 9.0 también sigue una política respetuosa con el medio ambiente para que su oficina o imprenta sea más ecológica. Reduce el desperdicio de tinta, energía y papel y, por lo tanto, reduce la huella de carbono de su empresa.
uniFLUJO
Otra herramienta para tomar el control de la infraestructura de impresión en el lugar de trabajo es uniFLUJO. Grandes organizaciones y negocios de impresión que manejan varios equipos de impresión avanzados como Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, etc., utilizan esta herramienta para manejar tareas de impresión, escaneo y administración de documentos.
Tiene aplicaciones in situ y basadas en la nube para la gestión de la impresión. Tanto las herramientas en la nube como en el sitio funcionan como un portal integrado para escanear, imprimir y administrar dispositivos con facilidad y seguridad absoluta.
Las funciones de impresión segura y controlador universal de uniFLOW son desarrollos notables que debe conocer. La tecnología de impresión segura le permite asignar cuentas individuales para cada empleado. Los empleados deben entregar la copia impresa utilizando su propia tarjeta de identificación o PIN. Además, el usuario debe estar presente ante la máquina para recoger la copia impresa.
El controlador Universal garantiza que la aplicación sea compatible con varios dispositivos y máquinas de impresión. Los usuarios pueden enviar comandos de impresión a cualquier impresora en red desde todos los dispositivos informáticos, como teléfonos móviles o portátiles.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud es otra herramienta popular para la interfaz de escritorio virtual (VDI) y la gestión de impresión empresarial con una solución escalable. Dado que es una herramienta independiente del proveedor, la aplicación puede comunicarse sin problemas con todas las impresoras y dispositivos informáticos modernos para fines de impresión.
La solución de UniPrint es perfecta para empresas de cualquier tamaño, desde nuevas empresas hasta conglomerados multinacionales. También ofrece servicios especializados en el sitio y en la nube para industrias como banca y finanzas, seguros, proveedores de servicios administrados (MSP), proveedores de servicios en la nube, gobierno, organizaciones no gubernamentales (ONG) y atención médica.
Su solución de gestión de impresión destacada incluye características estándar como un modelo de consumo flexible y licencias de herramientas, impresión sin servidor, análisis de impresión, seguimiento de impresión, impresión desde cualquier lugar e impresión sin contacto.
PrinterAdmin
también puedes dar PrinterAdmin inténtelo si necesita una solución de administración de impresión conveniente para un instituto educativo o una empresa. Su herramienta le permite monitorear todo lo relacionado con la impresión, como usuarios, máquinas de impresión, estaciones de trabajo y devoluciones de cargo.
También viene con una herramienta de información de impresión estándar o un módulo de análisis que le informa sobre el volumen de impresión, el uso de tinta y el costo total de impresión de su empresa.
La herramienta PrinterAdmin incorpora funcionalidades avanzadas. Estos son:
- Administrador de trabajos de impresión para configuración de impresión, creación de cuentas, activación de controladores, etc.
- La estación de liberación de documentos reduce el desperdicio y aumenta la seguridad al liberar la impresión solo cuando el usuario está disponible.
- La herramienta Imprimir marca de agua le permite capturar detalles de impresión.
Todas las aplicaciones vienen con una prueba gratuita de 30 días. Puede aprovechar la oferta de prueba y determinar si la herramienta es digna para su negocio usándola por un tiempo.
Seguimiento de impresión Pro
Seguimiento de impresión Pro viene con la función de instalación con un solo clic para que pueda comenzar con la administración de impresión en minutos. Dado que la configuración y el funcionamiento de esta herramienta son sencillos, sus empleados o clientes experimentan el mejor servicio.
Es una solución de gestión de impresión inteligente que puede comunicarse con todo tipo de impresoras y dispositivos informáticos modernos con precisión, lo que minimiza el tiempo de inactividad para la instalación de controladores o la falta de soporte para dispositivos.
Su sólido sistema de seguimiento ofrece toda la información detallada relacionada con la impresión, como niveles de tóner, contadores, recuentos de páginas, instalaciones de impresoras y alertas de servicio. Además, puede configurar la herramienta para que le envíe recordatorios para la reposición de tinta o factorizar la lectura del medidor de la impresora en las facturas fácilmente.
Ultimas palabras
Encuentre arriba una lista seleccionada de software de administración de impresión popular y listo para la empresa. Puede utilizar cualquiera de estas aplicaciones para la oficina en el hogar, el lugar de trabajo, las tiendas, las editoriales o las copisterías.
Ya que está aquí, también puede ver estas mejores herramientas para convertir páginas web a PDF y ahorrar dinero evitando imprimir donde pueda.