Mientras trabaja con muchos empleados en el lugar de trabajo, RR.HH. tiene que administrar hábilmente la información sobre todos ellos para tomar decisiones precisas.
Una tarea tan abrumadora exige mucho y deja menos tiempo para otras responsabilidades de recursos humanos.
Un HRIS puede ser potencialmente una excelente inversión para administrar la información sobre los empleados y maximizar la eficiencia.
En este artículo, descubrirá qué es el software HRIS, sus tipos y ocho software HRIS para encargarse de las actividades relacionadas con los recursos humanos.
Así que empecemos desde arriba.
Tabla de contenido
¿Qué es un software HRIS?
Un Sistema de Información de Recursos Humanos, también conocido como HRIS, es un sistema que digitaliza las actividades y procesos de recursos humanos.
También puede decir que un HRIS es un software que se encarga de las actividades de recursos humanos como la gestión de la información de los empleados, la contabilidad, la nómina, etc.
A medida que el HRIS se ocupa de todas esas tareas, se vuelve más fácil para RRHH tomar mejores decisiones al enfocarse más en analizar los datos que en tratar de recopilarlos y compilarlos. Además de eso, toda la organización puede trabajar de manera más eficiente y fluida.
La mayoría del software HRIS generalmente tiene las funciones necesarias para la gestión de recursos humanos de extremo a extremo.
Beneficios del software HRIS
Procesos automatizados para una finalización más rápida de las tareas
Las tareas regulares de recursos humanos, como el seguimiento de los días de licencia, la asistencia, la nómina, etc., están todas automatizadas por un HRIS. Esto le ayuda a ahorrar tiempo si tiene que manejar equipos gigantescos.
Reclutamiento fácil, evaluación de candidatos e incorporación
Un HRIS puede recopilar y escanear muchos currículos a la vez para encontrar al mejor candidato para un puesto. Estas características facilitan el trabajo de Recursos Humanos al eliminar la necesidad de verificar todos los currículos.
Incluso después de que se finalice un candidato, el HRIS puede encargarse de muchas tareas de incorporación.
Aumenta la colaboración y la comunicación interna
Un HRIS también está destinado a que todos los empleados se mantengan conectados con el equipo de recursos humanos. Pueden conocer sus datos de asistencia, nóminas, análisis de desempeño y solicitar licencias o promociones a través del HRIS.
Informes y análisis de empleados
Un HRIS puede realizar un seguimiento de todas las métricas de rendimiento establecidas para los empleados y crear informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales para un análisis detallado.
Toma de decisiones más rápida y precisa
Cualquier decisión sobre la gestión de los empleados se puede tomar de manera efectiva analizando todos los informes y leyendo la información de los empleados de la base de datos HRIS.
Integración con otras Herramientas
Un HRIS se puede integrar con cualquier otra herramienta que su empresa utilice para diversas tareas. Una de las prácticas más comunes para la integración es integrar un sistema de gestión de proyectos con un HRIS.
Esto permite que Recursos Humanos vea qué empleados han realizado qué tipo de trabajo y les ayuda a generar calificaciones para cada empleado.
Ahora que sabe qué es el software HRIS, estas son las cosas que debe buscar al invertir en software HRIS.
¿Cómo elegir el software HRIS adecuado?
Comprender sus necesidades
Lo primero y más importante antes de apretar el gatillo es entender qué es exactamente lo que quiere del HRIS.
Hay diferentes tipos de software HRIS (más sobre esto más adelante). Comience por reducir su elección según esos tipos.
Luego, enumere las tareas que desea automatizar y administrar mediante un HRIS y vea la fuerza laboral total que se espera que administre.
Consultoría Otros Departamentos
Otro factor a considerar antes de obtener un HRIS es consultar a todos los gerentes de departamento, soporte de TI y todo el equipo de recursos humanos.
Esto le dará una idea de lo que todas las cosas deben ser atendidas.
Además, consultar a otros en su empresa puede abrirle algunas sugerencias que pueden usarse al comprar un HRIS.
Establecer un presupuesto
Diferentes tipos de HRIS y proveedores tendrán soluciones que ofrecen diferentes paquetes según sus características.
Si establece un presupuesto de acuerdo con sus necesidades y el retorno de la inversión esperado, puede reducir su lista a solo unos pocos programas.
También debe considerar obtener software que sea una compra única o que tenga paquetes de mayor duración que brinden ciertos descuentos.
Hable con los proveedores y comprenda el software
Una vez que haya hecho una lista del software HRIS que cree que es lo suficientemente bueno para sus necesidades, conéctese con el proveedor.
Organice una reunión para discutir cómo funciona el sistema y comprender a fondo todas las funciones.
Esto le dará una idea sobre el funcionamiento real de la funcionalidad en papel que prometen los proveedores. Además, puede comparar estos programas entre sí para tomar las decisiones correctas.
Participe en sesiones de demostración
Si hay demostraciones gratuitas para el HRIS de su elección, no se las pierda. Una demostración puede ser increíble para tener una idea práctica de la funcionalidad y las complejidades del software.
Si tiene en cuenta estos factores, puede identificar un gran software HRIS.
Aquí hay una lista de algunos de los mejores software HRIS que hemos encontrado. Eche un vistazo y vea cuál es una excelente opción para usted y su organización.
Equipo fresco
HRIS del equipo fresco es un excelente software para tareas de gestión de empleados como la incorporación, la baja, la gestión de la información de los empleados y el seguimiento de la asistencia.
Características
- Configure el sistema para la incorporación y recopile y almacene de manera eficiente los documentos de los empleados en la plataforma
- Representación de datos analíticos e informes sencillos para canalizaciones de candidatos y cambios en la fuerza laboral
- Un portal de autoservicio permite a los empleados agregar horas de entrada y salida, permisos, etc.
Freshteam HRIS es una excelente herramienta para la información de los empleados y la gestión de la fuerza laboral. Puede probar el software de forma gratuita con una prueba de 21 días para ver si es el adecuado.
ondulación
ondulación es un HRIS integral que ofrece una amplia gama de características que pueden encargarse de casi todo para un RR.HH.
Características
- Se integra con los gustos de Slack, Zoom, Google Workspace, etc.
- Administre los cambios de empleados, las tareas de incorporación y de baja fácilmente
- Maneja tareas de compensación como la gestión de la nómina, la deducción automática de impuestos, etc.
- Administra otros beneficios para los empleados, como el seguro de salud.
- Gestión y seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados
- Sistema de gestión de aprendizaje incorporado para capacitación sobre productos, capacitación sobre códigos de conducta, etc.
La ondulación es probablemente una de las mejores soluciones para la gestión de recursos humanos, pero tiene un lado más caro.
Gente de Zoho
Gente de Zoho es un HRIS de seguimiento de datos y rendimiento de los empleados con funciones como LMS, análisis y funciones de personalización, junto con funciones básicas de recursos humanos.
Características
- Funciones de gestión de empleados como recopilación y almacenamiento de información personal, clasificación de la fuerza laboral, etc.
- Funciones de seguimiento de asistencia y gestión de tiempo libre
- Gestiona la documentación al incorporar a un nuevo empleado
- LMS corporativo con todo tipo de sistemas de formación
- Flujos de trabajo personalizables y sistema de autoservicio para todos los empleados
- Fácil integración con Zoho Payroll para administrar la compensación y los beneficios de sus empleados
El HRIS estándar de Zoho People solo es excelente para la gestión de empleados y algunas otras tareas de recursos humanos. Si está buscando la funcionalidad de nómina, deberá obtener Zoho Payroll junto con este HRIS, que también se sumará al costo.
ADP
ADP es un HRIS que ofrece funciones como gestión del tiempo de los empleados, nómina, beneficios y seguros, servicios de cumplimiento y subcontratación de recursos humanos.
Características
- Excelente procesamiento de nómina con depósitos más rápidos e integración con software comercial
- Gestión eficiente y automatizada de la fuerza laboral con soluciones de asistencia y seguimiento del tiempo
- Reclutamiento e incorporación fáciles con servicios de selección para una contratación adecuada
- Acceso a la subcontratación de recursos humanos para todas las tareas principales de recursos humanos
- Servicios de cumplimiento como impuestos y verificación de empleados
ADP es un excelente HRIS para las pequeñas empresas que no cuentan con un gran equipo de recursos humanos para administrar todas las tareas. El servicio de subcontratación de recursos humanos también es muy útil para las nuevas empresas que desean que el negocio funcione lo más rápido posible.
recursos humanos de bambú
recursos humanos de bambú es un HRIS para optimizar el sistema de información de recursos humanos y organizar todos los datos de forma segura. También ofrece informes y análisis, personalizaciones de vista y más.
Características
- ¿Recopilación y gestión de datos para visualización y modificaciones en tiempo real?
- Los datos recopilados también se pueden representar en forma de informes expresivos para un análisis en profundidad.
- Personalice su sistema de información para acceder a la documentación con facilidad y una flexibilidad increíble
Bamboo HR es un HRIS de función limitada que se enfoca específicamente en la documentación de datos, informes, análisis y almacenamiento seguro. Esto lo convierte en una solución increíble para pequeñas empresas que necesitan gestión de datos de recursos humanos.
Zenefits
Zenefits es un HRIS diseñado para facilitar la incorporación, la gestión de empleados, el seguimiento de PTO y las revisiones de rendimiento.
Características
- Proceso simplificado de curación y provisión de beneficios para los empleados, como atención médica y compensaciones de viaje.
- Procesamiento de nómina rápido y fácil para todos los empleados con muchas funciones avanzadas
- Incorporación automática eficiente de nuevos empleados con documentación sencilla y otras actividades que pueden realizar ellos mismos
- Cumplimiento compatible y fácil seguimiento de plazos importantes para una gran programación
Zenefits HRIS está disponible en tres paquetes diferentes, que puede comprar según las necesidades de su organización.
Recursos humanos naturales
Recursos humanos naturales es una solución HRIS todo en uno para organizaciones medianas para optimizar todas las tareas de recursos humanos fácilmente.
Características
- Fácil gestión de empleados con recopilación y almacenamiento de datos precisos
- Las funciones de seguimiento del tiempo incluyen entrada y salida, hojas, horas extra, etc.
- Excelente gestión de nómina automatizada con depósitos y cambios de salario oportunos
- Informes y análisis de rendimiento exhaustivos
- Información sobre la gestión y los cambios del flujo de trabajo
- Manejar los beneficios de los empleados con facilidad
Natural HR es una solución integral para todas las necesidades de recursos humanos de una organización mediana o de nivel empresarial.
Paycor
Paycor es un HRIS para la gestión de la fuerza laboral y los sistemas de información de los empleados.
Características
- Sencillo sistema de marcado móvil para que los empleados registren la entrada y la salida de las horas de trabajo
- Realice un seguimiento y mida el desempeño de los empleados donde RR. HH. puede crear revisiones de desempeño, administrar transferencias y promociones
- Los empleados pueden solicitar rápidamente tiempo libre o irse.
- Los nuevos reclutas pueden cargar su información personal incluso antes de que comience el proceso de incorporación.
- Obtenga información utilizando las tendencias de compensación total, la fortaleza actual de la fuerza laboral, la diferenciación por departamento, etc.
Paycor es otro HRIS de funcionalidad limitada diseñado explícitamente para la gestión eficiente de la fuerza laboral y el seguimiento de la información de los empleados.
¿En qué se diferencia el software HRIS de otros software de recursos humanos?
La diferenciación de todos los diferentes software de recursos humanos es donde entramos en un lugar confuso.
El software de recursos humanos se ha vuelto más complejo y abarcador que se ha vuelto algo indistinguible con muy pocos diferenciadores.
Hay 3 tipos principales de software de recursos humanos:
#1. HRIS – Sistema de Información de Recursos Humanos
HRIS es el más común de los tres y es prácticamente un software de recursos humanos de nivel de entrada. Puede definirlo diciendo que administra empleados, incluye políticas y ayuda a diferentes procesos.
Algunas de las características comunes de un HRIS son el reclutamiento, el mantenimiento de los sistemas de asistencia, los flujos de trabajo, el seguimiento del personal, la administración, la capacitación, el desarrollo, etc.
#2. HCM – Gestión del Capital Humano
HCM hace todo lo que un HRIS puede hacer y agrega algunas características adicionales junto con él.
La solución de software más completa incluye capacidades de gestión de talento como compensación, aprendizaje y desarrollo, planificación de sucesión y planificación de carrera.
Un HCM también tiene características como gestión de procesos de incorporación, seguimiento del rendimiento, control de posición, etc.
#3. HRMS – Sistema de Gestión de Recursos Humanos
HRMS se considera el sistema más completo de los tres y tiene todas las funciones que ofrecen un HRIS y un HCM. Muchas características se superponen entre HRMS y HRIS, pero el primero agrega una capa diferente a la gestión de empleados.
Un HRMS incluye características como cálculo automático de impuestos, procesamiento, deducción y depósito de salarios. También tiene gestión de tiempo y mano de obra, que es excelente para realizar un seguimiento de los tiempos de los proyectos para mejorar la productividad y las ganancias.
Y esa afirmación sería difícil de discutir, ya que la mayoría de las empresas que ofrecen este software agregan constantemente más y más a estas herramientas sofisticadas.
Esto lleva a utilizar todas las herramientas de recursos humanos indistintamente.
Volviendo a HRIS, analicemos los tipos de software HRIS que puede usar.
Tipos de software SIRH
En esencia, los 5 tipos de HRIS tienen una funcionalidad básica que ofrece gestión de empleados, automatización, autoservicio y bases de datos centralizadas.
Estas son algunas de las características esenciales, y más allá de esto, todos los diferentes software HRIS tienen un conjunto de funcionalidades únicas.
Esto es de lo que se tratan estos tipos:
#1. SIRH operativo
Los HRIS operativos son excelentes para la recopilación y generación de informes de datos y recursos. Puede mantener registros de empleados, detalles del puesto e información de evaluación del desempeño.
Los gerentes de recursos humanos pueden usar un HRIS operativo para administrar el desempeño, las promociones, la contratación, los cambios de personal interno y las evaluaciones.
Todas estas son funciones estándar de recursos humanos que pueden ayudar a la organización al eliminar la repetición de estas tareas y aumentar la eficiencia.
#2. SIRH táctico
Los HRIS tácticos se centran principalmente en la toma de decisiones más importantes, que pueden tener un gran impacto en la organización.
Junto con funciones generales como capacitación, vacantes, contratación y compensación, también ayuda en la asignación de recursos, el desarrollo y el análisis de puestos.
Un HRIS táctico puede manejar datos externos como informes del análisis de la competencia, información sindical, avisos y requisitos del gobierno, etc.
#3. SIRH estratégico
Los HRIS estratégicos ayudan con el análisis de la empresa para crear una estrategia y tomar decisiones en consecuencia.
Este software ayuda en la planificación de la fuerza laboral y el mapeo de áreas y departamentos que tendrán muchas vacantes y requisitos en el futuro. También ayudan en el establecimiento de objetivos relacionados con la fuerza laboral mediante el análisis del presupuesto y las tendencias del mercado.
Un HRIS estratégico está hecho para organizaciones medianas que desean crecer más y expandir su fuerza laboral.
#4. SIRH Integral
Como sugiere el nombre, un HRIS integral incluye todo lo que tienen los tipos anteriores. Las organizaciones que necesitan la funcionalidad de HRIS operativo, táctico y estratégico pueden usar este software para optimizar su gestión.
Un HRIS completo incluye funciones como gestión de información de empleados y cálculos de vacantes, ayuda a la contratación y ayuda al seguimiento y análisis del rendimiento.
Los HRIS completos también son más caros y ofrecen una plataforma estándar para todo lo que necesita un ejecutivo de recursos humanos.
#5. HRIS de función limitada
Este tipo es todo lo contrario de un HRIS integral. Un HRIS de función limitada está altamente personalizado y se enfoca en tareas de recursos humanos muy específicas. Por lo general, este HRIS tiene una sola función y tiene un sistema exhaustivo para eso.
Un HRIS de función limitada puede ser una solución increíble para organizaciones más pequeñas que no tienen demasiados requisitos o que solo necesitan hacer una cosa.
Son extremadamente fáciles de aprender y operar, tienen la capacidad de ser manejados por un solo ejecutivo de recursos humanos y son muy asequibles.
Terminando
Un HRIS puede cambiar la forma en que se gestionan los empleados de una organización.
Con mejores herramientas y funciones, Recursos Humanos puede mantener satisfechos a los empleados y obtener los mejores resultados para la organización.
Sin embargo, lo importante que debe recordar es que un HRIS solo será útil si conoce sus requisitos.
Por lo tanto, asegúrese de tener en cuenta todo lo que lee en este artículo antes de tomar una decisión de compra importante.