Enfrentarse a personas a diario y correr detrás de ellas para cumplir con los plazos puede ser un trabajo difícil.
Manejar un negocio puede ser una tarea inquietante que enfrenta altibajos. Sin una gestión de tareas real, no es fácil mantener un registro de los plazos. Esta es una de las principales razones por las que solo un pequeño porcentaje de las empresas tienen éxito. Dado que la carga de trabajo y las tareas diarias siempre están al borde de la inclinación, es habitual perder la noción de horarios y tareas.
Supongamos que el proyecto emprendido por una organización es vasto, y también lo es el equipo. Desde el punto de vista del gerente, es bastante comprensible que se requiera una cantidad considerable de esfuerzo para obtener el resultado requerido.
La mejor solución posible a nuestra disposición será utilizar herramientas de gestión de tareas y proyectos para gestionar las tareas y los proyectos de forma eficaz. Las herramientas se manejan digitalmente, lo que nos permite administrar todo lo relacionado con la gestión de proyectos a través del espacio en línea. Estas sencillas herramientas nos permiten observar el flujo de trabajo de las organizaciones. Se utiliza para realizar un seguimiento de la tasa de trabajo y las horas de la jornada laboral del equipo. También ayuda a mantener un ritmo específico según la demanda de la tarea.
Pero primero, comprendamos los problemas que enfrentaría un gerente de proyecto sin las herramientas de gestión de proyectos.
Tabla de contenido
Problemas sin herramientas de administración de tareas y proyectos
- Expectativas inciertas: las expectativas del proyecto no están claras ni del lado del cliente ni de los gerentes. Falta de modus operandi indefinido del sistema de principio a fin. Los objetivos confusos pueden hacer que los proyectos fracasen miserablemente.
- Comunicación poco saludable: una brecha de comunicación entre los miembros del equipo, el gerente del proyecto o el cliente puede conducir a resultados no deseados que dejan la tarea vulnerable sin completarse.
- Conflictos de equipo: habrá instancias en las que personas con personalidades y conjuntos de habilidades variados tendrán que trabajar juntas. Los conflictos dan como resultado una productividad reducida y una capacidad negativa de resolución de problemas de todo el equipo.
- Plazos inigualables: la entrega tardía de tareas por parte de miembros del equipo o gerentes incompetentes o la mala comunicación disminuye la retención de clientes.
- Distribución del trabajo poco clara: la distribución poco clara de los roles da como resultado un entorno de trabajo poco saludable lleno de estrés, ambigüedades y frustración.
Sin embargo, estos problemas se pueden eliminar mediante el uso de herramientas de gestión de tareas y proyectos. También notará una gran mejora en la eficiencia y productividad de sus empleados. Estas herramientas pueden resultar efectivas de las siguientes maneras:
- Los usuarios trabajan de manera inteligente y eficiente, proporcionando una mayor tasa de éxito.
- Administre y organice la carga de trabajo estableciendo, asignando y ejecutando prioridades.
- Administre los costos del proyecto, el presupuesto y asista a las reuniones de forma remota en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Los nuevos miembros se pueden integrar en el equipo de manera efectiva con un mínimo esfuerzo.
- La planificación y organización de tareas se vuelve más fácil.
- Sin compromiso manual o mental ya que la mayoría de las cosas están automatizadas.
Beneficios de las herramientas de gestión de proyectos
Además, es útil independientemente del tamaño de la empresa. Estas herramientas son algo que toda empresa debe tener. Algunos de los beneficios cruciales de las herramientas de gestión de proyectos son:
- Mejora la coordinación y colaboración entre los miembros del equipo.
- Vigila la línea de tiempo, asegurándose de que los plazos coincidan antes o a tiempo.
- Mediante el uso de las herramientas adecuadas, los miembros del equipo pueden mantenerse en línea con los acontecimientos actuales.
- Compartir documentos es rápido y fácil, manteniendo la transparencia.
- Una mejor comunicación entre los miembros del equipo da como resultado una mayor productividad y gestión del tiempo.
Dado que las herramientas de administración de proyectos priorizan las tareas y administran las cosas desde un solo lugar, la máquina realiza la mayor parte del trabajo. Esto le ahorrará tiempo y energía. Invertir en la herramienta correcta generará importantes retornos de la inversión.
Con algunas herramientas, los rendimientos pueden llegar a tocar el 150 % o incluso más. Las herramientas también son muy económicas y rentables, lo que garantiza que no se cruce nuestro límite para un proyecto en particular. Además, aumenta la productividad al generar flujos de trabajo productivos y lograr los objetivos en el tiempo.
Hay muchas herramientas disponibles, especialmente aquellos que son nuevos en el mundo de los negocios y están interesados en probar estas herramientas. Para evitar confusiones, estos son algunos de los mejores con acceso gratuito de por vida con funciones limitadas.
nTarea
nTask es un software de gestión de proyectos que permite a los equipos o miembros participar, analizar, planificar y gestionar eficazmente las tareas diarias. Ayuda a sus usuarios a alinearse con la planificación del proyecto, la asignación de recursos, la gestión y los plazos mediante la creación de una lista de tareas pendientes. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por perderse una tarea importante.
Administrar el trabajo y concentrarse en las tareas simultáneamente se vuelve más accesible al establecer prioridades para garantizar que todos se mantengan al tanto al mismo ritmo. También puede realizar un seguimiento de su crecimiento simplemente agregando tareas y programando fechas de vencimiento mediante la creación de diagramas de Gantt.
También puede anotar el tiempo que cada miembro del equipo dedica a las tareas a través del rastreador de tiempo nTask. Si enfrenta algún problema dentro de la herramienta, nTask lo ayudará a administrarlo fácilmente.
La mejor parte de esta herramienta es su crecimiento. Agrega continuamente nuevas características para ayudarlo a usted y a su negocio a prosperar.
hacer clic
ClickUp es una excelente herramienta de tablero Kanban para revolucionar su trabajo. Lleva todas las herramientas a un solo lugar. La flexibilidad del software se debe a su conjunto único de clasificaciones.
La presencia de una vista de pájaro de todo lo que hace que sea fácil identificar cualquier cosa que esté buscando. Eventualmente, esto también le ahorra tiempo al generar la máxima automatización y personalización de tareas. Le permitirá colaborar libremente y compartir documentos con los miembros de su equipo sin problemas.
Con esto, nunca perderá una tarea debido a la lista de verificación recurrente. Además, puede revisar los estudios programados rápidamente antes de iniciarlos. El equipo experto en tecnología de ClickUp se destaca por la seguridad y privacidad de los usuarios. La herramienta ofrece capacitación gratuita y soporte las 24 horas para todos sus usuarios. Si es un principiante, le resultará bastante fácil familiarizarse con la herramienta.
ClickUp ha registrado la mayor cantidad de tiempo de actividad en los últimos 12 meses. Es gratis para uso personal y consta de miembros ilimitados para un número ilimitado de tareas.
Trello
Trello es una aplicación Kanban ampliamente utilizada como software de gestión de proyectos y tareas. Además, también se puede utilizar para crear una lista de tareas pendientes.
Trello tiene algunas características excelentes para dar a los miembros del equipo ese impulso adicional necesario para cumplir con los plazos antes de tiempo. Sus tareas se pueden administrar, rastrear y llevar a cabo con la ayuda de los miembros del equipo abriendo tarjetas. Integrar aplicaciones en las que todos prefieren trabajar también es una opción.
La herramienta resulta útil a la hora de planificar eventos y gestionar el trabajo de campo. La vista de mapa de Trello garantiza que su equipo no pierda de vista al mostrar datos basados en la ubicación.
El plan es gratuito para los nuevos empresarios y equipos completos que buscan organizar sus flujos de trabajo. Ofrece un servicio gratuito para cualquiera que busque administrar su negocio.
Meistertarea
Meistertarea ha construido su base sobre solo unos pocos bloques críticos: proyectos, tareas y un tablero. El plan es gratuito para una sola persona que es principiante.
Su trabajo se puede entender mirando sus tutoriales y guías. La copia de seguridad de los datos de los usuarios se realiza regularmente y las transferencias de datos de todas las cuentas están encriptadas. Puede utilizar la herramienta de acuerdo con sus requisitos de trabajo con la ayuda del tablero Kanban.
Aquí, puede limitar la cantidad de tareas necesarias para realizar en un día. Use múltiples listas de verificación para múltiples tareas haciendo un seguimiento de las funciones simultáneamente. Además, la conexión de archivos se realiza con el mínimo esfuerzo. Las imágenes y los archivos que no superen los 200 MB se pueden adjuntar directamente a las tareas.
Esta es una aplicación integral para principiantes y dueños de negocios, que ahorra tiempo y recursos. Ofrece de manera eficiente servicios gratuitos para usuarios individuales para la gestión de tareas principales.
Noción
Noción, si lo buscas en el diccionario, la palabra noción significa idea. Es una idea administrar un negocio completo o una empresa con una sola herramienta.
El equipo técnico le brinda soluciones personalizadas de acuerdo con sus necesidades comerciales o personales. Los aspectos para cualquier grupo no están limitados ya que la herramienta está diseñada para equipos de ingeniería, diseño y orientados al producto.
Puede hacer más que simplemente tomar notas. Organice sus tareas de manera efectiva utilizando una interfaz clara y sin complicaciones. Mejora las capacidades de trabajo en equipo de las personas que atienden a las pequeñas, medianas y grandes empresas.
Permite a los miembros del equipo iniciar una conversación con cualquier persona, en cualquier momento relacionada con las tareas. La herramienta también presenta actualizaciones frecuentes fáciles de usar. Es gratis para estudiantes y uso personal.
Lunes
Monday es un software en el que confían millones de clientes en todo el mundo. Tiene una estructura basada en la nube. Invertir en esta herramienta generará un ROI superior al 250% debido a sus especificaciones únicas.
Puede ver el progreso de los equipos haciendo clic en el botón de estado. Delegue el trabajo tedioso a los robots, lo que le permite concentrarse por completo en las tareas que tiene entre manos y aumentar su productividad. Conectar otras herramientas necesarias está a solo unos clics de distancia. Te obligará a tomar decisiones basadas en datos con rapidez y precisión.
La herramienta sigue un enfoque de gestión de canalización que permite al director del proyecto comprobar el estado de todas las tareas en una sola ventana. Elimina las tareas repetitivas y, en caso de problemas, el soporte de chat confiable está disponible las 24 horas.
Todoista
Todoista es una de las herramientas más avanzadas en los últimos tiempos. La adición constante de nuevas características mantiene la utilidad de la herramienta.
Mediante el uso de la función de programación inteligente, puede adelantar o posponer las tareas según la necesidad de la hora. Puede crear una vista de tareas personalizada para su flujo de trabajo representada con tarjetas de estilo Kanban. La línea de tiempo hará que cumplas con tus plazos y realices un seguimiento del progreso diario.
Anota nuevos establecimientos y procedimientos en tu proyecto en cualquier momento y en cualquier lugar al integrar Todoist con las aplicaciones que usas para completar otras tareas como Alexa, IFTTT y muchas más.
Está disponible en todos los dispositivos y el plan es gratuito para los primeros cinco proyectos. De esta manera, los principiantes pueden aprender sobre la importancia de organizar y administrar tareas.
Cualquier.hacer
Con Cualquier.hacer, la visualización y programación de tareas es sencilla. Es una herramienta de administración de tareas orientada a la web disponible en Android y macOS.
Los usuarios también pueden usar esta herramienta para administrar objetivos personales y de equipo. Debido a su sencilla creación de UI/UX, ha sido la opción preferida para principiantes y empresas emergentes. La desintegración de proyectos y tareas en subtareas y flujo de trabajo se puede distribuir al grupo según los conjuntos de habilidades.
Any.do ofrece integrarse con otros calendarios de fiestas como Google para mantener la eficacia de la fecha límite. Puede ingresar tareas oralmente aprovechando la función de entrada de voz.
Incluso puede marcar puntos esenciales de sus reuniones para revisarlos después. Comprar su plan premium una vez que esté acostumbrado a la herramienta es una buena idea.
Proyecto abierto
Proyecto abierto es un software de gestión de proyectos de código abierto rápido y seguro para manejar diferentes proyectos y reuniones de equipo. Asiste al proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Las responsabilidades se distribuyen entre los miembros del equipo para llevar a cabo el trabajo sin problemas. Puede suscribirse a actividades según sus necesidades e incluso obtener actualizaciones periódicas sobre ellas.
Puede actuar como observador y revisar el trabajo realizado diariamente. El uso de opciones de filtro es muy apreciado para acortar la búsqueda de la entidad requerida. Puede compartir su planificación del trabajo con las partes interesadas esenciales a través de OpenProject.
Tiene una API robusta, ayudando en la integración de diferentes herramientas. Todos los dispositivos lo admiten, independientemente del tamaño de la pantalla.
Puede usar su oferta en la nube o probar Alojamiento de Kamatera para ejecutar OpenProject con un solo clic.
ásana
Asana es esa herramienta de administración de tareas y proyectos que proporciona la forma más fácil de administrar y programar tareas configurando diagramas de Gantt. Su modelo de datos de gráfico de trabajo mantiene alta la productividad del equipo a lo largo de la empresa.
La resolución de problemas que se presentan al realizar cualquier tarea es rápida debido a que el equipo de soporte por chat está disponible las 24 horas. Le permite llevar su pensamiento al mundo real ajustándose a sus necesidades y demandas. Puede controlar completamente las reuniones del equipo y asegurarse de que todos obtengan la información correcta sobre las tareas.
Como está disponible en todos los dispositivos, incluso puede usarlo en Android e iOS para integrarlo con otras aplicaciones según su flujo de trabajo. Su larga lista de funciones permite a los usuarios utilizar esta plataforma sin pensarlo dos veces. Su plan básico es gratuito para personas y equipos nuevos en el negocio.
Conclusión
La gran dependencia de los teléfonos inteligentes, las computadoras portátiles y otras tecnologías de fortalecimiento ha hecho que el trabajo sea más rápido. Ayuda a aumentar la eficiencia de la gestión de tareas y proyectos. Sin embargo, elegir descaradamente cualquier herramienta que se adapte a sus requisitos solo dañará su negocio. Elegir la herramienta adecuada es igualmente necesario. Eventualmente reduce los esfuerzos manuales y ayuda a ahorrar tiempo, energía y recursos esenciales.
Estas herramientas de gestión de proyectos son una puerta de entrada para los principiantes y una escapada de las tareas frenéticas para los profesionales experimentados.