Las empresas y entidades comerciales consideran las órdenes de trabajo la fuente de la verdad para todo lo que implica un presupuesto monetario y trabajos a realizar.
La documentación es una función inseparable de cualquier negocio, ya sea online u offline. Durante el ciclo de vida de una empresa, encontrará muchos documentos comerciales como facturas, procedimientos operativos estándar (SOP), facturas de suministro, etc.
Un documento de gran prestigio es un ticket de servicio y, una vez emitido, su maquinaria comercial comienza a entregar los productos/servicios y obtiene ingresos al completar el pedido.
Las órdenes de trabajo comerciales internas o externas pueden ser muy confusas si no tiene experiencia en la creación y administración de dichos documentos. Pero no se preocupe, ya que este artículo lo ayudará a obtener el conocimiento suficiente sobre este componente comercial. Sin más preámbulos, léalo completo.
Tabla de contenido
¿Qué es la orden de trabajo?
Cuando recibe una orden de trabajo de un cliente, es una solicitud formal de mantenimiento, entrega de productos, provisión de servicios, etc. Los boletos de trabajo son indispensables en los negocios formales, ya sea que la tarea sea muy compleja, como construir una planta de energía, o bastante simple, como entregar accesorios de computadora.
Dichos documentos oficiales varían de una industria a otra. Sin embargo, la información estándar que contienen son los entregables principales, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la persona que informa, la persona que ejecuta y la persona que realiza el pedido.
Además, un registro de documentos comerciales comienza con una orden de trabajo. Cuando la tarea avanza y el documento pasa de una mano a otra, funciona como un medio de comunicación formal entre las partes involucradas.
Y finalmente, cuando el trabajo está hecho, los contadores usan este documento para liquidar cuentas por cobrar o por pagar. Además, los auditores externos o internos primero buscan órdenes de trabajo cuando auditan cualquier negocio.
Otras frases que la gente de negocios podría usar en lugar de órdenes de trabajo son:
- boleto de servicio
- Orden de trabajo
- boleto de trabajo
- boleto de trabajo
El propósito de la orden de obras
El único propósito de dicho documento es mantener un registro de todas las autorizaciones de trabajo, detalles del proveedor de servicios, costos y tiempo de finalización del trabajo. Los clientes externos, como los consumidores, y los clientes internos, como los empleados, pueden crear un ticket de servicio.
Luego, el papel pasa al equipo correcto, dependiendo si es una orden de trabajo externa o interna. Las empresas a menudo usan software de computadora para crear cupones que viajan a través de muchos escritorios digitales o físicos.
Aquí encontrará de un vistazo la lista de objetivos de orden para el trabajo:
- Explicar el problema, la reparación y la instalación/entrega de los bienes.
- Provisión de recursos y equipos necesarios para el trabajo o trabajo de mantenimiento
- Ofrecer a los técnicos instrucciones elaboradas sobre el trabajo/tarea/mantenimiento
- Registrar oficialmente los materiales, la mano de obra y los recursos consumidos para completar el trabajo
- Realice un seguimiento de todos los trabajos de reparación y mantenimiento que se han realizado en cada autorización
- Contiene datos monetarios como costo, impuestos, gravámenes, cesación, etc.
Términos de gestión de órdenes de trabajo
Aprobador de trabajo
Un administrativo o alguien de ese equipo se encarga de la asignación y aprobación de las demandas de mantenimiento para la gestión de equipos. A veces, el soporte de recepción de relaciones con los clientes y el almacén a cargo también pueden desempeñar el papel de aprobador.
Solicitante de trabajo
El solicitante es un individuo o un equipo que exige que se complete un trabajo específico. Los consumidores generan pedidos de trabajo a través de compras en línea o en persona en la industria de bienes y servicios.
En escenarios de empresa a empresa, los clientes de nivel comercial pueden solicitar trabajo, o también podría provenir de un equipo interno, como un gerente de operaciones de servicio al cliente que solicita reparaciones de la estación de trabajo.
Técnicos de Campo
En las fichas de trabajo de mantenimiento, los técnicos de campo son ingenieros, constructores de molinos, reparadores, etc., que poseen las habilidades para ejecutar la tarea mencionada en el documento de orden de trabajo.
Los componentes de una orden de trabajo
Una empresa puede registrar muchos artículos y datos relacionados mediante documentos de órdenes de trabajo. Estos son algunos elementos de ejemplo que debe incluir.
Elementos Obligatorios
#1. El activo es el componente principal de cualquier ficha de trabajo.
#2. El nombre del solicitante de trabajo también es imprescindible.
#3. El alcance del trabajo es otro elemento esencial, ya que determinará las habilidades, las herramientas y el procedimiento operativo estándar (SOP).
#4. El solicitante de trabajo también debe completar un campo denominado Descripción del problema. Ayuda a los técnicos o facilitadores de servicio a comprender el problema rápidamente.
#5. Los reemplazos de piezas de maquinaria o los requisitos de herramientas especiales también deben estar en el documento.
#6. Todas las empresas tienen algún tipo de peligro para la salud. Debe mencionarse en la orden de trabajo.
#7. Las fechas y horas también son muy necesarias. Puede haber una fecha de inicio, hora de inicio, fecha de finalización (esperada), hora de finalización (esperada), fecha/hora de finalización real, etc.
#8. Una orden de servicio también debe incluir los datos de contacto del solicitante, el administrador de la orden, el técnico, etc. Por lo tanto, puede incluir números de teléfono móvil, números de teléfono, ID de FAX, direcciones de correo electrónico, sitios web, direcciones de oficinas, etc.
Componentes Voluntarios
#9. Un ticket de trabajo puede contener múltiples campos de firma para el cliente, gerente, técnico, contador, etc.
#10. Las horas de trabajo también deben estar presentes para la facturación y las conciliaciones adecuadas.
#11. Tener una lista de tareas en un formulario de pedido de servicio es bueno. Permitirá que el administrador de órdenes de trabajo, el facilitador y el cliente se mantengan sincronizados sobre el trabajo realizado.
#12. Los formatos de ticket de servicio modernos también vienen con un campo dedicado a la importancia del pedido. Por ejemplo, según el nivel de prioridad, los gerentes planifican las órdenes de servicio.
#13. También puede incluir una lista de verificación de herramientas, aplicaciones informáticas, piezas de repuesto, consumibles, etc., para retirar y devolver al inventario.
#14. Puede incluir el costo estimado del trabajo entregado para pedidos de costo abierto. Para pedidos generales con precios predeterminados, algunas empresas mencionan el costo real.
#15. Finalmente, debe haber una identificación de pedido y un título de trabajo porque lo ayuda a documentar el ticket de trabajo.
Tipos de órdenes de trabajo
Mantenimiento preventivo
Las unidades de fabricación o producción de cualquier negocio emiten boletas de trabajo para el mantenimiento de equipos. Ayuda a evitar averías en la maquinaria y pérdidas de producción.
Propósito general
Las empresas emiten tickets de servicio cuando necesitan que un tercero complete una tarea única, como retirar equipos en desuso, instalar antivirus en computadoras portátiles, etc.
Inspección de Maquinaria
Las empresas aprueban órdenes de trabajo únicas para que las inspeccione un experto externo a fin de evaluar equipos, activos o herramientas.
Eléctrico
Los clientes internos o externos pueden solicitar sus necesidades de suministro eléctrico, iluminación y cableado a través de dichos documentos.
Emergencia
Estas órdenes de trabajo son en su mayoría no planificadas para hacer frente a los accidentes. Puede emitir dichas órdenes para proteger la vida del personal o evitar que los equipos costosos sufran daños permanentes.
Proyectos especiales
A veces, necesita actualizar la unidad de producción sin reemplazar las máquinas existentes. Usted solicita especialmente actualizaciones de equipos o software que aumentan la productividad utilizando este ticket de trabajo.
Los beneficios de usar órdenes de trabajo
#1. Su empresa está documentando todas las fichas de trabajo con los registros necesarios. La agencia de auditoría solicitará estos registros cada vez que se realice una auditoría para validar el desempeño de su empresa.
#2. Hace que su negocio sea más transparente al involucrar tickets de servicio para cada provisión de servicios. A los clientes les encanta tratar con agencias que son particulares sobre la documentación del trabajo y compartir los datos recopilados con ellos.
#3. Pague rápidamente a los técnicos internos o externos mirando la orden de trabajo y manteniéndolos contentos.
#4. Ayude al equipo de inventario a adquirir todas las piezas de repuesto por adelantado para que el mantenimiento de la maquinaria no tenga cuellos de botella.
#5. Analice las notas de las órdenes de trabajo y tome las medidas adecuadas para evitar averías en las máquinas en el futuro.
#6. Las empresas centradas en servicios y productos pueden estimar razonablemente los ingresos del año revisando los documentos de pedidos de servicios completados y facturados.
#7. Finalmente, las órdenes de trabajo funcionan como un hilo de comunicación entre múltiples departamentos. Por lo tanto, sus unidades de negocio pueden eliminar los efectos adversos del trabajo en silos.
Aquí hay algunas plataformas donde puede encontrar plantillas listas para usar:
Plantillas imprimibles de órdenes de trabajo: TemplateLab
PlantillaVuelta es una de las fuentes más confiables de documentos comerciales auténticos. Aquí también encontrará plantillas, formularios y formatos de alta calidad para órdenes de trabajo/trabajo. Su contenido es fácil de descargar.
A diferencia de algunos competidores, no necesita revelar mucha información sobre usted o la empresa para obtener un enlace de descarga.
Simplemente ubique el formulario relevante para su trabajo comercial o personal y haga clic en el botón de descarga para obtener el archivo. Además, puede abrir fácilmente los archivos de plantilla utilizando cualquier aplicación de procesamiento de hojas de cálculo y Word como Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs y Google Sheets.
El sitio muestra una amplia gama de ejemplos de tickets de servicio como:
- Ejemplos de trabajos de reparación de automóviles
- Plantillas para trabajos de mantenimiento
- Formularios para el trabajo de TI
- Ejemplos de trabajos de outsourcing de diseño gráfico
Además, estas plantillas contienen un formato menos restringido, por lo que puede personalizar las tablas y columnas de la forma que desee.
Plantillas de órdenes de trabajo gratuitas: Smartsheet
Hoja inteligente le ayuda a integrar fichas de trabajo en su sistema de gestión de proyectos. Dado que es un proveedor de software de gestión de proyectos patentado, si utiliza sus plantillas de descarga gratuita e importa el documento a Smartsheet, no invierte dinero pero automatiza todo el proceso de recepción y resolución de tickets de servicio.
Algunas plantillas notables que puede aprovechar son:
- Tickets de trabajo de mantenimiento
- Órdenes de trabajo de trabajo de servicio
- Detener tickets de servicio de trabajo
- Boleta de trabajo de paisajismo
- Todas las plantillas de seguimiento de órdenes de trabajo
Sus plantillas alojadas vienen en dos métodos de entrega de contenido. Primero, puede descargar el archivo de ejemplo en formato PDF, Excel o Word y personalizarlo en una aplicación de escritorio que admita estos tipos de archivos.
Como alternativa, puede importar las plantillas a su tablero de proyectos de Smartsheet. El segundo método es muy conveniente para entornos complejos y de rápido movimiento donde los aprobadores y gerentes de tickets de servicio deben administrar cientos de órdenes de trabajo.
Plantillas de órdenes de trabajo: Jotform
Si es un trabajador autónomo o propietario de una pequeña empresa que necesita atender a clientes de grandes empresas que exigen documentos formales de órdenes de trabajo, puede probar las plantillas de Jotform. Le ayuda a ahorrar dinero por varios motivos, como:
- Encargar negocios profesionales de los creadores
- Compra de licencias de software de gestión de órdenes de trabajo
- Designación de expertos en documentos comerciales que pueden crear dichas fichas de trabajo para usted
En su lugar, simplemente use las plantillas fáciles de personalizar e impórtelas al editor de PDF en línea patentado de Jotform. Ambos servicios son gratuitos para uso comercial.
Las plantillas de tickets de servicio notables que puede usar son:
- Configuración del producto del cliente
- Servicio de vehículos
- Reparación automática
- Mantenimiento
- Diseño de páginas web
- Producción de vídeo
- aseo de mascotas
- Desarrollo web freelance
Además, no necesita poseer amplias habilidades técnicas para usar el editor Jotforms. Es una simple herramienta de edición de PDF de arrastrar y soltar que cualquier persona que sepa cómo operar un navegador web puede usar.
Plantillas de órdenes de trabajo: Template.net
plantilla.net es otro destino popular para documentos de uso personal y comercial. Tiene una barra de búsqueda relativamente fácil donde puede escribir sus requisitos, como documentos, plantillas, diseños gráficos, etc., y la plataforma recuperará algunos ejemplos de alta calidad.
Su sección Business te permite acceder a algunos ejemplos extraordinarios de órdenes de trabajo que puedes personalizar directamente en su editor o usando aplicaciones de procesamiento de textos. Sin embargo, su función de uso gratuito está algo restringida.
En primer lugar, debe suscribirse a una cuenta gratuita o de pago. Luego, puedes descargar hasta tres plantillas cada día, es una cuenta gratuita. Alternativamente, puede usar el editor. De todos modos, habrá un límite de descarga.
Sin embargo, le permite descargar sus órdenes de trabajo en varios formatos de archivo como Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word y Excel.
Conclusión
La orden de trabajo tiene que ver con un rastro de papel. La transformación digital de las empresas en todas las industrias ahora es un rastro de archivos PDF, Google Docs o Microsoft Word en una tableta, computadora portátil o teléfono móvil.
En pocas palabras, describe el trabajo que debe completarse, cuándo, por quién y el costo de la tarea. Su fuerza laboral comercial comienza a completar tareas cuando se genera una orden de trabajo, y la fuerza laboral descansa cuando los ingresos se registran en los libros de la empresa de acuerdo con los términos contables estándar.
Ahora que ha analizado en profundidad los tickets de servicio y algunas fuentes de plantillas, debería poder crear copias de alto rendimiento de dichos documentos.
Un negocio exitoso necesita algo más que una orden de trabajo. Debe tomar decisiones informadas sobre qué tarea aceptar o pasar al recibir sugerencias de las mejores redes de expertos.