SharePoint frente a OneDrive: ¿en qué se diferencian?

Conclusiones clave

• OneDrive es un servicio de alojamiento de archivos basado en la nube diseñado para el almacenamiento de datos privados individuales. SharePoint está orientado a mejorar la colaboración dentro de los equipos.

• OneDrive ofrece un plan de almacenamiento gratuito, pero SharePoint no. El plan básico de SharePoint ofrece 1 TB de almacenamiento a 5 dólares por usuario, mientras que el plan básico de OneDrive ofrece 100 GB por 1,99 dólares al mes.

• Elija OneDrive si puede arreglárselas con almacenamiento y colaboración limitados. Opte por SharePoint para obtener almacenamiento adicional, colaboración en equipo y funciones avanzadas.

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Mantener sus datos seguros, asegurarse de poder acceder a ellos desde cualquier lugar y compartirlos con otras personas es clave para el trabajo moderno. Microsoft ofrece dos herramientas para ello: OneDrive y SharePoint. Pero, ¿en qué se diferencian y cuál es mejor para ti? Veamos qué los diferencia.

1 Público objetivo diferente

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Microsoft OneDrive es un servicio de alojamiento de archivos basado en la nube dirigido a individuos o equipos pequeños. Puedes utilizarlo como espacio de almacenamiento personal para los datos confidenciales que compartes con un pequeño grupo de personas. Su fluida integración con las aplicaciones de Office lo convierte en una excelente opción si eres estudiante, autónomo o autónomo.

Microsoft SharePoint es un sistema de gestión de contenidos basado en la nube para una colaboración en equipo optimizada. Puede crear sitios de SharePoint para almacenar archivos y ponerlos a disposición de departamentos específicos o de toda una organización. Las personas en un sitio de SharePoint pueden ver y, según los permisos, editar el trabajo de otros.

Microsoft anuncia estos productos de manera diferente. Comercializa OneDrive como un servicio de almacenamiento en la nube para particulares y pequeñas empresas. Por el contrario, SharePoint se dirige a empresas y corporaciones, centrándose en mejorar el trabajo en equipo en lugar de servir únicamente como una solución de almacenamiento.

2 Intercambio de archivos y colaboración

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La colaboración y el intercambio de archivos son mucho más fluidos con Microsoft SharePoint. En OneDrive, solo el propietario del archivo puede controlar quién ve, edita y comparte un archivo. SharePoint permite a un administrador central asignar diferentes niveles de permiso de acceso a usuarios o equipos individuales.

SharePoint tiene una interfaz intuitiva y funciones como actualizaciones de estado, alertas de fechas límite y notificaciones de seguimiento de proyectos. Estos simplifican la gestión de proyectos de formas que OneDrive no ofrece. También puede integrar Yammer, un servicio de red social, en SharePoint. Hacerlo permite a los miembros del equipo comunicarse directamente.

Si bien ambas plataformas permiten a los usuarios crear bibliotecas de archivos para organizar el contenido, es más fácil administrarlas y navegar por ellas en SharePoint. Esta es una consideración más importante a medida que aumenta el volumen de datos. Entonces, si prioriza la colaboración sencilla y el intercambio de archivos, SharePoint es el camino a seguir.

Tanto OneDrive como SharePoint te permiten acceder a tus datos desde cualquier dispositivo, independientemente de tu ubicación. Ambos admiten la sincronización con dispositivos, lo que le permite transferir sus datos para uso local en cualquier dispositivo si es necesario. Como tal, ambas plataformas ofrecen esencialmente las mismas características en esta área.

3 Seguridad y Privacidad

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Microsoft ha tomado medidas sólidas para garantizar la seguridad de ambos servicios. Con el cifrado de datos en tiempo real, puede realizar una copia de seguridad de sus datos en SharePoint y OneDrive. Además, si eliminas accidentalmente un archivo, puedes recuperarlo de la papelera de reciclaje en ambas plataformas. Sin embargo, en SharePoint, sólo puedes recuperar archivos que puedas editar.

Microsoft utiliza un motor de detección de virus para escanear archivos cargados en SharePoint y OneDrive. Esto ayuda a proteger sus archivos y su espacio de almacenamiento en línea. Si detecta un archivo infectado, cada servicio notificará a los usuarios inmediatamente. Los administradores de SharePoint pueden bloquear el acceso de los usuarios a cualquier archivo infectado en la base de datos.

A pesar de estas medidas de seguridad, debes tener en cuenta los riesgos potenciales al compartir archivos en cualquiera de las plataformas. Evite compartir archivos accidentalmente con miembros no autorizados y administre cuidadosamente los permisos de edición para evitar la pérdida y el robo de datos. También debe abstenerse de compartir demasiado para simplificar la gestión y la seguridad de los datos.

4 Precios y almacenamiento

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En su plan gratuito, OneDrive proporciona un espacio de almacenamiento de 15 GB, que debería ser suficiente para uso individual. Si necesitas más almacenamiento, tienes dos opciones. Puedes suscribirte a Microsoft 365 Básico, que ofrece 100 GB a 1,99 dólares al mes. O puede optar por Microsoft 365 Personal, que ofrece 1 TB de almacenamiento a $6,99 por mes.

El plan independiente de OneDrive se llama Microsoft 365 Basic. Tenga esto en cuenta para evitar cualquier confusión.

Por el contrario, SharePoint no ofrece un plan gratuito. Su paquete independiente cuesta 5 dólares por usuario al mes y proporciona espacio de almacenamiento de hasta 1 TB para cada usuario. Alternativamente, puede comprar SharePoint como parte de un plan empresarial de Microsoft 365. Esto ofrece a los administradores hasta 25 TB de espacio de almacenamiento en el sitio.

El precio y el espacio de almacenamiento de SharePoint lo hacen preferible para la colaboración en equipo. OneDrive, especialmente con su plan gratuito, se adapta mejor a las necesidades de las personas.

5 funciones más avanzadas

SharePoint ofrece varias funciones avanzadas que OneDrive no ofrece. Su función de publicación web le permite publicar documentos importantes directamente en el sitio web externo de su empresa utilizando el sistema de gestión de contenidos integrado. Esto permite a los empleados o consumidores descargar dichos documentos cuando lo necesiten.

SharePoint también le permite agregar aplicaciones a páginas internas o del sitio web, crear portales para empleados, revisar formularios y más. También le permite automatizar tareas basadas en las acciones del usuario, como enviar archivos nuevos por correo electrónico a un equipo o líder de proyecto específico. OneDrive no ofrece esta característica.

Vea algunas cosas más que puede hacer con Microsoft SharePoint y que quizás no sean posibles con OneDrive.

6 ¿Cuál deberías usar?

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Si es un individuo sin un equipo o el propietario de una pequeña empresa que no necesita una gran colaboración ni un gran espacio de almacenamiento, OneDrive podría satisfacer sus necesidades. Sin embargo, SharePoint será mejor si administra un equipo grande que requiere colaboración frecuente y más almacenamiento de datos.

También puedes utilizar ambos servicios ya que el plan de SharePoint incluye OneDrive. Puede utilizar OneDrive para almacenar documentos confidenciales de la empresa, como planes comerciales y registros financieros, y restringir su acceso a unos pocos miembros. Mientras tanto, puede crear un sitio de SharePoint para colaborar en documentos menos confidenciales, como políticas, cronogramas y datos de capacitación.

Además, puede sincronizar OneDrive con SharePoint, lo que facilita el uso de herramientas y Microsoft Teams para mejorar la colaboración de su equipo.

En resumen, OneDrive es más adecuado para uso personal, mientras que SharePoint es mejor para colaboraciones en equipos más grandes.