Ha habido un cambio en la cultura empresarial y laboral en los últimos años. Los empleadores promueven cada vez más el software de oficina sin papel para facilitar el acceso rápido, conveniente y fácil a la información.
Con este tipo de oficina, los empleados pueden trabajar según sus horarios y la información se distribuye más fácilmente en toda la organización.
Con las crecientes preocupaciones ambientales, las empresas dependen cada vez más de las oficinas sin papel. Cada año, el trabajador de oficina promedio genera más de 2000 libras de desechos, según un estudio realizado por la Asociación Nacional de Proveedores de Productos de Oficina (NAOP).
Depende de las empresas aumentar sus esfuerzos de reciclaje o reducir la cantidad de desechos que generan.
Podría considerar un modelo de oficina sin papel si su empresa está buscando un enfoque sostenible para reducir la producción de desechos. Elimina la necesidad de documentos tradicionales como cartas, informes y facturas utilizando software de oficina sin papel.
Se puede eliminar el fotocopiado y la clasificación de pilas de papel, ahorrando tiempo al personal administrativo. Además, las empresas pueden ahorrar dinero en la impresión con una oficina sin papel.
Puede parecer desalentador dejar de usar papel en su oficina, pero no es tan difícil como cree. En esta guía, explicaremos los conceptos básicos para dejar de usar papel y daremos consejos para comenzar.
Los siguientes pasos te ayudarán a organizar tu oficina y hacerla más eficiente, haciéndote la vida más fácil en el trabajo.
Tabla de contenido
Impacto ambiental debido a las oficinas centradas en papel
El papel es un material versátil que se ha utilizado durante siglos. Se puede utilizar para varios propósitos, desde escribir e imprimir hasta empaquetar y aislar. Con la creciente popularidad del uso del papel, es fundamental ser consciente del impacto de los residuos en el medio ambiente.
Tiene un impacto ambiental significativo debido a sus altas tasas de producción y consumo. De hecho, según el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), la industria del papel es una de las tres industrias más dañinas para el medio ambiente del mundo.
Las oficinas centradas en papel contribuyen al daño ambiental cuando las plataformas digitales se convierten en la nueva normalidad.
¿Qué es la oficina sin papeles?
Las oficinas sin papeles son una tendencia popular en los negocios, donde los empleados no están obligados a llevar ningún papeleo con ellos. Con la oficina sin papeles, todos los trámites que antes se hacían en las oficinas ahora se pueden hacer electrónicamente.
Esto reduce el uso de papel y permite a los empleados trabajar desde cualquier parte del mundo. Una oficina sin papeles es importante por varias razones y es probable que se vuelva aún más popular en los próximos años.
Beneficios de la oficina sin papel
No es ningún secreto que la tecnología está en constante evolución. Atrás quedaron los días en que teníamos que revolver papeles en nuestra oficina para mantenernos organizados.
El moderno software de oficina sin papel puede encontrar fácilmente consultas en los documentos más grandes en segundos. Es por eso que las oficinas se están moviendo hacia una oficina sin papel con el software de oficina sin papel avanzado de hoy en día, que incluye archivos digitales y registros electrónicos.
Aquí hay algunos beneficios de por qué debería considerar adoptar una oficina sin papel:
Mejora la comunicación
A diferencia de los viejos tiempos, cuando los empleados tenían que esperar horas para que llegaran los documentos a sus buzones, ahora pueden acceder a la información al instante cuando la necesitan a través de sistemas digitales. Esto significa tiempos de respuesta más rápidos a las solicitudes de los clientes y una mejor comunicación entre los empleados y la gerencia.
Reduce los costos de energía
El papel requiere mucha energía para producir y enviar, que se acumula con el tiempo. Al dejar de usar papel, puede reducir el consumo de energía de su oficina al usar documentos electrónicos en lugar de documentos físicos. Esto puede reducir su factura de energía a la mitad o más.
Ahorrar tiempo
Cuando todo es digital, no hay necesidad de copiar y pegar información de un documento a otro.
Puede acceder fácilmente a cualquier información que necesite desde la comodidad de su escritorio sin perder tiempo extra buscándola. Esto ahorra tiempo, reduce el estrés y la presión innecesarios y ayuda a garantizar que nunca se pierda esa fecha límite crítica.
Reduce los residuos
Una gran parte de la reducción de desechos es limitar lo que se desecha en el bote de basura. Al dejar de usar papel, puede evitar la impresión de innumerables hojas de papel que se tiran a la papelera de reciclaje.
En su lugar, almacene toda la información digitalmente en su computadora o en archivos digitales. Esto significa menos desperdicio y menos viajes al centro de reciclaje.
¿Cómo implementar la idea de oficina sin papel en el lugar de trabajo?
Administrar todo el papel que está acumulando en el mundo digital actual puede ser difícil. Pero cuando implementa un entorno sin papel, no solo hace que su negocio sea más eficiente, sino que también ayuda con problemas como el reciclaje y el almacenamiento. Aquí hay algunas maneras de cómo dejar de usar papel para su negocio:
#1. Usar plataformas de almacenamiento en la nube
La transición a una oficina sin papeles es cada vez más popular, pero no está exenta de desafíos. Uno de los mayores desafíos es que muchos empleados todavía dependen de documentos en papel para completar su trabajo.
Esto significa que necesitan acceder a estos documentos dondequiera que estén, lo que puede ser un problema si no están en su escritorio o si su computadora falla.
Una forma de solucionar este problema es utilizar plataformas de almacenamiento en la nube. Estas plataformas permiten a los empleados almacenar sus documentos electrónicamente y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Esto elimina la necesidad de llevar muchos documentos en papel y facilita el seguimiento de todo lo que necesitan.
Otro beneficio de usar estas plataformas es que pueden ayudarlo a ahorrar dinero. Si está almacenando sus documentos electrónicamente, no tendrá que pagar por su espacio en su disco duro. Esto es especialmente importante si tiene muchos documentos para almacenar.
En general, el uso de plataformas de almacenamiento en la nube es una excelente manera de mejorar la eficiencia de su oficina sin papel. Proporcionan una manera fácil para que los empleados accedan a sus documentos, lo que minimiza el tiempo que dedican a buscarlos.
#2. Implementar herramientas de comunicación electrónica
No es ningún secreto que las herramientas de comunicación electrónica son cada vez más comunes en el lugar de trabajo actual. Los trabajadores de oficina de todos los niveles están adoptando estas herramientas como el correo electrónico, Microsoft Office 365 o Slack para aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio de papel.
Uno de los beneficios más significativos de usar estas herramientas es que pueden ayudar a eliminar el papeleo innecesario. Esto ahorra tiempo y energía y reduce el riesgo de error humano.
Además, las herramientas de comunicación electrónica también pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad en la oficina. Al permitir que los empleados compartan archivos y colaboren en proyectos en tiempo real, estas herramientas pueden aumentar la eficiencia hasta en un 50 %.
Las empresas que implementaron con éxito estas herramientas han aumentado significativamente la productividad y la satisfacción de los empleados.
#3. Capacitar a los empleados sobre el software electrónico
A medida que las empresas avanzan hacia un lugar de trabajo sin papel, los empleados deben estar debidamente capacitados para evitar posibles accidentes. Al hacer que los empleados se capaciten sobre cómo trabajar sin papeles, puede estar seguro de que pueden manejar cualquier archivo o documento que deba almacenarse electrónicamente.
Esto no solo le ahorrará tiempo y dinero a su negocio, sino que también ayudará a su equipo a seguir siendo productivo y seguro mientras trabaja en un entorno sin papel.
#4. Crear un espacio de trabajo electrónico
Las oficinas sin papel son cada vez más populares, no solo porque son más respetuosas con el medio ambiente, sino también porque son mejores para la productividad de sus empleados.
La creación de un espacio de trabajo electrónico adaptado a sus necesidades garantiza que todos en su oficina sean productivos y puedan concentrarse en su trabajo.
El software de oficina sin papel hace que dejar de usar papel sea más fácil
Realizar manualmente cada paso involucrado en la creación de un espacio de trabajo sin papel puede ser exasperante.
Además, administrar un nexo tan complejo de diferentes aplicaciones es una tarea. Aquí hay algunos software de oficina sin papel hechos a medida para permitir que las oficinas hagan una transición fácil a la forma digital sin mucha capacitación o asignación de recursos.
Firmar ahora
Muchas personas están familiarizadas con el método tradicional basado en papel al firmar documentos. Sin embargo, este proceso a veces puede llevar mucho tiempo y no hay garantía de que todas las firmas sean precisas.
Afortunadamente, una nueva herramienta en línea llamada Sign Now facilita el proceso sin papel para firmar documentos en línea.
Sign Now permite a los usuarios crear firmas digitales usando su computadora o dispositivo móvil. Una vez que haya completado su firma, puede guardarla en un archivo o compartirla con otros. Además, Sign Now proporciona consejos e instrucciones útiles para garantizar que sus firmas sean precisas y legibles.
El servicio es gratuito y se puede acceder desde cualquier computadora con acceso a internet. Los documentos se pueden firmar desde cualquier lugar del mundo y no es necesario imprimirlos ni enviarlos por fax.
Ingrese los detalles del documento, elija un tipo de firma y luego envíe el formulario. El servicio creará automáticamente una copia digital del documento y la enviará a su dirección de correo electrónico.
Además, esta herramienta se puede utilizar para diversos fines, como firmar documentos en línea, generar acuerdos y negociar contratos. En resumen, si está buscando una manera fácil de firmar su documentación legal, vale la pena intentarlo con Sign Now.
Relleno de PDF
Le encantará el relleno de PDF si es un profesional ocupado con muchos documentos que administrar. Esta herramienta en línea le permite editar, crear y administrar documentos de forma rápida y sencilla.
Rellene los campos, haga clic en enviar y sus cambios se guardarán automáticamente. Además, si necesita imprimir una copia o compartirla con otra persona, el relleno de PDF también puede ayudarlo a hacerlo.
Es una herramienta versátil que se puede utilizar para transformar su PDF estático en una experiencia interactiva para el remitente y el receptor.
PDF Filler tiene varias funciones que lo convierten en una opción ideal para las personas que necesitan actualizar o administrar sus archivos rápidamente. Además, también es excelente para las personas que necesitan automatizar la creación y el llenado de documentos PDF en línea.
Echa un vistazo a las mejores herramientas para comprimir PDF [Online + Software].
Tiempo de escritorio
Administrar el trabajo y el tiempo personal es difícil, pero si está buscando una aplicación que lo ayude con esto, DeskTime es una herramienta perfecta.
Con esta aplicación, puede realizar fácilmente un seguimiento de todo lo que necesita su atención con la ayuda de un rastreador de tiempo automático. Ya sea que se trate de las horas que pasó trabajando o del tiempo que durmió anoche, esta aplicación tiene todas las comodidades que le facilitan administrar su agenda.
DeskTime es la aplicación definitiva para administrar su agenda y negocios en línea con éxito. La aplicación ofrece una variedad de funciones que la convierten en la herramienta perfecta para la gestión y organización del tiempo.
La aplicación se puede descargar gratis y no hay compras dentro de la aplicación. También se puede utilizar para realizar un seguimiento de su propio tiempo y el tiempo de los demás.
También puede usar esta aplicación para administrar sus actividades comerciales en línea, incluido el seguimiento de sus cifras de ventas y actualizaciones de redes sociales. Este rastreador de tiempo definitivo es la herramienta perfecta para cualquiera que quiera mejorar su eficiencia y productividad.
Descargar– Web | androide | iOS
Juró
Las complejidades de los contratos legales son bastante abrumadoras, pero una solución digital como Juro es ideal para estos casos. Es una herramienta de automatización de contratos legales que puede ayudar a su equipo a agilizar la creación, firma y seguimiento de contratos legales.
Al automatizar las tareas cotidianas de los contratos, puede ahorrar tiempo y garantizar la precisión en la creación de contratos. También proporciona una interfaz de usuario que facilita el uso de todos los miembros de su equipo.
Esto hace que el proceso sea más fluido y accesible para todos los involucrados. Además, Juro se integra con varios programas de software legal populares, por lo que puede administrar y rastrear fácilmente sus contratos desde un solo lugar.
Los beneficios de usar Juro incluyen la automatización del proceso de creación de contratos, el monitoreo y el seguimiento del cumplimiento, y la automatización de la negociación y el cumplimiento de los contratos.
También ofrece una gama de características para ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia y la eficacia dentro de sus contratos legales. Entonces, si está buscando una manera de automatizar su proceso de creación de contratos, no busque más allá de Juro.
centro de archivos
Con la creciente cantidad de archivos digitales que tiene, es fácil sentirse abrumado por la cantidad de datos que debe administrar. Pero una forma de lidiar con esto es usar una herramienta como Filecenter.
Con la ayuda de esta herramienta, puede organizar rápidamente sus documentos y administrar todos sus archivos digitales, haciéndolos fáciles de encontrar.
Filecenter es un sistema de administración de archivos basado en la nube que facilita el acceso, el intercambio y la colaboración en archivos desde cualquier dispositivo o ubicación. Puede acceder a esta herramienta desde cualquier computadora con conexión a Internet.
No necesita ningún software o hardware especial para usar FileCenter. Simplemente abra el sitio web y comience a buscar los archivos que necesita. También puede usar esta herramienta para compartir carpetas o almacenar archivos grandes en la nube.
Si está buscando una forma sencilla de optimizar su flujo de trabajo y ayudarlo a mantenerse organizado, entonces Filecenter es la solución perfecta.
Archivos M
Si es como la mayoría de los trabajadores del conocimiento, siempre está buscando formas de ser más productivo. Pero con la afluencia constante de nueva información y proyectos, puede ser difícil mantenerse al día. Ahí es donde entra M-Files.
Esta plataforma de gestión de documentos basada en metadatos está diseñada para ayudar a los trabajadores a desbloquear su potencial de productividad. La plataforma M-Files le permite acceder y colaborar fácilmente en archivos desde cualquier dispositivo o computadora al proporcionar una ubicación centralizada para todos sus documentos.
Además, la plataforma M-Files ofrece potentes capacidades de búsqueda que le permiten encontrar exactamente lo que busca de forma rápida y sencilla.
Una de las mejores cosas de M-Files es que pueden ayudar a las empresas a aumentar sus ganancias. Revisar y crear un M-File garantiza que todos sus datos comerciales esenciales estén organizados y sean de fácil acceso.
Esto facilita el seguimiento de su progreso y el control de sus finanzas. Otro gran beneficio de M-Files es que son privados. Los datos de su empresa no están disponibles públicamente para que otros los vean. Esto puede proteger su reputación comercial y valiosos secretos comerciales.
Nubeli
Las poderosas soluciones de virtualización de fax sobre IP de Cloudli le permiten virtualizar sus operaciones mientras mantiene seguros los datos críticos.
Sus soluciones le permiten crear, administrar e implementar rápida y fácilmente máquinas virtuales en la nube sin preocuparse por la infraestructura necesaria para respaldarlas.
Con las soluciones de IP/fax de Cloudli, puede enviar y recibir faxes de forma segura en todo el mundo sin necesidad de una línea o máquina de fax dedicada.
Cloudli ofrece varios beneficios para las empresas que necesitan virtualizar sus operaciones. Primero, ayuda a consolidar su infraestructura y mejorar la eficiencia al permitirle ejecutar múltiples aplicaciones en un solo servidor.
Esto le ahorra tiempo y dinero, ya que ya no tiene que comprar servidores separados para cada aplicación. También protege sus datos al permitirle virtualizar sus servidores.
Si un servidor falla, los demás seguirán funcionando. Finalmente, Cloudli puede ayudar a reducir costos al automatizar la comunicación entre sus servidores y clientes.
Conclusión
Las oficinas sin papel son cada vez más populares, no solo por los beneficios ambientales, sino también porque pueden ahorrarle mucho dinero.
En esta guía, hemos discutido las formas en que puede ayudar a que su oficina no use papel. También hemos mencionado el mejor software sin papel para ayudar a su oficina a dejar de usar papel fácilmente.
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