Dicen: «El tiempo es dinero».
¡Y no podría estar más de acuerdo!
En este mundo rápidamente rápido y competitivo, cada segundo cuenta. Importa en todas partes, ya sea en la vida personal o profesional. Si puede administrar bien su tiempo, decide muchos aspectos importantes de su vida.
Incluso se traduce en la gestión de una empresa u organización. La gestión adecuada del tiempo puede influir en la tasa de éxito de su organización. Y por qué no; cuanto más productivo sea su equipo, mayor será el potencial de ganancias.
Esta es la razón por la cual las organizaciones modernas ahora prestan mucha atención a administrar y utilizar su tiempo de manera adecuada. Están optando por formas de controlar el tiempo que un empleado necesita para realizar una tarea en particular.
Tabla de contenido
¿Debería optar por el seguimiento del tiempo de los empleados en primer lugar?
En general, el seguimiento del tiempo se considera un pariente cercano de la productividad que calcula la eficiencia de una persona para completar su trabajo. Los gerentes mejoran las operaciones y reducen los costos en función de esta entrada para maximizar las ganancias.
De acuerdo a un reporte según Harvard Business Review, la economía de EE. UU. pierde alrededor de 50 millones de horas por día, lo que representa $ 7.4 mil millones.
Las razones pueden ser tantas, ya que existen muchas distracciones, como las redes sociales, las conversaciones informales con colegas, la lectura de noticias, etc. Lo crea o no, el seguimiento del tiempo, de hecho, cumple con la Ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande con el tiempo disponible, que se asigna para su finalización.
Es posible que lo hayas experimentado en algún momento. Por ejemplo, le da a un empleado dos días de tiempo para completar una tarea de 5 horas y luego le toma los dos días completos. Es porque las personas asumen que requieren más tiempo para completar la tarea, e incluso si pudieran hacerlo más rápido, continúan afinando el trabajo hasta que llega la fecha límite.
Además, el seguimiento del tiempo también se ha vuelto importante, especialmente cuando tienes que administrar un equipo remoto. Aquí, no puede vigilar a todos los empleados, y no puede molestar a su PC con video o llamadas telefónicas que los distraigan aún más.
¿Cuál es la solución entonces?
Bueno, una herramienta de seguimiento del tiempo está diseñada precisamente para abordar estos problemas y puede ayudar a mantener la productividad en su lugar.
¿Qué es el software de seguimiento de tiempo?
Un programa de computadora que le permite realizar un seguimiento de su tiempo al registrar el tiempo total que un empleado dedica a completar una tarea específica. Puede proporcionar informes y estadísticas.
El objetivo principal de este software es aumentar la productividad y controlar las pérdidas de tiempo. Este proceso de seguimiento del tiempo comenzó principalmente en las industrias de servicios y ahora se ha expandido a empresas de todas las escalas y nichos.
Hoy en día, las grandes empresas, las agencias e incluso los autónomos han comenzado a aprovechar el software de seguimiento del tiempo para mantenerse productivos durante sus horas de trabajo.
¿Cómo ayuda?
Si puede realizar un seguimiento del tiempo, puede medir el tiempo real frente al tiempo asignado para completar la tarea. Y si puede medirlo y encontrar los factores que influyen en el rendimiento, puede trabajar en ello y mejorarlo.
Entiende cuándo, dónde y cómo se gasta el tiempo ⁉️
Un software de seguimiento del tiempo lo ayuda a obtener una imagen completa de cuándo, dónde y cómo pasan el tiempo sus empleados. Si ve alguna discrepancia, puede hablar con ellos, establecer sus prioridades correctamente y ayudarlos donde les falta.
Aumenta las ganancias 📈
Al realizar un seguimiento del tiempo con precisión y observar cómo y dónde se utilizan sus recursos, puede comprender qué está dando sus frutos y qué no. En base a eso, puede monitorear y planificar los presupuestos del proyecto mientras vuelve a priorizar las tareas.
Según la cantidad de horas que llevará completar una tarea, los gerentes pueden cotizar el precio a sus clientes. El seguimiento del tiempo ayuda a las personas a mantenerse dedicadas y productivas mientras trabajan en las tareas actuales. Siempre pueden medir cuánto tiempo se debe dedicar a tareas específicas y planificar en consecuencia para lograrlas en lugar de trabajar al azar sin objetivos claros.
Transmitir progreso 🚧
Cualquiera puede cometer errores o perder el ritmo a veces; después de todo, somos humanos. Por lo tanto, si alguien no puede completar una tarea en un tiempo específico o tarda más de lo previsto, puede transmitir este mensaje a sus gerentes haciendo un seguimiento de su tiempo antes de que llegue la fecha límite.
Incita a la disciplina
El seguimiento del tiempo da un sentido de responsabilidad e incita a la disciplina. Entonces, te motivas para completar una tarea determinada dentro de un período estipulado en lugar de posponer las cosas.
Ahora es el momento de echar un vistazo a algunos de los mejores software de seguimiento del tiempo disponibles en el mercado, que pueden ayudar a su equipo a mantenerse productivo, optimizar sus proyectos y completarlos a tiempo.
Tiempo de escritorio
Aumente la productividad de sus equipos y controle el progreso de sus proyectos con una aplicación de seguimiento de tiempo segura y sencilla: Tiempo de escritorio.
El software lo ayuda a administrar sus proyectos y facturas fácilmente. Puede programar días libres y tiempo de vacaciones con facilidad bajo un mismo paraguas. Además, DeskTime le facilita el seguimiento de las bajas por enfermedad, las actividades diarias y, a lo largo del tiempo, la comprensión del flujo de trabajo.
Puedes personalizar los informes, enviarlos a tus clientes para una mayor transparencia y descargarlos cuando quieras. Admite la integración con aplicaciones como Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab y más.
DeskTime ofrece una seguridad de datos superior al seguir los estándares de la industria a través del cifrado, los firewalls, la certificación del centro de datos según ISO 27001 9001, la protección de inicio de sesión y contraseña y el almacenamiento de datos en servidores de nivel 3.
Otras características incluidas son:
- Capturas de pantalla automáticas y rastreador de tasa de actividad
- Seguimiento de URL y aplicaciones
- Cálculo de costo
- Seguimiento del título del documento
- Seguimiento de proyectos
Además, tienen un equipo de soporte dedicado por correo electrónico y chat.
Bonsái
(Hola) Bonsái es un conjunto de utilidades para profesionales que trabajan por cuenta propia, incluido un excelente seguimiento del tiempo.
Esta herramienta le permite establecer una tarifa por hora personalizada para diferentes proyectos y facturar horas a sus clientes con solo un clic. Además, puedes optar por redondear el tiempo para que los cálculos parezcan fáciles.
Pero Bonsai realmente brilla cuando haces un seguimiento del tiempo de todo tu equipo. En este caso, obtiene una hoja de tiempo resumida que indica el total de horas y el monto facturable.
Otra cosa buena es que Bonsai funciona en varias plataformas, incluso en macOS, iOS, Andriod y como una extensión de navegador para Chrome.
No hay una versión gratuita para siempre, pero puede beneficiarse de la prueba gratuita de 14 días con todas las funciones.
Y las suscripciones no lo limitarán solo al seguimiento del tiempo, sino que vienen con algunas prácticas herramientas integradas para facturación, contabilidad, gestión de tareas, planificación fiscal, etc.
tiempo de rescate
La galardonada herramienta de seguimiento del tiempo de tiempo de rescate le permite literalmente ‘rescatar’ su precioso tiempo y convertirlo en horas productivas.
RescueTime realiza un seguimiento del tiempo automáticamente sin que la entrada manual esté habilitada. Le solicita que agregue al seguimiento de tiempo sin conexión con 1 clic porque no todo ocurre en línea. Entonces, incluso si está fuera, puede obtener una imagen completa de lo que sucede a su alrededor.
Puede usar FocusTime para bloquear aplicaciones y sitios web que distraen durante las horas de trabajo. Integre RescueTime con aplicaciones útiles como Google Calendar, Slack y cientos de aplicaciones más. Funciona a la perfección con macOS, Windows, Android, iOS y Chrome.
Puede probar este software gratis durante 14 días para ver cómo puede ayudarlo.
Teamdeck
Supervise el trabajo de su equipo a través de hojas de tiempo y software de seguimiento de tiempo: Teamdeck. Le permite realizar un seguimiento de las horas facturables en los departamentos y diferentes proyectos de su organización. También le permite comparar los cronogramas de un proyecto con las hojas de tiempo del registrador y detectar la parte correcta antes de discutir el presupuesto.
Teamdeck le permite monitorear el desempeño de su equipo y comparar el estimado con el real. Con su información disponible, puede crear fácilmente informes a partir de las hojas de horas calculando los KPI.
Además, Teamdeck es útil para realizar un seguimiento de sus resultados y administrar la carga de trabajo del equipo con facilidad. Es una excelente herramienta para agencias creativas, casas de software, equipos de productos, OP y finanzas.
El software es gratuito para un máximo de dos miembros. Pague por las personas que usan Teamdeck y agregue más en el futuro a medida que su equipo crece a $3.99/miembro/mes. Realice una prueba gratuita de 7 días con el plan, sepa qué funciona con usted y ahorre tiempo.
Campamento de tiempo
El software de seguimiento de tiempo potente pero simple: Timecamp es ideal para múltiples industrias, empresas y profesionales.
Olvídese de la microgestión y esté en sintonía con sus empleados al empoderarlos con Timecamp. Con el software, pueden realizar un seguimiento de sus actividades y trabajar de acuerdo con sus responsabilidades, sabiendo que podrían ser responsables por perder el tiempo.
Puede escanear nombres de dominio de aplicaciones automáticamente y organizarlos en diferentes categorías. Los informes detallados lo ayudan a medir la rentabilidad y realizar un seguimiento de los presupuestos. Su función de facturación le permite marcar el tiempo registrado como no facturable o facturable y acelera el proceso de facturación.
Olvídese de la asistencia aburrida y las hojas de tiempo, ya que esta herramienta lo ayuda a automatizar estas actividades con solo un clic. Timecamp se integra con más de 100 aplicaciones, incluidas Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero y más.
Aproveche Timecamp a solo $ 5.25 / mes cuando se factura anualmente.
médico del tiempo
¡No, no estamos hablando del Señor del Tiempo, Doctor Who!
médico del tiempo es un software de seguimiento del tiempo que ayuda a mejorar la productividad y el enfoque de su equipo al instante. Los informes diarios y las hojas de tiempo muestran las métricas de todo el día para ayudarlo a comprender qué tan productivo se mantuvo durante todo el día. Por lo que parece, puedes establecer un objetivo por ti mismo e intentar superarlo.
Su tablero intuitivo hace que el seguimiento del tiempo sea sencillo, donde puede ver las tareas, sus clientes y las distracciones que consumen su tiempo. Time Doctor es totalmente personalizable, por lo que puede usar solo las funciones que necesita y desactivar otras funciones cuando no las necesita.
Realice un seguimiento del uso de una aplicación o programa específico junto con el tiempo que los empleados pasan en ciertos sitios web. Inmediatamente sabrá si alguien pasa demasiado tiempo en YouTube o Facebook. Con Time Doctor, también es posible tomar capturas de pantalla de los monitores de los empleados para saber qué están haciendo exactamente para identificar distracciones, ineficiencias y evitar pérdidas de tiempo.
Además, puede etiquetar a los clientes permitiéndoles acceder a informes de tareas y capturas de pantalla para mapear el progreso. Calcule la nómina automáticamente en función de horas o salarios fijos, además de administrar el pago de los empleados y la facturación de los clientes. El software es compatible con Windows, Android, Mac, Linux, iPhone y Chrome.
Intégrelo con GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho y más. Otra característica interesante es que brinda alertas emergentes y avisos cuando los empleados usan demasiadas aplicaciones que no son de trabajo o permanecen inactivos por mucho tiempo. También puede realizar un seguimiento de la asistencia para identificar a los que llegan tarde y realizar un seguimiento del tiempo de descanso.
Aproveche Time Doctor por solo $10/mes. Si no te resulta útil, cancela en cualquier momento ya que no hay contratos.
Cosecha
El seguimiento del tiempo se facilita con la interfaz fácil de usar de Cosecha. Se estableció en el año 2006 y, en la actualidad, más de 50 000 empresas de todo el mundo confían en este software.
Harvest recopila los datos sin procesar tomados de las hojas de tiempo en un resumen donde puede ver cómo le está yendo a su equipo. Puede usar estos informes visuales con respuestas a preguntas vitales y mantener proyectos y tareas encaminados.
Convierta sus gastos y el tiempo facturable en facturas de aspecto profesional, envíelas a los clientes y cobre los pagos en línea sin problemas. Un pronóstico es una aplicación hermana de Harvest, que le permite programar su tiempo para utilizarlo en el futuro. Puede extraer esta información en Harvest y administrar mejor sus proyectos.
Pruebe una versión de prueba completamente funcional de 30 días para medir la eficacia del software.
Alternar
Alternar es uno de los software de seguimiento de tiempo más simples que existen que lo ayuda a completar sus tareas a tiempo.
Todo lo que necesita es solo un clic para comenzar con una nueva entrada de tiempo y continuar con el seguimiento de las tareas anteriores. En caso de que haya olvidado iniciar el rastreador de tiempo, las aplicaciones Toggl Desktop y Toggle Button se lo recordarán. Del mismo modo, también te ayuda cuando olvidas detener el temporizador al detectar el tiempo de inactividad.
Toggl es capaz de más de 100 integraciones populares. Le permite ingresar la hora manualmente después de que finaliza una semana o un día, y también puede convertir los eventos del calendario en entradas de tiempo.
Filtre la información de seguimiento del tiempo para que pueda extraer datos específicos cuando sea necesario. Puede exportar informes a diferentes formatos de archivo, incluidos PDF, CSV y Excel. Su panel de proyectos es claro y fácil de entender con datos visuales, lo que le permite detectar problemas en la etapa inicial y combatirlos.
Asigne tarifas facturables directamente a todos sus proyectos, asegurándose de que le paguen de manera justa. No importa en qué dispositivo esté «alternando»; sincroniza sus datos en tiempo real. Comience y detenga el tiempo en su navegador, teléfono o computadora portátil con facilidad.
TMétrico
Libérese de los aburridos informes de tiempo y elija TMétrico como aplicación de hoja de tiempo de su organización. Cuenta con más de 20 años de experiencia brindando excelentes servicios a empresas de todo el mundo.
TMetric puede realizar un seguimiento eficiente de sus tareas por minuto mientras analiza la productividad en gran medida. Establezca un presupuesto de tareas, realice un seguimiento de los gastos de desarrollo y obtenga una visión clara de sus ganancias.
No se preocupe mientras administra empleados, tanto en el sitio como de forma remota. Es porque TMetric le permite controlar los días de trabajo, la asistencia, las horas de trabajo, las horas extra, los niveles de actividad, las horas facturables, etc. Cree facturas profesionales y precisas.
Integra TMetric con las aplicaciones que usas con frecuencia. Puede usar un plan gratuito de TMetric para rastrear a su equipo que consta de hasta 5 miembros o optar por planes pagos o más funciones.
BeeBole
BeeBole ofrece un seguimiento de tiempo flexible y sin esfuerzo que todos los tipos de negocios pueden aprovechar. Pueden realizar un seguimiento del tiempo mensual, semanal o diario y gestionar vacaciones y ausencias.
Puede bloquear entradas; Úselo desde cualquier lugar ya que el software está disponible para múltiples navegadores y dispositivos. Integre BeeBole con el software de facturación y ERP a través de su API. También es compatible con la integración de Office 365 y Google Suite utilizando su aplicación de hoja de tiempo de Google.
Obtenga un mejor control a través del flujo de aprobación, el acceso administrativo y los recordatorios automáticos. Su tablero es personalizable, donde puede generar informes sobre asistencia, horas facturables, presupuesto, ganancias y margen. Puede exportarlos, auditarlos e imprimirlos en cualquier momento.
Por seguridad, BeeBole mantiene un cifrado de 256 bits, copias de seguridad diarias, contraseñas codificadas, registros de auditoría y ubicaciones de servidores restrictivas para proteger los datos de los clientes.
La aplicación BeeBole Timesheet tiene la aprobación de DCAA y cumple con GDPR. Está disponible en varios idiomas, incluidos inglés, francés, español, alemán, italiano, holandés, polaco y portugués. Garantizan un tiempo de actividad del 99,9% para brindarle el mejor servicio y está disponible para probarlo gratis durante 30 días.
Workpuls
Controle su productividad eligiendo Workpuls.
Administre sus proyectos con facilidad y acceda a todos los datos de los proyectos desde un tablero Kanban claro. Reciba notificaciones sobre qué sitios web y aplicaciones usan los empleados con frecuencia mientras están en proyectos. También lo ayuda con capturas de pantalla para obtener pruebas sobre su trabajo.
Realice un seguimiento de los empleados en tiempo real, controle la asistencia automáticamente y analice la productividad con la ayuda de informes detallados. La herramienta le permite acceder a datos que tienen hasta 2 años de antigüedad. Puede optar por recibir informes mensuales, semanales o diarios por correo electrónico.
Workpuls permite la entrada manual de tiempo, el etiquetado de productividad para sitios web y aplicaciones, y administra las facturas con precisión para garantizar la rentabilidad. Capacite a sus clientes permitiéndoles acceder a los datos relacionados con sus proyectos para que puedan realizar un seguimiento del progreso.
Puede elegir almacenar sus datos en la nube o en las instalaciones. Aprovechan la sólida infraestructura de Google Cloud para almacenar sus datos para una mayor seguridad.
Hubstaff
Concéntrese en la productividad con el seguimiento del tiempo de los empleados a través de Hubstaff.
Ofrece un panel rico en funciones que puede usar para desglosar las horas de los empleados, administrar el tiempo con facilidad y ver hojas de horas detalladas. Vea lo que hacen sus empleados usando el GPS de Hubstaff, así como los rastreadores de tiempo de geovalla. Puede configurar las aplicaciones móviles de Android e iOS para marcar la entrada o la salida automáticamente.
También puede enviar recordatorios a sus equipos cuando acceden a sitios web improductivos. Hubstaff ofrece capturas de pantalla opcionales para que pueda elegir ver los monitores de los empleados y le permite registrar la ubicación y las horas de trabajo de cada miembro del equipo para asegurarse de que todo se haga correctamente.
Realice un seguimiento de las tasas de pago y las horas para pagarles por su trabajo y establezca un máximo de horas o presupuesto para recibir alertas en caso de que alcance los límites.
relojear
La aplicación de hoja de tiempo y el rastreador de tiempo minimalista: relojear es eficiente para mantenerlo productivo durante todo el día.
Este es un software gratuito que puede usar para siempre para usuarios, seguimiento y proyectos ilimitados. Puede usarlo tanto en su computadora de escritorio como en su dispositivo móvil sin problemas. Inicie y detenga el temporizador cuando lo desee e ingrese las horas manualmente.
Inicie sesión en su hoja de tiempo semanal en un minuto, vea el tiempo/actividad total en un día, cargue actividades rápidamente y agregue notas para obtener más información. Su increíble panel de control le permite ver las principales actividades que destacan dónde los miembros de su equipo pasaron gran parte de su tiempo. Los gráficos visuales le permiten ver el dinero y el tiempo gastado junto con el estado en vivo de su trabajo.
Filtre los informes por usuario, actividad y día; exportar informes a través de Excel, CSV o PDF; y compártelas con tus clientes a través de un enlace. Invite a su equipo a registrar la asistencia, proporcione permisos adicionales y establezca sus tarifas por usuario.
Oportuno
Automatice el seguimiento del tiempo y la toma de notas con Oportuno para una mayor precisión.
Registre su trabajo junto con el tiempo dedicado a diferentes aplicaciones. A continuación, deje que la IA redacte hojas de tiempo con alta precisión por usted. Su programación sincronizada y su tablero en tiempo real mantienen visible el trabajo de cada miembro del equipo.
Obtenga una revisión rápida de las horas registradas, las horas perdidas, las actividades semanales y la capacidad, a lo largo del tiempo, etc. Administre proyectos fácilmente visualizando y programando los recursos del proyecto desde un único espacio inteligente.
Luego puede realizar un seguimiento de sus presupuestos y generar un informe para ver cómo las personas dedican su tiempo al proyecto. Timely no implica capturas de pantalla invasivas o de terceros para mantener la privacidad de sus datos. Admite una amplia gama de integraciones y permite el seguimiento de la ubicación.
Tiempo de seguimiento
Tiempo de seguimiento es una aplicación de hojas de tiempo fácil de usar que lo ayuda a registrar el total de horas de trabajo y ver el estado de sus proyectos en tiempo real para que pueda medir la productividad.
Muestra una flexibilidad superior para la elaboración de presupuestos de proyectos, nóminas, facturación de clientes, análisis de trabajo y más. TrackingTime es compatible con múltiples aplicaciones a la perfección como Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams y más.
Consejos adicionales para que los equipos participen en el seguimiento de su tiempo
- Nunca deje a los empleados en la oscuridad; sea honesto y explíqueles por adelantado la necesidad de que controlen el tiempo y sus beneficios para ellos y para la empresa.
- Hágalo flexible y fácil para ellos, para que no se sientan agotados. Automatice el proceso mediante el uso de una herramienta intuitiva y fácil de usar para automatizar el proceso
- Redacte pautas claras sin confusión ni desorden porque la finalización de la tarea es importante, pero completarla correctamente es aún más importante.
- Todos en un equipo deben seguir las mismas pautas; ya sean empleados o el gerente. Cuando ven a los gerentes hacer un seguimiento de su tiempo, los empleados lo perciben como no intrusivo y lo toman como una práctica valiosa.
- Recopile comentarios sobre cómo ha sido para ellos la experiencia general del seguimiento del tiempo. Comprenda sus puntos débiles, ayúdelos y agradezca las sugerencias si tienen sentido.
Conclusión
Administrar el tiempo no es una tarea fácil. Requiere dedicación, perseverancia y un objetivo alcanzable en mente. Con el software de seguimiento del tiempo, puede hacer las cosas un poco más fáciles para los miembros de su equipo para que puedan ser más productivos y disciplinados, lo que resulta ser una situación beneficiosa para todos en el equipo.