¿Gestionar proyectos y priorizar cosas se está volviendo demasiado complicado para ti? Qué bueno sería si hubiera una manera de ayudarlo a comprender qué tareas requieren qué tipo de atención y energía.
Ahí es donde entra en juego la Matriz de Esfuerzo de Impacto o matriz 2×2. Es una herramienta que simplifica la priorización y ayuda a los equipos y las personas a reconectarse con sus objetivos e identificar pasos prácticos para comenzar el trabajo.
Si está buscando una plantilla de matriz de esfuerzo de impacto fácil, este artículo es una excelente introducción. Pero primero, vamos a ponerlo al día con los conceptos básicos de la matriz de esfuerzo de impacto.
Tabla de contenido
¿Qué es una Matriz de Esfuerzo de Impacto?
Una matriz de esfuerzo de impacto o una matriz de 2 × 2 no es más que una herramienta que las empresas y las personas utilizan para priorizar las tareas de manera efectiva. La priorización ocurre analizando el esfuerzo que se debe realizar para una tarea y comparándolo con el impacto que tendrá.
En su mayor parte, una matriz de esfuerzo de impacto se crea mediante una lluvia de ideas con su equipo. Si lo hace, le permite identificar el número total de tareas y proyectos para todos los miembros del equipo. A continuación, puede averiguar la importancia y la urgencia de esas tareas.
Con este ejercicio, puede identificar el orden de las tareas que deben realizarse para lograr el mejor impacto con la menor cantidad de esfuerzo.
Por lo general, las tareas con el menor esfuerzo y el mayor impacto son aquellas en las que debe concentrarse. Sin embargo, eso no quiere decir que las tareas de bajo esfuerzo y bajo impacto sean inútiles. A veces, incluso esos pueden ayudar de una forma u otra.
Los 4 Cuadrantes de la Matriz de Esfuerzo de Impacto
Los 4 cuadrantes de la matriz de esfuerzo de impacto se muestran a continuación:
Estos cuatro bloques están segregados teniendo Impacto en el eje X y Esfuerzo en el eje y. Cada uno de los bloques es el siguiente:
#1. Ganancias rápidas: bajo esfuerzo y alto impacto
Este bloque incluye todas las tareas que se pueden hacer fácil o rápidamente pero que impactan significativamente en la empresa o en su trabajo. Las tareas de este bloque son de máxima prioridad.
#2. Grandes Proyectos – Alto Esfuerzo y Alto Impacto
Este bloque incluye todas las tareas que requieren una gran cantidad de esfuerzo y tienen un gran impacto. Estos se consideran los objetivos a largo plazo de la empresa y tienen una prioridad decentemente alta.
#3. Rellenos: bajo esfuerzo y bajo impacto
Este bloque incluye todas las tareas que se pueden hacer fácilmente pero que no tienen un impacto lo suficientemente grande. Por lo tanto, las tareas de este bloque no son la mayor prioridad.
Sin embargo, aún puede hacer estas tareas en su tiempo extra o cuando no se sienta productivo, solo para quitarse estas tareas del camino.
#4. Tareas ingratas: alto esfuerzo y bajo impacto
Este bloque incluye todas las tareas que requieren mucho tiempo y esfuerzo, pero que no tienen el impacto suficiente. Estas tareas son altamente innecesarias y deben dejarse sin hacer si es necesario realizar todas las demás tareas.
¿Cuándo usar una matriz de esfuerzo de impacto?
La matriz de esfuerzo de impacto es imprescindible para trabajar siempre que usted o su equipo tengan múltiples proyectos o tareas con una amplia gama de beneficios potenciales.
También lo necesita cuando está confundido sobre el mejor curso de acción o decidiendo por dónde empezar.
A veces, la matriz 2×2 puede incluso ayudarlo a organizar su flujo de trabajo y hacerlo más ordenado.
Por lo general, las empresas emergentes o las organizaciones más pequeñas tienen un montón de trabajo diferente que debe realizar un grupo muy pequeño de personas. En una estructura tan caótica, muchas ideas y proyectos podrían verse obstaculizados. Entonces, una matriz puede ordenar ese desorden y hacer que la organización funcione.
Aquí hay una lista de increíbles beneficios que la matriz de esfuerzo de impacto tiene para usted y su equipo:
Beneficios de la Matriz de Esfuerzo de Impacto
#1. Mantenga a todos informados y sincronizados
El mejor beneficio de la matriz de esfuerzo de impacto es en realidad la forma en que pone a todos en la misma página para trabajar hacia una meta. Su equipo también puede usar plantillas de matriz de esfuerzo de impacto para agregar otra capa de organización del trabajo.
#2. Optimizar los recursos y su asignación
Cuando sabe qué tareas deben realizarse y cuándo deben realizarse, puede administrar sus recursos y asignarlos correctamente. Así, los recursos críticos se mantienen para las tareas prioritarias.
#3. Crea una secuencia de tareas de trabajo y prioriza tareas
La matriz de esfuerzo de impacto ayuda a crear una secuencia de acciones/tareas organizadas en función de la prioridad. Esto crea un camino lineal para que el equipo lo siga.
#4. Alinea al equipo con los objetivos de la empresa.
Además de encontrar las tareas prioritarias, la matriz también explica por qué es necesario priorizar las tareas. Entonces, el equipo entiende los objetivos detrás de él y, a su vez, comprende los objetivos de la empresa.
#5. Ahorro de tiempo y maximización de la eficiencia en el flujo de trabajo
Con la matriz, puede evitar gastar tiempo en cosas que requieren demasiado tiempo para tener un impacto mucho menor. Por lo tanto, su flujo de trabajo se vuelve más sensible al tiempo y aumenta la eficiencia de su trabajo.
Tan fácil como parece la matriz de esfuerzo de impacto, todavía hay algunas cosas que puede hacer para maximizar los beneficios y la utilidad de esta práctica.
Consejos para facilitar la matriz de esfuerzos de impacto
#1. Definir objetivos claros para la matriz
El por qué de todas las cosas es importante en todas partes. Asegúrese de encontrar eso también para la matriz. Tener objetivos claros y razones para crear la matriz te dará una dirección precisa para realizar esta práctica correctamente.
#2. Haga una lluvia de ideas sobre todas las actividades y tareas con sus compañeros de equipo
La lluvia de ideas siempre permite una discusión holística sobre las cosas. Si lo hace con sus compañeros de equipo, aportará una perspectiva diferente a la matriz, y las tareas se pueden priorizar teniendo en cuenta a todos.
#3. Cree un plan de acción sólido para el proceso después de crear la matriz
Simplemente hacer la matriz de esfuerzo de impacto no va a hacer las cosas. En realidad, tener un plan de acción sólido y ejecutarlo es lo único que funcionará. Por lo tanto, asegúrese de tener un plan listo para todas las tareas y sus secuencias para un flujo de trabajo fluido.
#4. Tenga una comunicación sólida dentro del equipo y haga informes para las tareas
Una vez que el trabajo haya comenzado, deberá comunicarse de manera proactiva con el equipo si la secuencia o las prioridades fueron lo suficientemente precisas.
Si hubo áreas de mejora, asegúrese de crear un informe de cómo fue para hacer ajustes para la próxima vez que haga otra matriz de esfuerzo de impacto.
Eso era todo lo que necesitabas saber sobre Impact Effort Matrix. ¡Ahora, veamos algunas plantillas de matriz de esfuerzo de impacto que harán su vida más fácil!
Miró
Miró es una herramienta fantástica diseñada para equipos e individuos para crear gráficos, tablas, mapas y más para planificar y organizar cosas.
Mientras usamos esta plantilla, aquí hay algunas cosas que descubrimos:
- El aspecto del diseño es muy fácil de usar y cualquier persona con un conocimiento básico de la modificación de estas plantillas de diseño puede utilizar esta herramienta.
- No hay mucha ayuda para explicar cómo funciona la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto, por lo que un principiante podría tener que investigar qué es y cómo se hace.
- Al comenzar su primer diseño, la herramienta le pide su experiencia en el uso de herramientas de diseño como Miro, lo que la hace amigable para principiantes en términos de diseño.
Miro es una herramienta freemium, por lo que puede usarla para crear plantillas de forma gratuita. Sin embargo, también puede actualizarlo para acceder a funciones premium como proyectos ilimitados, colaboración con varios miembros del equipo, etc.
Lucidspark
Lucidspark es otra herramienta de diseño creada específicamente para la productividad y las tareas relacionadas con el trabajo. Cuenta con una interfaz de usuario simple y fácil creación y edición de plantillas.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Lucidspark:
- La interfaz de usuario es sencilla y rápida; puede crear la matriz rápidamente agregando los proyectos en las casillas
- La plantilla presenta un diseño básico, pero puede agregar imágenes y cambiar los colores y las fuentes para personalizarla.
- El diseño básico de los cuatro cuadrantes está diseñado para presentar tareas con niveles variables de esfuerzo e impacto, no solo defínalas en un bloque, sino que puede cambiarlas en consecuencia.
Puede comenzar con Lucidspark de forma gratuita, pero también puede actualizarlo para acceder a otras funciones premium.
Canva
Canva es una herramienta de diseño que se puede utilizar para todo tipo de necesidades de diseño. Puede usarlo para hacer gráficos de productividad como la matriz de esfuerzo de impacto, logotipos de diseño, infografías y mucho más.
Aquí hay algunas cosas sobre la plantilla de Canva para la matriz de esfuerzo de impacto:
- Presenta una gran cantidad de características de diseño como agregar elementos, cambios de color y fuente, agregar imágenes y videos, hacer animaciones, etc., lo cual es algo excesivo
- Excelente herramienta para usuarios que la usarán con frecuencia para otros requisitos de diseño y creación de contenido
- La plantilla de matriz de esfuerzo de impacto presenta un diseño tradicional que solo puede enumerar tareas debajo de los bloques y no tiene niveles personalizados para las mismas.
Solo para uso productivo, Canva puede parecer demasiado avanzado para muchos principiantes.
Sin embargo, puede ser una excelente herramienta para usuarios intermedios o avanzados para crear diseños y plantillas únicos.
Es de uso gratuito, pero tener la versión premium te permitirá acceder a diferentes plantillas y otros elementos.
Creamente
Creamente es una herramienta de diseño de productividad creada específicamente para que las empresas y organizaciones manejen tareas organizativas, como la creación de una plantilla de matriz de esfuerzo de impacto.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Creately:
- La plantilla es fácil y colorida, con formas muy sencillas de anotar las tareas en cada cuadrante.
- El diseño de la matriz hace que sea fácil de entender pero no ofrece un mayor nivel de personalización
- Apto para principiantes, pero restringe a los usuarios la personalización de la plantilla para obtener mejores diseños y diseños para la matriz.
Aunque Creately no es el mejor para la personalización, hace muy bien su trabajo y es una excelente solución para los líderes y gerentes de equipo que desean realizar la tarea de manera fácil y rápida.
mapa de grupo
mapa de grupo es una de las mejores herramientas en esta lista para una plantilla de matriz de esfuerzo de impacto. Combina lo mejor de ambos mundos, es decir, diseños y eficacia.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Groupmap:
- La plantilla está extremadamente bien hecha, en la que puede hacer clic en cualquier lugar y comenzar a escribir las tareas, y aún se verá increíble
- El diseño es muy fluido y puede microajustar los niveles de impacto y esfuerzo necesarios para esa tarea.
- No hay mucho que hacer en términos de diseño, pero la plantilla presenta un diseño atractivo que hace el trabajo.
En cuanto al diseño, hay un límite para su personalización donde puede cambiar el fondo y el diseño del eje para satisfacer sus necesidades. Sin embargo, puede hacer una matriz excelente y efectiva con un mínimo esfuerzo.
ayoa
ayoa es una herramienta de diseño de mapas de productividad donde puede encontrar plantillas para diagramas de flujo de proyectos, gráficos, matrices, etc.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Ayoa:
- Es fácil trabajar con la plantilla y tiene suficientes opciones de diseño para agregar un poco de personalización.
- El diseño de matriz de esfuerzo de impacto presenta un diseño fluido con cajas de proyectos individuales para identificar cada uno de ellos correctamente
- La interfaz de usuario es amigable para principiantes, pero es algo más lenta que el resto de las herramientas en esta lista
La versión de prueba gratuita de Ayoa solo dura 7 días, luego de lo cual debe obtener la versión premium para crear nuevas plantillas.
figma
figma es una herramienta de diseño que ofrece varias plantillas para diferentes tipos de mapas y gráficos que las organizaciones necesitan para la productividad y la gestión de equipos.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Figma:
- Cuando inicia cualquier diagrama o plantilla en Figma, recibe un tutorial sobre el uso de la herramienta, que es una gran característica para los principiantes.
- También hay un cuadro de instrucciones sobre cómo usar la plantilla para la matriz de esfuerzo de impacto y cómo puede personalizarla para una mayor eficacia.
La herramienta es minimalista y ofrece suficiente orientación para que un principiante completo cree una matriz de esfuerzo de impacto respetable sin la ayuda de nadie más. Es increíble para los usuarios primerizos e incluso para los veteranos que quieren hacerlo y desempolvarlo rápidamente.
Venganza
Venganza es una herramienta de diseño freemium que se utiliza para crear diferentes plantillas de diseño y gráficos. Impact Effort Matrix es parte de la versión comercial de Venngage, que es una versión paga de la herramienta.
Estas son las características de la plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Venngage:
- La plantilla de matriz de esfuerzo de impacto ofrece un excelente diseño fluido en el que puede ajustar la cantidad de esfuerzo y el impacto que tiene el proyecto.
- En cuanto al diseño, la herramienta ofrece una gran personalización y una plantilla de inicio decente para crear un diseño atractivo para mostrar sus proyectos de manera efectiva.
La plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de Venngage es una gran herramienta, pero el nivel de personalización que ofrece no es lo suficientemente bueno como para justificar la compra. Independientemente, si está buscando un buen software de diseño para múltiples proyectos de diseño, ¡esta es una buena herramienta para tener!
Terminando
La matriz de esfuerzo de impacto es una práctica esencial para medir el cronograma y las prioridades de su trabajo. Para acompañar eso, también necesita una plantilla ideal que funcione exactamente como lo necesita.
Después de usar todas estas herramientas, descubrimos que no es necesario tener altos niveles de personalización para obtener una plantilla de matriz decente.
Sin embargo, si opta por las herramientas que ofrecen eso, puede maximizar el atractivo y la eficacia de la matriz.
También puede ver algunas plantillas de árboles de decisión.