Los sistemas de gestión de visitantes (VMS) se están volviendo populares a medida que las organizaciones deben mejorar su juego debido al aumento de los riesgos relacionados con los estándares de salud, seguridad y cumplimiento.
De acuerdo con el reportees probable que el tamaño del mercado para el sistema global de gestión de visitantes se expanda de 1100 millones de USD en 2021 a 2300 millones de USD en 2026.
Varios factores son responsables de su crecimiento, incluida una mayor conciencia de seguridad, la demanda de trabajo sin papel y la necesidad de cumplir con las regulaciones. Es evidente especialmente después del estallido de Covid-19, lo que provocó cambios importantes en la forma en que solían trabajar las industrias.
La tecnología y los sistemas de seguridad han avanzado para hacer frente a la fuerza de trabajo digital y los escenarios mundiales posteriores a la COVID.
Un sistema de gestión de visitantes puede ayudar a las organizaciones a adaptarse a los cambios sin problemas mientras ofrece los mejores servicios, productos y experiencia de visitante posibles.
Analicemos este software y cómo puede ayudarlo.
Tabla de contenido
¿Qué es la gestión de visitantes?
La gestión de visitantes se refiere al proceso de seguimiento y gestión de visitantes que van y vienen de las instalaciones de su organización. Ya sea que su organización tenga recepcionista o no, la gestión de visitantes es fundamental para la seguridad de sus empleados y de la empresa.
Incluso si ofrece productos, servicios y atención al cliente sobresalientes, la gestión de visitantes va un paso por delante para garantizar que se vayan de sus instalaciones con una buena impresión. No solo aumenta la reputación de su marca y aumenta la conciencia, sino que también alienta a las personas a caminar nuevamente hacia usted cuando lo necesitan.
Ahora, puede pensar a quién llamamos visitantes aquí. Los visitantes pueden ser:
- Proveedores y contratistas
- Asistentes a una reunión de negocios
- Profesionales regulatorios o auditores
- Candidatos a entrevista de trabajo
- mensajeros
- Personas que buscan alguna información.
- repartidores
Aparte de eso, los visitantes pueden ser empleados que pueden no ser visitantes frecuentes de las instalaciones, como las personas que trabajan desde casa. A veces, también pueden ocurrir visitas inesperadas.
¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?
Un sistema o software de gestión de visitantes (VMS) es una herramienta que rastrea y gestiona a las personas que llegan a las instalaciones comerciales y las abandonan. Representa varios procesos para administrar el flujo de visitantes desde la llegada hasta la salida para brindar la mejor experiencia al tiempo que garantiza la seguridad de todos y el cumplimiento comercial.
Las empresas de todos los tamaños pueden utilizar el software de gestión de visitantes, no solo las empresas más grandes. Además, VMS es eficiente para varios sectores verticales de la industria, incluidos defensa y aeroespacial, automotriz, productos químicos, servicios y suministros comerciales, bienes de consumo, distribución, atención médica, TI, electrónica, ingeniería y muchos más.
Hay diferentes tipos de VMS disponibles:
- Gestión de visitantes de autoservicio: Se utiliza un quiosco para el check-in. Aquí, los visitantes esperan en las colas, completan los detalles y envían los documentos requeridos para obtener una credencial de invitado.
- VMS administrado por el personal: El personal de una organización supervisa y controla a los visitantes que utilizan el software.
- VMS basado en computadora: Es un sistema informático de una sola ventana que permite a una empresa monitorear y controlar a los visitantes. Puede recopilar datos en tiempo real y automatiza las tareas manuales para una mejor experiencia.
- VMS basado en SaaS: Es un software de terceros para monitorear y controlar visitantes de negocios de diferentes escalas. Aquí, las organizaciones no tienen que administrar la infraestructura ni dedicar tiempo al mantenimiento; los proveedores de servicios se preocupan por eso, y el costo es asequible.
¿Cuál es la necesidad de un sistema de gestión de visitantes?
Los sistemas de gestión de visitantes son vitales para que las organizaciones monitoreen y gestionen a los visitantes, especialmente durante y después de una crisis global como la del Covid-19. Le ayuda a adaptarse a los nuevos desafíos y garantizar la seguridad de su personal y visitantes.
Dicho esto, las reuniones de negocios cara a cara todavía existen incluso en esta era de seminarios web en vivo y videoconferencias. De hecho, muchas empresas ahora están abiertas y permiten visitantes, por lo tanto, garantizan que todos los visitantes sean contabilizados y al mismo tiempo garantizan la seguridad; Los sistemas de gestión de visitantes juegan un papel fundamental.
Veamos algunos de los beneficios de VMS:
Mejor experiencia del visitante
Ofrecer una buena experiencia al visitante construirá la reputación de su marca y dará la bienvenida a más visitantes. La gente te elegirá a ti en lugar de a tus competidores si te aseguras de que salgan felices de tus instalaciones. Un VMS puede ayudarlo a lograrlo al permitirle administrar todo con facilidad sin crear molestias para los visitantes.
Proceso de recepción simplificado
Con un buen VMS, todos los procesos se gestionarán de manera eficiente, desde la recepción de visitantes hasta la salida. El uso del software le permite a su personal tratar a sus invitados en función de sus motivos para visitarlo. También lo ayudará a administrar las reuniones y asegurarse de que comiencen a tiempo, y que los visitantes no se sientan frustrados esperando en el vestíbulo.
Seguridad y seguimiento sin contacto
El software VMS lo ayudará a realizar el seguimiento y la gestión de visitantes sin contacto. Garantizará la seguridad de todos dentro de las instalaciones de su edificio. Como resultado, puede mantener una protección superior contra problemas relacionados con la salud, como COVID u otras enfermedades infecciosas. Además, el software lo ayudará a defender a su organización de los riesgos relacionados con la propiedad intelectual, la seguridad en el lugar de trabajo, etc.
Cumplimiento
Con el VMS, puede registrar datos importantes recopilados de los visitantes, incluida su información personal, identificaciones, documentos médicos y otros documentos. Le ayudará a administrarlos fácilmente y mantener un registro, para que no corra riesgos de cumplimiento como GDPR, HIPAA, etc.
Seguimiento de empleados/personal
Además de administrar los visitantes, el software lo ayudará a realizar un seguimiento de las actividades de sus empleados o personal. Maximizará su productividad y los ayudará a concentrarse en áreas cruciales. Como los riesgos pueden ser externos e internos, vigilar a su personal interno ayuda a reducir los riesgos.
Si desea aprovechar estos beneficios, estos son algunos de los mejores proveedores de VMS del mercado.
iLobby
iLobby es un líder mundial en gestión de visitantes empresariales, en el que confían los aeropuertos internacionales, los principales bancos, las empresas Fortune 500 y el gobierno para gestionar, controlar y rastrear a los visitantes.
Escanee el documento de la tarjeta de identificación con foto para obtener la información utilizando un escáner dedicado o una cámara integrada para garantizar una identificación adecuada. Use una base de datos de lista de vigilancia interna o de terceros para verificar instantáneamente y marcar o rechazar invitados no deseados.
Durante una emergencia, alertará a todos los empleados y le proporcionará una lista de los que están en el sitio para ayudar con el recuento. Automatiza el proceso altamente complejo de validación, monitoreo y evaluación de personas en todas las ubicaciones para cumplir con los requisitos de cumplimiento, seguridad y privacidad.
Puede seleccionar visitantes, contratistas, empleados, visitantes recurrentes, tipos personalizados, entrevistas, reuniones, eventos y entregas. Asegure su negocio verificando quién está en su edificio, agilizando el proceso de inicio de sesión de los visitantes, automatizando el cumplimiento y la seguridad, y controlando el acceso físico.
Informe a sus visitantes sobre los documentos legales como responsabilidad, exenciones y NDA y recopile sus firmas digitales. Además, almacena todos los documentos legales en un solo lugar de forma segura para descargarlos cuando lo necesites. También puede crear informes personalizados fácilmente con unos pocos clics y ver todos los informes del tablero o exportar la información.
Esté siempre listo para las auditorías manteniendo una lista de documentos firmados y otros datos. Integre con sus herramientas comerciales como Skype for Business, Google Hangouts, Slack, llamadas de voz, directorios de usuarios como Azure Active Directory, Cisco, identidades de Google, etc., inicio de sesión único Okta, Onelogin, CRM, correo electrónico y calendario, unidades, acceso controlar, y muchos más.
Consíguelo gratis para la prueba o elige un plan a partir de $199/mes.
Visitantes enviados
Brinde una nueva experiencia para usted y para todos los que visiten su lugar de trabajo con Visitantes enviados. Mantenga su lugar de trabajo seguro con el sistema de gestión de visitantes y ahorre tiempo. Verifique quién, por qué y cuándo alguien está visitando y restrinja el visitante que no cumple con sus criterios.
Además, haga que su lugar de trabajo sea más saludable con la ayuda de las opciones de inicio de sesión sin contacto. No es necesario rastrear a los empleados y realizar un seguimiento de los documentos firmados o las insignias de escritura a mano. En su lugar, obtiene todo en un solo panel para realizar un seguimiento de todo lo que desea con la opción de descargar algunos documentos.
Dé una buena impresión cuando un invitado se presente enviando direcciones al lugar de trabajo, encuestándolos para conocer su experiencia y haciéndolos decir wow con un inicio de sesión de iPad. También puede capturar y almacenar todo de forma segura para cumplir con las normas.
Durante las auditorías, exporte los datos necesarios rápidamente para una revisión sencilla. Además, cree múltiples opciones para iniciar sesión que hagan varias preguntas para conocer el propósito de la visita de cada huésped. Sus empleados también recibirán notificaciones instantáneas y automáticas cuando lleguen invitados.
Examine a cada visitante estableciendo algunos criterios y verifique si aparecen en listas de vigilancia internas o de terceros. Además, obtenga informes y análisis sobre el volumen de visitantes y exporte datos rápidamente con algunos clics. También puede solicitar a sus invitados que firmen documentos legales como exenciones y acuerdos de confidencialidad en el iPad.
Además, cree credenciales personalizadas o permita que los visitantes de Envoy impriman las credenciales automáticamente cuando un visitante inicie sesión. Pida a sus invitados que capturen una foto para que su anfitrión pueda saludarlos con confianza. También puede crear un lugar de trabajo saludable y seguro, vigilar la oficina, obtener datos para trabajar de manera más inteligente y mantener a sus empleados enfocados.
Obtenga funciones limitadas si opta por un plan gratuito o elige el plan más adecuado para su negocio por solo $99/mes/ubicación.
Saludamente
Saludamente es una plataforma fácil y sencilla para usar el sistema de gestión de visitantes para mantener su lugar de trabajo seguro. En lugar de usar una recepcionista tradicional, use esta plataforma fácil de usar y totalmente personalizable que le permite integrar CRM y aplicaciones de mensajería conocidas.
La herramienta siempre se asegura de que el miembro correcto sea notificado tan pronto como el invitado finalice el proceso de inicio de sesión. No importa dónde se encuentre, recibirá alertas al instante sobre la llegada de sus invitados para que pueda tomar medidas rápidamente.
Greetly tiene como objetivo hacer que la interfaz sea más accesible para que los visitantes la entiendan y para que usted la use en la recepción. También extiende felizmente el ethos a las otras funciones de la interfaz. Puede completar el proceso de configuración en cuestión de minutos y estar listo para usarlo el mismo día.
La herramienta puede representar su negocio como usted quiere que lo haga con flujos de trabajo de registro totalmente personalizables. Recopila todos los datos de los visitantes y los optimiza para que los visitantes obtengan la mejor experiencia. También puede personalizar la interfaz de bienvenida según sus necesidades y las de sus clientes y permitir que Greetly sea una mano amiga.
La seguridad es una parte importante de cualquier recepción, y Greetly imprime instantáneamente las credenciales con las fotos, los detalles y otra información relevante de los visitantes. Ofrece una demostración gratuita y le da la bienvenida con una guía paso a paso para comenzar.
Los planes pagos comienzan en $ 79 / mes por ubicación.
Iniciar sesión en la aplicación
Iniciar sesión en la aplicación está diseñado para el lugar de trabajo moderno, que es seguro e inteligente para iniciar sesión. Puede utilizar este software para la gestión de visitantes, el inicio de sesión de contratistas y personal y la reserva de salas de escritorio. Cuenta con Spaces, un complemento flexible e inteligente para la reserva de salas de reuniones y escritorios.
La plataforma lo ayuda a aprovechar al máximo su fuerza laboral y administrar la capacidad de manera efectiva. También puede permitir que sus visitantes inicien sesión usando su teléfono inteligente a través de un escáner de código QR. Sus invitados no necesitan instalar ninguna aplicación por separado; El inicio de sesión sin contacto es seguro y totalmente personalizable para las industrias.
Además, cree un cuestionario para cada grupo de visitantes mediante la creación de preguntas de opción múltiple. Cuida los requisitos de salud y privacidad o seguridad de la empresa reduciendo el tiempo de inicio de sesión. También ofrecerá un control completo sobre los datos.
La aplicación de inicio de sesión equilibra el almacenamiento de información necesaria y crítica para la seguridad y la generación de informes mientras se mantiene la privacidad de los visitantes. Está diseñado para evolucionar con nuevas funcionalidades y características y ofrecer una mejor experiencia a los visitantes. Obtenga funciones avanzadas como registro previo de visitantes, inicio de sesión del personal, administración de contratistas, aplicación complementaria, mensajes, políticas, NDA, campos de datos personalizados, etc.
También obtendrá ventajas de lista de evacuación, múltiples sitios, idiomas, eventos, entregas, pantalla de bienvenida, integraciones, insignias personalizadas para cada visitante, notificaciones y mucho más. Personalice el paquete que necesita o realice una prueba gratuita de 15 días. Si lo encuentra útil, cambie a una suscripción paga en cualquier momento.
Clic de proxy
Permita que sus visitantes, contratistas y empleados regresen de manera segura mientras respetan la privacidad y cumplen con las normas a nivel mundial. Clic de proxy. La reserva de escritorio es una forma fácil, segura y sencilla de dar la bienvenida a los empleados al lugar de trabajo.
Permita que sus empleados elijan dónde, con quién y cuándo se sientan dentro de los espacios predefinidos. Obtendrá una visibilidad completa de quién está trabajando y dónde están sentados todos. Le ayudará a organizar el lugar de trabajo para que sea seguro, acogedor y eficiente.
Además, puede explorar el volumen y la profundidad de las posibilidades con los sistemas extremos. Integre las herramientas con las que usted y su equipo están familiarizados para implementaciones perfectas. Este es el único VMS con una certificación de privacidad ISAE 3000 Tipo 1 completa para que las personas puedan confiar en usted.
Admite 30 millones de visitas en 7000 ubicaciones para ayudarlo a confiar más en su equipo. También puede escalar con el VMS que ofrece hosts, quioscos y visitantes ilimitados. Obtenga una lista interminable de funciones para mejorar la experiencia de cada visitante, optimizar la recepción y asegurar los activos.
Sus funciones incluyen reserva de puestos de trabajo y empleados, flujos de visitantes, paneles potentes, flujos inteligentes para visitantes y empleados, integraciones premium, seguridad avanzada, servicios empresariales, éxito del cliente y mucho más. Además, puedes mantener seguros a tus empleados y visitantes con el programa de prevención del COVID-19.
Controle a sus visitantes y empleados antes de que lleguen, comparta instrucciones de seguridad, concédales acceso con el código QR, manténgase seguro y flexible y limite los riesgos para la salud. Elige el plan que mejor se adapte a tus necesidades por $100/mes por ubicación.
WhosOnUbicación
Mantenga a sus contratistas, visitantes y empleados seguros y protegidos con controles de bienestar, seguimiento de contactos, inicio de sesión sin contacto y más mientras trabaja fuera y dentro del sitio con WhosOnUbicación. Es una solución integral que administra los registros previos, la identidad de los visitantes, el rastreo de contactos, las alertas de seguridad y crea conciencia sobre las políticas de los visitantes.
Administre el cumplimiento de los avisos de peligro de los contratistas, la gestión de inducción en varias instalaciones y la asistencia. También puede administrar los permisos y la presencia de los empleados para respaldar la seguridad y los perfiles del sitio. Sin mencionar que todo está respaldado con información e informes poderosos.
La herramienta ofrece un inicio de sesión fácil y sin contacto para realizar un seguimiento de cada empleado que trabaja solo. Además, obtenga funciones de emergencia como autoverificación, informes de evacuación y reunión, información y colaboración, y pases de lista manuales. Limite el acceso a empleados, contratistas y visitantes calificados y autorizados para asegurar sus instalaciones.
WhosOnLocation lo ayuda a evaluar a los visitantes, contratistas y empleados para reducir el riesgo de intrusos o invitados no autorizados. Además, asegúrese de quién está permitido en el sitio y ha completado el examen de salud.
Tiene planes que funcionan para todos, independientemente del tamaño de la empresa. Administre todo a un precio inicial de $599/año por ubicación.
Invitado de tracción
Proporcione a su organización un lugar único para administrar, gobernar y asegurar un proceso completo de operaciones de visitantes con Invitado de tracción. Traction Guest mantiene sus sitios seguros, los procesos cumplen y los empleados seguros, asegurando que cada interacción impulse la máxima productividad.
Ayuda a los visitantes y empleados a encontrar su entrada y ubicación correctas, validar o escanear su identificación, conocer a su anfitrión, elegir su idioma. Además, puede rastrear quién está en el sitio para mantener protocolos de emergencia y seguridad. Además, recopile los datos necesarios para cumplir con los estándares de cumplimiento.
Represente su marca cuando dé la bienvenida a los visitantes para crear experiencias y crear un impacto visual que haga que cada visita sea memorable y productiva. Con la ayuda de un único sistema configurable, aborde sus requisitos de ubicación global, como permisos, idiomas y datos.
Llévate un plan adecuado para tu organización a tan solo $115/mes/iPad.
Visitante pronéstor
Visitante pronéstor ofrece una plataforma segura para gestionar visitantes. Es una solución de gestión innovadora en la que puede obtener una visión general completa de los visitantes del pasado, presente o futuro. También le permite realizar un seguimiento de cada reunión y reserva mediante notificaciones automáticas.
Pronestor Visitor lo ayuda a enviar direcciones a sus visitantes y proporcionar una tarjeta de embarque para escanear con su teléfono para registrarse. Con los informes adecuados, sabrá quién está dónde ya quién ver. La herramienta también puede manejar muchos puntos de entrada en múltiples ubicaciones a la vez. Además, puede informar las pautas a sus visitantes al registrarse o antes de las reuniones.
Esta plataforma le muestra una vista de 360 grados de las actividades de la organización. Comience a combinar la retroalimentación y los datos para mejorar la disponibilidad de sus instalaciones, esencial para la productividad. Además, la plataforma facilita que sus invitados y su organización se mantengan saludables y seguros.
deslizado en
Cree el sistema de registro de empleados y visitantes más accesible deslizado en eso es seguro, simple y optimizado. Le permite experimentar un entorno de trabajo flexible con una gestión completa del lugar de trabajo.
SwipedOn lo ayuda a transformar el lugar de trabajo al reemplazar los viejos libros de visitas con una solución de administración de visitantes simple, moderna y elegante. Obtenga muchos beneficios de esta plataforma única, como realizar el inicio de sesión sin contacto de empleados y visitantes.
Obtendrá funciones como herramientas de seguimiento de contactos, notificaciones instantáneas, impresión de tarjetas de identificación, acuerdos digitales, panel de entrada y salida de empleados, gestión de evacuaciones y preguntas de detección con alertas. Los visitantes pueden iniciar sesión directamente escaneando el código QR con la cámara de su móvil sin contacto físico. Evitará que su empresa y su personal se expongan a enfermedades infecciosas.
Además, puede manejar fácilmente los registros de seguridad y salud, la política de COVID-19, los acuerdos de confidencialidad, etc. Muchas industrias usan SwipedOn, como la construcción, la logística, las organizaciones sin fines de lucro, los servicios públicos, la educación, el cuidado de personas mayores, la fabricación, los deportes, etc. marino, turismo, co-working, y muchos más. Lo mejor es que SwipedOn planta árboles para cada nuevo cliente.
Experimente la plataforma aún mejor con muchos complementos como catering, entregas y SMS ilimitados. Para obtener mejores opciones de administración para sus empleados y visitantes, puede conectar SwipedOn con las herramientas comerciales para ejecutar su trabajo sin problemas, como Microsoft Active Directory o Azure Active Directory.
También encontrará costos de configuración cero, seguimiento de contactos fácil, herramientas de detección de visitantes e inicio de sesión sin contacto en cada plan. Modernice la recepción para los visitantes por solo $ 49 / mes para una sola ubicación.
Conclusión 👨🏫
Los sistemas de gestión de visitantes están en demanda en estos días en diferentes industrias y tamaños de empresas. El software puede ayudarlo a ofrecer una experiencia de visitante excepcional al tiempo que garantiza las necesidades de seguridad, protección y cumplimiento de la organización.
A continuación, explore algunos de los mejores software de seguimiento de tiempo para el equipo.