Dirigir un negocio implica trabajar en una lista de prioridades diarias para lograr el resultado final deseado.
La administración de tareas es una forma de garantizar que siempre esté trabajando en tareas de alta prioridad y sea lo más eficiente posible.
Puede parecer fácil, pero es un desafío realizar un seguimiento de proyectos a gran escala y aún más difícil de aplicar a proyectos a pequeña escala.
Si está trabajando con muchos miembros del equipo, entonces necesita tener un software de gestión de tareas.
Este blog analizará diferentes aspectos de la gestión de tareas y determinará cómo superar los problemas con el software de gestión de tareas.
Tabla de contenido
¿Qué es la gestión de tareas?
La gestión de tareas es una parte crítica de cualquier proyecto exitoso. Sin una gestión de tareas adecuada, garantizar que todas las tareas se completen a tiempo y que el proyecto se mantenga encaminado es un desafío.
Una forma correcta de gestionar proyectos es centrarse en completar las tareas prioritarias y crear una canalización de las próximas tareas.
La gestión de tareas implica planificar, organizar y priorizar tareas para lograr hitos. Esto incluye crear una lista de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo y establecer fechas límite. También es importante monitorear el progreso y hacer cambios al plan según sea necesario.
Aunque puede parecer fácil administrar proyectos y liderar equipos, hay muchos desafíos que puede encontrar en su camino.
Veamos algunos de estos desafíos de administración de tareas en detalle.
Desafíos en la gestión de tareas
La gestión de cualquier proyecto conlleva muchos desafíos.
Necesita crear y alinear varias tareas en un orden sistemático. Si bien también debe ocuparse de las asignaciones de tareas, comunicarse con los miembros del equipo y cumplir con los plazos del proyecto.
Examinemos algunos de los desafíos comunes en la gestión de tareas.
- Falta de colaboración del equipo: sin un sistema de gestión adecuado, es difícil para los miembros del equipo colaborar en las tareas en curso y futuras.
- Intercambio de información inadecuado: la comunicación adecuada y precisa forma la base de la finalización exitosa del proyecto. Al hacerlo, los miembros del equipo pueden trabajar juntos y las partes interesadas del negocio pueden mantenerse al día sobre los proyectos en curso.
- Organización de tareas inadecuada: es difícil realizar un seguimiento de las tareas asignadas en las hojas de Excel y controlar las tareas completadas en caso de retrasos en los plazos.
- Conflictos de equipo: la gestión de proyectos exitosa requiere una sincronización entre los líderes y los ejecutantes. Sin embargo, la falta de dirección, la falta de comunicación y los malentendidos pueden crear conflictos entre el equipo. Se convierte en un obstáculo importante a largo plazo y el enfoque cambia del trabajo a otros pensamientos improductivos.
- Ambigüedad en la distribución de tareas: la falta de un sistema de gestión de proyectos crea una ambigüedad en la distribución de tareas. Puede resultar en la asignación de tareas a miembros que no coinciden con las habilidades requeridas y conducir al fracaso del proyecto.
Para superar los desafíos de la gestión de tareas, puede optar por una plataforma como Monday.com
Es una herramienta de trabajo basada en la nube donde los equipos pueden crear flujos de trabajo y estructurar el flujo de proyectos.
Monday.com es 100% libre de código, por lo que todos los involucrados en un proyecto pueden realizar cambios fácilmente, como crear tareas, establecer fechas límite, establecer prioridades y agregar comentarios.
Es hora de explorar algunas de las funciones de Monday.com que te ayudan a organizar proyectos de una mejor manera.
Tableros visuales
Los tableros Kanban del lunes le permiten a usted y a su equipo visualizar dónde están las cosas en un momento dado.
Puede usar una línea de tiempo, un calendario, gráficos y otras vistas para realizar un seguimiento del progreso desde la parte superior hasta el último detalle.
Las herramientas de datos de Monday le permiten priorizar tareas, compartir archivos y verificar visualmente el estado de trabajo de los miembros de su equipo. De esta forma, podrás tomar mejores decisiones sobre cómo seguir adelante con tus proyectos.
Con su interfaz fácil de usar, puede crear rápidamente paneles personalizados y establecer presupuestos de un vistazo.
Automatización
Monday.com ofrece suficiente automatización sin código para ahorrar tiempo en reuniones innecesarias y obtener actualizaciones manuales por correo electrónico. En su lugar, puede crear flujos de trabajo para diferentes equipos y sincronizar las fechas de vencimiento de las tareas con Google Calendar.
También puede integrar Monday con aplicaciones de automatización de terceros populares como Zapier para crear disparadores personalizados. Cada vez que se activa un evento, crea un nuevo elemento automáticamente en su panel de control del lunes.
Eso significa que no hay creación manual de tareas. ¡Pan comido!
integraciones
Monday comprende el dolor por el que pasan los gerentes de proyecto al combinar los hilos de comunicación segregados.
Para superar este trauma de ida y vuelta, Monday ofrece integraciones perfectas con sus herramientas de comunicación favoritas como Slack, Microsoft Teams, Outlook y muchas más para mejorar las capacidades del flujo de trabajo.
Por ejemplo, su integración con Gmail le permite transformar los correos electrónicos en elementos de acción y mantener al equipo actualizado sobre las conversaciones.
Flujo de trabajo Kanban y Gantt
Kanban es un método visual para agilizar el flujo de trabajo de su equipo.
Le ayuda a mostrar datos en un formato de columna fácil de entender y le ayuda a tomar decisiones más rápido. Además, es fácil de usar para los miembros del equipo y sincroniza los cambios en tiempo real.
Además, los tableros de Kanban son una excelente manera de realizar un seguimiento de las iteraciones y los trabajos pendientes para que pueda monitorear los hitos.
Y con los diagramas de Gantt, puede convertir hojas de cálculo en tableros visuales inteligentes que lo ayudan a realizar un seguimiento de fechas importantes, hitos y dependencias. Así que puede estar seguro de que todo se hace a tiempo y de acuerdo con sus altos estándares.
Casos de uso de Monday.com
Ahora que conoce las características de Monday, veamos cómo puede usar Monday.com para manejar proyectos.
Desarrollo de software
Administrar los ciclos de Sprint y seguir una metodología ágil es crucial para la industria del desarrollo de software.
Hay plazos para las tareas en curso y la simplificación de las próximas tareas. Para ser eficaz, debe ajustar y priorizar las tareas en tiempo real.
Monday lo ayuda a planificar, priorizar y administrar sprints, crear hojas de ruta y compartir la visión del producto con las partes interesadas. También puede automatizar asignaciones de tareas y aprobaciones de diseño de productos e integrarlas con herramientas como GitHub.
Marketing y Planificación de Contenidos
Las empresas dedican mucho tiempo a crear campañas de marketing.
El proceso generalmente implica la aprobación de ideas, garantías creativas y reuniones frecuentes con redactores y diseñadores para realizar cambios.
Con Monday.com, puede monitorear todas sus campañas de marketing en un solo tablero. Sus tableros visuales lo ayudan a tomar decisiones más rápido y mantienen a todos sincronizados sobre los cambios y cronogramas de la campaña.
En lugar de escribir correos electrónicos para cambios, puede escribir directamente en los archivos para evitar actualizaciones de estado de ida y vuelta. No solo esto, puedes conectarte el lunes con tus aplicaciones favoritas como Adobe Photoshop, Acrobat y más.
Recursos Humanos y Operaciones
Con el sistema de gestión de empleados de Monday, los equipos de recursos humanos pueden realizar un seguimiento de la canalización de contratación y facilitar el proceso de incorporación.
Sin un sistema de gestión de empleados adecuado, Recursos Humanos necesitaría un asistente para realizar reuniones diarias, programar entrevistas y realizar un seguimiento del rendimiento diario de los empleados.
Para agregar más, Monday proporciona plantillas de recursos humanos listas para usar para realizar un seguimiento de la asistencia, las vacaciones y mantener la información de los empleados. Incluso puede integrar plataformas como Slack, LinkedIn y Gmail para importar datos de empleados automáticamente.
Plataforma CRM de ventas
Monday.com sirve como un sistema centralizado para comunicarse con sus clientes. Puede usar el software de CRM integrándose con su correo electrónico, creando plantillas de correo electrónico y enviando respuestas por correo electrónico desde un único tablero.
Además, puede automatizar tareas de ventas repetitivas como llamadas y reuniones, configurar recordatorios y rastrear correos electrónicos enviados para generar nuevos clientes potenciales.
Como cualquier otra herramienta SaaS disponible en el mercado, Monday.com también tiene muchos beneficios y algunos inconvenientes. Aunque los beneficios superan a los inconvenientes, es esencial abordarlos antes de optar por cualquier herramienta.
Veamos primero las ventajas de Monday.com.
ventajas
- Monday.com tiene una interfaz fácil de entender, es bastante simple de usar y se puede escalar sin esfuerzo a medida que su empresa crece sin ningún problema.
- La configuración de un clic cambia entre diferentes vistas de visualización como Gantt, Kanban, calendario y línea de tiempo.
- Monday proporciona plantillas listas para usar para la planificación de campañas, la incorporación de clientes, la gestión de contactos, la gestión de tareas, el seguimiento de la asistencia y mucho más.
- Una plataforma confiable para organizar la información del proyecto, colaborar con equipos, agregar y asignar tareas y hacer que los proyectos sean accesibles para todos en la organización.
- Integraciones integradas con herramientas de comunicación populares como Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Calendar, Dropbox y muchas más.
Contras
- Su aplicación móvil a menudo no se sincroniza con la aplicación web en tiempo real, por lo que debe actualizar varias veces para obtener la vista actualizada.
- La automatización limitada con correo electrónico y función de seguimiento de correo electrónico no está disponible a través de Pulse.
- Aunque hay muchas integraciones disponibles, carece de una integración completa de funciones con Salesforce y otras plataformas populares de terceros en sus planes asequibles.
- Los planes de nivel de entrada carecen de características importantes como tableros privados, automatización y muchas integraciones básicas. Algún otro software de gestión de tareas ofrece estas características en su versión gratuita.
Monday.com está disponible en cinco planes de precios entre los que puede elegir:
Plan Individual
Si está iniciando su negocio y tiene solo dos miembros en el equipo, puede usar la versión gratuita de Monday.com.
Dentro del plan Individual, puede acceder a hasta 3 tableros, más de 200 plantillas, 20 tipos de columnas y documentos completos.
Plan Básico
Un plan básico es la mejor opción si sois un grupo de pocos miembros. Es asequible y tiene un precio de solo $ 8 por asiento / mes para administrar tableros de actividades del equipo.
El plan básico incluye atención al cliente prioritaria, espectadores gratuitos ilimitados y acceso a las funciones del plan Individual.
Plan Estándar
El plan estándar es el más popular para colaborar con su equipo y aumentar la productividad general.
Este plan de precios le brinda acceso a la línea de tiempo y vistas de Gantt, vistas de calendario, automatización de procesos de configuración e integraciones de plataforma.
Plan profesional
Con el plan Monday’s Pro, puede simplificar el complejo proceso y obtener acceso a todas las funciones de Monday.com.
Este plan tiene un precio de $16 por asiento/mes y le permite crear un tablero que puede combinar hasta 10 tableros.
Plan Empresarial
Los planes empresariales pueden ayudar a escalar los procesos de automatización e integración. Puede crear un tablero que combine hasta 50 tableros en su interior.
Aunque Monday.com encabeza la lista de software de gestión de proyectos, hay otro software SaaS similar que puede probar.
Aquí hay una lista de nuestras tres mejores alternativas de Monday.com.
hacer clic
ClickUp es otro increíble software de gestión de proyectos especialmente diseñado para equipos de trabajo remotos. Es una plataforma fácil de usar que ofrece casi todas las funciones disponibles en Monday.com.
ClickUp ayuda a su equipo a mantenerse productivo y organizado y colaborar sin esfuerzo en pizarras visuales. Los miembros del equipo pueden crear sprints, chatear, asignar tareas, agregar comentarios y documentos, asignar recursos, establecer fechas límite y recibir notificaciones para todo en un solo lugar.
wrike
Wrike es una solución para gestores de proyectos que necesitan ayuda para recopilar y organizar los requisitos del proyecto, crear planes de proyecto y visualizar programaciones en un diagrama de Gantt.
Con Wrike, es fácil realizar cambios en los planes del proyecto a medida que avanza el trabajo, y todos los equipos involucrados recibirán notificaciones sobre cualquier cambio.
Hoja inteligente
Smartsheet es una excelente opción si está buscando una aplicación en la nube lista para la empresa que pueda ayudarlo con la administración del trabajo y la colaboración. Con millones de usuarios en todo el mundo, muchas empresas confían en Smartsheet.
La aplicación de Smartsheet es similar a una hoja de cálculo, por lo que es fácil de usar y familiar para muchas personas. Es adecuado para realizar un seguimiento de las tareas, canalizaciones de ventas, programar tareas y optimizar los procesos comerciales.
Puede usar Smartsheet para la automatización del flujo de trabajo, la colaboración de contenido, la gestión de proyectos, el registro de actividades, la programación, el seguimiento de datos en tiempo real y más.
Resumen
Hemos tratado de brindar una breve descripción general de Monday.com y cómo puede ayudarlo a optimizar sus tareas comerciales de manera efectiva.
Esperamos que nuestro artículo le haya resultado útil y que esté listo para organizar sus proyectos fácilmente en Monday.com. Es fácil de usar, accesible y confiable para cientos de empresas en todo el mundo.
¿Entonces, Qué esperas? Consulta el lunes ahora.
También puede explorar la mejor manera de administrar su trabajo de ventas con Monday sales CRM.