Cómo crear filtros de Gmail para organizar fácilmente su bandeja de entrada

Conclusiones clave

• Los filtros de Gmail le permiten organizar y administrar su bandeja de entrada agregando etiquetas, marcando correos electrónicos como leídos o eliminando correos electrónicos.
• Cree filtros desde la barra de búsqueda, un correo electrónico o el menú Configuración para aplicar criterios y acciones automatizadas al correo entrante.
• Edite o elimine filtros en la sección Filtros y direcciones bloqueadas de la configuración de Gmail para mantener su bandeja de entrada organizada y ordenada.

Los filtros de Gmail son exactamente lo que su nombre implica. Le ayudan a mantener su bandeja de entrada de correo organizada y ordenada al redirigir los correos electrónicos automáticamente. A continuación se explica cómo crear, personalizar y administrar filtros en Gmail.

Cómo crear filtros en Gmail

Para crear filtros de Gmail, necesitarás usar una computadora. Por ahora, no es posible crear filtros a través de la aplicación móvil de Gmail (iOS o Android).

Hay varias formas de crear un filtro en Gmail, pero la forma más sencilla es utilizar la barra de búsqueda. Navegue hasta la parte superior de su bandeja de entrada y seleccione el icono del control deslizante denominado «Mostrar opciones de búsqueda».

Además, puede crear un filtro directamente desde un correo electrónico en su bandeja de entrada. Para crear un filtro a partir de un correo electrónico recibido:

Abra un correo electrónico que coincida con sus criterios.

Haga clic en la opción Más junto a la información del remitente.

Seleccione Filtrar mensajes como este en la lista de opciones que aparecen.

Debería aparecer la ventana «Opciones de búsqueda», con los criterios De ya completados. Esta opción funciona mejor si recibe varios correos electrónicos de la misma dirección.

Después de aplicar los criterios de filtro deseados en la ventana de opciones de búsqueda, seleccione Crear filtro junto al botón Buscar.

Se le debe presentar una lista de posibles acciones automatizadas que se deben realizar cuando reciba un correo electrónico que cumpla con los criterios definidos.

Esta lista debe incluir la opción de archivar un correo electrónico, marcarlo como leído, destacarlo, eliminarlo, marcarlo siempre o nunca como importante y aplicarle una etiqueta o categoría. También puedes optar por aplicar el filtro a las conversaciones existentes en tu bandeja de entrada que coincidan con los mismos criterios.

Para obtener más información sobre cómo establecer los criterios para sus filtros, consulte Artículo de Google Workspace sobre el tema.

Ejemplos de filtros de Gmail útiles

Veremos algunos ejemplos prácticos de filtros de Gmail que pueden mejorar significativamente la gestión de su correo electrónico.

1. Filtrar correos electrónicos según palabras clave en Gmail

Para bloquear todos los correos electrónicos que contengan la palabra «inversión» de un remitente en particular, puede seguir los pasos que se describen a continuación:

Abra la ventana Opciones de búsqueda.

Ingrese la dirección de correo electrónico del remitente (u omita este paso para bloquear a todos los remitentes).

Escriba la palabra «inversión» en el cuadro Tiene las palabras.

Si desea filtrar correos electrónicos según varios términos, utilice el operador «O» para separarlos; Luego, Gmail buscará correos electrónicos que contengan al menos uno de los términos especificados. Para correos electrónicos que deben incluir todos los términos, puede unir las palabras con espacios o utilizar “Y”.

Puede hacer clic en Buscar para encontrar todos los correos electrónicos actuales que coincidan con los criterios seleccionados.

Una vez que haya terminado, haga clic en Crear filtro y marque la casilla junto a Eliminarlo para enviar todos los correos electrónicos que coincidan con los criterios a la Papelera. (Puedes optar por archivarlos seleccionando Omitir la bandeja de entrada).

Seleccione Crear filtro nuevamente.

Debería ver un mensaje que su filtro ha creado. Todos los correos electrónicos que contengan las palabras ingresadas ahora se eliminarán tan pronto como se entreguen.

2. Ordene su bandeja de entrada de Gmail utilizando filtros de direcciones Plus

Además, el direccionamiento es una función que le permite agregar caracteres a su dirección de correo electrónico y aún así recibir los mensajes en su bandeja de entrada. Esto se puede utilizar para crear direcciones de correo electrónico desechables para registros rápidos y para organizar correos electrónicos de diferentes remitentes.

Para utilizar el direccionamiento más, simplemente agregue un signo más (+) a su dirección de correo electrónico antes del símbolo @. Por ejemplo, [email protected] se convertiría [email protected].

Puede utilizar esta nueva dirección para suscribirse a un boletín informativo y luego crear un filtro para aplicar automáticamente una etiqueta a los correos electrónicos enviados desde ese boletín. Otra ventaja de esta función es que si comienza a recibir correos electrónicos no deseados, podrá saber fácilmente qué empresa ha agotado su dirección de correo electrónico.

Para utilizar el direccionamiento plus para filtrar correos electrónicos, siga los pasos que se enumeran a continuación:

Abra la ventana Opciones de búsqueda.

Inserte sus criterios en el cuadro Tiene las palabras: {a:[email protected] entregado a:[email protected]}. Asegúrese de reemplazar «makeuseof+tech» con su dirección de correo electrónico personalizada.

Se pueden usar llaves en lugar del operador OR, y aquí cumplen la misma función. Hay otros operadores de búsqueda avanzada que puede utilizar en sus búsquedas y filtros de Gmail, y se pueden encontrar en la lista de Ayuda de Gmail.

Haga clic en Crear filtro y seleccione Aplicar la etiqueta.

Puede elegir una etiqueta adecuada en el cuadro desplegable. Si no tiene ninguna etiqueta que encaje, puede crear una nueva.

Cuando haya terminado, haga clic en Crear filtro nuevamente.

3. Filtrar correos electrónicos según el asunto o el remitente en Gmail

Es posible que desees configurar un filtro de Gmail para categorizar todos los correos electrónicos relacionados con un tema específico o de un remitente designado en una sola etiqueta. Sin embargo, Gmail combina criterios en la ventana Opciones de búsqueda mediante un operador Y, en lugar de un operador O. Entonces, esto da como resultado un filtro que selecciona correos electrónicos que cumplen con todos los criterios especificados, en lugar de encontrar correos electrónicos que cumplen con un solo criterio.

Si bien puedes crear filtros separados para cada criterio, es mucho más fácil usar el cuadro «Tiene las palabras». Para crear un filtro para organizar todos los correos electrónicos relacionados con el trabajo bajo la etiqueta «Trabajo», deberá seguir un proceso similar al que se describe a continuación:

Abra la ventana Opciones de búsqueda.

Escriba el remitente precedido por el operador de:. Puede especificar varios remitentes utilizando llaves o el operador O.

Puede especificar una palabra clave para buscar en la línea de asunto utilizando el operador asunto:.

Si desea que el filtro busque ciertas palabras en todo el correo electrónico (no necesariamente solo en la línea de asunto), escríbalas después de especificar el remitente. Asegúrese de unir varias palabras clave con el operador OR.

En la siguiente ventana, elija la etiqueta que desea aplicar a los correos electrónicos que coincidan con los criterios. He elegido la etiqueta «Trabajo».

Asegúrese de consultar nuestra lista de filtros inteligentes de Gmail para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico para obtener más ejemplos de filtros útiles de Gmail.

Cómo editar y eliminar filtros de Gmail

Si ya no necesita ciertos filtros o desea editarlos para incluir ciertos criterios, aquí le mostramos cómo editar y eliminar sus filtros de Gmail:

Seleccione el icono de engranaje y haga clic en Ver todas las configuraciones.

Haga clic en Filtros y direcciones bloqueadas.

Seleccione editar o eliminar junto al filtro que desee. Al editar, cambie los criterios de filtro que desee y seleccione Continuar > Actualizar filtro.

Si desea eliminar varios filtros, haga clic en la casilla de verificación junto a cada uno y elija Eliminar en la parte inferior cuando haya terminado.

Los filtros pueden simplificar el proceso de administrar sus correos electrónicos y mantener ordenada su bandeja de entrada. Pero los filtros no son la única forma de mantener organizada su bandeja de entrada. También puedes aprender a ordenar tu bandeja de entrada de Gmail por remitente, asunto y etiqueta.