MS Word ha tenido durante mucho tiempo una característica realmente útil que permite a los usuarios administrar documentos grandes y sus subsecciones en las que están colaborando separando secciones en diferentes archivos. Las subsecciones o subdocumentos, como se denominan, facilitan la actualización y exportación de partes de un documento grande. La función no solo es excelente para documentos grandes, sino también para documentos más pequeños que tienen muchas secciones aparentemente independientes. Puede crear un documento maestro en MS Word 2016 en cualquier momento, es decir, no es algo que deba configurarse cuando crea un documento por primera vez. Identificará un documento como Documento maestro y luego procederá a identificar los subdocumentos que contiene. Los subdocumentos se pueden dividir o fusionar con otros subdocumentos y veremos cómo hacerlo. También puede agregar un documento diferente como un subdocumento a un documento maestro existente y también lo tocaremos. Aquí hay un tutorial para hacer un documento maestro y agregarle subdocumentos en MS Word 2016.
Para crear un documento maestro, abra un archivo de MS Word nuevo o existente. Vaya a la pestaña Ver y haga clic en Esquema. Si está trabajando con un documento existente, todos los estilos de texto y encabezado que haya aplicado a su documento aparecerán en la vista Esquema. Los encabezados identifican secciones del documento que se pueden convertir en subdocumentos. Si tiene una sección que desea convertir en un subdocumento, vaya a la pestaña Inicio, asígnele un nombre y aplíquele un estilo de título. Puede agregar nuevos títulos en cualquier momento que desee.
En la vista Esquema, tendrá una caja de herramientas llamada ‘Documento maestro’. Una vez que esté en la vista Esquema, vaya a la caja de herramientas Documento maestro y haga clic en ‘Mostrar documento’.
La caja de herramientas se expandirá y mostrará más botones. Su documento ahora es un documento maestro y puede comenzar a agregar subdocumentos. Todos los títulos y texto se mostrarán debidamente aquí. Seleccione un título haciendo clic en el botón menos (título expandido) o el botón más (título contraído) junto a él. Con el encabezado seleccionado, haga clic en el botón ‘Crear’.
El encabezado y todo lo que se encuentra debajo se tratará ahora como un subdocumento y aparecerá un esquema a su alrededor para indicar exactamente eso. Alternativamente, puede usar el botón ‘insertar’ para agregar un archivo de Word diferente como un subdocumento a su documento maestro. Continúe y cree al menos dos subdocumentos.
Para dividir un subdocumento, selecciónelo y haga clic en el botón ‘Dividir’ en la caja de herramientas Documento maestro. Dividir un documento exportará esa sección del documento como un archivo de Word separado y lo guardará en la misma carpeta / ubicación que el documento maestro. Llevará el nombre del título que se le dio en el documento maestro.
Para combinar dos subdocumentos, selecciónelos (mantenga presionada la tecla Mayús para seleccionar varios documentos) y haga clic en el botón Combinar.
Eso es todo lo que se necesita. Puede volver a la vista Diseño de impresión y reanudar la escritura. Vuelva a la vista Esquema siempre que necesite agregar otro subdocumento o exportar uno. Esta función está disponible en MS Word 2007 y 2010.