Excel tiene las funciones «Ordenar de la A a la Z» y «Ordenar de la Z a la A» que le permiten ordenar los valores alfabéticamente o numéricamente, y una función de «Orden personalizado» que le permite ordenar utilizando varios criterios. He aquí cómo usarlos.
Veamos un ejemplo
En este ejemplo, hemos elegido nueve elementos químicos de la tabla periódica y ordenaremos los datos según el contenido de la celda utilizando la función «Ordenar de la A a la Z» y la función «Orden personalizado».
El menú desplegable «Ordenar y filtrar» se encuentra en el extremo derecho de la pestaña «Inicio».
Aquí están nuestros datos de ejemplo, tomados de la tabla periódica. Cada «elemento» tiene información que es única, como su «símbolo» y «número atómico». Pero cada elemento también pertenece a otras categorías, como su «Fase en STP» (es decir, si es un sólido, líquido o gas en una habitación a temperatura y presión estándar) y su «Categoría de elemento» en la tabla de períodos.
Comencemos de manera simple y clasifiquemos los datos por la columna «Número atómico». Comience seleccionando la columna (puede incluir la fila del encabezado si sus datos tienen una).
Ahora navegue hasta el menú desplegable «Ordenar y filtrar» y seleccione la primera o la segunda opción. En este ejemplo, ordenaremos del valor numérico más bajo al más alto usando la función «Ordenar de la A a la Z».
Aparecerá un cuadro de «Advertencia de clasificación» si hay otras columnas de datos que Excel cree que podría querer incluir en su clasificación. Examinemos primero los resultados de la opción «Continuar con la selección actual». Haga clic en esa opción y presione el botón «Ordenar».
Puede ver que la columna «Número atómico» se ha ordenado de menor a mayor, pero que la información correspondiente en las otras columnas no ha cambiado. Esto podría ser problemático si quisiera ordenar todas las columnas. Entonces, antes de continuar, observe algunas de las filas para ver si tienen sentido. En este caso, es obvio que las otras columnas no se han ordenado porque el hidrógeno, el elemento con el «número atómico» más bajo, se muestra con el «número atómico» de plomo.
Ahora probemos la otra opción para ver cómo funciona. Seleccione la opción «Expandir la selección» y haga clic en el botón «Ordenar».
Puede ver que los datos de la columna «Número atómico» se han ordenado y los datos de las otras filas le siguen. (También puede resaltar todos los datos y Excel no mostrará un cuadro de «Advertencia de clasificación»).
Ahora veamos cómo podemos usar la función «Orden personalizado» para ordenar los datos por varias columnas diferentes a la vez.
Seleccione todos los datos, incluya la fila de encabezado si sus datos tienen uno.
Ahora navegue hasta el menú desplegable «Ordenar y filtrar» y seleccione el comando «Orden personalizado».
Esto abre la ventana Ordenar.
Primero ordenaremos nuestros datos usando la columna «Fase en STP» para que todos los gases aparezcan más arriba en la lista que los sólidos. Seleccione la columna «Fase en STP».
Ahora presione el botón «Agregar nivel».
Aparece un nuevo nivel. Tenga en cuenta que el nivel dice «Entonces por». Esto significa que será la segunda columna utilizada para ordenar los datos. Elegiremos la “Categoría de elemento” como segundo nivel para que los gases estén ordenados por su categoría y los gases nobles aparezcan más arriba en la lista que los gases reactivos. Seleccione la columna «Categoría de elemento».
Tenga en cuenta que hay otras opciones. Echemos un vistazo a las opciones del menú desplegable «Ordenar por». Hay una variedad de opciones, pero usaremos la opción «Valores de celda».
Agregue otro nivel presionando el botón «Agregar nivel» nuevamente.
Seleccione la columna «Elemento». Esto significa que los valores de «Elemento» en cada «Categoría de elemento» se ordenarán alfabéticamente de modo que el gas noble Argón esté antes que el otro gas noble, Neón.
Veamos el menú desplegable «Orden». Hay algunas opciones, pero para este ejemplo, elegiremos el orden de clasificación predeterminado «A a Z».
Puede agregar tantos niveles como quepan en el cuadro «Ordenar». Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Aceptar».
Los datos se han ordenado correctamente. El orden de clasificación fue primero por «Fase en STP», luego «Categoría de elemento» y luego por «Elemento». Puede ver que la columna «Fase en STP» está ordenada alfabéticamente y dentro de cada tipo de «Fase en STP», los valores de «Categoría de elemento» están ordenados alfabéticamente. Y finalmente, los valores de «Elemento» se ordenan alfabéticamente dentro de cada tipo de «Categoría de elemento».
Nota: asegúrese de seleccionar todas las columnas que necesita cuando se prepare para ordenar sus datos. Excel no le advertirá que puede estar pasando por alto columnas cuando usa la función «Orden personalizado».