¿Tiene la herramienta adecuada para la gestión de proyectos? La gestión de grandes proyectos requiere mucho esfuerzo para garantizar que la información esté siempre actualizada y que todos estén en sintonía. Si está buscando administrar y supervisar su proyecto de manera eficiente, Airtable es una gran plataforma a considerar.
Airtable es una plataforma extremadamente rica en funciones y fácil de usar que combina la complejidad de las herramientas de gestión de proyectos con la simplicidad de las hojas de cálculo. Así es como puede comenzar a usar Airtable para una gestión de proyectos efectiva.
Tabla de contenido
Paso 1: Configuración de su base
En Airtable, puede tener espacios de trabajo separados para diferentes proyectos y múltiples bases de datos en cada espacio de trabajo. Las bases de datos en Airtable se llaman Bases. Las bases dentro de un espacio de trabajo también se pueden relacionar entre sí, para simplificar sus datos dentro de cada base.
A continuación, le mostramos cómo configurar su base Airtable:
Si es la primera vez que usa Airtable, la herramienta le brinda un excelente recorrido para ayudarlo a configurar su primera base.
Paso 2: Creación y personalización de vistas
Airtable realmente ha revolucionado la facilidad de visualización de datos. Ver configuraciones como Cuadrícula, Calendario, Galería, Formulario, Kanban, etc., ofrecen medios únicos para interactuar con los datos. Airtable le permite crear hasta 1000 vistas por mesa.
Así es como se configura la vista de Airtable:
Paso 3: agregar y administrar colaboradores
En Airtable, puede agregar miembros del equipo/colaboradores a todo su espacio de trabajo, así como a bases individuales. Esto ayuda a garantizar que todos los que trabajan en un proyecto estén en sintonía, con una visión general clara de la información compartida, las tareas, los plazos, etc.
A continuación, le mostramos cómo agregar colaboradores a su espacio de trabajo de Airtable:
Aquí le mostramos cómo agregar colaboradores a su base de Airtable:
Una vez que sus colaboradores se hayan unido, puede hacer clic en Compartir nuevamente para ver la lista de colaboradores y editar los permisos de acceso.
Dentro de una base, puede utilizar el tipo de campo “Usuario” para agregar a sus colaboradores a registros individuales. Esto también tiene una función de notificación que notifica al colaborador con un correo electrónico cada vez que se le asigna un registro.
Otras características útiles de Airtable
Los pasos mencionados anteriormente deberían ser suficientes para comenzar con la gestión de proyectos y la colaboración con Airtable. Si desea mejorar su juego Airtable, también puede consultar las siguientes características que seguramente mejorarán su experiencia de gestión de proyectos:
1. Interfaces
Con el Diseñador de interfaz de Airtable, puede crear una experiencia personalizada para usted y los miembros de su equipo. La herramienta permite la flexibilidad de visualizar y editar registros de manera personalizada sin comprometer la integridad de las vistas base.
Puede usarlo para crear tableros de proyectos únicos que le muestren exactamente lo que quiere ver, de la forma en que quiere verlo.
2. Automatizaciones
Airtable Automations ayuda con la automatización de tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos, actualizar registros, etc. Con esta funcionalidad, también puede integrar su base con aplicaciones externas como Outlook y Google Sheets para realizar ciertas tareas automáticamente.
3. Bases vinculadas
Airtable también tiene la función de crear bases vinculadas, es decir, bases que funcionan juntas al vincular campos similares en tablas. Esto ayuda a garantizar que sus datos estén siempre actualizados en todas las tablas, lo que mejora la claridad y la transparencia.
4. Uso compartido de solo lectura
La capacidad para compartir de solo lectura de Airtable le permite compartir datos de vistas seleccionadas con usuarios externos. Estos usuarios no necesitan agregarse como colaboradores a su base, y solo podrán ver los registros según la forma en que haya configurado la vista compartida.
5. Función de fórmula
Similar al software de hoja de cálculo como Microsoft Excel y Google Sheets, Airtable también tiene la capacidad de generar datos calculados. Puede crear un campo con el tipo «Fórmula» y configurar la fórmula deseada y las reglas de formato para realizar cualquier cosa, desde aritmética simple hasta análisis de datos complejos.
Mejora tu gestión de proyectos con Airtable
En entornos de ritmo acelerado, es crucial tener claridad sobre su proyecto en cualquier momento dado. Es por eso que necesita la herramienta adecuada para simplificar las cosas para todos los involucrados, y Airtable definitivamente cumple con los requisitos.
La interfaz colorida y fácil de usar de Airtable facilita la configuración de una base de datos de proyectos en cuestión de minutos. Las plataformas como Airtable son imprescindibles para un espacio de trabajo productivo, colaborativo y eficiente.