Las plantillas de planes de proyectos ayudan a los equipos a estar encaminados para alcanzar los objetivos con una mejor productividad, colaboración y eficiencia.
Cuando un proyecto se ejecuta sin problemas sin perder un solo paso, todos los involucrados en el proceso, desde los miembros del equipo hasta los gerentes, tienen una sonrisa de victoria en sus rostros.
Hay muchos procesos y tareas al iniciar un proyecto, desde la lluvia de ideas y la producción hasta el seguimiento del proyecto y el análisis de los informes.
Los equipos deben cuidar cada detalle para mantener el proyecto en marcha, como organizar reuniones, asignar trabajo, recibir comentarios, mejorar el flujo de trabajo, etc.
Puede ser un poco complicado y llevar mucho tiempo si haces todo manualmente.
Pero al usar plantillas de planes de proyectos, puede optimizar cada proceso y mantener registros en un solo lugar. Esto le brinda un plan claro que muestra dónde comenzar y qué tarea es prioritaria.
De esta manera, todos saben qué es necesario hacer y en qué tiempo deben completar todo el proyecto.
Como resultado, puede acelerar el flujo de trabajo y lograr objetivos rápidamente mientras mide la calidad.
Entendamos algunas cosas sobre el plan del proyecto, sus componentes esenciales, ventajas, algunas cosas que se deben y no se deben hacer, y las mejores plantillas de plan de proyecto.
Tabla de contenido
¿Qué es un Plan de Proyecto?
Un plan de proyecto define un documento o una hoja de Excel donde puede guardar todos los detalles clave de sus proyectos, incluidas las fechas de inicio y finalización, los hitos, los propietarios, las tareas, los plazos, etc. Permite a los miembros de su equipo administrar sus tareas según el instrucciones dadas sin perder un solo paso.
Un plan de proyecto perfecto incluye una declaración de su trabajo, una lista de recursos, un cronograma del proyecto, una estructura de desglose del trabajo y, obviamente, un plan de riesgos. Ayuda a prevenir grandes esfuerzos y un presupuesto excesivo.
¿Qué quiere decir con una plantilla de plan de proyecto?
Una plantilla de plan de proyecto es una herramienta que actúa como un bloque de construcción para sus proyectos de alto valor. El uso de estas plantillas hace que su trabajo sea más fácil para comenzar con su plan de proyecto. Las plantillas de plan de proyecto incluyen asignaciones de ejemplo, etiquetas de tareas, secciones, una pestaña de prioridad y más.
Con un plan de proyecto como modelo de los componentes, su equipo puede comprender el proyecto en profundidad para lograr los objetivos. Y una buena plantilla de plan de proyecto ayuda a delinear los entregables, el cronograma y el alcance del proyecto.
¿Cuáles son los componentes más importantes de un Plan de Proyecto?
Los planes de proyecto pueden diferir de un proyecto a otro, pero todos contienen más o menos el mismo tipo de información. Un plan de proyecto perfecto contiene:
- Un resumen ejecutivo que resume toda la información del proyecto en una sola página
- Objetivos del proyecto que describen el objetivo final de un proyecto.
- Responsabilidades clave que describen los roles de cada individuo en el equipo
- Entregables y tareas clave que destacan los entregables más necesarios, así como las tareas a lo largo del proyecto
- Recursos disponibles para garantizar que tenga todos los recursos para completar el proyecto y agregará algunos más si es necesario
- El análisis de riesgos ayuda a identificar posibles riesgos antes del inicio del proyecto para poner el plan en consecuencia.
- Los hitos clave identifican las métricas que necesita para medir el progreso del proyecto
- Una fecha límite de proyecto propuesta le muestra el tiempo estimado para cada tarea, entrega e hito.
- Los detalles del presupuesto le muestran el presupuesto propuesto para el proyecto
- Planes de Contingencia
- Estrategias de comunicación que deben mantenerse a lo largo de la línea de tiempo del proyecto
- Estrategia de evaluación para evaluar el éxito y los fracasos del proyecto.
¿Por qué es crucial la planificación de proyectos?
Una persona experta en el manejo de proyectos puede decir lo que se necesita para administrar todo el proyecto. Pero, las cosas han cambiado en el mundo de la tecnología. Ahora, encontrará muchas herramientas, como plantillas de plan de proyecto, para planificar fácilmente su proyecto desde el principio.
Echemos un vistazo a las ventajas de usar plantillas de planificación de proyectos.
Mejora el rendimiento del equipo
Cuando los gerentes tienen planes perfectos para sus proyectos, pueden realizar un seguimiento de cada miembro del equipo en función de sus tareas y plazos. Alienta a su equipo a trabajar de manera efectiva.
Esto funciona especialmente cuando trabajas en proyectos largos en los que el equipo puede carecer de motivación en el futuro. Con las plantillas de planes de proyectos, su equipo puede realizar un seguimiento de su progreso y aprender de sus errores para desempeñarse mejor. Con una imagen clara de todo, su rendimiento puede aumentar significativamente.
Aumenta la productividad
Cuando trabaja en un proyecto sin una planificación sólida, tendrá que pensar qué pasos tomar a continuación y qué tan lejos ha llegado en el proyecto. Pero con la planificación de proyectos, sabrá el estado exacto de su proyecto y qué hacer a continuación. De esta manera, ahorra tiempo y mano de obra, lo que se traduce en una mayor productividad.
Mejor colaboración en equipo
Una herramienta de planificación de proyectos perfecta les dice a todos los miembros del equipo exactamente lo que se necesita hacer dentro del cronograma para lograr la meta. Por lo tanto, todos los miembros del equipo están en sintonía, lo que permite al gerente asignar roles fácilmente, evaluar el progreso y el desempeño, y buscar áreas de mejora. Los equipos también pueden comunicarse fácilmente entre sí con todos los detalles que poseen.
Mejora la calidad del proyecto
Cuando no hay confusión ni dudas debido a un plan claramente establecido, puede trabajar con confianza. Cada día que inicias tu tarea, sabes por dónde empezar y qué terminar el mismo día. Trabaja en consecuencia y termina el trabajo a tiempo. En la planificación perfecta del proyecto, también hay un tiempo de amortiguación para darse cuenta si necesita volver a hacer alguna tarea.
Qué hacer y qué no hacer en la planificación de proyectos
hacer:
- Piensa en un nuevo desarrollo
- Sea un miembro solidario
- Proteja a su equipo de molestias innecesarias
- Manténgase positivo durante todo el proyecto.
- Tómate el tiempo que necesites para completar tus tareas
- Establece metas y trabaja en ellas
- Asumir la responsabilidad
- Establecer hitos y plazos
No:
- No ignores las malas noticias
- Trate de no correr riesgos innecesarios mientras planifica
- Evite compartir cualquier plan antes de la discusión.
- Evite que su equipo se involucre en cosas innecesarias
- Nunca entre en pánico por el resultado; sigue mejorando
Ahora, exploremos algunas de las mejores plantillas de planes de proyectos.
Hoja inteligente
Obtenga una lista completa de plantillas con el Plan de proyecto de Smartsheet para Microsoft Word. Puede usar las plantillas para dirigir, guiar y administrar su proyecto en curso. El uso de las sencillas plantillas de plan de proyecto lo ayudará a realizar un seguimiento de los detalles de su proyecto, administrar los cronogramas y visualizar el estado del proyecto.
Smartsheet lo ayuda a mantener todos los detalles críticos en forma de documento, como las fechas de inicio y finalización, los detalles del presupuesto, los recursos necesarios y más, con la plantilla completa y fácil de usar. Es una plataforma basada en la nube que le permite a su equipo planificar bien, administrar cada detalle del proyecto y enviar informes.
Establezca su objetivo principal, identifique las acciones requeridas para lograr ese objetivo y asigne una persona responsable de cada tarea con la plantilla del plan de acción. Además, puede asignar prioridad a las tareas, enumerar fechas y ver el estado para que el proyecto siga avanzando.
Con Smartsheet, nunca se pierda ningún paso a lo largo del proyecto. Las plantillas diseñadas profesionalmente pueden mantener a las partes interesadas internas y externas, la alta dirección y los clientes al tanto de cada fase del proyecto.
Smartsheet ofrece plantillas con las que le encantaría trabajar, como el plan de ejecución del proyecto, el plan del proyecto de una página, el plan del proyecto imprimible, el plan del proyecto ágil, el plan del proyecto de construcción, el plan de gestión del programa, el gráfico de hitos, la lista de verificación del proyecto, la lista de tareas del proyecto, el seguimiento, informe de estado y más.
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Plantillas de Wrike
Elimine barreras, logre sus objetivos y encuentre una mayor claridad en su proyecto con wrike. Esta sólida herramienta puede transformar la forma en que solía planificar su proyecto y ayudarlo a hacer todo al alcance de su mano.
Obtenga visibilidad de 360 grados, automatización poderosa y colaboración entre departamentos con facilidad. Wrike ofrece varias plantillas que lo ayudan a establecer su objetivo, hitos y fechas límite para el proyecto mediante la asignación de tareas a cada miembro.
Una plantilla de plan de comunicación lo ayuda a estructurar la información crítica a lo largo del proyecto al definir quién es responsable de qué, qué contienen y cuál es la frecuencia. Con esta plantilla, puede mantener actualizadas a las partes interesadas.
Las plantillas de Wrike ofrecen un enfoque eficaz para administrar su proyecto al dividir los proyectos complejos en otros manejables. Puede asignar fechas de vencimiento, realizar un seguimiento visual del progreso y entregar su proyecto dentro del presupuesto y el tiempo. Además, con la ayuda de las plantillas de planificación de proyectos, puede administrar las solicitudes entrantes a través de un formulario y realizar un seguimiento del rendimiento general con informes procesables.
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PlantillaLab
PlantillaLab ofrece 48 plantillas profesionales para Microsoft Excel, Word y PDF para planificar y ejecutar su proyecto. Ya sea que se trate de la planificación de proyectos de eventos, la planificación de renovaciones de viviendas, la planificación de remodelaciones de cocinas o la planificación de proyectos de TI, obtendrá todo en la plantilla para administrar proyectos de manera eficiente.
Con la ayuda de estas plantillas, definitivamente puede ver lo que hay y lo que viene a continuación. Puede establecer objetivos, identificar entregables, programar planes, hacer planes de apoyo durante una emergencia, administrar la comunicación, los recursos humanos, etc. TemplateLab también lo ayuda a completar las cosas fácilmente dentro del plazo y el presupuesto establecidos.
Con las plantillas de planificación de proyectos, puede definir todas las tareas principales, proporcionar un marco de control y revisión de gestión, y estimar los recursos y el tiempo necesarios. Mientras visualiza las plantillas de su preferencia, comprenderá qué incluir en qué fila o columna para obtener los informes perfectos.
Puede descargar las plantillas de plan de proyecto de muestra en formato PDF para ver cómo se verá todo al iniciar el proyecto. TemplateLab también ofrece plantillas de planes gratuitas en formato Word, Excel o PDF para ayudarlo a planificar sus proyectos.
lunes.com
Comience con las plantillas listas para usar que ofrece lunes.com para una mejor planificación de proyectos en su organización. Su centro de plantillas ofrece varias plantillas para varias empresas, industrias y equipos.
Reúna hitos, plazos, presupuesto, partes interesadas, tareas y más en un solo lugar para planificar y administrar perfectamente cada aspecto del proyecto. Realice un seguimiento del progreso y asegúrese de que ninguna tarea se escape. También lo ayuda a comprender el flujo de las fases con varias vistas para que pueda controlar los plazos entrantes.
Puede crear grupos de acuerdo con la etapa o categoría del proyecto y luego refinarlos para mostrar la propiedad individual y del equipo. Categoriza cada tarea según la prioridad y el estado para que tu equipo tenga una visión clara de todo lo que necesita saber.
Integre con sus herramientas comerciales existentes para sincronizar fechas de vencimiento, archivos y mucho más, haciendo que su trabajo sea fácil y rápido. También puede integrarlo con Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Google Calendar, Outlook y Drive.
hacer clic
Ya sea que esté planeando un proyecto simple o complejo, hacer clic le ofrece las plantillas más útiles para la planificación perfecta de proyectos para que nunca se pierda nada en su flujo. También proporciona un documento prefabricado que lo ayuda a organizar diferentes elementos del proyecto en un solo documento.
La plantilla de hoja de ruta le permite informar a los miembros de su equipo sobre la línea de tiempo del proyecto en una forma visual completa. Describa las expectativas y enlace a las tareas designadas para una mejor experiencia. Además, la plantilla de presupuesto lo ayuda a visualizar los gastos fácilmente y planificar el presupuesto futuro.
Las plantillas ClickUp le brindan la confianza para priorizar la planificación de proyectos, el estado de organización y más. Organice sus flujos de trabajo, plazos y archivos para que pueda concentrarse en crear trabajo. También ofrece una plantilla de diagrama de Gantt que brinda una imagen clara del proyecto.
Empiece a utilizar las plantillas de forma gratuita.
A continuación, profundicemos en algún software de gestión de proyectos que le permita administrar fácilmente su proyecto completo.
lunes.com
Colabore, administre y planifique cualquier proyecto con Monday, desde proyectos básicos hasta proyectos complejos. Permita que los miembros de su equipo den lo mejor de sí mismos, conecte cada parte móvil de su proyecto en una sola plataforma y genere un mayor impacto para alcanzar sus objetivos.
Incluso puede gestionar varios proyectos con este software de gestión de proyectos. Monday.com le permite crear tableros, comprender cuellos de botella, conocer los riesgos, asignar tareas a sus equipos y más para que pueda avanzar más rápido.
Automatice las aprobaciones de proyectos y priorice las tareas para ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos. También obtendrá formularios personalizables para crear elementos instantáneamente en los tableros y rastrear fácilmente las cosas en el camino. También puede monitorear el desempeño y tomar decisiones efectivas fácilmente.
Pruebe proyectos individuales de forma gratuita y comprenda su uso.
Hoja inteligente
Bienvenido a un nuevo mundo de administración del trabajo con Smartsheet, que le permite administrar sus proyectos, automatizar los procesos y ampliar los programas empresariales en una sola plataforma. Proporciona un conjunto de flujos de trabajo, tableros, informes y vistas para rastrear y capturar sus planes, cronogramas y recursos.
Las empresas de todos los tamaños pueden escalar fácilmente con confianza para ofrecer el mayor valor posible con las plantillas y herramientas necesarias. Smartsheet también se integra con el software que ya está utilizando en su organización. Es útil para los profesionales de TI, los diseñadores y otras personas que dependen de los proyectos.
Encuentra los recursos que necesitas y empieza a gestionar tu proyecto desde el principio.
Trabajo en equipo
Ejecute su importante proyecto con el software de gestión de proyectos Teamwork. Le permite ver todo, desde el principio hasta el final, en un solo lugar para que pueda administrar fácilmente los proyectos.
Obtenga las funciones avanzadas que desea para administrar su proyecto, desde el seguimiento del tiempo hasta la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos. Agregue Desk, Chat, Spaces o CRM a la gestión de proyectos configurada sin problemas para tener una experiencia aún mejor.
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Conclusión
La gestión de proyectos de principio a fin es un desafío para las organizaciones. Utilice las mejores plantillas y software de planificación de proyectos para planificar y ejecutar sus proyectos con mayor flexibilidad, facilidad y confianza. Te ayuda a ahorrar tiempo y reducir el esfuerzo y el estrés mental.
También puede ver algunas de las plantillas de hoja de ruta del proyecto.