Los gerentes de proyecto tienen una misión simple: liderar el proyecto y el equipo hasta el final con una tasa de éxito del 100 %.
Necesitan llevar a cabo esta responsabilidad manteniendo informadas a todas las personas involucradas y comunicando la meta del proyecto como una historia. ¡Aquí viene la plantilla de hoja de ruta del proyecto!
Una hoja de ruta del proyecto ayuda a un gerente de proyecto a ofrecer una vista panorámica del proyecto a las partes interesadas en un formato fácil de entender. El objetivo final es lograr que todas las partes interesadas participen sin ninguna duda en sus mentes en relación con los hitos del proyecto, los componentes, el presupuesto y el objetivo final.
Es simplemente contar historias donde simplificas los materiales técnicos con ejemplos de la vida real. Al final de la presentación, debe haber un claro establecimiento de expectativas entre las partes interesadas, los gerentes o los miembros del equipo de ejecución.
Al ser gerente de proyectos, tienes muchas cosas de las que preocuparte, y la hoja de ruta de un proyecto no debería ser otra. Es por eso que varias agencias y profesionales veteranos de gestión de proyectos confían en plantillas de hojas de ruta de proyectos listas para usar. Continúe leyendo para encontrar una discusión detallada sobre la hoja de ruta del proyecto y algunas de las plantillas profesionales que puede usar.
Tabla de contenido
¿Qué es una hoja de ruta en la gestión de proyectos?
La hoja de ruta del proyecto es una descripción general granular, de alto nivel y fácil de entender de los componentes vitales de cualquier proyecto. Es un recurso no confidencial y fácil de ver para el público que los gerentes de proyecto pueden compartir con un grupo público o profesional para explicar lo siguiente rápidamente:
- Una pequeña instantánea de los objetivos del proyecto.
- Entregables clave del proyecto.
- Dependencias de tareas del proyecto.
- Hitos cruciales del proyecto.
- Riesgos del proyecto.
Úselo para transmitir la historia del proyecto antes y durante el inicio del mismo. Le permiten compartir planes de alto nivel, establecer expectativas adecuadas y acentuar los componentes vitales de los próximos trabajos del proyecto.
Importancia de crear una hoja de ruta del proyecto
Una hoja de ruta del proyecto es una forma sencilla de expresar las metas u objetivos de un proyecto. A veces, dichos informes se pueden modificar para explicar el estado del proyecto y el ritmo de progreso. Encuentre a continuación la importancia de tener una hoja de ruta del proyecto para cualquier proyecto:
#1. Gestión de las expectativas de las partes interesadas
Una plantilla de hoja de ruta del proyecto lo ayuda a establecer las expectativas correctas entre los propietarios del proyecto y las partes interesadas. Cuando visualice los costos, los recursos y el cronograma de manera sucinta, sus supervisores podrán ayudarlo a encontrar las necesidades de su proyecto.
#2. Transmita objetivos y planes fácilmente
Las hojas de ruta del proyecto suelen estar en formatos visuales con una descripción general de alto nivel. Por lo tanto, es un documento importante para transmitir rápidamente información vital a las partes interesadas.
#3. Fomentar decisiones más rápidas
La hoja de ruta de su proyecto describe claramente los entregables y objetivos esenciales. Siempre que encuentre un conflicto de priorización de tareas durante el proyecto, consulte el documento original de la hoja de ruta del proyecto para comprender qué tarea debe acelerarse.
#4. Instantáneas actualizadas del proyecto Craft
Una tarea importante de la hoja de ruta del proyecto es crear diferentes versiones actualizadas a medida que avanza el proyecto. Puede usar esos informes actualizados para dar una presentación sencilla sobre el estado del proyecto que cualquier nivel de audiencia puede entender.
#5. Comunicarse con equipos externos
Las hojas de ruta del proyecto generalmente no contienen información confidencial sobre el trabajo. Por lo tanto, también puede comunicar el documento a partes externas involucradas en el proyecto.
#6. Sirve como recordatorio
Cualquier proyecto conlleva el riesgo de salirse del camino durante las actividades regulares. Sin embargo, debe indicarle a su equipo que consulte la hoja de ruta del proyecto para que el estado vuelva al camino correcto.
Ventajas de una hoja de ruta del proyecto
La hoja de ruta del proyecto ha sido subestimada o subestimada durante mucho tiempo, pero ahora los gerentes de proyecto enfatizan este recurso. Si incorpora una hoja de ruta del proyecto en la planificación de su proyecto, obtiene las siguientes ventajas sobre sus competidores:
- Establecer responsabilidad del proyecto
- Priorizar y Alinear
- Coordinar de manera efectiva
- Visualice claramente los roles
- Aclarar los objetivos del proyecto
Componentes de una hoja de ruta típica de un proyecto
La hoja de ruta de su proyecto debe caber en una página. Por lo tanto, debe elegir los componentes para la hoja de ruta del proyecto de manera inteligente. Debe incluir lo siguiente en la plantilla de hoja de ruta de su proyecto:
- En primer lugar, incluya una descripción general del cronograma del proyecto con fechas límite no negociables.
- No se salte los hitos esenciales que su equipo pretende alcanzar.
- La hoja de ruta también debe resaltar la distribución del presupuesto y los recursos humanos en un formato visual.
- Cualquier dependencia de tareas que espere también debe resaltarse aquí.
- El documento de hoja de ruta del proyecto debe incluir contactos vitales, especialmente para consultores y proveedores externos.
- Describa los objetivos, metas y prioridades como una descripción general de alto nivel en unas pocas oraciones.
A continuación se encuentran algunas de las mejores plantillas gratuitas de hojas de ruta de proyectos que puede usar.
Hoja inteligente
Hoja inteligente es un conocido proveedor de software como servicio (SaaS) para la gestión del trabajo y la colaboración remota en proyectos. Una de sus últimas ofertas es una hoja de ruta de proyecto intuitiva y editable para gerentes de proyectos profesionales.
Puede usar cualquiera de las plantillas en esta aplicación web y mantenerla durante todo el proyecto para fines de actualización. Se puede acceder fácilmente a estos formatos, ya que Smartsheet le permite descargar la plantilla editada en varios formatos, como Word, Excel, PowerPoint, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
Algunas de las plantillas listas para usar que son relevantes hoy en día son:
- Ejemplo de hoja de ruta de proyecto para tecnología de la información (TI)
- Documento de ejemplo de hoja de ruta de múltiples proyectos
- Ejemplo de hoja de ruta de proyecto de 3 años
- Plantilla de hoja de ruta de proyecto ágil
Además, las plantillas son de libre acceso ya que puedes probar la plataforma a modo de prueba y descargar el documento que necesites. Además, si encuentra que la plataforma es valiosa para sus proyectos, también puede obtener una suscripción completa.
Cronología de la oficina
Cronología de la oficina es otro destino popular para las plantillas de hojas de ruta de proyectos de calidad que puede obtener de forma gratuita. La herramienta lo ayuda a transformar datos de gestión de proyectos complejos en hojas de ruta de proyectos claras en Microsoft PowerPoint.
Puede presentar el documento de hoja de ruta fácilmente frente a una audiencia de alto valor con total confianza. La cuidadosa estructura visual de la hoja de ruta del proyecto en esta herramienta es fácil de recordar.
Las plantillas de documentos de hoja de ruta disponibles incluyen:
- Ejemplo de documento de hoja de ruta del proyecto
- Plantilla de hoja de ruta del producto
- Plantilla de hoja de ruta de TI
- Plantilla de hoja de ruta de estrategia/negocio
- Plantilla de hoja de ruta tecnológica
A partir de ahora, Office Timeline no ofrece la descarga directa de plantillas de hojas de ruta de proyectos para archivos de Google Workspace como Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones. Pero puede abrir fácilmente las plantillas en la plataforma de Google, ya que es altamente compatible con los archivos de Microsoft Office.
¡Ajá!
¡Ajá! las plantillas de hoja de ruta del producto reducen la personalización de las plantillas que lleva mucho tiempo. Puede comenzar a presentar planes de proyecto, metas y descripciones generales de alto nivel en minutos cuando usa estas plantillas. En la actualidad, hay 16 documentos de hoja de ruta del proyecto descargables gratuitamente que puede personalizar de acuerdo con su proyecto.
No todos los ejemplos de la hoja de ruta del proyecto son iguales, por lo que debe usarlos con prudencia. Por ejemplo, algunos de ellos son adecuados para presentar objetivos comerciales de alto nivel de un proyecto. Por otro lado, algunos son más adecuados para lanzamientos de productos, explicación de características del proyecto, etc.
Aha le permite descargar los archivos de la hoja de ruta en formatos de Microsoft PowerPoint y Excel. Sin embargo, si necesita una herramienta dedicada para el desarrollo y la visualización de la hoja de ruta del proyecto, puede suscribirse a la herramienta Aha.
plantilla.net
plantilla.net es otra fuente confiable de documentos de ejemplo de la hoja de ruta del proyecto. Puede usar sus ejemplos gratuitos para crear una hoja de ruta de proyecto estratégico efectiva para su negocio. Brinda acceso a diferentes tipos de documentos de hoja de ruta del proyecto, desde diseños infográficos creativos hasta la gestión ágil de proyectos.
Sin embargo, este sitio puede no ser ideal para usted si está buscando plantillas de hoja de ruta de alta calidad de forma gratuita. En la actualidad, el portal web solo ofrece dos plantillas básicas de hoja de ruta del proyecto.
deslizar
Si no sabe por dónde empezar a crear una hoja de ruta de proyecto profesional para su próximo proyecto, puede visitar deslizar y echa un vistazo a sus plantillas gratuitas. Las plantillas se ven muy bien visualmente y son fáciles de personalizar. Además, puede usar la aplicación web Slite para editar una plantilla en línea con un colaborador remoto.
A diferencia de otros sitios web de plantillas, no le permite simplemente descargar un formato de Word o Docs para editarlo usted mismo. En su lugar, abre la plantilla gratuita en el editor de la aplicación Slite, donde puede usar varios componentes para personalizar el documento de la hoja de ruta del proyecto.
La plantilla gratuita en pantalla tiene diferentes segmentos, como el título de la hoja de ruta, la misión del equipo, los antecedentes del proyecto, la visualización de la hoja de ruta trimestral a través de un diagrama de Gantt y la descripción general de la hoja de ruta. Por lo tanto, puede personalizar fácilmente estas secciones ya que se explican por sí mismas.
Además, también puede adjuntar archivos de Google Drive para complementar su documento de hoja de ruta con archivos de proyecto adicionales de la nube. Una vez que haya terminado de editar, puede imprimir el documento o exportarlo como un archivo PDF.
Ultimas palabras
La hoja de ruta del proyecto que presente debe representar una imagen general del proyecto. No debe ser simplemente un desglose detallado de los recursos, tareas o costos del proyecto. Las partes interesadas tienen diagramas de Gantt u otro software de gestión de proyectos para visualizar estos detalles.
Puede usar cualquiera de las plantillas de hojas de ruta del proyecto anteriores para crear una hoja de ruta profesional que se convertirá en un complemento del plan original del proyecto. La hoja de ruta de su proyecto también será simple y concisa cuando utilice las plantillas en lugar de crear una desde cero.
Puede consultar estas herramientas para crear hermosos diagramas de Gantt para sus proyectos y adelantarse a la programación.