En la era de los negocios basados en datos, términos como rendimiento y resultados que alguna vez fueron solo perspectivas individuales ahora se determinan mediante el análisis de toneladas de datos sin procesar.
A partir de hoy, el análisis del rendimiento de los negocios y los empleados se realiza fácilmente a través de varias métricas KPI e indicadores KRA.
En este artículo, analizaremos todo lo que necesita saber sobre los KPI y los KRA: definiciones, ejemplos y comparación entre KRA y KPI.
Tabla de contenido
¿Cómo se vinculan KRA y KPI con el mundo empresarial?
En el tercer trimestre de 2021, Estados Unidos fue testigo de la formación de más de 356K nuevos negocios Son 3869 empresas que se registran diariamente.
Sostener su negocio en el entorno comercial dinámico y de tráfico actual es una pesadilla.
¿Qué es aún peor? Si no tiene las métricas correctas para medir el crecimiento, su negocio podría aterrizar entre los 50% de las nuevas empresas que fallan en los primeros 5 años.
Cuando se trata de medir el progreso, los KPI y los KRA son dos métricas importantes que ayudan a los dueños de negocios a analizar la tasa de éxito de su negocio.
Pero, quizás estés pensando: ¿Qué son los KPI y los KRA?
KRA significa Áreas de responsabilidad clave. Mientras que los KPI se refieren a indicadores clave de rendimiento.
Pero estos términos son más que simples abreviaturas. Son las ruedas para impulsar su negocio (no importa cuán pequeño o grande sea) a través de todas las adversidades.
Comprendamos ambas métricas clave, comenzando con los KPI.
Todo lo que debe saber sobre KPI
¿Qué es un KPI?
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son un conjunto de medidas cuantificables que se utilizan para evaluar el rendimiento de una empresa durante un período determinado.
Puede tener KPI a largo plazo que se centren en los objetivos comerciales generales de su organización o KPI a corto plazo que se centren en personas o departamentos específicos.
Los KPI ayudan en el crecimiento estratégico de cada área de su negocio: recursos humanos, finanzas, marketing y ventas.
Tipos de KPI
Los indicadores clave de rendimiento vienen en varias formas para adaptarse a sus objetivos comerciales. Mientras que algunos se usan comúnmente para calcular el progreso mensual, otros determinan efectivamente el éxito a largo plazo.
Pero entre las variedades, una cosa sigue siendo común: medir objetivos estratégicos. Veamos los tipos de KPI que entran en juego.
#1. KPI estratégicos
Los indicadores clave de desempeño estratégicos se utilizan para determinar cómo le está yendo a la organización en un momento dado. Desempeñan un papel importante en el análisis de los objetivos comerciales a largo plazo.
Ejemplos: retorno de la inversión (ROI), ingresos anuales, cuota de mercado, etc.
#2. KPI operativos
Los KPI operativos miden la eficiencia, la calidad y la consistencia de las operaciones diarias. Miden el desempeño de los objetivos a corto plazo. Principalmente, procesos organizacionales y eficiencias.
Ejemplos: Ventas Mensuales, Costos de Transporte Mensuales Promedio, Ventas por Región, Costo por Adquisición (CPA)
#3. KPI rezagados y adelantados
Los KPI rezagados rastrean el desempeño de las tareas que ya han sucedido. Los ejecutivos usan esto para medir los logros de una meta específica durante un período de tiempo.
Ejemplos: medir el tráfico del sitio web, la cantidad de personas que asisten a un evento y los ingresos obtenidos a través de un programa o campaña.
Por otro lado, los KPI principales ayudan a predecir los resultados o el estado futuro de una empresa.
Por ejemplo, las empresas pueden usar indicadores como el crecimiento del empleo, el interés en nuevos mercados o los niveles de desempleo para predecir varios resultados para su organización.
¿A qué te refieres con KPI Cualitativos y Cuantitativos?
Los KPI cualitativos tienen una ‘característica descriptiva’, generalmente una opinión o un rasgo. Son ampliamente utilizados para medir la satisfacción de clientes o empleados a través de encuestas.
Sin embargo, la encuesta en sí es de naturaleza cualitativa. Pero, las medidas se basan en opiniones e interpretaciones individuales.
Los KPI cuantitativos, por otro lado, tienen características medibles. Tienen todo que ver con los números: la cantidad de artículos vendidos, las ventas mensuales, los cursos a los que asistieron, las llamadas atendidas. Son los indicadores de rendimiento más populares y ampliamente utilizados.
Ambos tienen su propio grado de medición.
Indicadores clave de rendimiento a medir para cualquier organización
Aunque varios indicadores pueden medir el desempeño de una empresa, hemos enumerado cinco indicadores clave de desempeño para cualquier organización.
- Crecimiento de los ingresos: el seguimiento y la supervisión del crecimiento de los ingresos es un aspecto vital. Puede ayudarlo a predecir la sostenibilidad y el progreso de su negocio en el futuro cercano.
- Flujos de ingresos: monitorear el rendimiento de cada flujo de ingresos, como los ingresos por cliente, los ingresos por venta y otros flujos de ingresos cruciales, puede ayudarlo a obtener una imagen precisa del crecimiento.
- Rentabilidad a lo largo del tiempo: su empresa se encuentra en un punto ciego sin este KPI. Le permite medir los ingresos y los gastos incurridos a lo largo del tiempo y calcular la ganancia total (¿y es suficiente para sobrevivir?), lo que lo ayuda a reducir los costos según sea necesario.
- Satisfacción del Cliente: Es simple, su organización no sobrevivirá sin clientes. Ya sea con fines de lucro o sin fines de lucro, cualquier organización debe asegurarse de que cumple con los clientes.
- El capital de trabajo se refiere a los fondos necesarios para llevar a cabo las operaciones comerciales diarias. El seguimiento de esta métrica garantiza que la organización esté bien financiada y sea autosuficiente para sobrevivir.
¿Cómo desarrollar los KPI?
Puede ser abrumador medir todo con tantos datos sin procesar disponibles.
Sin embargo, es aconsejable medir solo los indicadores clave de rendimiento para ayudarlo a alcanzar sus objetivos comerciales deseados. Aquí hay algunas cosas importantes a considerar al desarrollar KPI.
#1. Definir el uso de KPI
Hable con los subordinados o ejecutivos involucrados directa o indirectamente en el proceso. Pregúnteles qué quieren lograr en un período de tiempo determinado y cómo lo harán. Esto lo ayudará a definir KPI que sean valiosos y confiables.
#2. Coincídelos con sus objetivos comerciales
Si sus KPI no coinciden con sus objetivos comerciales óptimos, es posible que se dirija en la dirección equivocada.
Ya sea que use KPI para operaciones específicas o campañas específicas, deben estar relacionados con sus objetivos comerciales.
Después de todo, cada operación está dedicada a la visión a largo plazo de la empresa. Y también deberían hacerlo sus KPI.
#3. Escribir KPI SMART
SMART en términos de negocios se refiere a Específico, Medible, Alcanzable, Realista y con Límite de Tiempo.
Por ejemplo, “aumentar las ventas en un 20 % al final de este año fiscal y reducir las tasas de abandono en un 5 % en 5 meses”.
#4. Sea claro y preciso
Eventualmente, los KPI se basan en datos sin procesar, y es por eso que la alfabetización de datos es importante.
Todos en la organización deben comprender qué son los KPI, cómo trabajar con datos y tomar decisiones basadas en datos que impacten positivamente en los objetivos comerciales generales.
#5. Evite el relleno de KPI
Tener una gran cantidad de datos sin procesar no significa que deba explorar todos los KPI conocidos.
Los KPI deben usarse para los objetivos más importantes. Evite medir KPI no deseados para tener planes claros y puntos de referencia para su negocio.
¿Qué son los objetivos SMART?
El SMART en objetivos inteligentes se refiere a Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con Límite de Tiempo. Estos parámetros garantizan que sus objetivos se basen en expectativas realistas y que se puedan lograr en un tiempo determinado. La creación de objetivos SMART elimina las conjeturas, establece un cronograma claro, hace que sus objetivos sean medibles y genera mejores resultados.
Ahora que sabe mucho sobre los KPI, entendamos KRA.
Todo lo que debe saber sobre KRA
¿Qué es KRA?
Área de responsabilidad clave o Área de resultados clave se refiere a una lista corta de objetivos medibles para los empleados de una organización.
Los KRA de cada empleado varían según su perfil de trabajo, experiencia y expectativas, tales como:
- KRA para un gerente de ventas puede ser el número total de ventas en un trimestre
- KRA para un gerente de recursos humanos puede ser la tasa de deserción y la satisfacción de los empleados
- KRA para un administrador de finanzas puede reducir costos y contabilidad
Los KRA ayudan a los empleados a comprender mejor lo que se espera de ellos y los alientan a trabajar hacia una meta determinada.
¿Por qué las áreas de resultados clave (KRA) son importantes para las empresas?
El 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas, dice el Principio de Pareto.
Aplicando este principio en los negocios, el 80% del valor de su trabajo proviene del 20% del trabajo realizado por usted y sus empleados.
Por lo tanto, debe comprender e identificar los resultados esperados de cada empleado, es decir, el 20% de su trabajo.
Una vez que haya identificado las áreas de resultados clave, estas tendrán la capacidad de impulsar su éxito a largo plazo al alinear las acciones de los empleados con los objetivos estratégicos de su empresa.
Además de eso, determinar las KRA también contribuye de muchas otras maneras a la organización.
- Los delegados trabajan de manera uniforme
- Administra tareas y realiza un seguimiento del rendimiento.
- Aumenta la productividad de los empleados
- Medición periódica de los resultados
- Garantiza la uniformidad hacia los objetivos de la empresa.
Obstáculos en la identificación, comprensión y uso de KRA
Aunque desarrollar buenas KRA no es ciencia espacial, los obstáculos comunes a veces crean problemas.
- Falta de claridad: crear KRA que involucren a dos partes: el empleado y el empleador. Esto a veces crea confusión sobre las tareas y los resultados en los que los empleados deben concentrarse.
- Distracciones: las personas a menudo se distraen de hacer las tareas diarias que parecen importantes. Pero eventualmente, estas tareas agregan muy poco valor al éxito general de la organización.
- Delegación de trabajo: los superiores que crean KRA para los jóvenes imponen responsabilidades directamente en lugar de discutirlas con el subordinado para obtener su opinión. Este sistema de identificación de KRA a menudo falla gravemente.
¿Cómo identificar las Áreas Clave de Responsabilidad?
No existe un modelo único para definir las áreas de responsabilidad clave. Varía con las organizaciones, departamentos y empleados. Por lo tanto, es importante identificar las KRA y trabajar en consecuencia.
Aquí hay algunos parámetros a tener en cuenta al identificar KRA.
#1. Metas organizacionales
Antes de asignar trabajos y responsabilidades, es obligatorio conocer un negocio y su visión.
Asegúrese de que los candidatos sepan bien en qué trabajarán y cómo su trabajo contribuirá a los objetivos a largo plazo de la organización.
Es aún mejor si permite que los empleados tomen una posición e identifiquen áreas de responsabilidad clave por sí mismos (siempre puede agregar sus KPI sugeridos a los que deseen).
Como resultado, los empleados estarían más dedicados a sus responsabilidades. Los motivará a esforzarse y trabajar más duro mientras entregan repetidamente su desempeño de empleado del mes.
#2. Cualificación Educativa
Otro parámetro a considerar al identificar las KRA es la superioridad académica de los empleados o candidatos.
No todos tienen el mismo potencial y no todos entregarán los mismos resultados.
Por lo tanto, es importante evaluar las calificaciones educativas, la experiencia anterior, el conjunto de habilidades y los intereses de los candidatos antes de asignar áreas de responsabilidad clave.
Una vez que haya examinado estas cosas, decida qué perfil se adapta mejor a ellos y describa sus áreas clave de responsabilidad.
Sugerencia adicional: reconocer las fortalezas de los empleados y agregarlas a sus KRA aumentará su moral y los motivará a mejorar en su organización.
#3. Disposición a aceptar KRA
A pesar de considerar los objetivos organizacionales y evaluar la calificación educativa de los candidatos. Los empleados deben comprender y aceptar sus KRA de buena gana.
La aceptación de responsabilidades clave por parte de un empleado contribuirá en gran medida a ayudarlo a desempeñarse mejor en su organización. Sin embargo, debe comprender que la comunicación verbal carece de autenticidad y legalidad en el entorno actual.
Por lo tanto, asegúrese de que cada responsabilidad que discuta con un empleado esté completamente documentada.
KRA frente a KPI: ¿Cuál es la diferencia?
KRA y KPI son dos métricas cruciales que lo ayudan a determinar si su organización se está moviendo en la dirección correcta o no.
Evidentemente, ambas métricas dependen en gran medida una de la otra. Entonces, analicemos la diferencia clave entre KRA y KPI.
Diferencia básica
Las KRA se centran en un conjunto de expectativas que se definen para los empleados. Proporciona detalles de todas las tareas asignadas a los empleados y lo que se espera de esas tareas dentro de un año fiscal.
Los KPI entran en juego para medir de manera efectiva el desarrollo y el desempeño de esos KRA hacia los objetivos organizacionales.
Los indicadores clave de rendimiento miden el rendimiento de las áreas de resultados clave definidas para empleados o departamentos individuales y determinan si la organización está progresando hacia sus objetivos.
Por ejemplo, se le pide a un departamento de recursos humanos que contrate ejecutivos de ventas en un mes. Ahora, veamos los KRA y KPI dedicados a esta tarea.
Meta: Contratar 10 ejecutivos de ventas en un mes
KRA: Reclutamiento e incorporación de altos ejecutivos
KPI: Número de ejecutivos contratados.
Espero que ahora pueda distinguir entre KPI y KRA. Discutiremos descriptivamente más ejemplos de este tipo más adelante en el artículo.
roles
Las áreas de resultados clave juegan un papel importante en la comprensión de qué tan bien la organización, sus departamentos o empleados han logrado sus objetivos generales.
Es un marco que describe el alcance de los productos o servicios ofrecidos por la organización.
Mientras que los indicadores clave de rendimiento son medidas cuantificables utilizadas por las organizaciones para analizar el rendimiento de sus productos o servicios. Esto, a cambio, ayuda a la organización a lograr objetivos a largo plazo.
Los KPI son las métricas comerciales más recomendadas para juzgar el éxito de su organización a lo largo del tiempo.
Ejemplos de KRA y KPI para varios perfiles de trabajo
Gerente de ventas
KRAsKPIsObjetivosCapacidad para mostrar el valor general del producto y ofertas de soporte que se alinean con las necesidades de los clientesAdquisición de nuevos clientesLlegar a 5 prospectos con ingresos > $10 millonesRealizar talleres y actividades de planificación de ventas estratégicasProgramas de desarrollo de empleadosRealizar 2 talleres sobre las mejores prácticas para «ventas efectivas»
Llevar a cabo 3 sesiones de «entrenamiento de generación de prospectos» cada mes
Gerente de recursos humanos
KRAsKPIsObjetivosDesarrollar estrategias de dotación de personal para los objetivos a corto y largo plazo de la organizaciónContratación de un nuevo empleado Contratación e incorporación del equipo de ventas (5 empleados) para la oficina oeste a mediados de noviembre
Sesiones de orientación individuales.
Comprometerse con los problemas y preocupaciones comunes de los empleadosDesarrollo y compromiso de los empleadosCrear y compartir formularios de comentarios de los empleados cada 4 semanas
Realice encuestas mensuales de compromiso de los empleados
Gerentes de TI
KRAsKPIsObjetivosLiderar las fases de adquisición, desarrollo, prueba y entrega de productos tecnológicosMigración al nuevo sistema
Migración de todos los datos antiguos al nuevo sistema sin mal manejo a mediados de noviembre Garantice la disponibilidad del sistema las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Reducción del tiempo de inactividad del sistema Asegúrese de que el tiempo de inactividad del sistema sea inferior a 10 minutos por semana.
Terminando
Los KRA y los KPI van de la mano, ya que ambos son igualmente importantes para el éxito de su negocio.
Unir las acciones de sus empleados a los objetivos estratégicos de la organización puede aumentar significativamente sus posibilidades de lograr objetivos a largo plazo.
El uso de KRA y KPI en conjunto hará que su negocio sea un éxito.
También puede estar interesado en cómo crear paneles de KPI.