El software de automatización del flujo de trabajo es una herramienta indispensable para cualquier negocio que maneje muchos documentos críticos. Una de las mejores herramientas para ofrecer una automatización robusta que involucre documentos es airSlate.
Las canalizaciones de procesamiento de documentos contienen muchas tareas manuales y repetitivas que son propensas a errores y deben asignarse a una herramienta automatizada en lugar de a una fuerza laboral humana. A partir de conceptos tan productivos y eficientes, surgieron en el mercado muchas herramientas de automatización de flujos de trabajo de documentos. Sin embargo, no puedes simplemente elegir cualquiera de ellos.
Únase a nosotros mientras revisamos el software de automatización del flujo de trabajo airSlate para determinar si la herramienta es realmente beneficiosa para su negocio.
Tabla de contenido
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo es el proceso de diseño, ejecución y automatización de un proceso comercial basado en algunas reglas de flujo de trabajo internas. En su mayoría, las empresas que se ocupan de una gran cantidad de contratos, documentos, archivos, medios y contenido utilizan la automatización del flujo de trabajo para enrutar tareas, archivos y documentos entre personas y máquinas, según criterios comerciales preestablecidos.
En la actualidad, existe una herramienta de espacio de trabajo en línea donde todos los miembros del equipo inician sesión para sus tareas. Los gerentes pueden revisar los documentos del día anterior y enviarlos más adelante para su aprobación o devolverlos al autor para que los edite.
¿Por qué las empresas realmente necesitan la automatización del flujo de trabajo?
Evitar errores humanos
Los seres humanos tienden a cometer errores cuando necesitan entregar tareas repetitivas. Y en informática, las tareas repetitivas son los mejores escenarios para la automatización. Por lo tanto, debe automatizar su flujo de trabajo de procesamiento de documentos para evitar errores.
Precisión del contenido
El contenido de su documento comercial será más preciso y profesional cuando utilice máquinas y plantillas para iniciar y completar un ciclo de vida de procesamiento de documentos.
Consistencia del documento
También puede evitar que se envíen múltiples cotizaciones de diferentes valores a los clientes cuando emplea un sistema automatizado para la gestión de contratos.
Marca comercial
Las empresas tienen un impacto en sus clientes mediante el uso de activos de marca únicos. Cuando utiliza software automatizado para crear cada documento comercial, no necesita preocuparse por la marca adecuada en cada archivo.
Productividad operativa
Su empresa puede producir cientos de contratos, contenido y documentos, y enviarlos para aprobación, firma electrónica y más en cuestión de segundos. Por lo tanto, si está procesando documentos comerciales críticos en gran volumen, necesita un software de automatización de flujo de trabajo de documentos ahora.
Eficiencia del proceso
La canalización de contenido de sus operaciones comerciales se vuelve altamente eficiente cuando puede equilibrar la cantidad y la calidad de los documentos mediante un sistema automatizado.
Escalabilidad
Si su empresa maneja un mayor volumen de documentos estacionalmente, entonces debe usar una herramienta de automatización del flujo de trabajo para escalar. No hay necesidad de pasar por el dolor de contratar una mano de obra temporal.
¿Qué es airSlate?
airSlate es una aplicación en la nube todo en uno que puede manejar cada paso del proceso de flujo de trabajo de su documento, desde la creación del flujo hasta el análisis del proceso. Además, es una herramienta sin código. No necesita contratar a un especialista en codificación para administrar y solucionar problemas de la herramienta. Sin mencionar que tampoco necesitará asignar sesiones de capacitación a sus empleados para aprender a programar.
Viene con muchos bots de integración y plantillas de automatización sin código. Si puede utilizar la aplicación en todas sus capacidades, puede reducir a la mitad la mano de obra manual en su departamento de procesamiento de documentos. Por lo tanto, puede liberar a más empleados y reasignarlos a ventas y marketing que generan ingresos.
Además, la herramienta es completamente compatible con la nube. Significa que no necesita alojar ningún dato o software en las instalaciones comerciales. Además, puede conectar airSlate con otras aplicaciones en la nube que usa su empresa, como NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce y Microsoft Power Automate.
Además, airSlate viene con una amplia biblioteca que consta de decenas de miles de plantillas de automatización de documentos para la mayoría de las industrias. Por lo tanto, incluso si no tiene ningún experto en automatización, aún puede usar flujos de trabajo automatizados en airSlate simplemente usando las plantillas.
Los principales productos de airSlate
airSlate se envía con todas las herramientas que necesita en un software de automatización de documentos de servicio completo. Estos son los productos de esta aplicación en la nube que debe usar regularmente:
#1. Creador de flujo
Flow Creator le permite producir una representación visual del flujo de trabajo del documento en una interfaz de usuario (UI) de arrastrar y soltar. Además, puede automatizar el enrutamiento condicional en vivo y las asignaciones de pasos para crear y lanzar varios flujos de trabajo optimizados en minutos.
#2. firma electrónica
Puede configurar rápidamente firmas electrónicas legalmente vinculantes para formularios digitales, encuestas, documentos y contenido en cuestión de segundos. Hay más de 100 bots sin código a su disposición para asignación de pasos, automatización, integración con CRM y notificaciones.
#3. Automatización Robótica de Procesos
Los bots de airSlate facilitan la automatización de procesos robóticos y no necesita escribir una sola línea de código. Estos bots pueden manejar la mayoría de las tareas del flujo de trabajo de procesamiento de documentos, como la creación de documentos, el enrutamiento, el envío para aprobación, la recopilación de firmas electrónicas, el envío de notificaciones y la realización de análisis de datos.
#4. Negociación de contrato
Le permite crear contratos de diferentes formatos y requisitos reglamentarios automáticamente. También puede completar previamente el documento del contrato con datos comerciales internos de servidores en el sitio, aplicaciones en la nube, hojas de cálculo, CRM y bases de datos SQL.
El módulo enruta los contratos a través de sus clientes, le permite realizar modificaciones con un solo clic y, finalmente, firmar un acuerdo sin esperar semanas.
#5. Generación de documentos
Este producto airSlate le permite crear formularios, contratos, acuerdos, informes, etc., casi al instante. Además, algunos bots pueden completar los documentos con los datos comerciales y los activos de marca.
#6. Encuestas en línea
Puede usar la herramienta Encuestas en línea para crear encuestas, cuestionarios, cuestionarios, encuestas públicas, formularios de prueba de aplicaciones beta, etc. Además, puede integrar varios CRM, ERP, bases de conocimiento, etc., basados en la nube, para compartir datos entre las encuestas. y la maquina
#7. Formularios web
Los formularios web lo ayudan a capturar comentarios y datos en vivo de empleados o clientes. Estos formularios en línea son receptivos y se abren sin esfuerzo en computadoras, tabletas y teléfonos móviles.
#8. Pagos
Le permite automatizar el sistema de pagos al integrar la plataforma de pagos en facturas, contratos, acuerdos y flujos de trabajo contables.
#9. Análisis de procesos
El módulo de análisis le brinda las herramientas clave que necesita para realizar auditorías de flujo de trabajo, crear informes comerciales y analizar el flujo de trabajo para hacerlo más productivo.
#10. Edición de PDF
El Editor de PDF le permite a usted, a su equipo y a sus clientes realizar todas las tareas básicas y avanzadas de modificación de PDF. Estos son la edición de contenido, el reemplazo de firmas, el resaltado, la anotación, la adición de imágenes y la redacción de documentos.
#11. Software de automatización de flujo de trabajo
Le permite instalar pasos en un flujo de trabajo automatizado, facilitar el enrutamiento condicional, automatizar tareas repetitivas e integrar datos con CRM.
#12. Gestión de contratos
La herramienta de gestión de contratos es para gestionar sus procesos de compras y ventas. Le permite producir pedidos, cotizaciones, contratos y facturas. Además, puede recibir pagos y monitorear el procesamiento de contratos en la misma herramienta.
airSlate como automatización del flujo de trabajo
airSlate es esencialmente una herramienta de automatización del flujo de trabajo de documentos. Puede crear muchos flujos de trabajo de documentos con esta herramienta y automatizar los procesos con bots. Además, puede asignar algunos empleados dentro de los flujos de trabajo para supervisar toda la operación.
Te permite construir lo siguiente:
- Plantillas procesables de documentos comerciales para necesidades futuras
- Optimice las integraciones, las notificaciones y la automatización de rutinas
- Una herramienta de firma electrónica incorporada para los procesos de aprobación de documentos
¡Eso no es todo! Puede colaborar con partes externas e internas para la producción de documentos. Una vez que el contenido, el archivo y los documentos estén listos, compártalos sin esfuerzo a través de códigos QR, SMS, etc.
Beneficios del software de automatización del flujo de trabajo airSlate
- Viene con todo tipo de flujos de trabajo básicos y avanzados.
- También puede crear flujos de trabajo personalizados para casos comerciales muy raros.
- La mayoría de los flujos de trabajo que necesitan las industrias establecidas ya están presentes en la biblioteca de plantillas de airSlate.
- Puede realizar el enrutamiento condicional sin escribir ningún código.
- La aplicación de automatización del flujo de trabajo guarda su documento en cada paso. Por lo tanto, puede recuperar fácilmente una versión anterior sin saltar por los aros.
Características del software de automatización del flujo de trabajo airSlate
- Flujos de trabajo básicos para pequeñas y medianas empresas
- Flujos de trabajo avanzados para startups y empresas
- Enrutamiento condicional sin código
- Flujos de trabajo personalizados
- Desarrollo de bots personalizados
- Control de versiones de contenido en cada fase de su ciclo de vida
- Roles del destinatario en contratos, documentos, formularios, etc.
- Flujos de trabajo integrados
- Automatización del flujo de trabajo de múltiples nubes y sincronización de datos
- Asignar tareas en línea
- firma electrónica
¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo de airSlate?
Esencialmente, solo replica todas las tareas manuales y repetitivas que realiza en un proyecto de procesamiento de documentos. Una vez que crea un flujo de trabajo o reutiliza una plantilla de flujo de trabajo de su biblioteca, la herramienta crea un documento al recibir una señal de activación.
Luego, completa el documento, por ejemplo, una cotización comercial, con datos comerciales de sus aplicaciones o servidores en la nube. La herramienta dirige este borrador al próximo gerente de ventas, marketing o negociación para su aprobación. Una vez aprobada, la cotización se envía al buzón de correo de un representante de ventas o directamente a la bandeja de entrada del cliente.
En cada paso de este proceso, la herramienta guarda una versión de la cotización. Por lo tanto, si necesita revisar una cotización, no necesita comenzar desde cero.
¿Cómo usar el airSlate?
- Regístrese para obtener una cuenta gratuita con Google Facebook o una cuenta de Apple.
- Una vez que vea el panel de airSlate, haga clic en Crear nuevo flujo.
- En la pantalla Agregar documentos y formularios, puede crear un Flujo personalizado a través de Importar documentos y Cargar documentos.
- Si desea crear un nuevo Flujo a partir de un proceso existente, elija cualquiera de las 9 opciones en la sección Crear.
- Una vez que haya cargado un documento, ahora puede seleccionar Flujos de trabajo y Bots para la automatización.
- En Workflows, puede insertar un activador de inicio automático desde la opción Agregar inicio automático.
- Estos pueden ser de SharePoint, Google Sheets Update, Scheduled start, etc.
- Ahora, puede agregar un nuevo paso para asignar un destinatario en el flujo de trabajo.
- Cuando necesite aprobar un documento de varios gerentes, puede agregar una nueva sucursal y luego agregar nuevos pasos.
- Ahora, comience a agregar algunos bots para tareas de automatización como precargar archivos de SharePoint, exportar a PostgreSQL, guardar en Dropbox, etc.
- Haga clic en Continuar para enviar el Flujo a los destinatarios que ha agregado en la sección Flujo de trabajo.
Aplicaciones del flujo de trabajo airSlate
Necesita airSlate si su negocio opera en cualquiera de las siguientes industrias:
- Educación: solicitudes de cursos, solicitudes de ayuda para estudiantes, solicitudes de cambio de programa, etc.
- Gobiernos: Registro de quejas, resolución de quejas, consultas ciudadanas, emisión de certificados, etc.
- Seguros: Solicitud de pólizas, tramitación de siniestros, revisión de contratos, etc.
- Sanidad: Registro de pacientes en el sistema Enterprise Revenue Cycle Management (RCM), procesamiento de historias clínicas, etc.
Esta no es una lista completa de industrias. Hay más como construcción, dotación de personal, servicios de TI, consultoría, banca, servicios financieros, legales, viajes, comercio electrónico, etc.
Precios de airSlate
Nuestra revisión de varios planes de precios de software de automatización de flujos de trabajo sugiere que airSlate es, por mucho, la herramienta de automatización de flujos de trabajo más rentable que puede obtener. En primer lugar, una versión casi completa está disponible para usted y su equipo de forma gratuita durante 30 días.
Después de este período de evaluación, si le gusta el producto, puede obtener el Básico ($ 36
Flow Creator/mes) o Business Cloud ($50 Flow Creator/mes) suscripción. Puede ahorrar más si obtiene un plan de suscripción anual.
Recomendamos la suscripción Business Cloud ya que le brinda acceso ilimitado a todas las funciones, productos, bots e integraciones.
Alternativas de airSlate
La revisión de una aplicación comercial en línea para operaciones críticas de ingresos permanece incompleta si no la compara con algunas aplicaciones similares. Por lo tanto, eche un vistazo a las siguientes alternativas de airSlate y descubra cuán robusto es airSlate en comparación con sus competidores:
avokaado
Avokaado es una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos junto con algunas funciones de automatización del flujo de trabajo de documentos. Le da a su equipo un espacio de trabajo compartido para documentos de todo tipo. Por lo tanto, la colaboración, las aprobaciones y la firma electrónica de documentos se vuelven más fáciles que nunca. Ofrece un plan de uso gratuito, pero eso no es efectivo para las empresas.
Documento360
Document360 es una plataforma de base de conocimientos de autoservicio con algunas funciones de automatización del flujo de trabajo de documentos. Puede crear una sólida base de conocimiento interna o externa con esta herramienta para ayudar a sus representantes de servicio al cliente.
Además, puede automatizar algunas partes del proceso de gestión de la base de conocimientos mediante integraciones de terceros. Puede obtener la herramienta de forma gratuita para hasta 5 equipos con fines de base de conocimientos, pero aún necesitará airSlate para la automatización general.
Ultimas palabras
Hasta ahora, ha repasado los conceptos básicos de la automatización del flujo de trabajo y sus requisitos en su empresa. También aprendió en detalle sobre el software de automatización del flujo de trabajo airSlate para sus operaciones comerciales basadas en contenido o documentos.
Nuestro veredicto de revisión sugiere que la herramienta airSlate es un software de automatización de flujo de trabajo de documentos de servicio completo para cualquier empresa pequeña, mediana, nueva o grande. También tiene los módulos necesarios y capacidades de alta carga de trabajo para empresas de nivel empresarial.
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