El software de gestión de tareas es eficiente para coordinar a su equipo y acelerar su proyecto hasta su finalización.
Mejora la comunicación y el flujo de trabajo externo e interno en el lugar de trabajo, aunque se acumulen nuevos proyectos o cambien sus prioridades.
La cuestión es que, a medida que su negocio crece, organizar tareas y administrarlas se vuelve complicado. Exige una cooperación fluida entre empleados, departamentos y equipos para producir un trabajo oportuno.
Este reporte dice que el 80% de todos los empleados pasan casi la mitad de su semana laboral completa en el retrabajo debido a la mala comunicación. El mismo informe destaca que el 46% de los líderes de equipo de la empresa admiten que completar un proyecto dentro de la fecha límite es su mayor problema.
¡Afortunadamente, el software de gestión de proyectos se ha inventado para abordar estos problemas!
El informe también dice que el software puede ahorrar en promedio 498 horas de empleados por año. Eso significa que no tiene que lidiar con tableros desordenados, hojas de cálculo aburridas, notas adhesivas fáciles de perder, dificultades para priorizar tareas y buscar y clasificar correos electrónicos.
En este artículo, le presentaré algunas de las mejores herramientas de administración de tareas para que pueda aprovechar el poder de la automatización y administrar proyectos de manera eficiente con una comunicación efectiva.
Entonces, ¡comencemos la caza!
Pero antes de eso,
Tabla de contenido
¿Qué es el software de gestión de tareas?
El software de administración de tareas es una herramienta organizada para identificar, asignar, administrar y monitorear tareas para usted y su equipo.
Viene con un tablero intuitivo donde puede ver toda la información clave, desde cuántas tareas están pendientes, sus niveles de prioridad, el tiempo y la fecha límite para cada una de ellas. Le ayuda a ajustar los horarios de trabajo en función de la disponibilidad de trabajo y le evita confusiones.
Hay muchas características, personalización e integración que le brindan los administradores de tareas modernos, para que pueda completar su proyecto sin agotarse.
Organizar las tareas de forma eficaz
Su equipo y usted pueden trabajar simultáneamente en múltiples proyectos todos los días. Incluye tareas de proyectos, publicaciones en redes sociales, actividades de recursos humanos, facturas, contabilidad, programación de reuniones y la lista sigue y sigue. Se vuelve mucho más fácil que lo que solía hacer con solo lápiz y papel o hojas de Excel, para el caso.
Mantenerse informado de los plazos
Múltiples proyectos significan múltiples plazos, lo que puede crear confusión. Pero el software de administración de tareas lo hace fácil con plazos claros que se muestran en cada tarea en su tablero. También puedes seguir el progreso de cada uno de ellos y gestionar todas las tareas y subtareas.
Y aunque olvide una fecha límite, no se preocupe. Se debe a que muchas herramientas de administración de tareas vienen con notificaciones automáticas de las fechas de vencimiento a través de correos electrónicos para que pueda tomar medidas cuando aún haya tiempo.
Colaboración efectiva
Puede navegar ideas con sus equipos en tiempo real e invitar a los miembros de su equipo a tomar medidas. No tiene que ser una reunión larga para matar el tiempo de su equipo. Puede hacer todo con la solución elegante e inteligente que ofrece el software.
Entonces, ahora es el momento de ver nuestro mejor software de administración de tareas.
Lunes
Gestione sus proyectos de forma eficaz, desde tareas básicas hasta la gestión de carteras complicadas, con la ayuda de Monday. Además de todas las capacidades básicas, esta herramienta de gestión de tareas incluye asignación de recursos, hitos del proyecto, cronograma y gestión de riesgos.
Vea sus proyectos utilizando los robustos diagramas de Gantt y administre cosas, cambie y controle sus dependencias, línea de base e hitos en cada paso del ciclo de vida de su proyecto. Convierta los conocimientos en acciones reales y tome decisiones comerciales en función de los datos en tiempo real.
Puede traer datos de varios programas y proyectos y luego centralizarlos creativamente en una sola vista. Los datos en vivo actualizados lo ayudan a administrar su carga de trabajo en función de su capacidad actual y asignar recursos en consecuencia. Configure la automatización personalizada rápidamente para recibir alertas de gestión de tareas, aprobaciones de presupuesto, etc., y manténgase actualizado sobre el estado actual del proyecto.
Reúna a todos los miembros de su equipo en una plataforma común y rompa las barreras de comunicación y alinéelos para hacer avanzar su proyecto con mayor velocidad. Personalice los flujos de trabajo con métodos como Agile, Sprints, Waterfall, etc., según las necesidades de su proyecto.
También puede ver el estado del proyecto de un vistazo con sus paneles fáciles de usar, lo que permite una visualización clara. Monday admite integraciones potentes con herramientas como Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier y más. Comience con esta herramienta el lunes con una prueba GRATUITA de 14 días.
hacer clic
Personalice todo y administre sus tareas como un profesional utilizando la herramienta rica en funciones de ClickUp. Le ayuda a realizar arreglos rápidos y tareas aleatorias en función de los nuevos requisitos del proyecto. Facilita la asignación de tareas y la comunicación del equipo con el chat en tiempo real.
También puede personalizar ClickUp para que sea flexible según sus necesidades con los detalles más pequeños que pueden ayudarlo a completar el proyecto. ClickUp permite múltiples asignaciones, clasifica tareas según la prioridad y te permite diseñar flujos de trabajo y luego duplicarlos donde quieras.
Puede aprovechar el seguimiento del tiempo para detener e iniciar el tiempo utilizando un temporizador global integrado con tareas. Vea su tarea en una multitud de diseños, como vista de lista, vista de tablero, vista de calendario, vista de cuadro, vista de Gantt, vista de formulario, vista incrustada, vista de actividad, vista de mapa, vista de tabla, línea de tiempo, mapas mentales y como documento. , chat o carga de trabajo.
Utilice los comandos de barra para activar los menús contextuales y ajustar las tareas de manera eficiente con respecto a sus detalles, elija las opciones de formato, incruste o adjunte archivos, etc. También obtiene plantillas de tareas reutilizables para crear procesos y eventos.
Otras características incluidas son tareas de filtrado, búsqueda y clasificación; gestionar tareas recurrentes; barra de herramientas multitarea, jerarquía definida, bandejas de tareas, representación de arrastrar y soltar, menciones de tareas y borradores; subtareas, listas de verificación, reprogramación masiva, administración de carteras y épicas, admite webhooks y más.
ClickUp muestra una alta disponibilidad de hasta el 99,99 % durante el último año y ofrece privacidad y seguridad de alto nivel. Admite más de 1000 integraciones masivas con herramientas como Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom y más.
wrike
Mejora tu entrega a tiempo y simplifica la carga de trabajo con Wrike como tu software de gestión de tareas en el que confían más de 2,3 millones de usuarios a escala mundial. Divida el trabajo en partes pequeñas y manejables con vistas y procesos personalizados.
Habilite la colaboración en tiempo real en un espacio compartido para organizar toda la información, las actualizaciones y las decisiones del proyecto. Evite las reuniones de estado ofreciendo informes completos y visibilidad del proyecto a todo el equipo y a su cliente. Personalice el tablero para hacer listas de tareas importantes y ordenar las tareas automáticamente por prioridad y fecha de vencimiento.
Establezca plazos, informe sobre el progreso y discuta los detalles utilizando el poder de la automatización para aumentar las tasas de entrega. Disminuya las tareas administrativas utilizando formularios de solicitud personalizados y etiquetando a los compañeros de equipo que necesita para enmiendas, consultas o solicitudes en contexto.
Reduzca la cantidad de correos electrónicos y avance y retroceda en el mismo proceso utilizando herramientas de colaboración en la aplicación. Planifique proyectos, defina entregables y tome mejores decisiones sin necesidad de escribir correos electrónicos voluminosos.
Ya sea que elija Agile o cascada, Wrike puede adaptarse a su rapidez en segundos, donde puede ver las tareas claramente en diferentes vistas, como diagramas de Gantt, calendarios, tableros Kanban, etc. Reduzca los ciclos en el proceso de revisión de proyectos mediante soluciones de revisión integradas Para tener comentarios de contexto completo, asegúrese de que los clientes tengan versiones de archivo recientes, discuta los cambios fácilmente y solucione problemas en tiempo real.
Genere informes personalizados en minutos usando una plantilla o créelos desde cero con información valiosa, que puede compartir y exportar. Además de esto, puede desglosar el rendimiento y el progreso de los miembros individuales y del equipo en su conjunto.
Conectar wrike con las herramientas que ya usa como Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter y muchas más.
Hoja inteligente
Smartsheet es una herramienta de administración de tareas utilizada por los principales actores de todas las industrias. Su panel de administración de proyectos reúne todo en un solo panel que facilita la planificación y la colaboración sin esfuerzo.
Esta herramienta está impulsada por la automatización del trabajo, donde puede configurar disparadores para automatizar tareas repetitivas. Además, puede visualizar todo en las vistas de Gantt, tablero kanban, tarjeta y cuadrícula para obtener las señales cruciales de la manera que prefiera.
Además, está equipado con informes en tiempo real, que brindan información muy necesaria para corregir el rumbo si es necesario.
También puede integrar Smartsheet con las herramientas comerciales que ya esté utilizando, como Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce, etc.
Y puede probarlo gratis durante 30 días y ver por qué es la herramienta de gestión de tareas elegida por más del 90 % de las empresas Fortune 100.
Trabajo en equipo
Cree tareas con granularidad inigualable, así como personalización basada en su objetivo usando Trabajo en equipo. Le brinda visibilidad completa y la capacidad de detectar cuellos de botella y corregirlos en sus tareas planificadas y asignadas.
Controle sus tareas agregando etiquetas, asignación adecuada, estimación de tiempo y establecimiento de fechas de vencimiento. Visualice cómo su equipo dedica el tiempo a varias tareas, y vea listas de elementos y decida estimaciones estratégicamente. Utilice plantillas para agilizar el flujo de trabajo y automatizar el trabajo recurrente para reducir la presión del administrador y escalar las mejores prácticas de gestión.
Ofrecen diferentes plantillas que pueden ayudarlo a ahorrar tiempo, acelerar el trabajo y mejorar los procesos. Estas plantillas son para la gestión de proyectos y tareas y la incorporación de clientes para fomentar mejores relaciones comerciales.
Teamwork ofrece aplicaciones móviles para que pueda trabajar desde cualquier lugar, atención al cliente inigualable y alojamiento en América del Norte, Australia y Europa. Mantienen altos estándares de seguridad para proteger sus datos. Se integra con HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack y más.
pago
Complete proyectos a tiempo y trabaje en múltiples tareas al mismo tiempo con confianza usando pago. Ayuda a planificar tareas con detalles clave, colaborar de manera efectiva con su equipo y monitorear el progreso de las tareas fácilmente.
Agrupa las tareas para mantenerlas estructuradas y asignarlas a compañeros de equipo con unos pocos clics. Mantenga una vista panorámica de sus tareas junto con la de sus subordinados si es un gerente. Asigne el estado de prioridad a diferentes tareas, como bajo, normal, alto o crítico, y progrese con el trabajo de manera eficiente y complételos dentro de los plazos establecidos.
Paymo presenta una vista detallada de tareas para chatear con compañeros de equipo en tiempo real. Puedes decidir quién puede recibir notificaciones de actualización. Adjunte archivos de Google Drive o de su computadora y organícelos sin problemas para su proyecto. También puede obtener una vista previa de los archivos en el navegador directamente y descargarlos.
Paymo proporciona tipos de vista como Tablero Kanban, Simple, Diagrama de Gantt, Calendario y Tabla para que pueda elegir los adecuados para su proyecto. Incluso puede agregar filtros avanzados para personalizar la vista de tareas. Cree y adjunte hitos a su lista de tareas y marque logros clave en el ciclo de vida del proyecto.
No te pierdas las fechas de vencimiento de las tareas configurando alertas, que te notifican por correo electrónico cuando llega la fecha especificada. Convierte tareas o proyectos repetitivos en plantillas y evita crearlos desde cero. También tienes la opción de duplicar proyectos con elementos seleccionados.
ásana
La gestión de tareas y su seguimiento se vuelve fácil si tiene ásana a tu lado. Lo ayuda a administrar todo desde el principio, delegando tareas a los miembros del equipo y estableciendo plazos específicos para garantizar la finalización oportuna de sus proyectos.
La herramienta le permite priorizar tareas para que todos en su equipo puedan entender qué tareas deben completarse primero. De esta manera, su equipo puede planificar las cosas mientras es eficiente y productivo. Asana ayuda a mejorar la colaboración al compartir archivos, ideas, comentarios, etc., que permiten a los compañeros de equipo acceder a información clave cuando la necesitan. Obtiene funciones impresionantes, que incluyen múltiples vistas de tareas como:
- Vista de lista para mapear tareas en una lista y organizar detalles en un solo lugar
- Vista de tableros para organizar el trabajo en un tablero como notas adhesivas para que pueda navegar por las etapas rápidamente.
- Vista de calendario para detectar superposiciones y lagunas en su programa de tareas para que pueda hacer ajustes rápidamente.
- Vista de línea de tiempo para mapear el trabajo en una línea de tiempo específica donde puede ver la relación entre varias tareas y realizar un seguimiento incluso si sus planes cambian
Otras características incluyen el envío de mensajes ilimitados, registros de actividad, almacenamiento de archivos con 100 MB/archivo, colaboración con un máximo de 15 miembros, visualización de asignaciones y fechas de vencimiento, resumen y descripción general del proyecto, integraciones de seguimiento de tiempo y más de 100 integraciones con su día a día. aplicaciones
La aplicación móvil de Asana también está disponible tanto en App Store como en Google Play, por lo que puede administrar tareas desde cualquier lugar y realizar cambios rápidos en tiempo real. El precio básico de asana es GRATIS para siempre.
Sus planes pagos comienzan desde $ 10.99 (cuando se facturan anualmente) para funciones adicionales como paneles intuitivos, campos personalizados, informes y búsqueda avanzados, colaboradores ilimitados, formularios, reglas, consola de administración, hitos y más.
Noción
Uno de los mejores administradores de tareas en esta lista es Noción, indiscutiblemente. Le ayuda a planificar, realizar y realizar un seguimiento de sus proyectos en un solo lugar al tiempo que facilita la colaboración fluida con su equipo. Mantenga a su equipo alineado con una hoja de ruta común del proyecto para evitar confusiones.
Y cada vez que tenga una idea, puede compartirla y obtener tareas documentadas en una base de datos, para que la ejecución de su proyecto se acelere. Notion le permite personalizar todo para agregar y definir las propiedades de su base de datos para generar un flujo de trabajo productivo.
Puede ver los datos de varias maneras: como tablero, calendario, tabla o filtrarlos por propiedades. Agrupe su trabajo, con cada elemento en una página separada. Proporcionará un lienzo nuevo para cada tarea, y también puede crear una página dentro de una página y mantener las tareas relacionadas en un solo lugar.
Agregue información útil en proyectos, cree otra base de datos, realice un seguimiento de las subtareas, agregue filtros para ver sus tareas y alterne fácilmente entre proyectos. Inicie conversaciones, publique comentarios e invite a colegas a avanzar en el trabajo sin importar a qué lugar o zona horaria pertenezcan.
Notion le permite trabajar en el mismo proyecto simultáneamente con otros compañeros de equipo para permitir la colaboración en tiempo real. Le notifican las menciones y los comentarios sobre un proyecto para que pueda responder a su equipo rápidamente y ahorrar tiempo en verificaciones de estado o reuniones.
Comience con Notion, que también está disponible como una aplicación web y una aplicación de escritorio que puede descargar para Mac, Windows, iOS y Android. Es seguro y protegido con encriptación SSL y arquitectura 100% basada en la nube protegida con una VPC y auditoría de seguridad trimestral. Además de esto, también incluye el inicio de sesión único SAML en su plan Enterprise para ayudarlo a administrar el acceso de los usuarios a escala.
Todoista
Usar Todoista para aumentar su confianza de que todos sus proyectos progresan a la velocidad correcta y se completan a tiempo debido a la gestión y organización de tareas eficientes. Vea sus proyectos claramente y realice un seguimiento de cada actividad, para que pueda controlar las cosas fácilmente y nunca perderse una actualización.
Utilice el ‘agregado rápido’ para capturar tareas, organizarlas en segundos y recordar plazos con fechas de vencimiento recurrentes. Concéntrese en las cosas correctas priorizando tareas, decidiendo qué hacer a continuación, creando subtareas y secciones, y agregando favoritos para tener en cuenta los proyectos principales, filtros o etiquetas.
Comparta su carga de trabajo delegando tareas, haciendo que la información clave esté disponible para todos con comentarios y supervisando los cambios. Establezca metas diarias o semanales y visualice el progreso tangible y las tendencias de productividad. La herramienta viene con Todoist Karma, que le otorga puntos cuando completa tareas y mantiene sus rachas, y también puede mostrar el progreso en gráficos coloridos.
Organice proyectos con diseños simples o detallados; arrastra y coloca tareas donde quieras. Todoist también ofrece hermosas plantillas para que puedas preparar rápidamente una hoja de ruta del producto, una agenda de reuniones, una revisión semanal, etc.
Integra Todoist con las aplicaciones que usas, para que no tengas que navegar de una aplicación a otra; puede organizar todo de forma centralizada aquí. Puede conectarlo con más de 10 aplicaciones y complementos, incluidos Dropbox, Alexa, Google Calendar, etc.
Trello
Trello es una famosa herramienta de gestión de tareas que más de 1 millón de equipos de todos los tamaños eligieron para gestionar sus proyectos, colaborar y mejorar su gráfico de productividad. Funciona de manera única para satisfacer las demandas de incluso los individuos a las grandes empresas. Puede comenzar a usar un tablero, tarjetas y listas de Trello para detectar la diferencia.
Puede expandir y personalizar tareas con funciones adicionales a medida que avanza el trabajo en equipo. Trello ofrece funciones intuitivas para reuniones, eventos, proyectos y establecimiento de objetivos. El tablero de Trello lo ayuda a asignar tareas, establecer cronogramas, presenta métricas de productividad, calendarios y múltiples vistas, y muestra estadísticas.
Utilice las tarjetas de Trello para organizar el trabajo, realizar un seguimiento y compartirlo con sus compañeros de equipo. Puede abrir una tarjeta para encontrar listas de verificación, archivos adjuntos, fechas de vencimiento, conversaciones, etc. Concéntrese en las cosas que importan y deje que la automatización se encargue del resto con Trello que cuenta con ‘Butler’ para reducir las tareas tediosas o los clics.
Utiliza comandos de procesamiento de lenguaje natural (NLP) para habilitar la automatización sin código para usted. Ajuste las necesidades específicas conectando Trello con potentes aplicaciones como Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive y más. Descargue la aplicación Trello en su teléfono inteligente iOS o Android para usarla sin problemas en cualquier momento.
Administrador de tareas
Cuando se trata de software de gestión de proyectos, las empresas suelen buscar una herramienta para analizar, planificar, colaborar y gestionar las tareas cotidianas. De ahí surge nTask Manager, conocido popularmente como un potente software de gestión de proyectos. Tiene el potencial de simplificar la planificación de proyectos para el equipo y agilizar las dependencias de tareas, la gestión de recursos, el resumen financiero, la planificación de proyectos y los resultados.
nTask Manager está repleto de varias funciones, como gestión de reuniones, seguimiento de problemas, lista de tareas pendientes, hojas de tiempo, gestión de riesgos y tablero Kanban. Además, uno puede integrar la herramienta con sus aplicaciones favoritas para el éxito del proyecto.
La herramienta está repleta de características como:
- Presupuesto y resumen financiero
- Planificación de proyectos
- Establecer hito
- Asignación de recursos
- Vincular proyectos y asignar tareas
- Plantillas de tablero preconstruidas
- Estados personalizados
- Tableros Kanban ilimitados
- Adjuntar Documentos y Comentarios
- Múltiples cesionarios
- Prioridad y estado de la tarea
- Configuración de fechas de vencimiento reales y fechas planificadas
- Línea de progreso
- Dependencias de tareas
- Creación de subtareas
nTask ofrece más flexibilidad y eficiencia al administrar tareas y mantener el enfoque. También se pueden mejorar las capacidades de toma de decisiones utilizando la herramienta estableciendo dependencias y agregando tareas. El objetivo es ofrecer transparencia entre los miembros del equipo, mantener la responsabilidad y mejorar la comunicación del equipo.
La herramienta es ideal para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas y generar informes de hojas de tiempo. Viene con un temporizador automático, entrada de tiempo manual, envío de hojas de horas y aprobación/retirada de hojas de horas. Los usuarios también pueden obtener una actualización de las reuniones recurrentes, sincronizar las reuniones con el calendario, hacer un seguimiento de las decisiones o acciones y discutir notas o agendas de reuniones.
Conclusión
La gestión de proyectos se ha vuelto mucho más fácil con la llegada de las herramientas de gestión de tareas. Por lo tanto, elija cualquiera de ellos para crear tareas, asígnelas a los miembros de su equipo, realice un seguimiento de su progreso, colabore de manera efectiva y recopile información.
Estoy seguro de que completará más proyectos a tiempo con entregables de alta calidad utilizando el software.